Waar we aan de Crediteurenzijde een formele module hebben voor Automatische Betalingen, hebben we dit aan de Debiteurenzijde nooit mogen maken. "Mogen", omdat het "te duur" werd. Automatische Incasso aan de Debiteurenzijde is derhalve opgezet als niet veel meer dan een "print", die de data naar een tekstbestandje print conform de layout van SEPA.
Zonder het bestaan van een formele "Incassorun" zal "de print" niet veel anders doen dan een bestandje aanmaken welke (indien door de bank verwerkt) triggert dat het geld van de rekening van uw klant wordt afgeschreven, op uw rekening wordt bijgeschreven, en wel met een omschrijving zoals door u geļnitieerd. Voor het bijschrijven van de bedragen op uw bankrekening is nimmer wat ontwikkeld, immers, die bedragen rollen vanzelf wel binnen op uw rekening, en kunnen op de gebruikelijke wijze (net als dat de Debiteur zelf betaald) worden afgeboekt.
In praktijk werkt e.e.a. nog iets anders... U heeft een incasso kontrakt bij uw bank (daarvoor moet u geld betalen) om tot een bepaald bedrag te kunnen incasseren. Technisch gezien is de bank in staat om iedere incasso separaat op uw afschrift te vermelden, maar, voor iedere 'betaling' op uw rekening zal u kosten moeten betalen. Veelal wordt ervoor gekozen om dit bedrag ineens bij te laten schrijven op uw rekening.
Het komt er op neer dat als u een Incassobatch aanlevert met 1000 fakturen met een totaalbedrag van zeg EUR 250.000,- de bank direkt deze EUR 250.000,- op uw rekening stort, en daarna de afzonderlijke postjes zal proberen af te schrijven van de rekeningen waarvanaf deze geļncasseerd moeten worden. Indien dat niet lukt, omdat er geen geld op die rekening staat, zal het bedrag gestorneerd worden (het door de bank voorgeschoten bedrag wordt dan weer teruggevorderd). Ook kan het zijn dat uw klant het niet eens is met een afschrijving, en dat het bedrag door de Debiteur zelf gestorneerd wordt.
Indien we een batch insturen van 1000 Fakturen (zeg zo'n 15 A4 tjes met fakturen), en de bank schrijft dit bedrag in 1 bedrag bij op uw rekening, dan zullen we de print met 15 A4 tjes waarop staat welke fakturen geļncasseerd zijn goed moeten bewaren, immers, zodra het totale bedrag wordt bijgeschreven zullen we (handmatig) deze 15 A4 aan fakturen als 'betaald' moeten boeken.
Per heden een kleine uitbreiding op de Automatische Incasso software: middels een rubriek "Journaliseren als geļncasseerd J/N" kan nu worden aangegeven dat we een ter incasso aangeboden faktuur direkt als "betaald" moeten journaliseren. We anticiperen er hiermee op dat het bedrag welke we incasseren zullen kunnen afschrijven (net als de bank doet, die ons het bedrag alvast voorschiet). Indien deze rubriek met "Ja" wordt beantwoord zal er per faktuur een journaalpost volgen in de vorm:
1. Bank (of "ter incasso aangeboden fakturen")
2. Betalingskortingen
3. Aan Debiteuren
De Faktuur zal direkt als "betaald" worden geregistreerd, doch de betaling zal in de toekomst worden gejournaliseerd per de "gewenste verwerkingsdatum". Zou u vandaag nog een Ouderdomsanalyse Debiteuren printen, dan staan de fakturen hier nog open op, maar zou u over een paar dagen de print nogmaals bekijken, dan zijn de fakturen voldaan.
Het direkt als "betaald" boeken van de Fakturen heeft als voordeel dat we achteraf niet meer 15 A4 aan fakturen als 'betaald' hoeven te boeken; we maken direkt bij het aanmaken van de Incassobatch 1000 journaalpostjes waarmee de faktuur als betaald geboekt wordt (hetgeen ons oplevert dat we dit niet 1000x zelf hoeven te doen). Indien nu een Faktuur alsnog niet kon worden afgeschreven, of gestorneerd werd, zal de bank ons daarvan op de hoogte stellen. Het bedrag (wat eerder door de bank werd voorgeschoten) wordt nl. weer van uw rekening afgeboekt, en uit de omschrijving zal blijken dat het om een stornering gaat van uw incassobatch. U hoeft nu simpelweg alleen nog maar die faktuur op te zoeken, en de betaling op die faktuur te verwijderen; daarna staat de faktuur gewoon weer open.
Resumer, in plaats van bij alle fakturen die wel betaald zijn te moeten journaliseren dat ze betaald zijn, hoeft u nu alleen nog maar die paar fakturen te korrigeren die alsnog niet konden worden afgeschreven; per saldo een flinke performance winst.
Merk op dat u zelf bepaalt (in de te koppelen Journaalpostdefinitie) hoe u regel #1 wilt journaliseren. Regel #1 kunt u nl. boeken op een algemene rekening "ter incasso aangeboden fakturen", maar u kunt deze ook rechtstreeks naar uw bankrekening laten verwijzen.
De 2e methode is verreweg het simpelst, immers, op de gewenste verwerkingsdatum is als vanzelf uw bankrekening bijgewerkt, en zodra u een betaling ongedaan maakt a.g.v. een stornering, wijzigt uw banksaldo direkt mee. Het nadeel van de 2e methode is dat het niet zeker is dat het bedrag ook echt op die datum door uw bank wordt bijgeschreven, en zo niet, dan klopt uw banksaldo niet. Kies er voor dit via een tussenrekening (ter incasso aangeboden fakturen) te laten lopen, en u heeft e.e.a. zelf in de hand. Dit impliceert wel dat zodra het bedrag door uw bank wordt voorgeschoten, u een boeking "Bank / Aan ter incasso aangeboden fakturen" dient te boeken, en dat als een betaling verwijderd wordt (omdat de debiteur het bedrag storneerde) het saldo niet op de bankrekening, maar op die tussenrekening open komt te staan. De keuze wat handiger is is aan u.
Nb: De Boekdatum is overigens altijd "de gewenste verwerkingsdatum", dus įls u er voor kiest om de betalingen op een rekening "ter incasso aangeboden fakturen" of i.d. te boeken, dan zal deze rekening worden gejournaliseerd per de datum waarop het bedrag van uw bankrekening zou worden afgeschreven. Misschien is een rekening in de vorm van "verwachtte incasso bijschrijvingen" dan beter (immers, dat verwachten we op de gewenste verwerkingsdatum).
| Funktie | Omschrijving | Dtm.Vl.Wyz | Dtm.L.Wyz |
| ADIFGN | Omschrijving (nog) niet bekend | 23-06-2015 | 07-07-2015 |
| ADPRDEAI | Automatische Incasso | 07-07-2015 | 07-07-2015 |
