Verwerken facturen met 0-regels

[Johan]

We zijn nu een tijdje bezig met facturen te versturen via PostNL facturenpost. Gaat nu toch prima. Bovendien mailen we ook een deel van de facturen automatisch naar contactpersonen die de factuur per E moet ontvangen.

Maar nu komt daar ook nog even iets bij kijken, wat minder handig is. Mogelijk moet ik de oplossing wel in de hoek van "Testrun" zoeken.
We controleren namelijk de uitgaande facturen die per post gaan, altijd even op de regels, die een regelbedrag kennen van 0,00 euro.

Dit komt veelvuldig voor bij Statiegeldpallets die tegen 0,0001 euro worden gefactureerd, omdat er zelden sprake is van meer dan 50 pallets. (van 50 tot 150 pallets wordt het regelbedrag afgerond naar 0,01 euro). Maar dit komt af en toe ook voor als gevolg van niet ingevulde verkoopprijzen en dergelijke.

Omdat de facturen straks niet meer "op het bureau" verschijnen, zoeken we een oplossing om alle (nul-facturen en) nul-factuurregels inzichtelijk te krijgen vóórdat de factuur gemaild / geprint wordt.  Ik weet dat er na het genereren van de facturen een overzichtje uit kan rollen, die aangeeft welke Productieorders nog gereedgemeld zouden moeten worden ivm bepalen kostprijs.


Ik ben dus op zoek naar een functie die per Factuur, per factuurregel, het artikelnummer (+evt omschrijving), evt de debiteur(code)  en het regelbedrag toont. Alle 0 regels zijn daarbij relevant. Misschien is het ook handig om even het totaalfactuurbedrag te vermelden.

Aan de hand van dit overzicht kan verkoop zelf bepalen of ze de gegenereeerde facturen willen verwijderen, intern maken, of gewoon accepteren. Nadien zullen ze via "afdrukken uitgaande facturen" de facturen "afdrukken".

Wat zijn de mogelijkheden met betrekking tot een dergelijk overzicht? Het "nadeel" van de testrun lijkt me, dat je echt factuur voor factuur bij langs moet. Die lijkt het bovendien alleen te doen voor de facturen die per Mail moeten gaan.

[Wouter Rijnbende]

Laten we maar eens beginnen met waarom je überhaupt 0,0001 euro aan statiegeld berekent voor een pallet.

Een bedrag van rond de 10 euro lijkt me reëeler.

Het heeft er dus alles van weg dat je hier weer ergens een truc hebt verzonnen, die nu resulteert in fakturen die je eigenlijk niet wilt hebben, en waardoor je funktionaliteit nodig hebt om die fakturen eruit te filteren.

Tip: Print een gefaktureerd Verkoopoverzicht, Exporteer deze naar Excel, zet een filter op de nul bedragen, en je hebt ze.

Als je nou niet met een voorbeeld van pallets was gekomen die voor een belachelijk bedrag van 0,0001 euro in rekening werden gebracht, dan had ik nog kunnen bedenken dat je de klant een gratis monster wilt sturen, dit wel geraapt moet worden, verzonden moet worden, je er een order voor wilt aanmaken, en daar dus een faktuur uitrolt, maar, omdat het een gratis monster betreft, wil je geen faktuur versturen, en zo je deze toch uitprint, kost het je minimaal 45 cent voor een postzegel die PostNL je in rekening brengt, wat je probeert te voorkomen.

Aangezien dat het voorbeeld niet is, ben ik bang dat je ergens met je truc je eigen ellende kreëert 

Nb: Je voorbeeld m.b.t. het printje welke PO's nog gereedgemeld moeten worden i.v.m. bepaling van de kostprijs betreft een totaal andere situatie. Dat betreft de situatie waarin je in een PO output hebt opgeboekt, terwijl er nog geen grondstoffen zijn afgeboekt. De kostprijs is dus niet bekend, en derhalve MAG er niet gefaktureerd worden; de faktuur journaliseert kostprijs / aan voorraad, en als er geen kostprijs bekend is, zal dit per definitie foutgaan, en daarom mag het niet.

[Wouter Rijnbende]

Maar dit komt af en toe ook voor als gevolg van niet ingevulde verkoopprijzen en dergelijke.

Hier bestaat wel formeel iets voor, nl. een optie waarmee je vóóraf een Verkooporder expliciet moet goedkeuren voor Fakturatie, en die waarschuwingen bevat als de order verkoopprijzen van 0,00 bevat. Zolang de order niet vooraf goedgekeurd wordt, mag ze niet gefaktureerd worden. Op zich ook niet handig, want je haalt er flink wat werk mee op de hals.

