Dagelijkse export leveringsinformatie naar XML en PDF

[pascal]

In deze tijd van digitalisering willen meerdere klanten de pakbon/vrachtbrief digitaal ontvangen in een bepaalde digitale vorm.  Hiervoor is een export nodig waarin de leveringsinformatie staat in een formaat waar ze mee uit de voeten kunnen.

Hoe gaat dat nu in zijn werk en wat willen we graag:
Wanneer artikelen geleverd worden onderscheiden we de volgende stappen:

1.   Afroep / bestelling
   - Uitvoerder ontvangt een overzichtje van de te leveren materialen in PDF. Dit gebeurd nu ook en gaat goed en moet zo blijven.
2.   Levering
   - Chauffeur neemt vrachtbrief mee en laat één exemplaar achter
   - Uitvoerder en chauffeur passen vrachtbrief eventueel aan.
3.   Correcties op vracht worden doorgevoerd (Dit omdat wij niet met raaplijsten werken. Is verder voor deze kwestie ook niet relevant)
   - Denk aan bijvoorbeeld iets wat onderweg gesneuveld is
   - Denk aan fouten in de bestelling
4.   Genereren “werkbon” (bevat informatie geleverde artikelen) > Dit is derhalve de aanpassing
   a. Middels het beschikbaar stellen van een XML-bestand
   b. Middels het mailen van een PDF.
5.   Facturatie
   - Middels PDF per email
   - Per post

Mbt tot stap 4 krijgen we het verzoek van een aantal klanten deze “werkbon” digitaal aan te leveren.
Op deze werkbon moet minimaal de volgende informatie staan:
klant-id
projekt-id
artikelnummer
hoeveelheid + eenheid
Een voorbeeld van hoe dit bestand er uit moet zien heb ik bijgevoegd.

Er is een onderscheid in klanten die de informatie in de vorm van een XML willen ontvangen zodat ze de informatie in kunnen schieten (4a) en klanten die de informatie niet inschieten maar wel graag in digitale vorm willen ontvangen (we denken aan een PDF):

a.            Nadat correcties op order zijn gemaakt genereert Profit een XML-bestand.
Dit bestand met leveringsinformatie moeten we klaarzetten zodat de klant het bestand elke dag op kan halen.
Misschien dat dit via een export functie kan? De klant zet het bestand op hun zgn S@les Server (van Metacom) en kan het vanaf daar verder verwerken. Een voorbeeld met de gewenste indeling zie bijlage.

b.            Nadat correcties op de order gemaakt zijn, verstuurt Profit automatisch de orders van de dag er voor naar de uitvoerders die hierom gevraagd hebben. In principe dezelfde informatie als bij a. maar dan ‘leesbaar’ als bv PDF.

Waar we oa tegenaan lopen is: hoe weet Heart Profit dat de correcties zijn gemaakt en hoe ga je om met verkooporders waar geen correcties voor zijn? (naar welke status moet Profit kijken bij het genereren van de XML).  En hoe regel je dat de leveringsinfo van alle verkooporders ook digitaal worden verzonden. Bijvoorbeeld een rechtstreekse levering die er vandaag ingezet wordt met leverdatum van een paar dagen daarvoor wordt niet meegenomen als je kiest voor 'maak lijst met de leveringsinformatie van gisteren'.

En wat als een dag niet wordt gefactureerd. Volgens mij wordt dit lastig en zou het werken met extra statussen een uitkomst bieden bijv. een status erbij van gegenereerde werkbon. Dit zal wel een kostbare oplossing zijn. Waar ik nog aan zit de denken is het feit dat elke verkooporder handmatig nét voor facturatie wordt goedgekeurd. Is dat niet een moment om te zeggen. Genereer een xml bestand van die verkooporder? Of mail een pdf van de werkbon. Dit moet dan wel weer per klant in te stellen zijn zodat automatisch na het goedkeuren van de verkooporder (wat toch moet gebeuren) dit in werking wordt gezet door Heart Profit.
Zoals je ziet worstelen we zelf met de juiste oplossing, maar denken dat Heart Profit hier wel uitkomt.
Voor vragen kun je eventueel ook Peter Veldhuizen of Dinand de Lange bellen/mailen.

