Besteksnummers in offertes inclusief sortering op besteksnummer

[pascal]

Veel grote klanten vragen of we op onze offerte de besteksnummers kunnen vermelden.
Deze werken met zgn. bestekken en willen graag per bestek de artikelen die benodigd zijn op de offerte hebben.

Dus nu staat in offerte 20141010014:

Code:

Artikelnummer  	 *-* 	 Vvorm  	     Besteld
72015GRIJK     	   	ST     	436000
72015U10GRIJK  	   	ST     	4000
72015U15GRIJK  	   	ST     	11000
1020GRIJK      	   	ST     	371000
1020U8GRIJK    	   	ST     	7000
1020U15GRIJK   	   	ST     	12000

De offerteregels moeten per bestek gerangschikt worden. Dus zoiets als dit:

Code:

Besteksnr	Artikelnummer  	 *-* 	 Vvorm  	     Besteld
40100	1020U8GRIJK    	   	ST     	100000
40100	72015U10GRIJK  	   	ST     	1500
40200	72015GRIJK     	   	ST     	336000
40200	72015U10GRIJK  	   	ST     	2500
40300	1020U8GRIJK    	   	ST     	7000
40300	72015U15GRIJK  	   	ST     	11000
51500	1020GRIJK      	   	ST     	29000
51500	72015GRIJK     	   	ST     	436000
53000	1020GRIJK      	   	ST     	8100

Vraag is of er een veld ‘Besteksnummer’ aan de offerteregel toegevoegd moet worden.

Dan kan ik bv een aparte offerte-layout maken waar het veld Besteksnr als herhalende variabele toegevoegd kan worden.
Bij de debiteur kan ik vervolgens de voorkeurs-offerte layout ingeven.

Dit moet echter wel optioneel zijn - de huidige manier van werken (offertes zonder besteknummers) moet ook gebruikt kunnen worden. Vandaar ook mijn idee het via een aparte offerte-layout te regelen voor de klanten die dit wensen.

Het kontrakt moet qua werking niet te veranderen (hier wordt gekeken naar de HPP-datum, er wordt niet steeds per bestek geleverd). De 1020GRIJK in in het voorbeeld in besteksnummers moet dus als 1 regel met 37100 met stuks 1020GRIJK in het kontrakt komen en niet 2 regels van respectievelijk 29000 en 8100 stuks.

Kan dit? En zo ja, in welke orde van grootte moet ik denken qua werk voor deze oplossing?

[Richard Masseling]

Hallo Pascal,

Je hebt over een "Besteknummer" opnemen bij de Offerteregels. Maar daarnaast heb je het over "dat het Kontrakt" niet moet veranderen. Bedoel je hiermee Genereren Kontrakt Offerte? Moet er dan helemaal niets meer mee gebeuren? Wat als de klant heeft gezegd dat de Offerte voor Besteknummer xxxx wel akkoord is en voor Besteknummer yyyy uit dezelfde Offerte niet akkoord is? Wat moet er allemaal met het "Bestekenummer" gebeuren? Wat is precies de bedoeling van het "Besteknummer"? Stel dat er een uiteindelijk een Verkooporder wordt gegenereerd, is het dan voor de klant niet meer handig om te weten voor welk Besteknummer hij de Levering ontvangt? Wat als je gaat Faktureren? Zou het daar dan ook niet bij horen? Enz.

[pascal]

Goed punt, hebben we ook al aan gedacht.
Maar het is zo dat de klant (al een aantal jaren) vraagt of het besteksnummer op de offerte kan. Vwb kontrakten of verkooporders krijgen we dit verzoek niet.
Maken we het daarmee niet complexer dan nodig?

Daarbij speelt ook dat we bang zijn dat er dan wel heel erg veel regels in de kontrakten terechtkomen.
Het zijn er soms al erg veel (ROEDEN kontrakt KAPE01-ROOSTER is maar een heel middelmatig kontrakt maar bevat al behoorlijk veel regels). Wanneer dit ook nog eens opgesplitst wordt in regels met artikel per besteksnummer dan wordt het nog een factor x meer.

Dus is het dan nog wel werkbaar - maken we het dan niet complexer (en duurder) dan nodig?

[Richard Masseling]

