Controle fakturen voordat deze gemaild worden

[Dinand]

Heren van Heart Profit,

Ik ben ook belanghebbende in deze. Ik wil graag tijd winnen bij mijn mensen van facturatie en derhalve is enige vooruitgang in deze op korte termijn niet alleen wenselijk, maar een must.
Graag van jullie kant een oplossing en desnoods het in mijn beleving fraaie voorstel van Pascal inbouwen.

[Peter Stordiau]

Goed. Ik zal er wel schuldig aan zijn dat er even niets meer gebeurde;

Per saldo lijkt de Outlook oplossing de fraaiste, maar laat het verder aan jezelf over of daar nu echt mee is om te gaan (zie ook onderstaande quote uit Wouter's langere post).

Merk ook op dat je een bericht in een Concepten-Map (of desnoods een speciale map "Profit-Outbox") niet kunt slepen naar je Outbox. Getagd verzenden kan ook niet. Zou je 200 berichten in Outlook hebben staan, dan moét je ze stuk voor stuk kontroleren en op verzenden drukken; aan de andere kant, dat wilde je ook. Maar, je kunt er van alles bij gaan verzinnen:
alleen kontroleren i.g.v. een specifieke debiteur, bij bedragen boven de xxx,xx, of zelfs funktionaliteit waarbij je Profit een "Profit-Kontroleren" en een "Profit-Outbox" laat maken, alle berichten in "Kontroleren" komen te staan, jij alles wat je goed vindt kunt verplaatsen naar "Profit-Outbox", en een run in Profit alle berichten in de "Profit-Outbox" daadwerkelijk gaat versturen. Tsja... hoe gek willen we / je het maken? 

[Wouter Rijnbende]

Merk ook op dat je een bericht in een Concepten-Map (of desnoods een speciale map "Profit-Outbox") niet kunt slepen naar je Outbox. Getagd verzenden kan ook niet. Zou je 200 berichten in Outlook hebben staan, dan moét je ze stuk voor stuk kontroleren en op verzenden drukken; aan de andere kant, dat wilde je ook. Maar, je kunt er van alles bij gaan verzinnen:
alleen kontroleren i.g.v. een specifieke debiteur, bij bedragen boven de xxx,xx, of zelfs funktionaliteit waarbij je Profit een "Profit-Kontroleren" en een "Profit-Outbox" laat maken, alle berichten in "Kontroleren" komen te staan, jij alles wat je goed vindt kunt verplaatsen naar "Profit-Outbox", en een run in Profit alle berichten in de "Profit-Outbox" daadwerkelijk gaat versturen. Tsja... hoe gek willen we / je het maken? 

Deze opmerking is mogelijk niet juist !

Wij werken hier alleen met Outlook Express, en daarin is het in ieder geval niet mogelijk om een bericht uit de map Concepten te verplaatsen naar de Outbox.

Ik ben inmiddels al even wat aan het expirimenteren geweest in Outlook, en het lijkt erop dat dit daar wél mogelijk is. Maar, test dat ook zelf eerst even: maak een nieuw email bericht, sla deze op in Drafts/Concepten, en sleep dan die mail naar je Outbox, en kijk of deze dan met Verzenden-/Ontvangen wordt verzonden. Het ziet er naar uit van wel.

Mijn voorstel zou dan zijn dat we één Map "Heart-Profit" aanmaken, met daaronder per type document wat we nu per email kunnen versturen, een Sub-map. Dus: "Inkooporders", "Opdrachtbevestigingen" en "Fakturen". Via de parameters van de Variabele Layouts regelen we dan dát de mail niet rechtstreeks verzonden moet worden, maar in deze Outlook map moet worden geplaatst (indien dat aan staat, en Outlook is niet geïnstalleerd, zal er niets gemaild worden).

Je Inkooporders, Opdrachtbevestigingen en Fakturen komen dan allen in een separate map, dáár kontroleer je ze, en degene die akkoord zijn, tag je in Outlook, en sleep je naar je Outbox. Daarna zouden ze dan met Verzenden-/Ontvangen vanzelf worden verzonden.

[Peter Stordiau]

Klinkt goed ... (nu )

[Peter Stordiau]

Als je in Outlook Express ...

