Distributie Betalingen (Crediteuren) zijn m.i.v. heden aangepast m.b.t. het kunnen doen van een vooruitbetaling op een Inkooporder. De vooruitbetaling zal, bij het inboeken van de Faktuur, automatisch in mindering worden gebracht op het Faktuurbedrag.
In onderstaand voorbeeld wordt een Inkooporder toegevoegd voor 100 kisten aardbeien van 10 bakjes van 250 gram. De prijs van deze order bedraagt 100 x 10 x EUR 0,48 = EUR 480,-.
De Crediteur vraagt voor voorschot van EUR 250,-.
Vanuit Raadplegen Inkooporders (Hmenu-4-1-1) kan middels toets Shift+F6 het menu Overige Funkties worden aangeroepen.
Keuze "A" leidt hierin tot Raadplegen Distributie Betalingen voor de geselekteerde Inkooporder.
Ondanks dat er (naar verwachting) niet meerdere Vooruitbetalingen voor één Inkooporder gedaan zullen worden, is hier toch een Raadpleegfunktie opgenomen, omdat dit (als middel) op een duidelijke manier inzage geeft in "zijn er al vooruitbetalingen gedaan", "wat is de status van de vooruitbetaling", "wanneer is het betaald" c.q. de mogelijkheid om de vooruitbetaling weer te verwijderen indien ze verkeerd is geboekt. In eerste instantie leidt deze (nieuwe) Inkooporder tot een leeg grid, immers, er zijn nog geen vooruitbetalingen geboekt.
Op de gebruikelijke manier kunnen we nu met toets F4 een vooruitbetaling (Distributie Betaling) toevoegen.
In het kader bovenin het scherm worden de gegevens van de Inkooporder getoond. In het geval dat de Faktuur van een andere Crediteur komt dan de Leverancier, wordt dit ook vermeldt. Uitgangspunt is dat de vooruitbetaling zal geschieden aan de Crediteur die ook de Faktuur zal sturen. Rechts boven in het scherm wordt het orderbedrag getoond, opdat bij afspraken als "50% vooruitbetalen" eenvoudig kan worden uitgerekend wat het bedrag moet zijn. De omschrijving zal default worden gevuld met de inhoud van rubriek 'Referentie Werkorder' van de Inkooporderheader.
Middels rubriek 'Via Betalingsrun J/N' kan worden geregeld dat de Distributiebetaling als betaling wordt klaargezet om te worden opgepakt in de eerst volgende toe te voegen Betalingsrun. Informatief wordt achter deze rubriek het huidige IBAN nummer getoond welke bekend is van de opgegeven Crediteur, opdat we bij het doen van de vooruitbetaling al kunnen zien of er een rekeningnummer bekend is. Als rubriek 'Via Betalingsrun' met 'Nee' wordt beantwoord is het uitgangspunt dat u zelf zorgdraagt voor de betaling. De te koppelen Journaalpost zal dan de vooruitbetaling moeten journaliseren aan Kas / Bank / Giro (of desgewenst iets anders).
Nb: Voor een betaling via een Betalingsrun kan bij deze Distributiebetaling een 3 tal betalingsomschrijvingsregels worden ingevuld die uiteindelijk op het bankafschrift van de crediteur terecht zullen komen.
Na F1 zal de vooruitbetaling worden gejournaliseerd (zie hiervoor dezelfde Interfaces als voor een normale Distributie Betaling (ADCBCRTV)) en wordt de Distributiebetaling opgenomen in het Raadpleegoverzicht.
Vervolgens levert de Leverancier zijn/haar goederen, en vervolgen we het verhaal bij het Vastleggen van de Ingekomen Faktuur.
Het mag voor zich spreken dat als we enkel een Financiële Faktuur inboeken we daar niet veel mee kunnen in kombinatie met een vooruitbetaling op een Inkooporder; om gebruik te kunnen maken van het automatisch afboeken van de vooruitbetaling zullen Fakturen moeten worden ingeboekt gekombineerd met de Faktuurkontrole, waarin we afletteren op specifieke Inkooporders, en derhalve het systeem weet dat er vooruitbetalingen zijn verricht voor deze orders.
Via de Faktuurkontrole (Hmenu-4-3-2) boeken we een Ingekomen Faktuur van EUR 480,-.
Deze Ingekomen Faktuur wordt vervolgens afgeletterd op onze Inkooporder.
Bij het Afsluiten van de Faktuurkontrole zal de eventueel gefaktureerde BTW worden opgegeven.
Daarna volgt de melding of we de Faktuur willen afsluiten, gevolgd door 'of de Faktuur betaald mag worden'. Als er een vooruitbetaling gevonden wordt voor een (of meerdere) van de Inkooporders waarop is afgeletterd, zal deze vooruitbetaling worden afgeboekt op het Faktuurbedrag. Dat de vooruitbetaling is afgeletterd wordt in onderstaande melding getoond.
Merk op dat het afboeken van een vooruitbetaling altijd plaatsvindt ongeacht hoe de vraag 'mag de faktuur betaald worden J/N' is beantwoord, immers, de vooruitbetaling
is al betaald!
Als we nu in de Crediteuren Subadministratie kijken (Hmenu-7-4-2-2) dan vinden we daar de Ingekomen Faktuur met een status 'Gedeeltelijk Betaald'. Van het Faktuurbedrag incl. BTW (ad EUR 580,80) staat nu nog EUR 330,80 open (immers de Distributiebetaling van EUR 250,- is hierop in mindering gebracht).
Financiële Interface's
Het vastleggen van de Distributiebetaling journaliseert de vooruitbetaling via Interface ADCBCRTV.
Het tijdens de Faktuurkontrole afletteren van de vooruitbetaling op de zojuist ingeboekte Faktuur wordt gejournaliseerd via Interface LORIGKCB.
Hoe beide Interfaces aangestuurd worden (en ingericht moeten worden kwa Journaalpostdefinitie) is beschreven in de Interface Helptekst, te vinden met toets Shift+F5 vanuit Raadplegen Financiële Interfaces (Hmenu-7-8-6-1).
Uitgangspunten:
* De vooruitbetaling wordt verricht aan de Crediteur die de Faktuur stuurt.
* De vooruitbetaling betreft een betaling in dezelfde Valuta als waarin de order gefaktureerd wordt.
* Automatisch afletteren van een vooruitbetaling is alleen mogelijk tijdens het Vastleggen van de Ingekomen Faktuur gekombineerd met de Faktuurkontrole.
* Indien achteraf een Distributiebetaling die op een Faktuur is afgeboekt wordt verwijderd, komt de Distributiebetaling (en de Faktuur) weer open te staan. Via Distributiebetalingen Crediteuren kan de betaling dan alsnog worden afgeletterd, doch daarbij wordt niet meer een specifieke Inkooporder gerespekteerd. Dit mede, omdat als de Faktuur bijv. lager blijkt dan de vooruitbetaling, we het bedrag ook niet meer op andere Fakturen zouden kunnen afletteren.
Indien een van deze uitgangspunt u beperkt in de registratie van vooruitbetalingen, kan dit middels aanvullend maatwerk worden aangepast.
