Dummy-artikel op offerte die niet afgedrukt wordt

[pascal]

We maken soms offertes waarin op verzoek van de klant ook een hele reeks artikelen van derden meegenomen worden.
Hiervoor moeten we in principe inkoop-artikelen aanmaken zodat deze op de offerte gezet kunnen worden.

Probleem is dat we zelf 6000+ eigen artikelen in het systeem hebben staan.
Wanneer we ook de duizenden artikelen van tientallen conculega's moeten gaan toevoegen krijgen we een enorm artikelbestand.
En eenmaal gebruikt voor een offerte is hij naderhand ook niet meer te verwijderen neem ik aan (want historie).
Daarbij komt nog dat klanten vaak een complete offerte opvragen voor een werk maar in 95% van de gevallen alleen onze eigen artikelen bij ons inkopen en de rest bij de betonfabrikant die ze zelf maakt (logisch, want meestal goedkoper). En dan heb je dus al die artikelen in je systeem staan die in veel gevallen nooit meer geoffreerd hoeven te worden.

Onze oplossing hiervoor is de volgende: we maken de offerte met daarin onze artikelen. Voor de inkoopartikelen voegen we tekstregels toe. Zo komen ze mooi op de offerte te staan.
In de meeste gevallen hoeft de klant de inkoopartikelen dus niet > we halen de tekstregels weg en de aangepast offerte kan omgezet worden naar kontrakt.
Worden ze onverhoopt toch besteld, dan maken we hiervoor de inkoopartikelen aan zodat ze in de offerte staan en in het kontrakt meegenomen kunnen worden.

Gaat allemaal goed, maar nu willen we het totaalbedrag van de offerte op de offerte vermelden.
En dan worden de bedragen genoemd in de tekstregels uiteraard niet meegenomen.
Kan ook niet, want tekst, dat snap ik.

Nu vraag ik me af of hiervoor een dummy-artikel gebruikt kan worden die Niet op de offerte komt te staan wanneer je deze afdrukt, maar waarvan het bedrag wel meegenomen wordt in het totaalbedrag v/d offerte.
Of misschien is er een andere manier om een bedrag toe te voegen aan de offerte zodat het totaalbedrag kloppend gemaakt kan worden?

[Peter Stordiau]

Onderstaande is te simpel ?
N.b.: Deze heb ik gedefineerd als Kostenartikel. Eenmalig dus voor materiaal (5101) en voor "dienst" (5100).
Nix "prijzen per" natuurlijk, maar de aanbieding kan je wel doen (heb er geen Offerte van gemaakt, maar dat werkt van ook wel).

N.b.: Bij een tweede opname van zo'n Kostenartikel zit er een foutje in het opnemen van de Omschrijving (blijft default). Die dus om te testen even aanpassen via Wijzigen. Dit foutje kunnen we uiteraard eruit halen.

[pascal]

Volgens mij heb ik al gedaan wat je voorstelt, nl een dummy-kosten artikel (in dit geval INKOOP).
Die regel met tekst ('DUMMY-artikel tbv prijs offerte') kan ik weghalen, maar de 1,000 en het bedrag moeten niet zichtbaar zijn bij het printen.

dus als het geel gemarkeerde wegkan is het goed...

[Peter Stordiau]

Hmm ... Dus :

Nu vraag ik me af of hiervoor een dummy-artikel gebruikt kan worden die Niet op de offerte komt te staan wanneer je deze afdrukt, maar waarvan het bedrag wel meegenomen wordt in het totaalbedrag v/d offerte.

Dus je wilt wel een Offerte-regel, je wilt neem ik aan wel een prijs voor die regel opnemen (zeg net zoals ik het deed), deze prijs moet wel worden meegenomen in een totaal-variabele, maar de regel zelf mag niet zichtbaar zijn ?? Bijvoorbeeld :

1x Blaaskaak BBBNr 0124 : 27,50
2x BowHorn BBBnr 1788 : 40,00

Totaal : 767,50

Nee, ik snap het niet.

[pascal]

Hmm ... Dus :

Nu vraag ik me af of hiervoor een dummy-artikel gebruikt kan worden die Niet op de offerte komt te staan wanneer je deze afdrukt, maar waarvan het bedrag wel meegenomen wordt in het totaalbedrag v/d offerte.

Dus je wilt wel een Offerte-regel, je wilt neem ik aan wel een prijs voor die regel opnemen (zeg net zoals ik het deed), deze prijs moet wel worden meegenomen in een totaal-variabele, maar de regel zelf mag niet zichtbaar zijn ??

Klopt!

Bijvoorbeeld :

1x Blaaskaak BBBNr 0124 : 27,50
2x BowHorn BBBnr 1788 : 40,00

Totaal : 767,50

Nee, ik snap het niet.

