mailadres afzender fakturatie - afdeling ipv persoon

[pascal]

We zijn inmiddels zover dat we de eerste klanten de faktuur per mail versturen.
Gaat harstikke mooi!

Iets waar we nog mee zitten is de afzender van de mail. Hiervoor wordt het mailadres van de op dat moment ingelogde gebruiker gebruikt, zie schermafdruk.
Is het mogelijk een mailadres van een afdeling in te vullen (facturatie@vdetc..)? Hiervoor heb ik al een gesharede mailbox aangemaakt en hier komt ook de testrun in terecht.
Wanneer een klant een vraag heeft over een factuur en de factuur-per-mail replyed, dan zien alle medewerkers van de afdeling de mail. Handig, omdat niet iedereen fulltime aanwezig is.

Misschien moet dit via een bedrijfsparameter geregeld worden?

[Wouter Rijnbende]

Tsja... hier kun je weer een komplete subadministratie bij verzinnen...

Registratie van emailadressen van afzenders op bedrijfsniveau, voor alle toepassingen waar vanuit het pakket een email verzonden kan worden.
Daar ben je er niet mee, want dat moet wellicht op Kontaktpersoonniveau, immers, voor één onderwerp kun je meerdere afdelingen hebben (voor binnenland/buitenland/overseas), met daarbij ook andere emailadressen. Daarna stellen dat indien ingevuld, dat mailadres wordt gebruikt als afzender, en anders het normale emailadres van de ingelogde gebruiker.

Misschien is het een idee om het alleen voor de documenten te doen die volgens een variabele layout worden verstuurd, om dan aan zo'n variabele layout een emailadres te kunnen koppelen. Hoef je er ook niet mee te zijn, want een engelse layout kun je nog steeds én voor buitenland én voor overseas gebruiken...

[Peter Stordiau]

Ik wilde dit gisteren niet zeggen. In plaats daarvan had ik willen zeggen : Maar *ik* had dat van die meerdere "behandelaars" verzonnen, niet Pascal. Maar ja, intussen zit dat er dus wel in. Dus, 3 mensen beoordelen de fakturen (nee, niet bij jullie) en op 1 email adres komen de reakties ?

Kan nog wel, maar dan moet de "behandelaar" bekend blijven. Kan het mooi worden door ge-emailed.

[pascal]

1 van onze grootste klanten vereist dat de digitale fakturen verstuurd worden vanaf 1 mailadres.
Vandaar deze kick: is dit op korte termijn te realiseren? Ze willen dit geregeld hebben per 1 oktober.

Dit hoeft dus alleen maar geregeld te worden voor de digitale fakturen die middels onderstaande funktie gemaild worden (de funktie wordt uitgevoerd nadat er al een testrun is uitgevoerd en de fakturen nagekeken zijn).
Het zou handig zijn dat Heart bij deze funktie detecteert dat LH of NL is ingelogd en dan het facturatie-mailadres gebruikt ipv het eigen mailadres.

De mensen die faktureren hebben send as-permissie op het mailadres fac...@vdboschbeton.nl, dit zijn LH en NL.

[Peter Stordiau]

Ze willen dit geregeld hebben per 1 oktober

BS. Niemand wil zoiets op 25 september geregeld hebben voor 6 dagen later. Dus misschien komen jullie er nu mee, maar de klant een jaar geleden ?

[Johan]

dit doe je toch met de kontaktpersonen van je bedrijf?   (bedrijfsparameters, relatieid verwijzend naar bedrijf-id)
dus onder "bosch" hangen je "kontaktpersonen" met dezelfde id als het het gebruikersid. Daar vul je bij beide gebruikers (beide kontaktpersonen van het bedrijf) een mailadres in, bijv. "Adminstratie@vdb...nl"

en dan is dat volgens mij de afzender. Althans, zo lijkt het te werken bij laco

[Wouter Rijnbende]

Johan, op zich kan dat natuurlijk de job doen, maar wat je daarmee feitelijk doet is je standaard emailadres wijzigen. Dus, bij gebruiker JVR zeg jij: mijn mail adres is "facturatie@xxx.nl". Tuurlijk. Vervolgens wordt je faktuur onder dat mailadres verstuurt... maar de rest van je mails ook... en ik denk niet dat dát de bedoeling is. Iedereen wil onder zijn eigen naam mails kunnen versturen en reakties terug kunnen ontvangen, maar alleen voor de fakturatie geldt dat je uit naam van een ander wilt kunnen mailen.

