Bestand financiele boekingen loopt vol

[Dinand]

Ons bestand met de financiele boekingen loopt binnenkort vol. Pascal heeft daar ook al eens over gecommuniceerd met jullie. Zelf weet ik zo niet precies welk bestand dat is.
Nu kan ik via 8-4-5 afgesloten periodes verwijderen, maar dan ben ik alles kwijt.
Maar Pascal zei dat je ook boekingen kunt verdichten waarmee je ook veel ruimte terugkrijgt.
Nu is mijn vraag waar vind ik deze functie?
En kan ik dat zo doen of moet iedereen uit Heart Profit? Of moet ik daarvoor separaat voor worden geautoriseerd?

[Wouter Rijnbende]

Zojuist even bij jullie ingebeld om wat konkreter te kijken.

Het betreft tabel ADBO die momenteel een grootte heeft van 1.78 GB.

Op zich geen reden tot direkte paniek, hooguit een voormelding dat er binnenkort wel aktie moet worden ondernomen. Zoals bij meerdere toepassingen geldt ook voor Visual Foxpro een limiet van 2 GB voor de grootte van een tabel. Bedenk dat je 17 jaar erover gedaan hebt om op 1.78 GB uit te komen, dan 'verbruik' je ongeveer 100 MB aan boekingen per jaar en zou je theoretisch gezien nog 2 jaar vooruit kunnen.

Er zijn twee alternatieven:

a. Overstappen op de ADS versie van Profit. De ADS versie van Profit ziet er precies hetzelfde uit als de normale versie van Profit; de Gebruikers merken wat dat betreft aan de schermen niet dat ze met een andere versie werken. Toch verschilt deze wezenlijk met de normale versie, immers, in de ADS versie wordt niet meer gebruik gemaakt van de native Visual Foxpro tabellen (die tot 2 GB gelimiteerd zijn), maar wordt de data beheerd en opslagen via een Advantage Database Server (ADS). Dit betreft een omgeving waar je tabellen vele malen groter kunnen zijn dan deze 2 GB; we hebben al klanten waarbij met tabellen wordt gewerkt die 45+GB groot zijn.
Tevens is deze omgeving formeler. De Advantage Database kan beveiligd worden zodat niet zomaar een gebruiker jouw tabellen kan benaderen zonder autorisatie. Ook kan deze database met SQL worden benaderd waardoor bijv. statistieken sneller kunnen worden uitgevoerd (die hoeven niet meer record voor record te lezen, maar krijgen hun resultaat van de SQL Query terug). Aan het overstappen op de ADS versie zijn wel kosten verbonden.

b. Je blijft werken met de native Visual FoxPro database. Helaas, boven de 2 GB uitkomen gaat niet lukken. Wel hebben we ervoor gezorgd dat we wat tooltjes hebben ontwikkeld waarmee we bepaalde tabellen waarbij de 2GB grens overschreden kan worden kunnen 'opschonen'. Zo'n opschoonfunktie houdt dan feitelijk in dat je bepaalde data die je toch niet meer gebruikt uit de tabel kunt halen. Jouw 1,78 GB is opgebouwd uit boekingen vanaf 1999. Maar, wellicht doe je helemaal niets meer met alle boekingen van 1999 t/m 2009, en dus zou je die boekingen kunnen opschonen. Hoewel die data uit jouw boekingen bestand verwijderd wordt, maken we er wel een backup van. Mocht je later alsnog weer eens overstappen op de ADS versie (waarbij je tabellen wel groter kunnen zijn dan 2 GB) dan wordt deze data weer toegevoegd aan je ADS database en heb je alsnog die informatie weer terug. Voor je huidige VFP database geldt dat als je ADBO hebt opgeschoond t/m 2009, je geen mutaties meer kunt opvragen over die periode.
Maar... helemaal kwijt ben je het niet, want naast de boekingsmutaties hebben we ook nog "Afgesloten Perioden" en die blijf je wel behouden. Je kunt dus nog steeds financieel over 1999 t/m 2009 rapporteren, maar dan alleen op periodegrenzen! Dus rapporteren over januari 2008 t/m december 2008 is mogelijk, maar rapporteren van 16 januari 2008 t/m 21 januari 2008 kan niet (omdat daar de mutaties voor nodig zijn).


De opschoonfunkties voor tabellen die de 2 GB grens benaderen vind je via Hoofdmenu-9-5-9-3-1.

Om dat soort funkties uit te kunnen voeren moet je wel als gebruiker expliciet geautoriseerd zijn. Ten eerste voor het menu zelf (LOSYOS) en daarnaast voor iedere specifieke opschoonfunktie. Om ADBO op te schonen zijn er 2 funkties. Optie L verwijdert de boekingen uit een afgesloten periode, optie M verwijdert backups van eerder als verwijderd gemarkeerde boekingen. Opschonen doe je "t/m een periode" (je schoont bijv. alles op t/m 2009-12 waar het geen zin heeft om 2009 eruit te gooien maar 1999-2008 wel te behouden).

Hier kun je aangeven of je dit "voor alleen gebruik" wilt doen of niet. Technisch gezien is de run in staat om te draaien terwijl andere gebruikers aktief zijn in het systeem, maar, de run is 100x sneller als je dit voor 'alleen gebruik = Ja' doet. Merk op dat de ruimte pas echt vrij komt als de tabel gereorganiseerd is, en daarvoor moet sowieso iedereen uit het systeem. Merk ook op dat je de run in meerdere etappes zou kunnen opstarten, maar, eenmaal opgestart, ze niet onderbroken mag worden. Kill je een sessie dan loop je het risico dat je backupfiles niet juist worden bijgewerkt. Wat dat betreft kun je misschien beter 10x een jaar apart opschonen, dan ineens 10 jaren tegelijk.

Mijn advies:

* doe dit in een weekend waarin geen gebruikers in het systeem zijn
* start deze run op voor ieder jaar welk je wilt opschonen; dus, mocht je inderdaad 10 jaar eruit willen gooien, dan 10x de run opstarten
* vink de optie "tabel openen voor alleen gebruik aan" (= Ja)
* ADBO hoeft echter niet 10x gereorganiseerd te worden, dus, bij de eerste 9 jaren zou ik zeggen "reorganiseren = Nee", en bij het laatste op te schonen jaar "reorganiseren = Ja".

[Wouter Rijnbende]

Merk overigens op dat het scherm ook toont hoeveel diskruimte er is vrijgemaakt met je verwijder aktie. Het kan dus best zo zijn dat als je 3 jaar eruit hebt gehaald, je zoveel data hebt vrijgemaakt dat je ook weer 3 jaar langer vooruit kunt, en dat je vindt dat dat wel even voldoende is. Je kunt dan ook besluiten om de volgende jaren alsnog niet op te schonen. Niet vergeten dat je dan wel ADBO even handmatig moet reorganiseren via Hmenu-9-5-1.

[Dinand]

Dank je en helder.
Ik zal dit met Pascal overleggen.