[Peter Stordiau]

Even niet echt inhoudelijk :

Er is een onderscheid in klanten die de informatie in de vorm van een XML willen ontvangen zodat ze de informatie in kunnen schieten (4a) [...]

Zo ... interessant wel. En dus ga jij ons nu onmiddellijk vertellen hoe die XML eruit moet zien ? Weet je wat ? aan 1 zo'n klant vragen lijkt me voldoende. Haha !

Anders gezegd : ik geloof er even niet veel van.
Nog anders gezegd : Dus wij bepalen hoe die XML eruit ziet en al die mooie klanten passen wel even "iets" aan zodat ze het op juiste wijze kunnen inschieten. Toch ?

Maar we geven gewoon PeterV de schuld.
En daarna horen we wel hoe het echt zit of moet.
En dat ik vast iets over het hoofd zie ...

[Johan]

Dit is dan toch gewoon de pakbon? Wij mailen deze in pdf naar die klanten die dat leuk vinden. Toegegeven; ik ken de situatie werken met 'project id' niet.

[Peter]

Nou, PeterV de schuld geven is natuurlijk altijd mogelijk. Dat is hij wel gewend. Ik krijg nog net niet de schuld van de Eerste Wereldoorlog... ;-)

Maar euh, even serieus; Pascal vergeet te vermelden dat S@les in de Bouw een branche-brede standaard is voor digitale communicatie tussen aannemers, handelaren en producenten. De XML die hij bijsluit betreft dus niet een door één klant vervaardigd bericht, maar een algemeen sjabloon. Wij vinden dit wiel dus niet zelf uit.

@Johan, inderdaad; je zou ook een PDF kunnen mailen, maar bij een PDF ga je nog steeds uit van een handmatige verwerking van de daarop vermelde informatie. Bij een pakbon in XML-formaat wordt de informatie digitaal verwerkt in het ERP-systeem van de klant. In dit geval noemt Pascal "Metacom", maar dat zou ook SAP kunnen zijn. Ongeveer 50% van de Grond-, Weg- en Waterbouw werkt met dit pakket dat door softwareleverancier Van Meijel wordt aangeboden, waaronder onze vijf grootste klanten.

[Peter Stordiau]

Nou, laat ik je dan maar meegeven dat dit het meest waardeloze XML bericht is wat ik in mijn leven heb gezien. Zo slecht en onbegrijpelijk dat ik me werkelijk afvraag welk systeem (laat staan welke systeMEN) dit ondersteunen.
Zonder handleiding kunnen wij dit niet maken (wat je als merkwaardig mag beschouwen).

Maar goed, ik geloof niet dat dit verder belangrijk is. Wel zal het er niet goedkoper op worden.

Laatste : dit lijkt weinig op een Pakbon wat mij betreft, en als het dat toch dan zullen we er alleen maar nog meer moeite mee hebben.
Lukken zal het vast wel ...

[pascal]

Peter, ik heb je eea gemaild ter verduidelijking.
Hopelijk kun je daar (beter) mee uit de voeten.
Graag hoor ik wat de kosten zijn voor de export, dan kan ik hiervoor een akkoord vragen.

[Peter Stordiau]

Ok.

Alleen ik zie geen email. Ook niet in m'n spam box ...

[pascal]

Ik heb gemaild naar het (oude?) AT heart-profit.nl
Nu nogmaals een poging naar de versie zonder streepje ertussen.

[Robert Hekkers]

Ook heart-profit.nl doet het nog steeds.

[Peter Stordiau]

Heb 'm in elk geval ontvangen. Die zonder "-" dan wel te verstaan.

[pascal]

Ok dat is mooi.

Spamfilter geeft wel voor beide mailtjes aan dat ze succesvol afgeleverd zijn, dus kan even niet zien waar het eventueel foutgegaan is bij het mailadres met streepje.
Maar ik zal voortaan het mailadres zonder streepje gebruiken.