Heart-Profit ERP

Wij doen met enige regelmaat nog ontvangsten van debiteuren verwerken naast automatisch verwerken bij 7-3-3. Dit laatste gaat goed.
Maar als wij bij 7-1-3 (dagboekjournalisering) en vervolgens de gegevens van het bankafschrift daar vullen en dan middels F1 uitkomen bij het boeken zefl.
Hier selecteer je dan een debiteur (bijv. D-Heabar) en dan kan ik middels F5 de openstaande facturen van de klant raadplegen.
Middels F5 kan ik dan de factuurontvangsten boeken.  Dit gaat door de regel ook goed.
Maar regelmatig betaald de klant meerdere facturen tegelijk en als ik dan aan het eind van mijn selectie bijv. 1 eurocent verschil heb dan kan ik weer overnieuw beginnen.
Kan er iets ingebouwd worden (zoals bijv. bij het automatisch verwerken bij 7-3-3 of door het toevoegen van een kostenregel hier) dat deze kleine afrondingsverschillen weggeboekt worden. Anders moet in namelijk eerst het bedrag aanpassen bij het grootboekrekening (en dan maar hopen dat ik het de goede kant op corrigeer) en vervolgens weer middels F5 alle facturen selecteren en als ontvangen boeken. En als ik dan 20 facturen heb is dat een hele klus.
Graag jullie visie in deze?

Heb je een konkreet voorbeeld?

Getagd verwerken staat je nl. toe een serie fakturen te taggen, waarna het systeem in een popup toont wat het totaalbedrag is van die fakturen, daarop in mindering brengt 'de betalingskorting waar de debiteur recht op heeft', en jou per saldo het daadwerkelijk betaalde bedrag te overschrijven.
Ofwel, je kunt kunt 20 fakturen taggen t.w.v. € 10.850,- om vervolgens aan te geven dat er € 10.250,- op je bankrekening gestort is, waarmee je dan automatisch aangeeft dat er € 600,- als Betalingsverschil geboekt moet worden. Die ene cent lukt dan ook wel.

Ofwel, graag even uitleggen waar je afrondingsverschil vandaan komt.

Nb: Een positief afrondingsverschil zou in theorie ook kunnen, maar dat zou impliceren dat de Debiteur méér betaald dat het Openstaande Faktuur saldo. Het verschil zou dan kunnen ontstaan omdat het systeem niet (automatisch) toestaat dat er méér op een Faktuur wordt ontvangen dan er op open staat. Het lijkt me dat dit in praktijk niet echt voorkomt, zo toch, dan zou je het verschil als "Distributie Ontvangst" kunnen boeken.

Ik krijg een melding zoals in bijlage weergegeven. Ook als de klant meer betaald dan de waarde van de facturen krijg ik dezelfde melding.
Wat ik ook graag wel dat als een klant iets teveel betaald. (door afronding bijv.) dit ook wordt weggeboekt.
Wellicht dat het aan de inrichting van de journaalpostdefinitie ligt, maar daar kan ik zo niet iets vinden.

Voor die melding zou "Waarschuwing:" moeten staan.

Het waarschuwt je nl. alleen maar voor het feit dat je kwa waarde méér aan fakturen getagd hebt, dan het bedrag wat nog geboekt moet worden.

Ofwel, een melding dat je even extra alert moet zijn bij het eerst volgende scherm, dat je daar niet klakkeloos moet verwerken.

In het scherm wat erna verschijnt (zie hieronder) kun je het te boeken bedrag aanpassen, en daarna er automatisch een lager bedrag worden afgeboekt op de getagde fakturen (en het restant naar betalingsverschillen).

Dat klopt op zich en vervolgens vul ik in het vervolgscherm het werkelijk betaalde bedrag in en krijg dan de vogende melding

IK weet dat we het expliciet toestaan dat er bij een Deelontvangst méér wordt ontvangen op een Openstaande Faktuur, maar ik vermoed dat zoiets niet in het afletteren zit bij een serie getagde fakturen. Maar, het zou op zich toch maar zo kunnen, immers, het extra verschil waarmee je akkoord gaat t.o.v. het toegestane betalingsverschil (de korting a.g.v. de Betalingskonditie) wordt afgeboekt op de laatste faktuur. Het zou dus maar zo kunnen dat het wel werkt, en dat het surplus op de laatste faktuur wordt afgeboekt.

