Heart-Profit ERP

Met grote regelmaat ontvang ik betalingen in één bedrag van meerdere debiteurid's tegelijk. Veel van onze klanten hebben meerdere vestigingen waar de factuur heen gaat. Vervolgens wordt er toch weer centraal betaald en krijg ik een specifatie met soms zeer veel facturen waar alleen het factuurnummer op staat.
Nu moet ik zowel bij het automatisch als het handmatig afboeken van deze facturen eerst per factuurnummer opzoeken wie de debiteur is en welk bedrag. Vervolgens moet ik dan alles per debiteur totaliseren en wegboeken.
Kun je niet factuurontvangsten maken door alleen het factuurnummer in te geven. Immers het systeem kan o.b.v. het factuurnummer achterhalen wie de debiteur is en als het bedrag dan klopt dan kan het toch automatisch worden weggeboekt zowel bij handmatig verwerken van de ontvangsten alsmede het automatisch verwerken van de ontvangsten.
Kan dit aangepast worden?
Voorbeel van een betaalspec. In totaal wordt er € 750,- betaald en factuur 123 is van een andere debiteurid dan 124 en 125. Meestal wordt door de klant ook wel de id per factuur vermeld maar dan nog moet ik alles optellen per debiteurid en apart handmatig boeken.

factuurnummer              datum                bedrag
123                             20-07-10            150
124                             21-07-10            100
125                             22-07-10             500

Ik ben bang dat je kwa inrichting ergens Debiteuren en Afleveradressen door elkaar hebt gehaald.

Als jij faktureert aan rechtspersoon A, dan zal rechtspersoon B die faktuur niet gaan betalen.
Om die reden, als jij een ontvangst ontvangt van Debiteur A, kun je deze alleen afletteren op de Fakturen van Debiteur A, en niet op fakturen van een andere Debiteur.

Als je overigens fakturen handmatig in het grootboek boekt, heb je daar op zich een funktie waarmee je "een faktuur als betaald" kan boeken. Daar zou je desgewenst kunnen aangeven dat de faktuur "betaald" is, waarbij het je niet interesseert door wie ze betaald is.

Pas maar op ...

Ik zal volgende week wel e.e.a. uitgebrreid beschrijven op deze site

Dank je Dinand. Je mag dat doen (*altijd* goed voor ons), maar ik denk dat we het al begrijpen.

Het oplossen is nog een ander verhaal.

Ik voorzie wel weer een week werk.

Maatwerk of bug ?

Ik denk een bug.

Ha... je dacht dat maatwerk/bug serieus was  :smile:

Tuurlijk zullen er best situaties zijn dat een Faktuur van A door B betaald wordt, maar je impliceert er nog al wat mee.
Immers, mag iedereen die faktuur betalen? of betreft het gewoon één of een paar Debiteuren?

Ik bedoel, met wat handmatig werk kun je nu e.e.a. boeken, maar dit moet automatischer...
Kijk dan even verder, en dan heb je het automatisch inlezen van bankafschriften...
Ah, de ontvangst van een Debiteur mogen we ook gebruiken om op fakturen van een andere Debiteur af te boeken.
Ik denk het niet...

Zie maar voor je... jij krijgt een aanmaning thuis van KPN, en belt ze op en zegt "maar ik heb die faktuur betaald", en je krijgt te horen "maar we hebben dat bedrag afgeboekt op de faktuur die we naar je buurman gestuurd hebben, want die had een faktuur voor hetzelfde bedrag open staan, maar zijn faktuurdatum was ouder".  :yahoo: Toch, als de juiste Debiteur betaalt, en geen Faktuurnummer vermeld, kan er wel worden afgeboekt op een Faktuur, omdat er een match wordt gevonden op bedrag. Je hebt dus i.i.g. iets nodig als Raadplegen-/Toevoegen-/Wijzigen-/Verwijderen van Debiteuren die bedragen mogen betalen voor iemand anders.