Tools - Options - General - Send and Receive Messages at Startup uitzet;

Tools - Options - Send - Send Messages Immediately uitzet;

Kan je volgens mij emails genereren die daar gewoon blijven staan, kunnen worden beoordeeld, weer weggegooid, nieuwe erbij gegenereerd ... totdat je op Send All drukt (in het algemene OE scherm dus).

Kortom, als je dit (Faktureren) op een PC doet die kwa Outlook Express zo is ingericht, werkt het daar ook. E.e.a. zou dan "bestuurbaar" zijn voor Outlook vs Outlook Express domweg door een parameter "Meteen verzenden" (J komt dan in je Postvak-Uit), terwijl een N in deze parameter zal vragen om de folder waar de berichten naartoe moeten (Profit-Fakturatie). Dit laatste stel je alleen in bij Outlook (want bij OE werkt dat verder niet -> kan niet in 1 keer alles verzenden), terwijl je het eerste bij zowel Outlook als OE mag doen, aannemend dat je ook bij Outlook kan instellen wat ik hierboven heb genoemd. Kan dat niet, dan kan je het eerste dus juist niet bij Outlook doen.

Ik zou denken : opgelost.

[pascal]

Klinkt prima, wat kost deze oplossing?
(ter info, mocht het nog niet duidelijk zijn, wij gebruiken alleen Outlook 200x, niet Express).

[Wouter Rijnbende]

Kortom, als je dit (Faktureren) op een PC doet die kwa Outlook Express zo is ingericht, werkt het daar ook.

Een klein probleempje... we kunnen Outlook Express niet aansturen vanuit Profit... daarom dus ook overstappen op Outlook; die kunnen we wel aansturen, en daar moeten we e.e.a. wel aan de praat kunnen krijgen.

Gewoon overstappen op Outlook, en dan vanuit koding (o.b.v. een parameter) het Emailbericht (of ieder Emailbericht) genereren in de map "Concepten" in plaats van deze automatisch te verzenden.

In het verleden zijn alle pogingen iets met Outlook Express te doen gestaakt. Er was hooguit een tool van een externe partij die je in staat zouden moeten stellen Outlook Express te kunnen aansturen.

[Peter Stordiau]

Een klein probleempje... we kunnen Outlook Express niet aansturen vanuit Profit... daarom dus ook overstappen op Outlook; die kunnen we wel aansturen, en daar moeten we e.e.a. wel aan de praat kunnen krijgen.

Huh ? Wat wil je nou "aansturen" dan ?

Overigens ga ik er wèl vanuit dat als je op de gebruikelijke wijze een email verstuurt, dat dit via je Postvak-Uit gebeurt. Als dat niet zo is, dan werkt dit ook niet.
Hmm ...

[Wouter Rijnbende]

Overigens ga ik er wèl vanuit dat als je op de gebruikelijke wijze een email verstuurt, dat dit via je Postvak-Uit gebeurt.

Als je nu vanuit Profit een mail verstuurt, gaat dat rechtstreeks naar de mailserver.
Deze komt niet in de Postvak-Uit van Outlook Express terecht, immers die konden we niet aansturen.

Nb: Vandaar ook dat we een BCC naar onszelf versturen om toch te kunnen zien dat ze verzonden was, immers in de map "Verzonden items" komt het bericht ook niet terecht 

[Peter Stordiau]

Helaas ... dat gebeurt dus inderdaad niet. Mooi, dan werkt het dus niet via OE.
Jammer dan.


PS: Ik vraag me toch af of dit met alle "email mogelijkheiden" het geval is. En er zijn er in elk geval 2 waarvan wij er 1 gebruiken ...

[Wouter Rijnbende]

PS: Ik vraag me toch af of dit met alle "email mogelijkheiden" het geval is. En er zijn er in elk geval 2 waarvan wij er 1 gebruiken ...

Weet wel dat je ergens iets als CDO of MAPI kunt instellen...
Dat moet Robert maar even beoordelen...

[Robert Hekkers]

MAPI werkt alleen samen met Outlook, niet met Outlook Express.

CDO is een methode waarbij direct met een mail-server wordt gekommuniceerd en dus zal ook hier een e-mail direct worden verzonden.
CDO is overigens tegenwoordig geen onderdeel meer van de standaard op PC's geïnstalleerde onderdelen van Windows (alsof het uitgefaseerd wordt).

PS:
Er is dus niets waarmee je Outlook Express kunt aansturen.

