M.i.v. deze Releasenote is het mogelijk om Batchboekingen te kunnen importeren vanuit Excel.
Om meerdere soorten (buiten Profit gedefiniëeerde standaard) Journaalposten te kunnen inlezen, is het mogelijk om meerdere Interfaces te definiëren, waarbij iedere Interface op haar eigen manier kan worden aangestuurd (immers, aan iedere Interface kan een andere Journaalpostdefinitie worden gekoppeld).
Iedere aan te sturen Interface begint met "ADBBIM" en wordt gevolgd door een zelfdefinieerbare waarde van 2 characters. Standaard wordt dit met "01" gevuld, maar indien gewenst kunnen handmatig Interfaces voor bijv. ADBBIM02 of ADBBIMAB worden toegevoegd. Bij het importeren van de Journaalpost vanuit Excel kan worden aangegeven voor welke Interface de gegevens worden ingelezen.
De naam van de te importeren Journaalpostdefinitie is gelijk aan de uiteindelijke Interfacenaam, dus bijv. ADBBIM01.XLS of ADBBIMAB.XLS. In het scherm kan de directorynaam worden opgegeven waaruit dit bestand gelezen moet worden, Deze waarde kan bijv. m.b.v. de module
Profit-DynScreen van een andere defaultwaarde worden voorzien.
Per verwerk opdracht kan in het scherm de Datum-/Tijd worden opgegeven per welke kombinatie de te importeren gegevens moeten worden gejournaliseerd. Ter voorkoming dat een boeking dubbel wordt ingelezen, is het niet toegestaan een datum-/tijd kombinatie te gebruiken waarop reeds een boeking in het systeem is opgenomen.
De import vanuit Excel is dynamisch opgezet. Op de 1e regel worden echter de headers verwacht van de te importeren gegevens. Onder in het scherm worden deze headers weergegeven met de benaming zoals deze in de Excelsheet moeten zijn opgenomen. Zodra het systeem in een andere taal werkt (Engels) zullen ook deze kolommen vertaald worden, en staat hier de vertaling zoals die in te Excelsheet gebruikt moet worden.
De namen van de headers dienen gelijk te zijn aan de namen zoals deze op het scherm worden getoond. Bij gebruik van F1 zullen de kolomnamen uit Excel worden weergegeven achter de te importeren velden (A, B, C etc.). Velden die niet geïmporteerd worden, worden gedisabled. Op deze manier kunt U aan het scherm al zien welke gegevens in de XLS werden aangetroffen.
In het Nederlands ziet de Excelsheet er bijvoorbeeld uit als:
terwijl deze er in het engels uit ziet als:
De te importeren gegevens worden ingelezen als Batchboekingen van de geïmpliceerde Interface, en kunnen daarna (gebruikmakend van het mechanisme van Journaalpostdefinities) worden aangevuld en worden doorgeboekt naar het Grootboek.
Er worden net zolang regels uit de Excelsheet gelezen, tot dat er in de kolom 'Omschrijving' geen gegevens zijn opgenomen. Deze kolom is dan ook
verplicht. Ook zal natuurlijk een bedrag moeten worden opgenomen.
De aan te sturen Journaalpostregel kán worden meegegeven, en staat U dan toe om verschillende regels binnen een Journaalpostdefinitie separaat aan te sturen. Neemt U deze regel niet op, dan zal iedere geïmporteerde regel onder regelnummer '1' worden opgenomen (op eenzelfde wijze als dat "Inlezen Salaris Journaalpost" werkt).
Het Grootboekrekeningnummer is optioneel zodra er specifieke JP-regels worden aangestuurd. Wordt er geen Journaalpostregel aangestuurd, dan is het Rekeningnummer een verplicht veld.
Kostenplaats- en Kostensoort zijn optioneel, en worden veeluit vanuit de Journaalpostdefinitie met een vaste waarde overschreven.
De Valutakode hoeft normaliter niet te worden meegegeven. Deze is enkel aan de orde zodra er met Vreemde Valuta wordt gewerkt; dus bijv. indien uw administratie in EUR is opgezet, maar er een bedrag in USD geboekt moet worden.
Een specifieke Valutakoers kán worden opgegeven, omdat deze sinds enkele maanden formeel ondersteund wordt in de Batchboeking. Eigenlijk is er nog maar één toepassing waarbij deze koers echt gebruikt wordt in de Batchboekingen, en dat is om Debiteuren Ontvangsten te kunnen waarderen tegen de koers van de Faktuurvaluta t.t.v. het genereren van de Faktuur (i.p.v. tegen de huidige koers op moment van de betaling).
Nb: Specifiek maatwerk wat voor een Poolse klant is ontwikkeld.
De koers zal normaliter ook niet hoeven te worden meegegeven (maar wordt wel gerespekteerd als dat wel gebeurd).
Het bedrag dient in de kolom Debet-/Credit te worden opgenomen. Worden beide met 0 gevuld, dan zal er toch een Batchboekingsregel worden geïmporteerd (bedrag = debet) immers, het kan uw expliciete bedoeling zijn om met een bedrag van 0,00 te journaliseren (om aan te geven dat een bepaalde post 0,00 was, en niet vergeten is).
Omschrijving is een verplicht veld. Zodra deze niet wordt opgenomen, zullen er geen gegevens worden ingelezen.
Boekstuknummer is optioneel.
| Funktie | Omschrijving | Dtm.Vl.Wyz | Dtm.L.Wyz |
| ADBBIM | Omschrijving (nog) niet bekend | - - | 01-10-2010 |
| ADIFGN | Omschrijving (nog) niet bekend | 12-01-2010 | 01-10-2010 |
| ADIFTV | Toevoegen Interfaces | 24-06-2008 | 01-10-2010 |
| ADJOBB | Menu Batchboekingen | 08-09-2009 | 01-10-2010 |