Tja, het zal dan zeker duurder en complexer worden, maar aan de andere kant ook duidelijker en eerlijk gezegd, denk ik dat het vragen om een "besteknummer" bij de Offerteregels maar pas een begin is. Daarnaast blijft de vraag nog staan, van wat als de klant van de Offerte voor een bepaald "besteknummer" wel zijn akkoord geeft en voor een ander "besteknummer" in dezelfde Offerte niet zijn goedkeuring geeft? Daarnaast bedruipt mij opnieuw het gevoel dat het niet per Offerteregel maar per Offerte-Header zou moeten gebeuren. Wordt met een "besteknummer" niet een uit te voeren hoeveelheid (bouw)werk bedoeld? Dus de Offerte zou dan voor mijn gevoel voor het totale werk zijn en niet opgesplitst zijn in de (verschillende) regels (denk ik). Daarnaast, wat zou de klant eraan hebben om een Offerte te zien, waarbij in de regels wordt verwezen naar verschillende "besteknummers" en hij nadat akkoord is gegeven, niets meer kan zien m.b.t. de "besteknummer"? De klant besteld 20.000 stenen voor besteknummer "A" en 17.000 stenen voor besteknummer "B", je levert op enig moment 3.000 stenen, maar voor welk besteknummer? (He nu denk ik ineens, kan dat besteknummer niet net zo gezien worden al een Projekt?). Voor welk besteknummer was de Levering bedoeld? We maken alvast een (deel-)Faktuur van de Levering en uiterdaard wil de klant dit dan door belasten, maar a.d.hv. het ontbreken van het besteknummer, kan hij dat misschien weer niet zien? Ik roep maar iets,  maar mijn gevoel zegt van iets dat het opnemen van een besteknummer bij de Offerteregels of niet voldoende is (lees moet meer mee gebeuren, verderop in het systeem) of dat een Offerte voor een bepaald besteknummer zou moeten zijn.

[Peter]

Ik volg de discussie vanaf de zijlijn en moet even melden, dat een "besteknummer" of "bestek" gelijk staat aan een "opdracht" of "project". Met andere woorden; dit is bijvoorbeeld de opdracht "vernieuwen Stationsstraat Wierden". Een aannemer vraag voor zo'n werk een offerte op. Het besteknummer vullen we dus bij de header van een offerte.

Echter, in een bestek staan verschillende posten. Deze hebben een eigen bestekspostnummer. Bij het aanbieden willen we dus graag deze posten vermeld zien bij de offerteregels. Uiteindelijk hopen we natuurlijk dat de aannemer ons opdracht geeft. Vaak is dit voor het gehele werk, dus alle besteksposten, maar soms ook niet. In dat geval strepen we de materialen die hij niet nodig heeft uit de offerte voor we hem goedkeuren. Daarna zetten we de offerte om naar contract.

Stel dat alle besteksposten vermeld zijn in een contract, dan heb je misschien wel tien regels met "BKK8GRIJK". Jouw opmerking over die afname van 3000 stenen is helemaal terecht. Op de werkvloer passen uitvoerders vaak geen bestekspostnummer toe. Ze kijken op de tekening, roepen 3000 klinkers af bij ons en weten helemaal niet van welke post. Bij het ontwikkelen van HP richting bestekspostnummers wil je uiteraard geen kansen missen, maar ik denk dat het vooralsnog onhaalbaar is om in een contract besteksposten te vermelden. Dat is meer iets wat in de calculatiefase van een werk (lees offertefase) belangrijk is. Zet je zo'n offerte dus om naar contract, dan moeten alle besteksposten van bijv. de "BKK8GRIJK" bij elkaar opgeteld worden voor de contractregel wordt aangemaakt.

Kun je iets met mijn uitleg en mening?

[Richard Masseling]

Ok duidelijk.
Iets in de zin van Postnummer bij de Offerteregels. Reken voor het aanpassen van de Offerteregels en het beschikbaar stellen van een Layoutvariabele hiervoor maar eens op een uurtje of 4, het scherm zit namelijk te vol om nog maar ergens tussen geplaatst te kunnen worden.

Maar dan.... hoe gaan jullie nu dan om met als er 10 regels zijn in de Offerte van bijvoorbeeld de "BKK8GRIJK" en dit omzetten naar een Kontrakt? Nu worden de regels overgeslagen. Als de regels gesaldeerd moeten worden opgenomen, zal alles van die Offerteregel gelijk moeten zijn aan de Offerteregel die de eerste Kontraktregel voor de "BKK8GRIJK" had aangemaakt (denk hierbij ook aan het "Pak"/"Lagen"/"SD" enz. verhaal). Daarnaast bestaat de kans dat de Hoeveelheden bij elkaar opgeteld te groot gaan worden indien je gaat samentellen. Dus als we daar ook iets voor moeten maken, moet je toch op een paar uurtjes extra rekenen.

[Peter Stordiau]

Hey Peter, waar bemoei je je mee op een donderdag ??

Vandaag mag je je gang gaan.

[Peter Stordiau]

Stel dat alle besteksposten vermeld zijn in een contract, dan heb je misschien wel tien regels met "BKK8GRIJK". Jouw opmerking over die afname van 3000 stenen is helemaal terecht. Op de werkvloer passen uitvoerders vaak geen bestekspostnummer toe. Ze kijken op de tekening, roepen 3000 klinkers af bij ons en weten helemaal niet van welke post. Bij het ontwikkelen van HP richting bestekspostnummers wil je uiteraard geen kansen missen, maar ik denk dat het vooralsnog onhaalbaar is om in een contract besteksposten te vermelden. Dat is meer iets wat in de calculatiefase van een werk (lees offertefase) belangrijk is. Zet je zo'n offerte dus om naar contract, dan moeten alle besteksposten van bijv. de "BKK8GRIJK" bij elkaar opgeteld worden voor de contractregel wordt aangemaakt.

