Vanuit HeartProfit gemailde fakturen aangemerkt als spam, vanuit Outlook niet.

[pascal]

Bij sommige klanten doet zich het probleem voor dat gemailde fakturen vanuit HeartProfit in de spam-box terechtkomen.
Gekke is dat wanneer je de factuur print als PDF en deze handmatig verstuurt vanuit Outlook, de mail wel aankomt.

1 van de mailproviders van een klant waar zich dit voordoet wees me op het volgende:

De betreffende berichten zijn als spam gemarkeerd, en daardoor niet afgeleverd op de mailserver van de klant. De reden waarom de berichten als spam zijn gemarkeerd zijn o.a.:

Missing Message-Id: header
Missing Date: header

Doordat deze informatie ontbreekt in de header, krijgt het bericht een onnodig hoge spam score. Wellicht dat dit in de software kan worden aangepast zodat deze informatie wel aan de header wordt toegevoegd.

Uiteraard kunnen we deze bedrijven (zonder eigen interne mailserver) verzoeken te regelen dat het mailadres van waaruit we onze fakturen mailen op de witte lijst gezet wordt oid. Maar dan hebben we kans het probleem bij de volgende klant opnieuw aan te moeten kaarten.

Mooiste is natuurlijk dat de missende gegevens waarover gesproken wordt alsnog vanuit Profit in die mail-header gezet kunnen worden. Dan wordt het probleem bij de bron aangepakt.

Willen jullie hier eens naar kijken?

[Peter Stordiau]

Weer wat geleerd ...

Beetje oenig natuurlijk.

[Wouter Rijnbende]

Pascal,

Ik weet niet beter dan dat deze informatie "globally unique" moet zijn (ofwel, wereldwijd uniek!) en in de meeste gevallen door de Mail Server wordt toegekend. Uiteraard kúnnen we technisch gezien best een Id genereren vanuit Profit, maar, die krijgen we, zeker gezien jullie inrichting, nooit uniek. Als Mail Server heb je ingesteld '192.168.xxx.xxx' wat een lokaal adres is, die uiteraard ook bij iemand anders gebruikt kan worden, en daarmee al dus niet wereldwijd uniek is. Neemt niet weg dat we daar best wel e.o.a. parameter voor kunnen maken mocht dat nodig zijn.

Wat gebeurt er precies?

* In Profit genereer of print jij een Faktuur in PDF en mailt deze via Profit naar de Kontaktpersoon

* Profit genereert een emailbericht en biedt deze aan bij jouw mail server (daarna gaat Profit er niet meer over)

* Jouw mail server zal het bericht (technisch) versturen.

* Bij jouw klant komt het bericht in een spambox omdat het mailbericht geen Date of Message-id zou bevatten...

Strikt genomen ís het mogelijk om al een Message-Id en Date op te nemen door de partij die het bericht maakt (Profit), maar gebruikelijker is dat dit door de verzendende Mail Server gebeurd. Bedenk trouwens maar wat er zou gebeuren als je internet eruit ligt en je bericht pas 5 uur later verzonden kan worden. De datum-/tijd is meestal de timestamp van het moment waarop het bericht door de Mail Server verzonden is (5 uur later dus in dat voorbeeld). Daarnaast geldt dat jouw Mail Server natuurlijk veel meer berichten verstuurt dan alleen dat wat uit Profit komt. Dus, als er "iets" is wat een globally unique Id zou moeten genereren, dan is het de verzendende Mail Server wel...

Het frappante is dan ook dat óók jullie Mail Server op 192.168.xxx.xxx gewoon netjes een Message-Id en Date toekent aan het bericht! (zie screendump).

Je schrijft dat de Mailprovider van een van jouw klanten stelt dat jullie mail in een spambox terecht komt Message-Id en Date ontbreken en dat dat verkeerd zou gaan als die klant géén eigen interne mailserver zou hebben (maar bijv. Gmail, UPC, Ziggo, KPN, T-Mobile, XS4All, whatever).

Kan het zijn dat het verhaal anders is?