Je situatie moet iets zijn als dat je een Inkooporganisatie hebt die bestelt, jij moet afleveren en faktureren aan de leden, maar de fakturen worden betaald door de Inkooporganisatie. Ik denk dat anderen al snel zonder dit soort funktionaliteit kunnen omdat ze de Inkooporganisatie zullen faktureren (en een specifikatie-/kopie naar het lid).  Wie ga je eigenlijk aanmanen?  Het lid? Maar die gaat niet over de betaling. De Inkooporganisatie? Maar die heeft geen Faktuur ontvangen  :smile:

Hmmm... Maar, als jij moet faktureren aan het lid, dan is het lid je Debiteur. Het kán geen Afleveradres van een Inkooporganisatie-Debiteur zijn, immers, je kunt niet faktureren aan het Afleveradres. Dus, het Afleveradres is je Debiteur. Ondanks dat je de Inkooporganisatie niet faktureert, en de bestelling onder het Lid wordt geboekt, zal toch ook de Inkooporganisatie als Debiteur bekend moeten zijn, anders kan ze niet betalen.  Nu faktureren we aan A, maar B betaalt. Wat staat er in je boeking? Bank / Aan Debiteur A (er is immers een faktuur van A afgeboekt). Maar, vergelijk je grootboek met je bankafschrift, en het klopt niet, want B heeft betaald. Als je niet oppast, wil je iets als "Bank / Aan Debiteur-B" + "Debiteur-B / aan kruisposten" + "kruisposten / aan Debiteur-A".

Toch een beetje "raar", en vandaar dat ik eerst een reaktie bij jou wilde uitlokken.

Ga je niet voor de "degelijke" oplossing, dan kunnen we nog iets verzinnen in de trent van enkel Dagboekjournalisering aan te passen op de funktionaliteit zoals dat bij Hmenu-7-3-2-1 werkt.

Als je nu naar Dagboekjournalisering gaat (Hmenu-7-1-3-F1) en je in ADBKDRTV zit, dan kun je daar middels F7 de Debiteur bepalen o.b.v. het Faktuurnummer (ADBKFURA). Die funktionaliteit zouden we kunnen uitbreiden met de mogelijkheid om daar een Faktuur als "betaald" te boeken, waarmee we dan nèt doen alsof de Debiteur van die Faktuur dat bedrag betaald heeft. Er is dan geen informatie bekend wie er daadwerkelijk betaald heeft, het enige wat je dan zegt is "die faktuur is betaald", door wie weet je niet. Eigenlijk zoals je vraagt, betalen o.b.v. het Faktuurnummer (maar vooral niet meer). Dat zou voor 8 uur wel te realiseren moeten zijn.

Wat bedoel je precies met "maar vooral niet meer"?
Verder komt het bij ons wel vaak voor dat de één voor de ander betaald. Bijv. bij combinatiewerken wordt de factuur gestuurd naar de combinatie, maar vervolgens wordt de factuur de ene keer door de ene participant geboekt en de andere keer door de andere. Waarom?  Ik weet het niet.
Ook hebben wij vaak betalingen zoals hieronder. De eerste reeks facturen zijn van debiteur arcarn, vervolgens een van arcass en dan nog een van Heyhen en dan weer arcass.
Als ik dit goed wil verwerken moet ik eerst pér factuur uitzoeken wie de debiteur is en dan de bedragen pér debiteur optellen en dan per debiteur wegboeken.

Op zich wil ik, denk ik zoals je voorstelt, de facturen weg kunnen boeken op basis van factuurnummer én bedrag op een heel eenvoudige manier. Maar dan ook ik via7-3-3 de ontvangsten inlees en verwerk en het bedrag klopt met het opgegeven factuurnummer (dus onafhankelijk van de debiteur).
Wel wil ik dan nog graag een wat nauwkeuriger omschrijving wat je nu precies wilt aanpassen en hoe dat dan werkt.

Ik dacht dat al opgeschreven te hebben:


Wat je krijgt, is vergelijkbare funktionaliteit als Hmenu-7-3-1 met toetsen Deelontvangst- en Volledige Ontvangst en Getagde Ontvangst.

Jij kunt daarmee handmatig vanuit Dagboekjournalisering van een Faktuur aangeven "dat ze betaald is", en door wie? zou ons op dat moment verder een zorg zijn; je hebt geld op je bankrekening binnen gekregen, en daarmee zijn die fakturen afgeboekt. Ofwel, de fakturen van ARCARN en ARCASS kunnen dan ook afgeletterd worden met gelden die je ontvangt van ROEDEN of iemand anders.

"Maar vooral niet meer" -> Alleen die funktionaliteit dus, verder niets (ook niet automatisch inlezen bankafschrift).

