Zoals Peter al aangaf, het hangt van de Briefsoort af of je een email adres moet invullen.
Briefsoorten zijn ontwikkeld met als uitgangspunt om aan te kunnen geven "wat voor een soort brief" het betreft.
"HB1" gebruikten we voor een "Heart-Brief", gewoon, een brief maken op bijv. blanko A4 papier.
Vervolgens krijg je ineens een variant, immers, we willen ook een nettere brief kunnen maken op voorbedrukt A4 papier. Een andere Briefsoort dus, waarbij het mechanisme "Briefsoorten" tevens triggerend werd voor de selektie van de Printer en Printer-/Driver, om zodoende te kunnen triggeren dat de ene Briefsoort zijn papier uit de ene lade moest halen (voorbedrukt papier), en de andere op blanko A4 papier (danwel er naar een heel andere printer geprint moest worden).
"FAX" of "F01" werd gebruikt voor een Fax. Of beter: zodra de 1e positie een "F" betreft, dan is het een Fax (en kan er bijv. Fax-software getriggerd worden).
Tsja... op dezelfde wijze is gesteld dat als de 1e positie een "E" betreft, het om een "E-Mail" gaat.
Ofwel, jouw Briefsoort "ENG" begint met een "E" en triggert voor het systeem dat het om een Email gaat, en dat derhalve een Email-adres verplicht is (en na verwerken zal er ook daadwerkelijk gemaild worden).
Hoewel je Briefsoorten formeel kunt Toevoegen-/Wijzigen-/Verwijderen (Hmenu,2,9,5,6), is het nooit "dynamisch" opgezet dat je bijv. de Briefsoort kunt laten afdwingen dat het om een Brief/Fax/Mail gaat. Dit werkt dus o.b.v. de 1e positie, ofwel: geen ENG invullen.
In tegenstelling tot de Briefsoort, zou het juist de Aktiekode zijn die "in de basis" de Layout triggert.
De default "MV" staat voor "Maatbrief Verzonden".
Wij gebruiken ook varianten als "AM" (aanbieding maatwerk) of zoals anderen dat doen, OFF voor Offerte.
Bij Toevoegen Kontakten kun je bijv. ook een "Belnotitie" als Aktie definieren, waarbij je je kunt voorstellen dat je een kompleet andere layout wenst dan bij een Offerte of een Maatbrief.
Nb: Welke kombinaties er precies zijn toegestaan wordt ook niet gedefinieerd. Het zou geen zin hebben om de Aktiekode "Belnotitie" of "Bezoekverslag" met de bijbehorende layout te gebruiken als je een maatbrief gaat maken, maar het systeem kontroleert er niet op.
"In de basis", omdat als je een maatbrief per post stuurt er N.A.W. gegevens boven moeten. Als je een maatbrief per mail verstuurd, is het onzin om eerst de N.A.W. gegevens van de ontvanger op te nemen. Derhalve kun je default een layout definiëren op Aktiekode, doch welke vervolgens per Aktiekode-/Briefsoort alsnog te overrulen valt. Op die wijze kun je een maatbrief per post een andere layout geven dan een maatbrief per mail.
Naast deze niveau's zouden we nóg een niveau kunnen verzinnen, en dat zou het niveau zijn waar jij m.i. naar op zoek bent:
TaalkodeIk bedoel, als jij een Maatbrief-/Offerte in het Nederlands verstuurt zou je een andere indeling kunnen willen hebben dan wanneer je een Maatbrief in het Engels gaat versturen. Nou ja, misschien niet zo zeer een andere indeling, maar minimaal wil je misschien wat termen vertaald hebben. Funktioneel blijft het dezelfde maatbrief-/offerte (met op zich weer de variatie per post/mail).
Een niveau "Taalkode" is er nu niet, maar, indien gewenst, zouden we dat wel eens kunnen uitwerken. En, waar je per Taalkode een andere Layout zou kunnen willen triggeren, zal het er ook wel opneerkomen dat als je e.d. document print op voorbedrukt papier, je weer zult willen dat deze naar een andere Printer-/Driver geprint kan worden, nl. een met voorbedrukt papier in het engels.
Een hele dimensie wat je er dan bij krijgt (en waar we wel even zoet mee zijn als dat erbij gemaakt moet gaan worden).
Alternatieven zijn er natuurlijk ook wel, want je zou ook bijv. kunnen zeggen dat "MVN" voor "Maatbrief Verzonden Nederlands" staat, en "MVE" voor "Maatbrief Verzonden Engels". Dan zou je nú al een andere layout kunnen koppelen aan die MVE. Maar... let op: o.b.v. de Aktiekode zorg je ervoor dat deze documenten in je CRM op een speciaal Tabblad komen, en zo heb je ineens per taal een extra tabblad erbij (dus Offertes-NED, Offerte-DUI, Offertes-ENG, Offertes-FRA, waar één Tab met Offertes toch wel voldoende zou moeten zijn).
Merk op dat we tegenwoordig bij de Briefsoort kunnen aangeven met welke "Windows Applikatie" de tekst geregistreerd moet worden, bijv. met de Heart-Editor, met de DHTML-Editor, met MS-Word, Wordperfect etc.
Stel dat je dus besluit om MVE als Engelse Maatbrief te gebruiken, dan kun je met Briefsoort "E01" triggeren dat deze middels de DHTML editor gemaakt moet worden, en daarna per mail verzonden moet worden, terwijl je met Briefsoort "WB1" er een "MS-Word Brief" van maakt...