Kan het zijn (mede gezien je "o.a.") dat die Mailprovider gewoon een lijstje heeft gestuurd met veel voorkomende redenen waarom een bericht als Spam gemarkeerd wordt, en jullie hebben gelezen dat dat dan ook wel de oorzaak zal zijn?

Op basis van welk email bericht (graag het concrete voorbeeld) heeft iemand hier de conclusie getrokken dát er geen Message-Id of Date tag in het bericht zouden staan?

Vanmorgen heb ik op jullie systeem gedaan wat jij beschreef: een Faktuur gemaild vanuit Profit.

Ok, let wel, hierbij dit ding NIET gemaild naar een adres zonder interne mailserver, immers, wij hebben wel een interne mailserver.

Beide tags die zouden ontbreken staan er gewoon in, en als je kijkt naar de toevoeging vandenbosch.local dan zal de mailserver of provider van de ontvangende partij dat écht niet zelf verzinnen. Dat wordt toegevoegd door jullie Mail Server, en daarmee vermoed ik dat dit gewoon in al jullie uitgaande mail zit.

Waarom je mail dan wél in een spam box terecht komt is dan weer een ander verhaal.

[Wouter Rijnbende]

En om het laatste ook nog even uit te sluiten, heb ik de Faktuur nogmaals gemaild, maar nu naar een 'klant' zonder eigen interne mail server. Naar een Ziggo adres.

Zoals verwacht, ook hier gewoon netjes een Message-Id en een Date, omdat deze door jullie Mail Server wordt toegekend.

Misschien wel fijn om te weten dat Ziggo er aan toegevoegt dat jullie een "Trusted Sender" zijn 

[Wouter Rijnbende]

Gekke is dat wanneer je de factuur print als PDF en deze handmatig verstuurt vanuit Outlook, de mail wel aankomt.

Voor de duidelijkheid: deze is daarmee dus niet verklaard!

Maar afkeuring op basis van het ontbreken van de genoemde tags lijkt in ieder geval niet aan de orde.

[Peter Stordiau]

Niet zo oenig dus.

[pascal]

Nou... beetje oenig van mijn kant: ik zat zelf ook ff te zoeken en heb in de Test-omgeving de mailserver op 192.168.32.32 gezet, ipv 192.168.32.34 waar hij op 'hoort' te staan. Dacht, dan ben ik niemand tot last... maar even vergeten dat jullie zo'n test-faktuur waarschijnlijk niet in de produktie-omgeving gaan testen, maar in de Test-omgeving

Een mail naar eigen Hotmail kwam niet meer in spam met server op .32 maar met de oude .34 als mailserver komt hij dus wel in de spambox.

Liefst laat ik de mailserver op .34 staan, heb dit nu ook in Test weer teruggezet. Willen jullie nog s testen?

[pascal]

Hm.. beetje l*llig is het wel, ik wist niet dat mailserver veranderen de gewenste tags zou vullen. En jullie maar testen ... 
Dit verklaart dan ook dat ze nu niet meer in de spambox terechtkomen.

Gekke is dat wanneer je de factuur print als PDF en deze handmatig verstuurt vanuit Outlook, de mail wel aankomt.

Voor de duidelijkheid: deze is daarmee dus niet verklaard!

Maar afkeuring op basis van het ontbreken van de genoemde tags lijkt in ieder geval niet aan de orde.

Ik kan ook de mailserver veranderen in .32 zoals in de test-omgeving staat en kijken of dat verder geen problemen gaat opleveren. Dan is het probleem ook uit de wereld.
Sorry nogmaals voor mijn wat ongelukkige actie.

[Peter Stordiau]

Oen.

(groeten uit Oene)

haha

[pascal]

Oenig idd.. maar het verbaast me eerlijk gezegd wel een beetje dat dit nog niet door anderen is gemeld, er sturen vast meer mensen via SMTP digitale documenten naar de klant.

Wellicht heeft dit topic dan nog enig nut, mochten anderen met hetzelfde probleem zitten (verander je SMTP-server en het probleem kan daarme opgelost zijn  )

[Peter Stordiau]

Hangt er misschien ook wel vanaf waar het spam filter zit ? als dat er al is ?