M.i.v. deze Releasenote bestaat er een importfunktie om de boekingsgegevens van Uitgaande Fakturen vanuit softwarepakket Reflex te importeren.
Deze importfunktie is ontwikkeld om data te importeren vanuit het softwarepakket "Reflex 3000 for Windows", maar mogelijk werkt deze ook vanuit andere Reflex versies.
De aangeleverde data ziet eruit als:
Hieruit kunnen we opmerken dat het feitelijk een "Journaalpost" betreft die wordt aangeleverd. Deze Journaalpost zal als zodanig worden geďmporteerd. Tevens zal er uit de gegevens van de Journaalpost een Uitgaande Faktuur worden gegenereerd (mits die nog niet bestaat).
Doel van deze importfunktie is om fakturen die in een ander pakket worden gegenereerd, in Profit in te lezen, en vanuit Profit de verdere afhandelingen te verrichten (boeken van Betalingen, Aanmanen etc.). Nb: Reflex schrijft deze data weg als CSV bestand. Een CSV bestand heeft normaliter in het 1e record een opsomming van de headers van de aangeleverde waarden. Deze ontbreken in deze file. Binnen Profit zal de file als een Comma Delimited bestand worden ingelezen.
Bij het importeren van een bestand met Journaalposten zal alles of niets geďmporteerd worden. Alle faktuurboekingen moeten eerst akkoord bevonden zijn alvorens ze daadwerkelijk worden ingelezen. Van de te importeren gegevens wordt bijv. gekontroleerd of de Debiteur kan worden bepaald, of de Faktuur niet reeds bestaat, of de specifikaties van omzet en btw overeenkomt met het totale Faktuurbedrag etc.
De volgende gegevens worden door de importfunktie gelezen uit bovenstaande data:
DEBET:
* Helemaal aan het begin staat een cijfer 0, 1, 2, 3, 4. Dit betreft een volgnummer van de boekingsregel. Het nummer zal net zo lang kunnen ophogen als dat er boekingsregels zijn, doch zal altijd beginnen met een regel "0" staat. Deze regel 0 wordt gezien als de Debiteurenregel. De overige regels betreffen de bij de Debiteur in rekening gebrachte bedragen (omzet, statiegeld). Iedere nieuwe Faktuur MOET met een regel 0 beginnen.
* "11001895" betreft het Faktuurnummer. Deze is bij alle regels van dezelfde Faktuur gelijk.
* "Testklant b.v." is de naam van de klant in Reflex. Met deze informatie doen we verder niets binnen Profit. * "070211" betreft de Faktuurdatum. Deze waarde is bij alle regels van dezelfde Faktuur gelijk.
* "28610" bij regel 0, betreft de Identifikatie van de Debiteur binnen Reflex. In Profit zullen de Relaties op een andere manier geďdentificeerd (mogen) zijn. Om de match met het Debiteuren-Id binnen Profit te kunnen maken, zal de Importfunktie erop anticiperen dat deze Reflex identifikatie als "Zoeknaam" is opgenomen bij de Relatiegegevens in Profit. De importfunktie zal dus op zoek gaan naar een Relatie waarbij "28610" als Zoeknaam is opgegeven, en vindt zodoende de Debiteuren-Id zoals deze in Profit gebruikt wordt.
* "93.16" op regel 0 (de Debiteurenregel) betreft het totale Faktuurbedrag, inklusief btw.
* "090311" wordt gelezen als de Vervaldatum van de Faktuur.
CREDIT:
De overige regels (die niet met 0 beginnen) bevatten de Creditzijde van de journaalpost.
Hierin (Excel rij 2 en 3) geldt dat:
* "305010" <> "805500" betreft de Grootboekrekening zoals door Reflex aangeleverd.
* "18" <> "47.26" betreft de omzet exklusief btw.
* "" <> "1" betreft de BTW Kategorie uit Reflex. Deze BTW Kategorie kan de waarden leeg (geen btw van toepassing, bijvoorbeeld Statiegeld), "0" (0 tarief btw, bijv. afrondingsverschillen), "1" (btw tarief laag), of "2" (btw tarief hoog) hebben.
* 0 <> 2.84 betreft het btw bedrag, berekend over de omzet exklusief btw uit de betreffende regel.
VERSCHILLEN:
In Excel rij 5 en 9 zien we een regel die (in dit voorbeeld) een Grootboekrekening "170110" aanstuurt. Dit betreft een rekening "Afrondingsverschillen", welke rekening door Reflex gebruikt wordt om de journaalpost in evenwicht te krijgen. Als het goed is zal het hier om centen kwesties gaan. Merk op dat bij deze regels de btw kategorie "0" wordt toegepast.
FINANCI LE INTERFACE
De boekingsregels uit bovenstaande CSV zullen in Profit worden ingelezen als Batchboekingen voor de funktie ADAGIEFR. Hierbij worden de volgende Journaalpostregels aangestuurd:
1 = Debiteuren 2A = Aan Statiegeld verplichtingen (Omzet BTW Kategorie " ") 3A = Aan Afrondingsverschillen (Omzet BTW Kategorie "0") 4A = Aan Omzet BTW Kategorie #1 (Omzet BTW Kategorie "1") 4B = Aan BTW Kategorie #1 (BTW bedrag BTW Kategorie "1") 5A = Aan Omzet BTW Kategorie #2 (Omzet BTW Kategorie "2") 5B = Aan BTW Kategorie #2 (BTW bedrag BTW Kategorie "2")
Hiermee wordt alle "omzet" geboekt op de "A" regels, en de "BTW" op de "B" regels. Indien het BTW bedrag 0 betreft, zal er géén Batchboeking worden aangemaakt (derhalve is er ook geen regel 2B en 3B).
De Grootboekrekening bij 4B zal gevuld moeten worden met de Grootboekrekening voor "Af te dragen BTW 6%", en bij 5B zal de Grootboekrekening "Af te dragen BTW 19%" moeten worden ingevuld.
Indien de Omzetgroepen van Reflex gerespekteerd moeten worden, zal Uw rekeningschema v.w.b. de alhier aangestuurde rekeningen overeen moeten komen met hoe e.e.a. binnen Reflex gedefinieerd is. Ervanuitgaande dat het doel van de importfunktie slechts "het kunnen incasseren van deze gelden" betreft, maakt het U wellicht niet uit op welke Grootboekrekening e.e.a. gejournaliseerd wordt, en kan de Grootboekrekening in de Journaalpostdefinitie worden overruled met de rekening "Opbrengst Verkopen" of "Statiegeldverplichtingen".
| Funktie | Omschrijving | Dtm.Vl.Wyz | Dtm.L.Wyz |
| ADAG | Algemeen | 26-10-2005 | 17-02-2011 |
| ADAGIE | Omschrijving (nog) niet bekend | - - | 17-02-2011 |
| ADAGIEFR | Importeren Fakturen (en Journaalposten) Reflex | - - | 17-02-2011 |
| ADIFGN | Omschrijving (nog) niet bekend | 01-10-2010 | 22-02-2011 |
