Afdrukken uitgaande facturen naar één pdf bestand

[Dinand]

Heren,

Als ik nu bij 3-3-2 facturen afdruk (zie bijlage voor het betreffende scherm) en ik wil dat voor bijvoorbeeld 100 facturen doen dan krijg ik ook 100 bestanden.
Ik wil daar graag een extra optie bij van "Afrukken samenvoegen in één pdf". Deze kan ik dan aan- of uitvinken.

Is dat possible?

[Wouter Rijnbende]

Zoiets zal ontwikkeld moeten worden. Alleen dat zal al de benodigde tijd kosten, daarnaast vraag ik me af in hoeverre dit uiteindelijk 'technisch' de job zal gaan doen.

Zo kan ik me voorstellen dat het "middel" om jouw documenten in PDF te krijgen "de VeryPDF converter" is die vanuit PCL5 converteert naar PDF.  In je voorbeeld noem je 100 fakturen, maar ik voorzie wel dat iemand gewoon "alle fakturen van afgelopen jaar" print, simpelweg "omdat een accountant er om vraag". "Ergens" zul je tegen een limiet aanlopen van wat door die externe converter geaccepteerd wordt. Ofwel, stel dat we die VeryPDF converter een te konverteren document aanleveren van 100 of 200 MB, kan kun je je voorstellen dat zo'n tool daar niet voor ontwikkeld is.  Waar dat soort grenzen écht liggen? Wij weten het niet. Daar kom jij achter nádat wij het ontwikkeld hebben (en jou de rekening gestuurd hebben).

Merk overigens ook op dat je niet noemt "waarom" je zoiets nodig hebt; misschien is het wel iets wat simpelweg met "Verzamelfakturatie" kan worden opgelost of een "Weekprint" of i.d.

[Dinand]

De reden waarom ik dat nodig heb is dat wij eerst een testrun draaien van alle facturen. Vervolgens openen wij dan mail voor mail om elke factuur te controleren (alvorens die definitief wordt verzonden naar de klant). Dat is en veel werk en vervelend werk.
Ik begrijp dat je hiermee niet elke factuur van het afgelopen jaar kunt printen. Maar als je maximaal een paar honderd (200) facturen kunt printen is het al goed.
Verder zou dat zo moeten zijn dat als je dit in één pdf zet er dan geen facturen gemaild mogen worden naar klanten. (die optie moet dan automatisch uitgezet worden zodra je 'afdrukken in één pdf' aanklikt.

[Dinand]

Het is een beetje stil aan de overkant, of is Barneveld ingesneeuwd

Wat zijn nu de mogelijkheden?

[Wouter Rijnbende]

Eigenlijk staat dat er toch al?

Nu niet mogelijk, zal ontwikkeld moeten worden (zal wel nacalc. basis worden), en nadat we het ontwikkeld hebben (en jij de rekening hebt ontvangen) zal kunnen blijken dat je er niets aan hebt omdat bijv. de tool VeryPDF daar niet voor is gemaakt. Gevalletje "eerst maken, en dan moet de praktijk uitwijzen of het werkt".

Overigens wil je dit gebruiken voor de testrun en streef je daarbij in theorie ook een doel voorbij. Je krijgt nu 200 separate Fakturen, maar die zien er wel uit zoals de klant ze ook krijgt, omdat ze op dezelfde manier worden samengesteld als dat ze naar de klant worden gemaild, hooguit worden ze nu naar jou gemaild omdat het een testrun betreft. Straks ga je er in de testrun heel wat anders van maken (een grote print) welke weer niet overeenkomt met wat je separaat naar die klanten mailt.

Bedenk dus bijv. dat je via VeryPDF je briefpapier + logo triggert, en dat je dat per klant anders wil hebben. Aangezien "alles in 1 PDF" 1 aanroep van VeryPDF impliceert, zou je dus niet meer per klant iets anders kunnen doen.

Ik denk dus dat je het anders moet doen (al dan niet geautomatiseerd), bijvoorbeeld door alle bijlagen (PDF Fakturen) op te slaan in een bepaalde directory, en dan alle PDF documenten die in die directory staan selekteert en gaat printen naar een PDF printer of i.d. Dan zou je alle separate PDF documenten moeten kunnen mergen in 1 nieuwe PDF (terwijl die separate PDF documenten via separate VeryPDF aanroepen zijn samengesteld).

[Dinand]

Ik begrijp dat dit een lastig item is en om zo iets te ontwikkelen waarvan je niet weet of het werkt is ook al weer wat.
En alle facturen naar het scherm printen als één print? Je mist dan alleen onze logo's en andere informatie dat op ons briefpapier staat. Is dat iets?

(alle facturen eerst in een directory zetten en die dan printen naar een pdf-printer is ook wel weer een ding en is het maar de vraag of je dan bijv zo 80 verschillende bestanden wel in één pdf krijgt als je die gelijk print)

[Wouter Rijnbende]

En alle facturen naar het scherm printen als één print? Je mist dan alleen onze logo's en andere informatie dat op ons briefpapier staat. Is dat iets?

Je moet je als eerste afvragen waar die Testrun voor bedoeld was...

Als jij Fakturen per post verstuurt, kun je ze allemaal afdrukken, kan iemand ze visueel kontroleren, en kun je ze posten.

