Ontvangst van (uitgaande) factuur verwijderen

[Demis van Kouwen]

Even een vraagje:

Het komt bij ons voor dat wij een uitgaande factuur hebben geincasseerd, afgeboekt via de bank en dat deze later wordt teruggehaald door Interpay. Wij verwijderen dan de ontvangst van de factuur waardoor de factuur weer *open* komt te staan.
Dit doen wij als volgt:

1. Hmenu 7-3-2-1, functie ADFURA
2. We zoeken de factuur op, en toetsen Shift F7 in.
3. Vervolgens drukken we op F6 en krijgen de melding: ontvangst verwijderen?

Dit gaat allemaal goed, alleen nu wordt het banksaldo niet bijgewerkt.

Hoe gaan wij hiermee om? Nu boeken we het vanaf het bankafschrift op rekening 2200 (tussenrekening dagboekjournalisering) maar dit lijkt mij niet helemaal juist.

Hoe doen wij dit goed?

[Wouter Rijnbende]

De Faktuur wordt als betaald geregistreerd bij Dagboekjournalisering. We zouden Dagboekjournalisering zodanig kunnen ombouwen dat de "Tussenrekening Dagboekjournalisering" niet gebruikt hoeft te worden. Deze rekening is echter in het leven geroepen, omdat gebruikers op het dagboek van de bank niet alle afzonderlijke mutaties willen zien, maar juist het saldo waarmee het banksaldo op een specifiek afschrift gemuteerd is.
Ofwel, per saldo € 10.000,- erbij i.p.v. 5 A4-tjes met mutaties.

Zonder zo'n aanpassing boekt Dagboekjournalisering het mutatiesaldo van € 10.000,- op een tussenrekening, en worden alle fakturen via die tussenrekening betaald en ontvangen. Dat impliceert i.d.d. ook dat als je een ontvangst verwijderd, hij het saldo van die tussenrekening verwijderd.

Aan de andere kant, hoe verkeerd is dat? Immers, als jij je bankafschrift van vorige week erbij pakt, is er nog steeds dat saldo van € 10.000,- op gemuteerd, en niet ineens € 200,- minder omdat iemand een bedrag heeft laten storneren.

Bij onze Amerikaanse gebruikers komt het nog wel eens voor dat de klant op een reeds betaalde faktuur een bedrag in mindering brengt, en dit gebruikt ter betaling van een andere faktuur. Bijv. in de situatie 'geschil over faktuur A, die had ik niet willen betalen, ik heb al betaald, nou, laten ze dat bedrag dan maar met terugwerkende kracht gebruiken voor faktuur B'. Hiertoe is bij Wijzigen Faktuur een veld opgenomen waarmee een reeds afgesloten Faktuur weer heropend kan worden; de status wordt dan 'gedeeltelijk betaald' en het openstaande bedrag is € 0,00. Vervolgens boeken zij (in een andere periode, immers, de eerdere ontvangst zou in een periode kunnen liggen die inmiddels is afgesloten, er waarbij verwijderen al helemaal niet meer mogelijk is) een negatief bedrag op die faktuur, waardoor die faktuur weer open komt te staan. Misschien kom je er op die manier beter uit: op Bankafschrift 021 ontvang je dan € 200,- op een bepaalde faktuur, en op Bankafschrift 022 ontvang je ineens € -200,- op diezelfde faktuur (het bedrag werd gestorneerd).

[Demis van Kouwen]

Bedankt Wouter, met jouw oplossing (Amerikaanse oplossing) lijkt het idd wel goed te komen.

Maar nu hebben we de reeds verwijderde ontvangsten handmatig op rekening 2200 geboekt, waar dus nu dit betreffende saldo op staat. Moet dit niet gecorrigeerd worden?

[Wouter Rijnbende]

Bij je huidige werkwijze (verwijderen van de ontvangst) waarbij het saldo van de bank niet direkt verlaagd wordt, zul je merken dat als je het bankafschrift boekt (feitelijk het document op basis waarvan je nu die ontvangst verwijderd) je het gestorneerde bedrag overhoud (die € 200,- uit het voorbeeld). Misschien kun je die vanuit Dagboekjournalisering wel rechtstreeks op die tussenrekening 2200 boeken, en dan loopt ook alles weer glad.

In het andere geval, het saldo van 2200 zelf overboeken naar de grootboekrekening voor de bank.

[Demis van Kouwen]

Hmm best vreemd: zojuist nogmaals op dezelfde manier een ontvangst van een uitgaande factuur verwijderd. Nu wordt het banksaldo wel gewijzigd. Volgens mij is er toch echt iets mis met de functionaliteit, de ene keer doet ie het wel (saldo aanpassen) en de andere keer niet.