En, sinds je al stelt dat ook via 7-3-3 de bedragen automatisch afgeletterd moeten kunnen worden, gaat die goedkopere oplossing niet werken, en mag je toch denken aan de eerder genoemde week werk (met minimaal een registratie wie er allemaal wiens fakturen mag betalen).

7-1-3 denk ik. En het is al zo verwarrend ...



... Als dat daarop gebaseerd zou moeten zijn, dan werkt het dus wéér niet.

Maar ...


... Ik zou niet weten waarom dit niet kan werken zonder die registratie "wie voor wie mag betalen".

Nee, ook niet. 7-3-2-1. Sorry.
Daar zit nu al precies de funktionaliteit die Dinand wenst, maar die funktionaliteit zit dan niet in Dagboekjournalisering.

Dan zit het in ieder geval iets dichter getimmerd.

Omdat ik het niet automatisch verkeerd wil laten lopen.

Een klant vermeldt bij betaling "Relatienummer, Faktuurnummer, Ordernummer, zijn Inkoopordernummer, Werkordernummer" en weet ik veel wat nog meer.

Ik kan me voorstellen dat straks een verkeerd nummer toevallig als Faktuurnummer wordt aangetroffen, en alsnog op de faktuur van een verkeerde Debiteur wordt afgeboekt.

Ok, als ik dan voor die "goedkopere" kies begrijp ik dan goed dat ik dan de facturen kan selecteren/taggen middels alleen het factuurnummer en dan middels F5 kan afboeken. Geeft hij dan wel weer wanneer én op welk banknummer dit is betaald. Verder zie ik daar nu álle facturen staan bij 7-1-3 (dagboekjournalisering). Is het niet handiger om alleen de openstaande facturen daar neer te zetten.

Dat lijkt mij inderdaad ook logischer.

De Funktie is 10 jaar terug door onze implementatie partner ontwikkeld. Van wat ik er van weet, bedoeld om een Debiteur-Id te kunnen lokaliseren op basis van een Faktuurnummer welke op het Bankafschrift vermeld staat. Het betreft dan ook enkel een Raadpleegfunktie die de Debiteur-Id meeneemt van de geselekteerde Faktuur.

Het lijkt me niet dat een Debiteur een Faktuur betaalt die al betaald is, en daarmee lijkt het me logischer om alleen de Openstaande Fakturen te tonen.
Aan de andere kant... het zou op zich wel kunnen... ik heb het al wel eens meegemaakt dan een faktuur 2x betaald werd.

Hoe dan ook, logischer lijkt mij "Openstaande Fakturen". Peter, mag dit omgebouwd worden? of moet Dinand een nieuwe Raadpleegfunktie hebben?

Goh, da's nog niet eens zo gemakkelijk om te beantwoorden. Ik kan ook niet zien hoe het ding er nu uitziet (weet ik veel wat voor'n rekening enz. ik moet opvragen), maar ...

Het komt heus (vaak) voor dat een rekening een tweede keer wordt betaald. Wat nu als dat gebeurt, en je ziet de eigenlijk bijbehorende faktuur niet meer ? wat is als arme Dinand dan nog je uitweg ? ik vrees geen ...

?

Die beren die jij altijd ziet worden nog eens je einde. :smile:

Vertel gewoon tegen Dinand wat het kost om dit te maken; Samen met de door jou aangedragen beren is Dinand vast zo bang geworden dat hij het nooit meer durft te gebruiken, en zegt dus "Laat maar alsjeblieft". Of ... of hij zegt dat niet omdat hij niet bang is voor beren. In elk geval is voldoende duidelijk wat er mis kan gaan (niets wat mij betreft, maar dat beoordeelt Dinand nu wel), en het enige wat het behoeft is e.e.a. in de Helptekst te zetten voor een ander die nog nooit een beer heeft gezien terwijl ze er wel degelijk zijn (baby beertjes).