"Hier worden contante betalingen afgerond"...

Bij de kassa ja... maar als we een faktuur per bank gaan betalen ronden we toch niet af?
Hoe dan ook, dat zou je even moeten proberen.

Mooi. Dáár zit dus je fout, en dat zit in je Journaalpostdefinitie.

De Interface beschrijft dat er gejournaliseerd wordt:

1. Tussenrekening Dagboekjournalisering
2. Betalingskortingen
3. Aan Debiteuren

Schijnbaar heb jij in je Journaalpostdefinitie op regel #2 een Balansrekening ingevuld, terwijl de indikator "Type Rekening B/V/D/C" terecht op "V" zal staan. Je boekt hier een Betalingskorting-/Verschil, en dat betreft een resultaat. Type BVCD zou op "V" moeten staan, en de ingevulde rekening zou dan een V&W rekening moeten zijn.

Ofwel, vul een V&W rekening in je JP-definitie in.

Ik wil net dat "waarschuwing:" ervoor zetten, maar konstateer dat het toch iets anders is...

In de DOS versie verschijnt die melding pas nadat je een bedrag hebt ingevuld wat groter is dat het nog te boeken bedrag.

Ofwel, eerst verschijnt het scherm met de totaal getagde waarde, de korting, en het bedrag wat je op je rekening ontvangen hebt, dan type jij in wat er afgeboekt moet worden, en daarna volgt er een melding als blijkt dat dat bedrag groter is dan wat er open staat.

In Windows komt die melding om e.o.a. reden al nog voordat je überhaupt een bedrag hebt kunnen invullen.

En, zou je een bedrag invullen en op enter drukken, dan zie ik ook dat het hele scherm verspringt.

Ik zal hier eens naar kijken...
:17c:

Ik kan zo niet de juiste journaalpostdefinitie vinden waar iets fout in staat.
Verder kom ik al helemaal niet verder als ik één factuur selecteer waar iets te veel/te weinig op betaald wordt. Zie hieronder.
Op de één of andere manier wil ik graag bij kleine verschillen dat dit automatisch wordt weggeboekt naar korting

In je schermprintje zie ik een melding staan, maar sprake van "een voorbeeld" is er niet.
Wat doe je precies? Welke toetsen gebruik je?

Om even een voorbeeld te geven (bij één faktuur), je hebt een toets "Deelontvangst" en een toets "Volledige Ontvangst".

Het mag duidelijk zijn dat als ik een faktuur heb van EUR 1.000,- en er wordt maar EUR 800,- betaald, dat ik niet mag zeggen "die faktuur is volledig ontvangen", immers er wordt minder geboekt dan het faktuurbedrag. Ook als je méér ontvangt, zal dat met de toets Deelontvangst moeten.

De situatie "getagde ontvangst" heb ik hiervoor al behandeld.

Ha, gevonden !

Probleem is inmiddels opgelost, en staat op jullie systeem.

Je krijgt nu eerst het popup te zien, kunt dan een bedrag invullen wat op je bankrekening is bijgeschreven, en pas als dát hoger blijkt te zijn dan wat er nog geboekt moet worden, volgt een melding.

Dinand,


Vergeet niet dat je dit tòch zal moeten oplossen. Dus voordat je denkt dat het nog steeds niet werkt ...
Hooguit kan door de wijziging aan onze kant van zojuist e.e.a. in een andere volgorde optreden.

Als Wouter denkt dat de melding over de Balansrekening (die V&W moet zijn) onterecht was, dan laat hij dat hierna vast wel weten ...
:yes:


PS: Maar zo niet, dan kan hij je de gebruikte Interface vast wel noemen.

Volgens je eigen schermprint zit je in de funktie ADBKUORA (die foutmelding).

Als je op F3 clickt, staat daarin o.a. de Financiële Interface beschreven. De volgende Interfaces worden aangestuurd:

ADBKUORA 0 t/m 3 en 5 t/m 8.

Jullie gebruiken zo te zien geen "Tussenrekening Dagboekjournalisering" meer, dus 5 t/m 8 zijn aktief.

Via Raadplegen Interfaces kun je zien welke JP-definities er aan gekoppeld zijn.

