goederenontvangsten

[Dinand]

Wij boeken onze goederenontvangst middels 4-7-1-Leverancier vullen- F1 en dan middels shift F4 generenen wij de inkooporder.
Daar geven wij een ontvangstdatum in. Meestal is dit de huidige datum -1 (gisteren). Dit omdat alle ontvangstbonnen (vrachtbrieven van leveranciers) eind vd dag ingeleverd worden en de volgende dag worden opgeboekt.
Wij krijgen dan altijd de melding "Leverdatum lig vóór of op huidige datum" . Dit is een waarschuwing, je kunt wel verder.
Echter ik heb twee vragen hierover:
1. Is het ergens een probleem (hetzij met financiële boekingen, hetzij bij voorraadoverzichten met terugwerkende kracht, hetzij bij andere zaken) te verwachten als wij de ontvangsdatum in het verleden zetten.
2. Kan ik ergens bovengenoemde melding uitzetten. Immers als je bij elke ontvangst deze melding krijgt is dat vervelend.

Ik heb als bijlage toegevoegd een voorbeeld van de melding.

[Wouter Rijnbende]

Wij boeken onze goederenontvangst middels 4-7-1-Leverancier vullen- F1 en dan middels shift F4 generenen wij de inkooporder.

Tsja... om te beginnen is je procedure verkeerd... Middels de beschreven werkwijze genereer je een Inkooporder, niet een ontvangst.

Een logische procedure is "we konstateren een behoefte aan een produkt, we genereren een inkooporder, sturen de inkooporder naar de leverancier, die gaat ons vervolgens leveren, en wij boeken een ontvangst op de betreffende inkooporder". Een Leverdatum kan in principe niet in het verleden liggen, immers je stuurt geen bestelling naar je leverancier "gisteren leveren". Kortom, op basis daarvan zal dit niet geëlimineerd (mogen) worden.

Met jouw procedure lijk je een werkwijze te beschrijven als "we kopen helemaal niets in, de leverancier komt op eigen initiatief iets leveren, wij accepteren die ontvangst, kunnen de ontvangst niet inboeken omdat er geen inkooporder is, en genereren dan ter plekke nog eerst even een inkooporder" en, om het nog een tikkie erger te maken "administratief registreren we het pas een dag later, en daarom willen we de inkooporder per gisteren kunnen maken".

Resumer:

#1 Oh, je zult vast wel "ergens" een probleem hebben, maar dan  "omdat je de werkelijkheid niet nadoet". Dan eerder in de hoek van "gisteren konden we niet leveren, terwijl vandaag blijkt dat er gisteren voldoende voorraad aanwezig was (omdat er vandaag per gisteren is bijgeboekt)".  Op zich zou logistiek-/financieel in evenwicht moeten zijn.

#2 Zie bovenstaand betoog. Lijkt me niet reëel om om zo'n reden de melding te elimineren.

NB: Heb je de TouchScreen schermen al wel eens bekeken? "Geef de gebruiker op de werkvloer een tool om zelf zijn transakties te registreren (zonder daarvoor nu echt bijzonder veel kennis van Profit te hebben), en je kunt al dit soort zaken direkt registreren". Zo ook Goederen Ontvangst.

[Dinand]

Beste Wouter,

Onze procedure is inderdaad dat wij jaarcontracten hebben en leveranciers de hele dag door grondstoffen komen brengen. Zij zorgen dat onze voorraad op peil blijft. Dit houdt in dat wij niet eerst apart een inkooporder willen maken en apart een goederenontvangst. Dit is dubbel werk.
Daarvoor heeft Heart Profit in het verleden de mogelijkheid gemaakt om direct vanuit de gegenereerde inkooporder (uit het inkoopcontract) de ontvangst te boeken zonder dubbele aanpassen. Geweldige aanpassing van Menno. Verdienen wij elke dag geld mee!!
Echter mijn inziens boekt het systeem real time, dus ontvangst die ik vandaag boek met als ontvangstdatum 25 augustus jl., wordt vandaag financieel geboekt. Dit moet wat mij betreft ook en levert ook geen probleem op. Ook als ik kijk naar de logistieke bijwerking lijkt dit goed te gaan. M.a.w. ik zie geen probleem. Maar misschien jij wel? Ik heb een voorbeeld bijgevoegd van een ontvangst geboekt op 3 september jl. (in onze testomgeging)met ontvangstdatum 25 augustus. Ik zie ontvangstdatum alleen als infoveld, waar het systeem verder niets mee doet.  Bij de tweede bijlage geeft hij netjes 25 augustus weer. Dit is mijn inziens goed. Immers wij boeken zoals de werkelijk geweest is. Je kunt ook vergeten een ontvangst te boeken. Dit zal ook bij andere bedrijven voorkomen.

Als er dan verder geen problemen kunnen ontstaan heb ik er bijna vrede mee
Ik begrijp ik dat de melding voor normale ontvangsten correct is.
Is het dan misschien een mogelijkheid om de melding die wij krijgen bij de datum die wij ingeven bij het genereren van de inkooporder te verwijderen. Ik heb het gevoel dat wij de enige zijn die zo werken.

Ten slotte is het zo dat bij ons op kantoor alle ontvangsten geboekt worden ipv op de werkvloer.

[Wouter Rijnbende]

Ik weet niets wat er voor jullie in deze precies gemaakt is, dus wat dat betreft trek ik me bij deze van dit topic terug.

Wel kan ik me voorstellen dat je daar ooit twee kanten op kon:

a. het genereren van een afroeporder bestond, en je hebt hier een veldje bij op laten nemen "goh, kun je hetgeen wat ingekocht is niet meteen als ontvangen boeken".

b. je wilt iets binnenboeken waarvoor je geen inkooporder-/afroeporder had.

De b-tak  lijkt me moeilijker, immers zou een kompleet nieuw scherm vereisen. Er zal (dus) voor a gekozen zijn.

Dan hangt het er vervolgens alleen nog vanaf "wanneer" er om je ontvangstdatum gevraagd wordt, c.q. óf dit überhaupt gebeurt. Het zou dus wel eens zo kunnen zijn dat e.e.a. "per leverdatum" ontvangen wordt, en jouw autom. ontvangst enkel een J/N rubriekje is. Hoe dan ook, je krijgt "rare dingen". Je kunt niet "per gisteren" inkopen, maar net zo min "per volgende week" en dan tóch zeggen dat het nu al ontvangen is.

Hoe dan ook, uitzoeken met degene die dit destijds voor je ontwikkeld heeft, en de kondities die daarbij gesteld zijn.

Nb: Overigens kom ik op je scherm wel 28 mei tegen, maar geen 25 augustus. Een tweede bijlage waaraan je refereert zie ik ook niet 

[Menno]

De melding komt inderdaad op het moment dat de Inkooporder vanuit het Kontrakt gegenereerd wordt. Wat mij betreft kan deze melding onderdrukt worden, indien de Bedrijfsparameter "Inkooporderregel Ontvangen vanuit Kontrakt" op 'J' staat. Deze werkwijze impliceert immers per definitie dat de Inkooporder waarop de Ontvangst geboekt wordt een Leverdatum kent welk vóór of óp de huidige datum ligt.

N.B. Voor zover ik kan achterhalen heeft Robert recht op de credits voor dit maatwerk.