[Johan]

.... dan had ik nog kunnen bedenken dat je de klant een gratis monster wilt sturen, dit wel geraapt moet worden, verzonden moet worden, je er een order voor wilt aanmaken, en daar dus een faktuur uitrolt, maar, omdat het een gratis monster betreft, wil je geen faktuur versturen, en zo je deze toch uitprint, kost het je minimaal 45 cent voor een postzegel die PostNL je in rekening brengt, wat je probeert te voorkomen....

Dit is juist wel het voorbeeld waar je aan moet denken bij mijn tekst:

... Maar dit komt af en toe ook voor als gevolg van niet ingevulde verkoopprijzen en dergelijke. ... 

een tweede voorbeeld kan zijn, dat de orderregel even op 0 euro wordt gezet, in afwachting van een prijs van de vertegenwoordiger.

Die managementinformatie: Ja dat is ongeveer wat ik zoek, ware het niet dat hij bij export naar excel die niveau's onder elkaar zet, waardoor het filteren wat lastig werkt. Dan zou je de LOSU tabel al kunnen gebruiken. Het zou mooi zijn dat een dergelijke lijst er na het facturen genereren op 1 of andere manier uit kwam rollen.

waarom je überhaupt 0,0001 euro aan statiegeld berekent:
Ik wil de klant laten zien hoeveel pallets hij ontvangt en hoeveel hij retour stuurt. Wij doen dit bij Statiegeldpallets die normaliter 75 euro per stuk statiegeld kosten. Maar als de klant weigert dit te betalen, dan geven we ze op blad 2 van wijzigen artikel, een tarief van 0,0001 voor te bepalen debiteur op. Zo hebben we op deze manier ook op de factuur inzichtelijk gemaakt, hoeveel pallets er gemuteerd zijn. Ik kan natuurlijk bij de debiteur op blad 6 onderaan  "statiegeld rekenen"  uitvinken(op nee zetten) maar dan wordt er geen melding meer van gemaakt op de  factuur. Daar statiegeld 0,0001 te rekenen, zien we die dingen tenminste wel terug op de factuur.

[Johan]

oh ja: nog een klein ding over die 0-regels mbt Statiegeldpallets: Als die statiegeld regels van 0 euro niet tevoorschijn komen is het ook helemaal prima; graag zelfs. Als je statiegeldregels eenvoudig weg kunt filteren maakt dat het gebruik van het overzicht er alleen maar beter op.
Ik heb dat statiegeldverhaal alleen genoemd om duidelijk te maken hoe 0-regels ook kunnen ontstaan. Voor statiegeld is dat niet erg, voor "gewone" artikelen wil men bij verkoop dit graag wel even zien.

[Peter Stordiau]

Als je nou niet met een voorbeeld van pallets was gekomen die voor een belachelijk bedrag van 0,0001 euro in rekening werden gebracht, dan had ik nog kunnen bedenken dat je de klant een gratis monster wilt sturen, dit wel geraapt moet worden, verzonden moet worden, je er een order voor wilt aanmaken, en daar dus een faktuur uitrolt, maar, omdat het een gratis monster betreft, wil je geen faktuur versturen, en zo je deze toch uitprint, kost het je minimaal 45 cent voor een postzegel die PostNL je in rekening brengt, wat je probeert te voorkomen.

Ik wilde toch even laten weten dat ik het "belachelijk" vind dat je überhaubt met zo'n tekst komt. Ik zou bijna willen zeggen : waar bemoei je je mee ? Nou ja, valt wel mee misschien, als je maar niet eerst de eigenlijke vraag had overgeslagen ...
Ik bedoel, hier gaat het toch totaal niet om ?

Ik moet zelf even naar het antwoord zoeken ... of het bevalt zien we dan wel weer.

[Peter Stordiau]

Maar nu komt daar ook nog even iets bij kijken, wat minder handig is. Mogelijk moet ik de oplossing wel in de hoek van "Testrun" zoeken.

Dus ... Misschien had Wouter het zo gezien dat jij met "Testrun" hetgeen bedoelt wat ervoor is gemaakt, en je daar dus al wel uitbent. Het originele topic zal ook ergens zijn, maar dit is een afgeleide :
Re: Wie kan mij helpen (PDF verhaal)

Dus eerst maar de vraag aan Johan of hij wetenschap heeft van deze ongeveer letterlijke "testrun", welke er in elk geval voor zorgt dat je e.e.a. op voorhand nog kan bekijken en aanpassen.

Ik ben dus op zoek naar een functie die per Factuur, per factuurregel, het artikelnummer (+evt omschrijving), evt de debiteur(code)  en het regelbedrag toont. Alle 0 regels zijn daarbij relevant. Misschien is het ook handig om even het totaalfactuurbedrag te vermelden.

