digitaal factureren naast edi facturatie????

[pwoelders]

Heeft iemand ervaring met digitaal factureren vanuit het pakket,en de organisatie?
 

Nu de mogelijkheid bestaat om digitaal te factureren willen daar gebruik van gaan maken.
Daarbij denken we aan facturen in pdf format versturen.
Wij vragen ons af hoe we die factuur bij de juiste persoon of in de juiste e-mailbox krijgen?
Kan er een factuur e-mail adres worden toegevoegd?
Is er iets in het pakket dat mailen van facturen mogelijk maakt?
Wat moet er veranderen aan de facturering ten opzichte van wat we nu doen van uit het pakket?

Paul Woelders

 

[Peter Stordiau]

Paul, als ik de PDF even erbuiten mag laten (daarover lopen andere uit te werken topics), dan moet dat kunnen voor een 6 uur.

Bij de Kontaktpersonen kan je dan aangeven welke persoon (mogen er meer zijn) de Faktuur moet ontvangen, en bij de Debiteur kan je dan aangeven dat de Faktuur via email wordt verzonden.

Als je bij de Wijzigen Kontaktpersonen kijkt, zie je de twee al werkende voorbeelden onderin. Daar kan je mee testen als je het leuk vindt.

De PDF is op dit moment nog een moeilijker verhaal, waarmee ik je adviseer het eerst eens zonder te doen.

[mdekraa]

pdf verhaal staat in :

http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=21244.msg31319#msg31319

mvg


Marco

[pwoelders]

Peter,

zit ik er heel erg naast als ik voor het testen een vinkje moet zetten bij automatisch mailen naar contactpersoon?

Ik heb een order gegenereerd en wil de bevestiging mailen naar de contact persoon, erstaat in het menu wel een optie
autommatisch mailen naar contactpersoon , echter deze optie is grayed out kan ik niet aan of uitzetten .


paul

[Wouter Rijnbende]

Bij de Kontaktpersonen kan je dan aangeven welke persoon (mogen er meer zijn) de Faktuur moet ontvangen, en bij de Debiteur kan je dan aangeven dat de Faktuur via email wordt verzonden.

Ik neem aan dat je naar dit scherm verwijst omdat daar ook al de email rubriekjes voor Opdrachtbevestiging en Inkooporder staan.

Als die beiden op de manier werken zoals je hierboven beschrijft, denk ik dat dat v.w.b. de Opdrachtbevestiging niet zal uitpakken zoals je wilt.

Ik bedoel: een klant heeft 3 inkopers. Jan, Piet-Joris en Corneel. Jan is verantwoordelijk voor de binnenlandse markt, Piet-Joris doet buitenland-EG en Corneel doet alles daarbuiten.

Jan plaatst een order, en onze verkoper registreerd in zijn verkooporder netjes dat Jan de order besteld heeft.
Voorheen werd de Opdrachtbevestiging gericht aan Jan, Piet-Joris of Corneel, afhankelijk van wie de order besteld had.

Als ik e.e.a. goed lees zal nu de Opdrachtbevestiging dus naar alle Kontaktpersonen gaan bij wie "Opdrachtbevestiging Emailen op Ja" staat, met als resultaat dat Piet-Joris en Corneel ook 'vermoeid' worden met Jan's Opdrachtbevestigingen, terwijl zij niet over zijn orders gaan. Klopt dat?

[Peter Stordiau]

Paul,

Ik heb een order gegenereerd en wil de bevestiging mailen naar de contact persoon, erstaat in het menu wel een optie
autommatisch mailen naar contactpersoon , echter deze optie is grayed out kan ik niet aan of uitzetten

Het voorbeeld wat je hanteert (of wat ik gaf) is een beetje een vervelende, wat die doet het alleen als de Orderbevestiging automatisch volgt uit het maken van de Verkooporder (daar zou wel eens een Bedrijfsparameter voor kunnen zijn). En niet als je de print rechtstreeks opstart, dan is de rubriek disabled. Vraag me niet waarom, maar het heeft een reden.

[Peter Stordiau]

Jan plaatst een order, en onze verkoper registreerd in zijn verkooporder netjes dat Jan de order besteld heeft.
Voorheen werd de Opdrachtbevestiging gericht aan Jan, Piet-Joris of Corneel, afhankelijk van wie de order besteld had.

Wouter, ik vrees dat je gelijk hebt. Het zou me logisch lijken als het ook inderdaad zo is gemaakt dat alleen de "geadresseerde" in de Verkooporder de email krijgt. Maar mij staat niet bij dat dit zo in het ontwerp zit.
Maar we vragen het stiekem even aan Richard ...
?

Aangaande de Inkooporder is het eigenlijk nog erger. Daar wordt nu om een optionele Kontaktpersoon gevraagd, die echt zal moeten zijn ingevuld om de Inkooporder ook bij de juiste persoon te krijgen, en die ook gebruikt zal moeten worden (als enige !).
Het zou nog steeds logisch zijn als ook dit momenteel al wordt gedaan. Maar ook hier : in het ontwerp stond het niet.