Dit dan, in tegenstelling tot wat Pascal zegt, niet afhankelijk van de ingelogde gebruiker, maar gewoon 'algemeen' of o.b.v. de debiteur, immers, onafhankelijk van wie er faktureert zal die klant vereisen dat de afzender dezelfde is.

[pascal]

Dit dan, in tegenstelling tot wat Pascal zegt, niet afhankelijk van de ingelogde gebruiker, maar gewoon 'algemeen' of o.b.v. de debiteur, immers, onafhankelijk van wie er faktureert zal die klant vereisen dat de afzender dezelfde is.

Wouter, bedoel je hiermee te zeggen dat je het 'algemeen' voor de funktie LOPRUF kunt realisren, dus dat igv deze funktie het mailadres fac...@vdboschbeton.nl gebruikt wordt? Zoja, wat kost het?

[Wouter Rijnbende]

"Alles" kan, maar zie ook mijn reaktie van januari 2011, welk niveau?
Vervolgens komt daar Peter's reaktie bij m.b.t. behandelaars.

Alvorens überhaupt iets te maken, zou ik eerst denken dat het juiste niveau bepaald moet worden;
dus, leg zoiets standaard op funktieniveau (Uitgaande Faktuur) en je weet zeker dat je geen 'afdelingen' aan kunt, waar dat bij de TestRun wel aan de orde is. Een invalshoek zou ook kunnen zijn dat we op basis van een bedrijfsparameter mailen uit naam van het TestRun emailadres; die kun je dan al door de Debiteur laten afdwingen.

Mijn reaktie was enkel om richting Johan duidelijk te maken dat zijn oplossing niet wenselijk zal zijn.

Hoe dan ook, werk dit eerst maar uit met Peter, want hij reageert ook niet voor niets lijkt me.

[pascal]

Het is toch ingewikkelder dan ik had gedacht (/gehoopt).
En omdat er op dit moment 1 klant is die het wil, willen we er ook niet te veel voor betalen.

Het 'makkelijkst' lijkt me dan de oplossing die Wouter aandraagt:

Een invalshoek zou ook kunnen zijn dat we op basis van een bedrijfsparameter mailen uit naam van het TestRun emailadres; die kun je dan al door de Debiteur laten afdwingen.

Dan zit je nog wel met het punt wat Peter aangeeft: de behandelaar van de faktuur moet bekend blijven. Het is (bij ons) zo dat degene die de testrun draait, de fakturen ook controleert en vervolgens mailt.

/EDIT aanvulling: ik bedoel met degene die de testrun draait, dat dit degene is die de fakturen genereert. Je draait de testrun nl vanaf menu 3-3-3 Genereren fakturen (LOUFGN). Na de testrun zal dezelfde persoon de faktuur mailen/printen en komt als 'referentie' op de faktuur te staan. Deze referentie is ook degene die de faktuur verstuurt.

[Peter Stordiau]

Het is meer wat anders en daarmee gemakkelijker.

1. Fakturen worden gegenereerd via 3-3-3.
Deze Fakturen hebben een behandelaar in Profit (zie Faktuur zelf).
2. De Fakturen komen in de mailbox van degene die de Fakturen genereerde.
Deze zijn dus ter kontrole.
3. De goedgekeurde Fakturen worden via Profit daadwerkelijk verzonden naar de klanten.
Gewenste aanpassing : Afzender iets van FFakturatie@vdBoch.nl
Dit dus in alle gevallen, en wie er ook op die knop "stuur maar" drukt.
4. Deze fakturen moeten ook daadwerkelijk naar deze mailbox FFakturatie@vdBoch.nl
Dit gebeurt nu niet. Zal wel de In-box worden vrees ik ...
Let op : Naar mijn idee zou dit weer een andere mailbox moeten zijn. Iets van VVerzondenFakturen@vdBosch.nl

5. Als een klant via email reageert komt deze reaktie aldus terecht in FFakturatie@vdBoch.nl
Iedereen die deze mailbox bekijkt / mag bekijken ziet die reaktie dus.
6. Wie de reaktie ook behandelt, in Profit zelf is de behandelaar zichtbaar die de Faktuur ooit kontroleerde alvorens ze werd weggestuurd.

