Houdbaarheid meteen verstreken bij Toevoegen Voorraadmutatie

[Wouter Rijnbende]

Via een klant bereikte ons de melding dat een Voorraaditem, welke handmatig op voorraad gelegd werd, automatisch een houdbaarheidsdatum toegekend kreeg die in het verleden lag. Omdat de "oorzaak" hiervan ongetwijfeld voor meerdere gebruikers nuttig kan zijn om te weten, bij deze er maar even een forumtopic van gemaakt.

Normaliter zal voorraad ontstaan door een Goederen Ontvangst (Inkoop) danwel door het gereedmelden van een Produktieorder.

Een handmatige Voorraadmutatie zal eerder worden gebruikt om voorraad "af te boeken" (iets wat ingekocht-/geproduceerd wordt kan niet meer gebruikt worden) dan om voorraad "op te boeken". Toch is het mogelijk om voorraad "op te boeken", al was het maar om iets wat eerder "afgeboekt" is, weer teruggevonden wordt, en weer opgeboekt moet kunnen worden.

Als we bij het opboeken van een Voorraaditem een Chargenummer opboeken welke al in het systeem bekend is (of is geweest), dan zal het systeem zelf de Datum Charge bepalen, en de bijbehorende kostprijsgegevens. Als we echter een partij op voorraad leggen waarvan geen informatie bekend is (de partij zal worden opgeboekt met een zogenaamd dummy Chargenummer), kan het systeem niet "verzinnen" wanneer dit geproduceerd danwel ingekocht is, noch kan ze een "werkelijke kostprijs" bepalen. De gebruiker die de partij opboekt zal deze informatie moeten invullen op basis van wat ze bijv. van het etiket wat op de verpakking zit kan aflezen.

Omdat er ook bedrijven zijn die niets met Chargenummers doen, en alleen naar de voorraadhoogte kijken, is er een bedrijfsparameter "Datum Dummy Chargenummer" opgenomen die voor een dergelijke partij automatisch als Datum Charge toekent. Zo bedrijf legt handmatig 100 stuks op voorraad, en hoeft verder geen gegevens in te vullen. Omdat het systeem geen werkelijke kostprijs weet van een partij die ze niet kent, zal de voorraad worden opgeboekt tegen de voorgekalkuleerde kostprijs (Effektieve Kostprijs) van het produkt. Dat het systeem hier een dummy produktiedatum aan toekent, die mogelijk nog op 01-01-2000 staat of zelfs nog verder in het verleden, maakt op dat moment niet veel uit.

Zodra er met Houdbaarheid wordt gewerkt, geldt dat de THT wordt bepaald door de Datum Charge te verhogen met het standaard aantal dagen Houdbaarheid. Staat dit op 365 dagen, dan is een produkt standaard 365 dagen houdbaar na de produktiedatum.  Gaan we nu handmatig een produkt op voorraad leggen, en laten we het systeem de produktiedatum vullen met een datum 01-01-2000 die in een parameter is ingevuld, dan geldt dat de THT van een jaar automatisch leidt tot 01-01-2001, en leggen we feitelijk een produkt op voorraad die niet meer houdbaar is.

Fout ? Nee. Immers, als U meent met Houdbaarheid te werken, dan kán het niet zo zijn dat het pakket moet verzinnen t/m wanneer een produkt houdbaar is waarvan u niet eens weet waar de partij vandaan komt, wanneer ze geproduceerd is etc. De gebruiker moet deze informatie zelf invullen (overnemen van het etiket) danwel zal iemand een THT moeten bepalen.

De vraag komt dan ook veelal naar boven vanuit niet praktijkvoorbeelden. Een test in de testomgeving, waarbij we even snel iets willen leveren, een artikeltje verkopen, handmatig iets op voorraad leggen, om vervolgens te konstateren dat het niet geleverd kan worden. Overigens is toevoegen Voorraadmutaties enkele jaren geleden hierop aangepast dat er in zo'n geval een waarschuwing verschijnt die de gebruiker erop attendeert dat er voorraad wordt opgeboekt die niet meer houdbaar is.

Nb: De Datum Dummy Chargenummer die automatisch wordt toegekend aan een Dummy Chargenummer kan overigens via de Bedrijfsparameters worden gewijzigd. Ze is te vinden bij de Produktieparameters, Hoofdmenu-F5-F5-G, op het 1e Tabblad.