Richard ... ?

Merk op dat het nog steeds geen kwaad kan dat je bij meerdere Kontaktpersonen kan aangeven "Ontvangst Orderbevestiging" etc., en dat dit een algemeen principe betreft wat nu toevallig wordt gebruikt door funktionaliteit die eerder behoort (!) te filter zodat er maar één kan worden gekozen.

[Richard Masseling]

Het is zo dat bij de Verkooporder inderdaad iedereen bij wie staat aangegeven dat hij/zij een Orderbevesting per Email moet krijgen, een email van de Verkooorder ontvangt.

Bij Inkoop is het zo dat als er een Kontakt-persoon ingevuld is, deze de email krijgt. Is er geen Kontakt-persoon ingevuld, gaat hij bij de Kontakt-personen zoeken van de Leverancier of er aangegeven staat dat hij/zij een Email moet krijgen.

[Peter Stordiau]

Ok, dank je. Voor de helft toch goed dus.

Voor de Verkooprder zou dat inhouden dat "Kontaktprs." op het tweede tabblad op gelijke wijze gerespekteerd zou moeten worden.
Trouwens, ik zie even niet wat die "Bij" moet doen die daar achter staat. Heeft die/dat er mee te maken ?

Maar Richard, zou je dit bij gelegenheid willen aanpassen ?

[pwoelders]

Peter,

 Ik probeer  mij voor te stellen hoe het moet gaan werken
          We bedoelen toch dat, het zo gaat werken dat als er een “factuur emailadres” opgegeven is, de factuur zonder tussenkomst van wie dan ook,
          in die postbak wordt gedumpt.
          We riepen PDF omdat dat de enige manier is die wij kennen waarop een factuur netjes aan een mail gehangen kan worden,
          begrijp me niet verkeerd, maar het komt er op neer dat er bij ons gedacht wordt dat de e-mail kop niet bij de factuur hoort. Niet echt een foute gedachte denk ik.

Wat we ons niet realiseerden is dat er zo wie zo geen mavom kenmerken uit het pakket komen , we gebruiken immers voorgedrukt papier met logo’s en voorwaarden en wat al niet meer
           
We zullen dus iets moeten doen met de layout van de factuur zoals we die willen mailen.
Doe ik raar als ik zeg dat dat in html opgelost worden kan met een prachtige stylesheet waar in alle vaste gegevens worden opgenomen in diverse kleuren en maten?

Kunnen invloed uit oefenen op de look en feel van onze gemailde factuur nadat de ontvanger hem afdrukte of komen we dan weer op het pdf format uit?
Er bestaat hier de angst dat de door ons prachtig opgemaakte digitale factuur, verwordt tot een lelijk smerig vod op het moment dat je hem afdrukt.

kan je een tip van de sluier oplichten met beterekking tot wat je in zes uur realiseren kan??

       
 

[Peter Stordiau]

Paul,

Als je nu het voorbeeld van de Inkooporder zou nemen (maar waarbij ik niet weet of je deze funktionaliteit nu al net wel of nog net niet hebt, gezien de datum van jouw laatste upgrade !) dan zie je dat die is bedoeld voor ... html.
Die doet dus precies wat je wilt per jouw laatste post (en is dus geen PDF zoals je oorspronkelijk vroeg). Eén ding : We onderkennen dat nog helemaal niet bij het faktureren (of bij Afdrukken Faktuur zo je wilt). En, ik moet even uitzoeken wat het kost om alleen dit te kunnen (en wat deels al was besloten in die post van Marco)).

Richard kan denk ik in een post hierna wel even een voorbeeld posten als attachment in het forum, wat dus als een letterlijke attachment van een email is gehanteerd (en automatisch gegenereerd door Profit). Afdrukken Inkooporder, klaar.
En zo moet het worden : Genereren Faktuur, klaar.

De layout maak je helemaal zelf en bestaat dus uit deels HTML.

Peter

[Richard Masseling]

Bedoelde je deze?

[Peter Stordiau]

Ja, bedankt.

Paul, let niet te veel op de indeling, want dit was maar een test voor ons om het te kunnen ontwikkelen.
Maar op dezelfde wijze zou je de faktuur maken. Beetje (erg) prutsen in de Variabele Layout en HTML, maar uiteindelijk lukt dat wel.

[Richard Masseling]

Het bepalen van de Kontakt-persoon bij het Printen van de Orderbevestiging t.b.v. Emailen is aangepast en werkt net zoals bij het printen van de Inkooporder.

Indien de Kotakt-persoon ingevuld is zal hij naar deze Kontakt-persoon de Email versturen, staat de Kontakt-persoon niet ingevuld, gaat hij bij de Kontakt-personen van de Debiteur kijken wie allemaal een Email van de Orderbevestiging mogen krijgen.

[pwoelders]

Richard

heb ik denk ik ff een upgrade nodig wwil je die voor me maken zodat ik die in het weekend uitvoeren kan

Dank je wel