[Wouter Rijnbende]

Ik ben inmiddels al even wat aan het expirimenteren geweest in Outlook, en het lijkt erop dat dit daar wél mogelijk is. Maar, test dat ook zelf eerst even: maak een nieuw email bericht, sla deze op in Drafts/Concepten, en sleep dan die mail naar je Outbox, en kijk of deze dan met Verzenden-/Ontvangen wordt verzonden. Het ziet er naar uit van wel.

Zo te zien heeft niemand dit verder nog getest 

Ben bang dat er voor Outlook ook méér moet gebeuren...

Een klein testje:

1. Start Outlook
2. Maak een nieuw email bericht
3. Emailbericht niet verzenden, maar "Opslaan" in de Draft map
4. Verplaats (slepen) de mail vanuit de Draft/Concepten map naar de Outbox (oh ja, dat gaat op zich prima  )

Maar helaas... voor de laatste stap heb je een écht werkende account nodig...
Druk op Verzenden-/Ontvangen, en je ziet dat je mailtje toch niet verzonden wordt !

Zou je de mailtjes stuk voor stuk aanclicken en op verzenden drukken, dan worden ze wel verzonden.

De truc is dus niet zo simpel als "even slepen naar de outbox, en ze worden wel verzonden".

Even googlen, en ik merk al snel dat meerdere met ditzelfde probleem zitten, en zelfs nog met dezelfde redenen: een extern pakket genereerd de mails in Outlook, opdat ze daar gekontroleerd kunnen worden, maar... hoe verzend je ze vervolgens...

Aan de andere kant... als we vanuit Profit 200 fakturen in Outlook genereren, dan deden we dat met maar één reden: we wilden de faktuur kontroleren vóórdat het mailbericht verzonden werd. 200 fakturen slepen naar de outbox rijmt ook niet echt met 'kontroleren'. Het kontroleren zullen we toch ook stuk voor stuk doen, en misschien mogen we dan wel zeggen dat het per te kontroleren faktuur expliciet op verzenden drukken ook geen probleem mag zijn ???

[Peter Stordiau]

Is wel een goeie ...

Maar bij mij blijft toch ook de hele procedure een "hangijzer". Pascal kan nu wel leuk zeggen dat het er allemaal zo leuk uitziet, maar ik zie nog steeds niet voor me hoe je er nu in werkelijkheid en ECHT mee omgaat. Dus, faktuurtje *niet* goedkeuren, en dan ? Anders gezegd :

Je kan wel denken dat je e.e.a. in je Outlook of wat dan ook mooi voor je ziet enz., maar van enige procdure is mooi geen sprake. Zie het verschil met e.e.a. vanuit Profit doen (zoals het Notebook voorbeeld) en dan vooral op een manier waarbij je niét in staat bent om buiten Profit om al dan niet te versturen. Dus, in de trant van

- Kontroleren
- In Profit zeggen "goedgekeurd"
- Alle goedgekeurde definitief printen/emailen
- Alle niet goedgekeurde opnieuw genereren naar het kontrole medium (wat dat is maakt even niet uit).
- Terug naar "Kontroleren", enz.

Als je zoiets niet hebt, gaat het nooit goed werken.

[pascal]

Ik ben inmiddels al even wat aan het expirimenteren geweest in Outlook, en het lijkt erop dat dit daar wél mogelijk is. Maar, test dat ook zelf eerst even: maak een nieuw email bericht, sla deze op in Drafts/Concepten, en sleep dan die mail naar je Outbox, en kijk of deze dan met Verzenden-/Ontvangen wordt verzonden. Het ziet er naar uit van wel.

Zo te zien heeft niemand dit verder nog getest 

Dit heb ik even getest, en werkt in elk geval niet in Outlook versie 2007. De mailtjes die je van Concepten naar Postvak UIT sleept, blijven daar staan. Ook wanneer je handmatig 'Verzenden/ontvangen' aanklikt.
Je moet echt het mailje vanuit concepten openen en dan op Verzenden klikken.

Maar voor ons is dat net zo makkelijk, zoniet makkelijker, dan de mailtjes in concepten controleren en vervolgens te moeten taggen en verslepen naar Postvak UIT.
Je moet de mailtjes toch stuk voor stuk controleren; wanneer je akkoord bent kun je meteen op Verzenden klikken, is hij meteen afgehandeld.