Als je alles elektronisch wilt doen, gaat alles 'automatisch' de deur uit, zonder dat jij hebt kunnen zien hoe je je documenten (lees: Fakturen) verstuurt.
Niemand kontroleert dus meer of de layout niet 'soep met ballen' is, 'of je logos op de faktuur staan', of 'betalingsinformatie korrekt op de faktuur staat' danwel 'of niet iemand verkeerde prijzen in de Verkooporder heeft staan waardoor de klant een foutief bedrag gefaktureerd krijgt'. Dan lezen we weer op het internet dat er Imac's van EUR 2.000,- worden verkocht voor EUR 2,19, of dat er hoogslapers in de aanbieding zijn voor EUR 24,-...  Als je enkel "de prijzen" wilt kontroleren, kun je ook volstaan met e.o.a. print.

Maar, er is veel meer wat je wilt kontroleren, bijv. ook of de PDF volledig is, representatief is, jij de juiste layoutvariabelen gebruikt zodat ook de juiste klant op de faktuur staat, whatever... Al dat soort dingen kontroleer je niet als je bij het kontroleren op een andere manier je document samenstelt (scherm/papier) dan volgens de methode die in werkelijkheid gebruikt wordt (PDF).

[Dinand]

Ik denk dus dat je het anders moet doen (al dan niet geautomatiseerd), bijvoorbeeld door alle bijlagen (PDF Fakturen) op te slaan in een bepaalde directory, en dan alle PDF documenten die in die directory staan selekteert en gaat printen naar een PDF printer of i.d. Dan zou je alle separate PDF documenten moeten kunnen mergen in 1 nieuwe PDF (terwijl die separate PDF documenten via separate VeryPDF aanroepen zijn samengesteld).

Om hier even op voor te borduren: Kun jij dan geautomatiseerd bij het printen van facturen uit Heart Profit deze in één directory krijgen?  En is er dan een techniek/software die bij het afdrukken (naar een pdf-printer) deze samenvoegt naar één pdf?

[Dinand]

Om hier even op voor te borduren: Kun jij dan geautomatiseerd bij het printen van facturen uit Heart Profit deze in één directory krijgen? 

Als jullie dit kunnen dan redden wij ons. Wij kunnen ze dan wel samenvoegen tot één pdf.

[Dinand]

Op zich worden de facturen bij 3-3-2 wel in één directory gezet op een lokale schijf alleen moet je dan bij elke factuur op 'enter' drukken en kost daardoor veel tijd als je dit 100 keer moet doen. Zie bijlage. (PDF openen kan ik dan wel uitzetten).
Als hier iets van een scripje komt dat de geselecteerde facturen zonde telkens op enter te drukken naar de betreffende directory gaan ben ik al helemaal happy.

[Wouter Rijnbende]

Dinand, 't kost te op dit moment even teveel tijd voor iets waar ik ook geen goede oplossing voor heb (zonder hier veel uren aan maatwerk in te stoppen). Ook vermoed ik dat jij je voorbeelden wijzigt waardoor ik weer opnieuw kan beginnen. Met je laatste post kan ik mij niet voorstellen dat als je 100 Fakturen verstuurt via een "Testrun = Ja", er 100x een popup komt die vraagt of je de PDF Faktuur wilt opslaan J/N. Ik vermoed dus dat je nu ineens overstapt op een andere methode waarbij je bijv. met Shift+F2 al je Fakturen stuk voor stuk gaat printen en er dan achter komt dat die methode niet werkt.

[Dinand]

Nee, ik probeer alleen maar mee te denken en de oplossing zo eenvoudig mogelijk te houden. En ja daardoor denk in in een andere oplossing.

En mijn laatste post van vanmorgen staat helemaal los  vd testrun.
Enige aanpassing is om bij 3-3-2 (afdrukken facturen) e.e.a aan te passen. Je kunt hier facturen direct naar een printer sturen, mailen, naar scherm printen, maar ook dmv ctr-F2 naar pdf printen. En dáár krijg ik per factuur een popupscherm. En zodra ik facturen in PDF print worden ze ook in een bepaalde directory gezet.
Wat ik dan graag wil is dat ik wel een hele serie facturen gewoon via CTR-F2 als pdf print, maar dan gelijk die hele serie in een directory (als allemaal losse pdf's) wordt gezet zonder dat pop-up schermpje.
Geen spoed bij, meer een a.s. vrijdagmiddagklusje

[Wouter Rijnbende]

In de Testomgeving heb je nu een nieuwe versie, met, bij 3-3-2, onderin het scherm een rubriek 'Control-/Shift F2 Popup J/N'.

Deze rubriek wordt gerespekteerd zodra je een Control-/Shift F2 printje maakt. Default komt dat popup wel, maar, dat kun je met deze rubriek uitschakelen. Op die manier kun je je printjes naar PDF afdrukken zonder dat (per Faktuur) dat popup naar boven komt.  Indien de aanpassing voldoet, kun je zelf Test- naar Produktie omzetten.

[Dinand]

Dank je.
Wat je nu krijgt is een ander soort pop-up schermpje (met melding om de factuur op te slaan) Zie de bijlage. En ook komt dan eerst nog elke factuur apart in beeld die je dan weer moet wegklikken.
Wat ik graag wil is dat zonder een popup schermpje en zonder dat ik eerst alle facturen moet wegklikken deze geselecteerde facturenreeks direct in de standaarddirectory (waar ze nu ook neergezet worden) worden geplaatst. 
Stel je print 100 facturen dan zou het mooi zijn als al die facturen zo naar een directory gaan zonder 100 keer iets weg te klikken.

[Wouter Rijnbende]

Hmm... die krijg ik op ons systeem niet; daar gaat het nu helemaal vanzelf.

Kun jij er voor zorgen dat ik rechten krijg op jullie F:\Administratie directory? Ik kan nu zelf nl. niets testen op jullie systeem, omdat het document wordt opgeslagen op F:\Administratie, ik geen rechten heb, en ik het ook niet mag wijzigen.