Met ingang van heden kan middels een systeemparameter worden aangegeven hoe een Control-F2 (PDF Print) moet worden.
Dit, naar aanleiding van topic
http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=23242.0Het instellen gebeurt via Applikatie Parameters (Hmenu-9-3-1-2), d.m.v. het aangeven van de gewenste methode.
Methode #1 - Oude werkwijze
Deze methode heeft als uitgangspunt dat we een Control PDF print niet maken om haar op te slaan, maar om haar te kunnen mailen.
Zodra een printje (zoals bijvoorbeeld Printen Kostensoorten) middels Control-F2 naar PDF wordt geprint, volgt onderstaand popup.
Opslaan is i.g.v. methode #1 default Nee, opdat de print standaard niet wordt opgeslagen, of beter, hier geven we eerst aan of we "de intentie hebben de print te willen opslaan" (zie verder).
Openen PDF is default Ja, opdat het PDF document wordt geopend met bijvoorbeeld Adobe Reader (nb: hiermee is methode #1 niet helemaal 100% gelijk aan de oude methode, immers, bij de échte oude methode werd de PDF altijd geopend, en was er geen keuze voor "Nee"; deze optie is nu wel meegekopieerd vanuit de nieuwe methode).
Vanuit Adobe Reader kan de PDF dan via "Bestand, Bijsluiten bij E-mail" via een email worden verzonden.
In het eerder genoemde Popup geven we aan of we "de intentie hebben de print op te slaan". Stel dat we vooraf al zeker weten dat we de print niet zullen gaan opslaan, dan hoeven er verder geen vragen meer te worden gesteld omtrent het opslaan. Na het (al dan niet) openen van de PDF zijn we dan klaar.
Hebben we echter aangegeven de intentie te hebben de print op te willen slaan, dan is bij methode #1 het uitgangspunt dat de inhoud van die PDF bepaalt of we het document daadwerkelijk zullen willen opslaan. Staat alles er wel op? Klopt de Layout en het lettertype? Staat het bedrijfslogo in de print? Kortom, is de print "toonbaar".
Tegelijk met het openen van de PDF, verschijnt op de achtergrond de vraag:
Indien de PDF beoordeeld is en akkoord is bevonden, kan ervoor worden gekozen de PDF daadwerkelijk op te slaan. Indien blijkt dat de PDF nog niet volledig is, kunnen eventueel ontbrekende gegevens worden aangevuld (in Profit) waarna de print opnieuw kan worden opgestart. De gedachte achter deze werkwijze is om de PDF prints die als "onvolledig of fout" zijn beoordeeld alsnog niet te hoeven opslaan.
Nieuw bij deze oude werkwijze is de rubriek "PDF openen J/N". Indien we nu in het popup aangeven dat we wél de intentie hebben de PDF print op te slaan én we vinken "PDF openen J/N" uit, dan wordt de werkwijze "eerst beoordelen, en daarna bepalen of we e.e.a. daadwerkelijk willen opslaan" onderuit gehaald. Zonder het document te openen valt er weinig te beoordelen. In die situatie zal de PDF dan ook alsnog zonder de bevestigingsvraag worden opgeslagen.
Nb:
Een printje welke naar PDF wordt geprint, leidt standaard tot een file <d:>\TROEP\PRFILE.PDF.
Willen we e.d. document gaan mailen, en zouden we de PRFILE.PDF mailen, dan krijgt de ontvanger altijd een PRFILE.PDF per mail. Laten we in plaats van "Printen Kostensoorten" eens "Printen Pakbon" als voorbeeld nemen. Een klant kan meerdere Verkooporders (en daarmee Pakbonnen) hebben. Zouden we die allemaal mailen als "PRFILE.PDF", dan kan de ontvanger deze prints niet zomaar "Opslaan", immers, de PRFILE.PDF attachment zou een eerdere versie doen overschrijven.
Derhalve is het m.b.v. parameters mogelijk om in te stellen hoe de bestandsnaam moet worden bepaald, en biedt het popup de mogelijkheid deze bestandsnaam te overschrijven.
Zodra het popup met [OK] wordt beantwoord, zal de PRFILE.PDF in de \TROEP directory al worden doorgekopieerd naar de opgegeven Bestandsnaam (eveneens in de TROEP directory). Immers, ook als we ervoor kiezen om de print
niet op te slaan, zullen we deze nog steeds een naam "Pakbon VO 20110309001-01.PDF" prefereren boven de naam PRFILE.PDF.
Hoewel de kombinatie "Opslaan = Nee" + "PDF openen = Nee" niet zinvol lijkt, krijgt ze nu alsnog een extra wending. Immers, we genereren dan wel een PDF, kunnen ook de naam beïnvloeden, maar slaan de PDF niet op op het netwerk, en openen de PDF ook niet. Wat er in deze situatie wél gebeurd, is dat de PRFILE.PDF binnen de TROEP directory wordt doorgekopieerd naar de opgegeven bestandsnaam "Pakbon VO 20110309001-01.PDF". Hierdoor ontstaat er een snelle methode om een PDF file te kreëren die we buiten Profit om als attachment aan een email bericht zouden kunnen toevoegen.
Methode #2 - Nieuwe werkwijze
Deze methode anticipeert erop dat we helemaal niet iedere keer de gegenereerde PDF gaan kontroleren hoe ze eruit ziet om te beoordelen of ze wel of niet opgeslagen mag worden. Als we weten dat de layout goed is, en we als uitgangspunt nemen dat alle gegevens voor het overzicht goed zijn ingevuld, en we weten dat het "Printen naar PDF mechanisme" goed is ingericht, dan zal iedere ^ PDF print opleveren wat we ervan verwachten, en hoeven we dat niet steeds weer opnieuw eerst te beoordelen, waardoor we een stuk sneller kunnen werken.
Bij methode #2 is de defaultwaarde voor "Opslaan J/N" gewijzigd in Ja. Tevens wordt deze rubriek nu niet meer gebruikt als "hebben we de intentie de print op te slaan J/N" met achteraf nog een bevestiging óf we de print daadwerkelijk willen opslaan, maar zal de invulling van deze rubriek leidend zijn voor het al dan niet opslaan. Achteraf zal er niet nogmaals om een bevestiging worden gevraagd.
"PDF openen J/N" is nu standaard uitgeschakeld (Nee).