Dat doet die testrun dus wel, in die zin dat je domweg alle letterlijke emails te zien krijgt die echter nog niet zijn verstuurd. Dus, weet je dat dit bestaat ?
Of dit past binnen jouw PostNL gebeuren ... zal wel niet 100% ...

[Peter Stordiau]

Ik heb dat statiegeldverhaal alleen genoemd om duidelijk te maken hoe 0-regels ook kunnen ontstaan.

Mocht je hier n.a.v. Wouter's ideeën op verder willen gaan, open er dan een nieuw topic voor. Ok ?

[Wouter Rijnbende]

Het zal wel aan mij liggen, maar als je enerzijds schrijft dat je de pallet berekent om aan de klant duidelijk te maken hoeveel pallets er gefaktureerd zijn, om dat vervolgens te kombineren met "als het een faktuur van 0 euro is, moet hij niet geprint worden, want dat scheelt weer een postzegeltje van 45 cent", hoe ziet die man dan hoeveel pallets je geleverd hebt?

Het gaat m.i. om het lokaliseren van orderregels waarbij geen prijs is ingevuld. Achteraf kontroleren lijkt me achter de feiten aanlopen. Gaat goed bij de gratie dat je als procedure eerst een testrun of i.d. gebruikt, maar doe je dat niet, en verstuur je de fakturen electronisch (EDI) of per mail, dan weet je hooguit dat je een verkeerde faktuur verstuurd hebt.

Verder is dus speciaal voor dit doel die toets "goedkeuren VO voor Fakturatie" ontwikkeld, opdat je niet tóch per ongeluk een faktuur de deur uit stuurt met een verkeerde prijs (niet alleen prijs 0,00, maar kan gebruikt worden om de hele order te kontroleren voor fakturatie). Dit zal mogelijk teveel werk opleveren, want je moet alle orders dan kontroleren.  De print "Nog te faktureren Verkooporderregels" zal in principe ook wel voor fakturatie tonen wat er gefaktureerd kan worden, en tegen welke prijs. Ook daar zul je op voorhand wel 0,00 uit kunnen halen (eventueel met een filter).

Betere oplossing (en vóóraf):

* Bedrijfsparameter 'niet faktureren verkooporders met prijs 0,00'

* Bij een Verkooporderregel om een rubriek "Gratis J/N" vragen. Alleen indien de prijs van de VO regel 0,00 bedraagt, kan deze rubriek op J worden gezet, waarmee expliciet wordt aangegeven dat het de bedoeling is dat dit produkt gratis is; in het andere geval is men 'vergeten de prijs in te vullen, of weet men de prijs gewoon nog niet'.

* Faktuurrun zodanig aanpassen dat als één van de Verkooporderregels van een Verkooporder een prijs 0,00 heeft én niet expliciet is aangegeven dat het een gratis levering betreft, dan gewoon ervoor zorgen dat deze order niet gefaktureerd wordt.

Op die manier hoef je niet "alle" orders stuk voor stuk goed te keuren voor fakturatie, en gaat er alsvanzelf nooit een faktuur de deur uit als vergeten is een prijs in te vullen. Is dat tóch de bedoeling, dan kan men aangeven dat de regel expliciet gratis is.

[Peter Stordiau]

Niet helemaal denk ik. Naar mijn mening zou niemand fakturen de deur uit moeten doen die niet vooraf zijn bekeken. Dus, ergens onderliggend moét dit al een probleem zijn. Ofwel, als dat eenmaal herkenbaar is, heb je de rest meteen ook opgelost.
Neemt niet weg dat het misschien nog gemakkelijker is om de grootste berg ellende (die Johan's werkwijze natuurlijk uitlokt) voor te zijn. Maar dat is naar mijn mening dus nog niet voldoende ...

[Johan]

De print "Nog te faktureren Verkooporderregels" zal in principe ook wel voor fakturatie tonen wat er gefaktureerd kan worden, en tegen welke prijs. Ook daar zul je op voorhand wel 0,00 uit kunnen halen (eventueel met een filter).

Betere oplossing (en vóóraf):

* Bedrijfsparameter 'niet faktureren verkooporders met prijs 0,00'

Kijk, dat zijn nog eens praktische oplossingen.

Ik ben het er mee eens dat we geen fakturen de deur uit zouden moeten doen die niet vooraf zijn bekeken. Dit wordt wel heel erg bewerkelijk.

Maar die print moet al heel wat voldoening brengen volgens mij. Bedankt voor deze tip! Ik was dit overzicht inderdaad even kwijt. (mooi verstopt in de menustructuren)