Volgens mij, als je eenmaal weet hoeveel tijd dit kan schelen, neem je e.e.a. gewoon voor lief. :yes:

Met mijn speciale berenbril zie ik ze i.i.g. vaak op voorhand aankomen.  :smile:

Dinand, we hebben hier eigenlijk met 2 situaties te maken, die in theorie los van elkaar kunnen staan, en seperaat van elkaar zouden kunnen worden afgenomen.

a. Betreft het (handmatig) vanuit de Dagboekjournalisering selekteren van willekeurige Fakturen, en die als betaald registreren. Hiervoor heb je een nieuwe Raadpleegfunktie nodig (met alleen de Openstaande Fakturen), de toetsen om Deelontvangst, Volledige Ontvangst, en Getagde Ontvangst te kunnen boeken, alsmede de aansturing van de Financiële Interfaces binnen Dagboekjournalisering.
Hierbij géén kontroles en-/of instellingen m.b.t. wie voor wie kan betalen: als jij een Faktuur als betaald boekt, staat de Faktuur niet meer open, is de Debiteur van de Faktuur afgeboekt, en zal het ontvangen bedrag in het betreffende Dagboek (journalisering) worden bijgewerkt. Als deze methode fout gaat, komt het omdat de gebruiker de verkeerde fakturen selekteerde.
Deze oplossing kun je krijgen voor 14 uur.

b. Betreft het automatisch inlezen van een Bankafschrift.
Zoals Peter aangeeft, elimineren we ook hier alle kontroles, en geldt dat alles wat daar nu al uit de Betalingsomschrijving geplukt wordt om mee in het Fakturenbestand te zoeken, straks 'ongeacht Debiteur' zal gebeuren. Omdat dit (automatisch) fout kán gaan, zal de funktionaliteit in ieder geval aan een separate J/N rubriek worden vastgehangen, waarbij in de helptekst staat beschreven dát dit fout kan gaan. 16 uur.

Je moet zelf maar zien wat je dan wel/niet wil.

Alleen de handmatige oplossing (die zeker werkt, omdat je er zelf bij bent): 14 uur.
Wil je ze allebei: 30 uur.
Maar misschien zeg je wel dat als het automatisch inlezen werkt, je het handmatige niet meer nodig hebt, en dan: 16 uur.

En het heeft ook zijn invloed op Distributie Ontvangsten...

Je ontvangt een vooruitbetaling van een Debiteur, en hebt er nog geen Fakturen tegenover staan.
Je boekt dit als Distrubitie Ontvangst, en op een later moment (als de Faktuur er in) wil je het bedrag gebruiken om af te boeken op de Fakturen van een andere Debiteur. Ook daar zul je e.e.a. willen kunnen afletteren op de fakturen van een andere Debiteur (= 8 uur, mits a. ook wordt afgenomen).

Hierheb je wel een alternatief, want als a. wordt afgenomen, kun je ook besluiten "Distributie Ontvangsten" niet te gebruiken, het bedrag zelf op een "kruisposten" rekening te zetten, en die rekening weer als Dagboekrekening te definiëren. Je kunt dan (net als je bankrekening) de Dagboekjournalisering opstarten v.w.b. die kruispostenrekening, en middels a. afletteren op willekeurige fakturen.

Als ik bij dagboekjournalisering je voorstel van 7 september jl. bij optie a neem (alleen de handmatige verwerking)  ben ik al voor 95 % vooruit gegaan. Wel heb ik vooraf drie vragen:
1. Ik ga ervan uit dat als ik zo ga werken achteraf als ik de journaalpost lees gewoon weer staat bank/ aan D-ROEDEN etc.?
2. Als ik nu bij 7-3-2-1 facturen als betaald wil boeken krijg ik altijd een keuzemenu v.w.b. journaalposten. Ik ga ervan uit dat ik dat straks niet meer krijg.
3.In eerste instantie biedt je de genoemde oplossing aan voor 8 uur en later 14. Hoe zit dit nu precies?



PS:  Peter Stordieau bij deze de groeten van Annet Jutte. Tja soms wil ik positief eindigen. :smile: :thankyou:

Ik weet niet weet D-ROEDEN is in je voorbeeld, maar in je schermprint betreffen het fakturen van D-ARCASS en D-ARCARN, en dié staan dus in je JP.
Je ziet dus niet de Debiteur die betaald heeft, maar de Debiteur voor wie er betaald is: de Debiteur van de Faktuur waarop wordt afgeboekt.


Dat keuzemenu met Journaalposten bepaal je zelf d.m.v. de Interfaces. Bij 7-3-2-1 zul je "van een Faktuur registreren dat ze betaald is", en dat zou daar "per kas, per bank, per giro" kunnen gebeuren, en dus heb je daar meerdere keuzes. Vanuit Dagboekjournalisering zal de rekening waarop ontvangen is (kas/bank/giro) al bekend zijn, immers dat is de Dagboekrekening. Resumer: nee, daar zal je geen popup nodig hebben.