Kun je iets met mijn uitleg en mening?

Nu is het vrijdag en ik snap er al geen r*k van. Laat staan op een maandag.

Dat je in een offerte die posten noemt (wil noemen) begrijp ik. Dat je ze in een kontrakt c.q. verkooporder niet meer hoeft te zien snap ik ook. Hoe dit met samentellen enzovoort te maken kan hebben ... nee. En eerlijk gezegd denk ik dat Richard het nog beter "voelt" dan de Peters; hier klopt gewoon iets (ernstig ?) niet.

Zo, nu ga ik bedenken wat.

Trouwens, bestekSnummer ?

[Peter Stordiau]

Dus we hebben het over een offerte;

Aannemerij Teun Zwart heeft het voor elkaar gekregen om voor zowel het Station in Wierden de bestrating te doen, als om in Oene een stelletje belachelijke neprotondes in de grond te hameren. Teun Zwart is slim en praat ze in Wierden aan om steen AB te gebruiken, want die wil hij ook geruiken in Oene. En nu gaat Teun Zwart een flinke kwantum korting krijgen bij BBB, denk hij; Nu heeft hij van dezelfde steen niet alleen 30.000 nodig voor Oene, maar ook nog 3000 voor dat pruttelstraatje in Wierden.

Zwart dient dus twee aanvragen in voor dezelfde steen bij BBB;
Eén van de vele Peters aldaar gaat dit proberen in te brengen in 1 Offerte en als hij geluk heeft heeft Zwart er twee regels van gemaakt op zijn opgestuurde sigarendoos.
Peter brengt de regels in die met een beetje geluk zo ongeveer onder elkaar komen te staan in de Offerte zodat hij zelf ook goed kan zien dat het niet 3000 stenen betreft, geen 30.000, maar 33.000. Dat scheelt weer een staffeltje.


Ik kan nog wel verder gaan, maar ... lamenielache. Volgens mij zei je het zelf al, het is meer een calculatie gebeuren wat vooraf gaat aan de offerte. En vanaf daar wordt het wazig (ik kan ook zeggen dat *je* wazig wordt, maar dat is onnodig);
Zwart krijgt een keurige offerte en ziet bij beide regels een zelfde stuksprijs staan; misschien een klein verschilletje qua vrachtkosten, maar dat drukt Zwart's pret niet.
Stordiau, lid van de raad van bestuur van het Heilige Oene, krijgt het bestek te zien, vindt ronde rotondes maar gewoontjes en maakt er vierkante van. Zwart kan dat niet en de opdracht gaat niet door.
Het pruttelstraatje in Wierden gaat wel door, want Teun Zwart heeft toch een hele mooie aanbieding kunnen doen.
Het pruttelstraatje komt er echter niet, want de stenenlevencier blijkt failliet te zijn. Oorzaak : automatisering.

Zo ?

[Peter Stordiau]

Als je het met me eens bent snap ik het dus. Da's handig want dan kan ik je bij deze vertellen dat het weliswaar erg handig is dat Zwart ziet wat hij Wierden moet aanbieden maar dat dat ook alles is wat je moet zien te regelen. Dit komt m.i. best wel neer op die Layout Variabele met een Besteknummer, maar je zou naar een soort Definitieve Offerte moeten alvorens naar het Kontrakt over te hevelen. Je zegt het al (dacht ik) je fietst die overbodig regel(s) eruit en maakt er 1 regel van - in de offerte. Dan ben je er zelf bij wat je eventueel aanricht, maar feitelijk is het ook nog eens zo dat als Zwart Oene afmeldt hij formeel een nieuwe Offerte moet ontvangen voor de nieuwe situatie. Toch ? MAAR / EN :

Als er dan uiteindelijk 33.000 stenen op die Offerte staan en die komen in het Kontrakt, dan maakt het BBB niet meer uit of later alsnog een protestbeweging op gang komt in Oene en Zwart dus met 30.000 stenen blijft zitten voor z'n achtertuin.

Of ?

Of het is andersom omdat Oene wat anders is en blijft als Wierden al was het maar voor de Vrachtkosten en verdere zaken. DAN is alles anders want dan moet de aparte regel dus juist blijven bestaan - ook in het Kontrakt.

Kijk, ik doe er wat lang over, maar het laatste leidt natuurlijk alsnog tot een Kontrakt per Projekt. Hoe je (dan) je kwantumkortingen in de gaten houdt ... geen idee. Maar ik vermoed dat dat probleem hiermee niet verandert (lees : was al een probleem).

?

[Peter]

Driewerf zucht! Ik had idd niet op donderdag moeten reageren denk ik. Ik moet me nog even verder verdiepen in je antwoorden, maar krijg op voorhand wel de indruk dat we er hetzelfde in lijken te staan. Dat beangstigd me een beetje. ;-)

[Peter Stordiau]

maar krijg op voorhand wel de indruk dat we er hetzelfde in lijken te staan. Dat beangstigd me een beetje. ;-)

Dat vond of zag ik dus ook wel na al mijn ge-OH. Ofwel, niet zo makkelijk !