faktuur status wijzigen na jaarsluting

[René]

Hallo allemaal. Alvast de eerste hersenkraker.
Een grote klant betaald vaak de volledige faktuur na een vaste termijn. In een later stadium komt de betreffende klant met claims voor
kwaliteitsproblemen, te weinig geleverd of andere verschillen. Hij trekt dit bij latere betalingen van de rekening met vermelding van het originele faktuurnummer. Normaal halen wij de orignele betaling uit het systeem om de faktuur van de status afgeboekt op de status deelbetaling te krijgen. Voor claims van het nieuwe jaar kunnen we dat niet doen over fakturen  die in het oude jaar zijn betaald. We zouden dan na de afsluiting onze balanspositie nog veranderen. Hoe krijg ik toch die faktuur weer op deelbetaling zonder in het oude jaar
te moeten rotzooien?

[Wouter Rijnbende]

Die grote klant is dan zeker een Amerikaan 

Het probleem komt me bekend voor als zijnde een procedure die in Amerika schijnbaar veel wordt toegepast; eerst een faktuur betalen, en later een bedrag in mindering brengen op die faktuur (door dit in te houden op een andere faktuur), doch waarbij jij e.e.a. toch maar moet boeken zoals hij dat ook administratief verwerkt heeft, anders kom je er helemaal nooit meer uit wat er wel/niet open staat.

Er is dacht ik wel een oplossing voor, maar ik moet even uitzoeken welke dat was.

[Wouter Rijnbende]

Er staat me iets van bij dat we er speciaal iets voor gemaakt hebben. Ik weet in ieder geval dat die klant voor die tijd handmatig een faktuur met een waarde 0 aanmaakte (zelfde faktuurnummer met een letter A-Z als toevoeging). Aan de Crediteurenzijde bestaat er in ieder geval wel zoiets, maar dan bij Cheque-betalingen. Bedoelt voor de situatie waarin je 3 maanden geleden een faktuur via een cheque betaald hebt, en de klant nu opbelt met 'waar blijft mijn geld, ik heb nooit een cheque ontvangen'. Omdat de periode van 3 maanden terug dan zal zijn afgesloten, kun je daar de faktuur weer open zetten door hem tegen te boeken in de huidige periode.

Ik zoek nog even verder...

[Wouter Rijnbende]

Joooo... Ik weettum al weer...

Alles wat bij hun betaald-/ontvangen wordt loopt via Cheques. Op een ontvangen cheque worden talloze fakturen betaald. Die cheque boeken zij als Distributie Ontvangst, en vanuit het Afletteren van de Distributie ontvangst hebben ze een mogelijkheid om een afgesloten faktuur te heropenen danwel negatief te boeken op een reeds betaalde faktuur.

Stel dat de nieuwe faktuur EUR 1000,- is, dan kan het voorkomen dat de klant EUR 800,- overmaakt en EUR 200,- in mindering brengt op een reeds betaalde faktuur. De Distributie Ontvangst is dan in eerste instantie EUR 800,- (immers dat is het bedrag wat betaald wordt), vervolgens boek je EUR 200,- terug op een reeds betaalde faktuur (waarmee je Distributie Ontvangst EUR 1000,- wordt) en daarna heb je die duizend beschikbaar om op de nieuw genoemde faktuur af te boeken.

Ik zie trouwens ook dat bij Wijzigen (Financiële) Faktuur er een veld 'Heropenen Faktuur J/N' staat. Die zou je moeten kunnen gebruiken om een afgesloten faktuur te heropenen. Zonder dit even uit te zoeken zorgt het heropenen ervoor dat de faktuur weer open komt te staan met een bedrag 0,00, doch omdat ze open staat heb je de mogelijkheid een negatieve ontvangst erop te boeken.

[René]

Het laatste deel van je tip is een perfekte tip. Dank je!

[Peter Stordiau]

Het laatste deel van je tip is een perfekte tip. Dank je!

Even voor de communicatie (alsmede begrip voor anderen) ... betreft het hier nu een Amerikaanse klant of niet ?


OffTopic :
Daarbuiten acht ik het redelijk "onzinning" om een heel verhaal te gaan typen (Wouter), terwijl je speculeert over wat eraan ten grondslag ligt. Eerst in 5 woorden de vraag stellen lijkt me efficienter. 

[René]

Het was inderdaad een Amerikaan. Die werken vaak op deze manier. De lengte van een vraag of antwoord is geen probleem. Het probleem moet duidelijk zijn. Het antwoord was naar wens.

[Wouter Rijnbende]

Daarbuiten acht ik het redelijk "onzinning" om een heel verhaal te gaan typen (Wouter), terwijl je speculeert over wat eraan ten grondslag ligt. Eerst in 5 woorden de vraag stellen lijkt me efficienter. 

Los van of het wel/geen amerikaan zou zijn geweest geldt dezelfde oplossing. Die vraag stellen zou niet zinvol geweest zijn. De extra tekst heb ik opgenomen op de situatie te verduidelijken, immers toen wij daar voor het eerst van hoorden snapten wij er ook niets van