In eerste instantie ga ik uit van enkel de betaaltoetsen opnemen in de bestaande Raadpleegfunktie.
In de 2e situatie komt er een Raadpleegfunktie bij (11 uur) n.a.v. jouw opmerking dat je eigenlijk alleen de openstaande fakturen wenst te zien.
Wat dat betreft is de 8 uur inderdaad ook nog een optie, maar dan "alle fakturen" en niet alleen de openstaande.

punt 1 en 2 akkoord.
Begrijp ik het nu goed bij punt  dat het raadpleegscherm wijzigen in alleen openstaande punten 11 uur kost. Blijft er dan 3 uur over de rest?
PS: Ik hoef bij deze aanpassing de functie taggen niet te hebben. Immers ik volsta met het zien van alle facturen omdat ik toch niet alle facturen netjes op rij zie. Immers het zijn dan betalingen van meerdere debiteuren. Daarom heeft na mijn idee het taggen ook geen toegevoegde waarde en hoeft er wat mij betreft niet bij in.

Dus alleen de Openstaade Fakturen ...


Waar blijft het antwoord hierop ?

Ik wil alle facturen zien dus ook de betaalde. Ik hoef dus geen aanpassing naar alleen openstaande facturen.

Staat  het er nou niet duidelijk of???  8 uur, als je in die bestaande raadpleegfunktie die betaal toetsen wilt hebben.

Of moet ik het nu soms zo lezen dat waar een nieuwe raadpleegfunktie 11 uur kost, je eigenlijk op 11+8 = 19 uur uit zou komen, ik daar netjes 14 uur van maak om het niet te duur voor je te maken, jij dát nu ineens gaat aangrijpen om te zeggen 14 uur minus de 11 uur van een Raadpleegfunktie die je nu niet wilt = 3 uur voor de door jouw gewenste funktionaliteit?

Wouter,

Die 8 uur is akkoord en wat mij betreft mag je dit in orde maken.
:17c:

De groeten terug aan Annette dan maar. :smile:

Wanneer verwacht je deze aanpassing af te hebben en is daar een update voor nodig?

Kan ik geen zinnig woord over zeggen. Ik wacht op een geschikt moment om het "even tussendoor" te kunnen doen.
Laten we eens proberen te stellen: voor het einde van deze maand.

Dan ben ik tevreden.

Klaar, zie Releasenote http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=22919.0

Ik kwam echter ook nog diverse andere zaken tegen die m.i. niet lekker liepen, en die zijn ook opgelost.

a. bedrag in kader boven in het scherm werd niet altijd bijgewerkt na een boeking; zie http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=22920.0
b. diverse 'bedrag-velden' werden gecentreerd i.p.v. rechts uitgelijnd, hierdoor e.e.a. onoverzichtelijk; zie http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=22921.0
c. bij een DatabaseValuta NLG welke over is naar de EUR, werden geboekte bedragen bij F1 getoond in NLG; EUR is beter, zie http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=22922.0

Omdat er ook aanpassingen zijn geweest in de Systeemprogrammatuur + Classes, heb je hiervoor een Upgrade nodig.

Heel mooi,
Dank je wel.

Bij 7-1-3 (dagboekjournalisering) en dan eindsaldo ingeven en F1 kun je de bank boeken.
Vervolgens kan ik middels F7 ontvangen facturen afboeken zonder de debiteur in te geven.
Echter bij de verwerking geeft hij geen boekstuknummer mee en ook de datum van de ontvangst staat niet goed. Deze wordt nl. weergegeven als huidige datum.
Zie de bijlage: Ik heb ingegeven dat het bankafschrift van 8 april is en hp geeft het weer als 11 april

Neem jij in de gekoppelde Journaalpostdefinitie deze velden wel over uit de Financiële Interface? Want als daar geen "I" (overnemen uit Interface) is ingevuld verklaart dát al waarom het niet werkt (het kan natuurlijk ook zijn dat de Interface het niet juist beschikbaar stelt, maar kijk eerst hier eens naar).
:17c:

Beste Wouter,

Wanneer verwacht je hier uit te zijn?

Dinand

Zojuist een nieuwe versie op jullie systeem gezet. Kun je het nog eens proberen ?

Gaat helemaal goed nu.
Dank je wel.