PS: De dubbele beginletters zijn tegen spambots, anders is je box al vol voordat de eerste faktuur erin komt.

[pascal]

Ziet er goed uit. Even ter controle mijn opmerkingen in het vet toegevoegd.
Klopt dit allemaal wat ik zeg? Dan hoor ik graag hoeveel het kost om te maken 

Het is meer wat anders en daarmee gemakkelijker.

1. Fakturen worden gegenereerd via 3-3-3.
Deze Fakturen hebben een behandelaar in Profit (zie Faktuur zelf).

Ok.

2. De Fakturen komen in de mailbox van degene die de Fakturen genereerde.
Deze zijn dus ter kontrole.

Bij ons komen de fakturen gegenereerd via 3-3-3 ook in de fact..@vdbosch mailbox, postvak in. Dit blijft ongewijzigd neem ik aan?
Onder 2-2-1, F5 tabblad 6, veld 'Kontaktpers. Email Testrun Faktr' staat kontaktpersoon 'F' ingevuld, welke het mailadres 'fac..@vdbosch heeft.

3. De goedgekeurde Fakturen worden via Profit daadwerkelijk verzonden naar de klanten.
Gewenste aanpassing : Afzender iets van FFakturatie@vdBoch.nl

Verzenden goedgekeurde fakturen gaat via menu 3-3-2. Hierbij moet optie 'E-mailenK-pers. op 'J' staan.

Dit dus in alle gevallen, en wie er ook op die knop "stuur maar" drukt.

Akkoord.

4. Deze fakturen moeten ook daadwerkelijk naar deze mailbox FFakturatie@vdBoch.nl
Dit gebeurt nu niet. Zal wel de In-box worden vrees ik ...

Dat is prima.

Let op : Naar mijn idee zou dit weer een andere mailbox moeten zijn. Iets van VVerzondenFakturen@vdBosch.nl

Dit hoeft wat ons betreft niet, wanneer een klant replied op het mailtje zou deze binnenkomen op VVerzondenFakturen@vdBosch.nl.
Wij hebben liever dat dit op hetzelfde mailadres fac..@vdbosch.nl binnenkomt. De gegenereerde mailtjes uit de testrun komen hier ook op binnen, maar we zorgen ervoor dat die testrun-mailtjes verplaatst worden naar een mapje 'testrun' voordat we de fakturen definitief gaan mailen.

5. Als een klant via email reageert komt deze reaktie aldus terecht in FFakturatie@vdBoch.nl
Iedereen die deze mailbox bekijkt / mag bekijken ziet die reaktie dus.

Ok.

6. Wie de reaktie ook behandelt, in Profit zelf is de behandelaar zichtbaar die de Faktuur ooit kontroleerde alvorens ze werd weggestuurd.

Ok.

PS: De dubbele beginletters zijn tegen spambots, anders is je box al vol voordat de eerste faktuur erin komt.

Ok 

[Johan]

Ik hoor me er misschien niet mee te bemoeien, dus je mag deze reactie ook direct negeren.

Ik lees dit echter even, en ik vroeg me even af: Wat wordt de afzender naam? het adres is me duidelijk, maar in het mailprogramma kan ook een naam komen te staan in de kolom "van". Uiteraard: als er geen naam bekend is, zie je "ffacturenn@vdb...nl" staan in die kolom, maar  zou je misschien ook wensen dat hier eerst nog even "Afdeling administratie" oid komt te zichtbaar is, zonder de apestaarten?

[pascal]

Johan, we vinden het mailadres op zich duidelijk genoeg.
In de mail staat nog keurig een afzender met 'Afdeling Facturatie' etc. erop vermeldt dus dat gaat wel goed.

Wel bedankt voor het meedenken!

[pascal]

Is er al iets meer bekend? Ik zie (nog) geen draaiend rondje staan.
Als mijn toelichting niet duidelijk is hoor ik het natuurlijk ook graag.