Via het pad 4-8-5 kun je nog te factureren inkooporders raadplegen.
"printen"
Als wij er zeker van zijn dat er van een inkooporder of regel geen factuur meer komt
hoe kunnen wij deze dan op de juiste wijze financieel afsluiten?
"Afsluiten Inkooporder" is bedoelt om een Inkooporder waarop reeds leveringen hebben plaatsgevonden, de rest in backorder staat, maar niet meer geleverd wordt, ineens af te kunnen sluiten (maar het zal ook best voor andere situaties gebruikt kunnen worden). Hoe dan ook, "Afsluiten" betekent niet dat de order niet meer gefaktureerd zal worden, het betekent hooguit dat alles wat nog open staat op die order niet meer nageleverd zal worden.
Verder zal het dan van jouw situatie afhangen:
Stel je koopt 10 in, je krijgt er 8 geleverd, je ontvangt een faktuur voor deze 8, en daarna sluit je af, dan zullen de 2 niet nageleverd worden en dus zul je er ook wel geen faktuur voor krijgen. Je kunt dan de deelfaktuur die je al ontvangen hebt selekteren, en vanuit die faktuur alsnog ervoor kiezen om de
Faktuur-/Inkooporder goed te keuren waardoor de Inkooporder een status "F" zal krijgen.
Een ander voorbeeld, is dat je er 10 ingekocht hebt, je er 10 geleverd krijgt, maar nooit een faktuur hebt ontvangen, en deze w.s. ook niet meer zál gaan ontvangen, en je van mening bent dat de faktuur dan niet meer thuis hoort in de lijst nog te ontvangen fakturen...
Heel toevallig had ik gisteren een klant aan de lijn die vaker met die situatie te maken heeft, en dat soort orders inderdaad via "Afsluiten Inkooporder" afsloot. M.i. niet de juiste methode, immers financieel staat de faktuur nog open, en daarnaast zijn er diverse funkties die Inkooporders met een status "F" overslaan, maar wel orders met status "A" verwerken. Om te beginnen de print "Nog niet gefaktureerde Inkooporders", waarop deze order gewoon als "moet nog gefaktureerd" zal blijven staan. Deze print is toevallig gisteren uitgebreid met een selektie "Inkooporders met status A weergeven J/N". Zet die rubriek (die er t.t.v. jullie laatste upgrade nog niet was, maar welke we wel na kunnen zenden) op "N", en de Afgesloten IO's komen niet meer op je lijst voor. Op die manier ben je in ieder geval in staat om financieel nog enigzins een verschil te kunnen maken tussen het échte saldo "nog te ontvangen fakturen" en het saldo waarvan jij vindt dat het open staat.
Als we naar buitenlandse orders kijken, hebben we nog met een volgend probleem te maken. Zo zal bijv. de CBS aangifte (maar ook andere rapportages) rapporteren o.b.v. de regels uit de Faktuurkontrole. Geen Faktuur boeken impliceert in dat geval geen goederen aangifte, want natuurlijk eigenlijk niet zou mogen.
Al met al...
Een aantal methoden hoe je hier mee om zou kunnen gaan:
1. Nčt doen alsof je wél een Faktuur hebt ontvangen van de Leverancier, doch een (dummy) Faktuur met een bedrag van 0,00. Inboeken via gekombineerde Faktuurkontrole + Inboeken Faktuur (4-3-2), en vervolgens geef je bij alle regels aan dat de geleverde hoeveelheid gefaktureerd is, maar tegen een prijs 0,00. De Faktuurkontrole zal dan de Grootboekboekrekening "Nog te ontvangen Fakturen" tegenboeken, en het verschil zal naar een prijsverschillenrekening gaan. De Inkooporder heeft dan status "F".
2. Financieel geen Faktuur boeken, maar enkel de Faktuurkontrole doen (4-3-1), en evengoed als hierboven formeel aangeven dat de orderregels voor een bedrag 0,00 zijn gefaktureerd. Er wordt dan alleen niets gejournaliseerd.
3. Voor de andere klant is er een selektie op Inkooporders met status A ontwikkeld bij de print "Nog niet gefaktureerde Inkooporders". Feitelijk hebben zij dan altijd nog de mogelijkheid om alsnog formeel een Faktuur te boeken voor die orders, maar ze kunnen die orders onderdrukken op die ene print, waardoor ze financieel het gewenste saldo kunnen bepalen.
Je moet maar even kijken welke de methode het minst slecht is.