Om het te verduidelijken: de Blaaskaak is een artikel wat in ons systeem staat.
De BowHorn is een artikel van derden en staat niet in het systeem. Deze wordt als tekstregel toegevoegd. Dus regel met artikel, hoeveelheid en de prijs als tekst:

'2x BowHorn BBBnr 1788 : 40,00'

Reden: 95% v/d gevallen wordt deze toch niet bij ons besteld > in dat geval halen we de tekstregel uit de offerte.
Wordt hij onverhoopt toch besteld, dan maken we het artikel alsnog aan en voegen die toe.

Maar nu moet die 40,00 wel opgeteld worden bij het totaalbedrag.
Hiervoor wil ik dus die dummy kostenregel met prijs van 40,00 toevoegen, maar wil ik niet dat deze regel zichtbaar wordt op de offerte
(want staat immers al als tekst in de offerte).

[Peter Stordiau]

Gaat lekker zo. Zou je mijn voorbeeld nog eens kunnen bekijken ?

1x Blaaskaak BBBNr 0124 : 27,50
2x BowHorn BBBnr 1788 : 40,00

Totaal : 767,50

Waar komt die 700 "te veel" vandaan ? volgens mij van jouw dummy artikel, wat je dus nergens ziet.
Bovenstaande staat dus letterlijk op de offerte. En graag niet een nieuw voorbeeld maken zoals in je voorgaande post, maar zeggen wat ik hier verkeerd doe, OF begrijpen dat dit zo niet kan.
N.b.: Die offerte hoef je mij niet te sturen, want die ga ik niet begrijpen. Er staat nl. voor 700 onverklaard spul op.

Voor de zekerheid nog even wat in je Offerte Regels staat :

1x Blaaskaak BBBNr 0124 : 27,50
2x BowHorn BBBnr 1788 : 40,00
1x RoepToeter (Groot en Dummy) : 700

Totaal : 767,50

[Peter Stordiau]

OK, na een telefoontje denk ik het begrepen te hebben :

De gele regels die we in de schermprints zien zijn de tekstregels. Die hangen op zich aan een normale regel (zie de kolom met de "r" erin in de RA funktie).
De gele regels zijn representatief voor een bedrag en dit bedrag zien we per regel ook letterlijk in de Offerte terug. Eigenlijk zoals getoond (zie eerdere post(s)). Maar omdat het tekst is, telt niets die bedragen bij elkaar en klopt het Offertebedrag onderop niet omdat daar immers alleen de regels uit de RA funktie bij elkaar worden geteld (Variabele Layout). Er zou dus iets moeten komen wat "de ontbrekende 700" (besloten in de gele (tekst)regels) in de Layout Variabele voor het totaal kan schuiven (erbij kan tellen). Dit kan dan met een dummy regel mits die in zijn geheel niet wordt getoond en het kan middels e.o.a. veldje ergens dat je per Offerte kan invullen en wat de Layout Variabele expliciet oppikt.
Ik weet eigenlijk niet wat makkelijker is voor ons (en goedkoper) maar neig naar het meer duidelijk zijn van de dummy regel die niet wordt getoond. Immers, nu kan je ook meerdere van die blokken tekst hebben terwijl je anders de representanten qua bedrag bij elkaar moet tellen in het ene ervoor beschikbare veld. Mijn voorstel aldus :

J/N Weergeven erbij in de Offerteregel.
Variabele Layout aanpassen opdat alle herhalende (Regel-)variabelen niet worden afgedrukt bij Weergeven N terwijl de optellingen allemaal wel blijven plaatsvinden in Totaal-variabelen.
Als dit laatste te lastig is, dan toch maar het aparte veldje met het "ontbrekende" bedrag.

Als Pascal een voorkeur heeft dan meldt hij dat wel, en Richard mag eveneens zijn voorkeur uitspreken.

[pascal]

Ik heb even overlegd met Verkoop. Een veld waar je een bedrag in kunt vullen lijkt ons het makkelijkst en snelst.

We tellen toch de bedragen van alle tekstregels op en dit moet ergens gevuld worden. Dit in een veldje invullen gaat sneller dan dat je hiervoor een dummy-artikel aan moet maken en deze vervolgens op weergeven N zetten etc.

[Peter Stordiau]

Wat mij betreft OK.

[Richard Masseling]

Telefonisch opgelost door gebruik te maken van een Kostenregel

[pascal]

Werkt top!  :D

...1 dingetje waar we echter nog tegenaan lopen:

Omdat een aantal velden van de kostenregel standaard gevuld kan worden heb ik hiervoor via Dynscreen/gedisablede rubrieken default-waardes ingegeven (velden wel gewoon enabled).

Voeg je nu zo'n kostenregel toe op de offerte, dan worden de velden niet gevuld met de defaultwaardes (schermafdruk 1).
Echter, doe je vanaf 1 v/d velden (bv Statistieknummer) menu Extra, Dynscreen dan staat de defaultwaarde wel gevuld (schermafdruk 2).
Doe je vanaf hier ESC, dan staan ineens alle velden met de defaultwaardes gevuld.

Is het te regelen dat de defaultwaardes meteen bij toevoegen kostenregel zichtbaar zijn?

[Richard Masseling]

Opgelost, zie http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=28589.0

[pascal]

Het staat meteen al goed - perfect!
Dank je.