Op jullie systeem staat er nu wél een V&W rekening ingevuld (weliswaar bij Interface #6 en #8 beide een verschillende). Eerst zoek ik me dan nog rot waar die melding dán vandaan moet komen, maar ervanuitgaande dat de fakturen die in je schermprint staan ondertussen als 'betaald' staan geregistreerd, ga ik er maar vanuit dat je e.e.a. inmiddels al hebt aangepast, en dat het je gelukt is de fakturen als betaald te boeken.

Beste Wouter,

Je schreef gisteren dat je het gevonden hebt en hebt aangepast in ons systeem.
Nu test ik alles in onze testomgeving en daar zie ik geen verschil. (of het ligt aan mij!!!)
Heb jij in produktie de aanpassing doorgevoerd of ook in de testomgeving?

maar ervanuitgaande dat de fakturen die in je schermprint staan ondertussen als 'betaald' staan geregistreerd, ga ik er maar vanuit dat je e.e.a. inmiddels al hebt aangepast, en dat het je gelukt is de fakturen als betaald te boeken.

Dit is alleen omdat ik alles in de testomgeving uitprobeer en ondertussen zijn de facturen op een andere wijze in produktie als betaald geboekt.
Maar ik kom in de testomgeving niet verder en in de produktie heb ik zo geen voorbeeld.

Dat zal wel alleen naar Produktie gegaan zijn.
:17c:

Ik ben inmiddels de weg kwijt.

Je hebt meerdere problemen in dit topic, je geeft geen letterlijk voorbeeld als ik erom vraag (ik weet nu nog steeds niet welke toetsen je gebruikt heb, daar moet ik naar gissen), kwa Interface staat hierboven uitgelegd, en die aanpassing m.b.t. het feit dat de melding komt voordat het scherm is opgebouwd: die moet nog naar test worden nagezonden. Waarmee kom je nu in test niet verder?

Zojuist gekontroleerd, die aanpassing is toch óók gewoon naar test gegaan.

Zojuist ook nog even expliciet het voorbeeld in jullie testbestanden nagespeeld, en de ontvangst afboeken op de 2 getagde fakturen werkt daar nu gewoon.

In een laatste poging jou nog gepoogd te bellen voor een toelichting, maar je bent telefonisch niet bereikbaar.

Als er nu nog iets niet werkt, dan s.v.p. een duidelijk voorbeeld (met beschrijving van de gebruikte toetsen).

Omdat het bestand niet te openen is hierbij nogmaals alles in PDF

Dank je voor je uitgebreide uitleg en moeite Dinand.

Geweldig. Hier kan ik wat mee  :smile:

Ad 1)
Je hebt EUR 3.948,80 te boeken. De 1e faktuur t.w.v. EUR 1.837,04 kun je daaruit betalen, en deze wordt dan ook met F5 gewoon geaccepteerd.
Als die Faktuur is afgeboekt, heb je nog EUR 2.111,76 te boeken (zie kader).
De Faktuur bedraagt EUR 2.111,77.

Waar het nu fout gaat is dat je toets F5 (Volledige Betaling) gebruikt om deze Faktuur af te boeken, terwijl je niet voldoende geld hebt om de Faktuur volledig als betaald te boeken. Ok, er zit maar één cent verschil tussen, maar het is daarmee niet "volledig". Lees e.e.a. in termen van "de Journaalpost die gekoppeld is aan een volledige Betaling zal niet een Grootboekrekening Betalingsverschillen aansturen als het bedrag volledig betaald is", en het wordt wellicht sneller duidelijk.

Of de Debiteur nu 1 cent minder betaald, 1 euro, 10 of 100 euro, het zal moeten worden afgehandeld als een "Deelontvangst" waarna jij formeel kunt aangeven of je vindt dat het als Deelbetaling moet worden afgehandeld (de faktuur blijft open staan voor het minder betaalde bedrag) of dat je met het verschil akkoord gaat (en dan gaat het minder betaalde bedrag automatisch naar betalingsverschillen).

Ofwel, gebruik voor de 2e Faktuur F4. De EUR 2.111,76 staat dan al ingevuld, en je hoeft enkel een vinkje te plaatsen bij "Voldaan" als je vindt dat het  akkoord is dat de Debiteur minder betaalde.

---

Ad 2)

Dé methode voor die 37 fakturen die betaald zijn, en waar je één verschilbedrag hebt wat je niet per faktuur wenst op te geven.

Inderdaad... je tagt eerst de fakturen die betaald zouden zijn, en gebruikt getagd verwerken. (Eerder in je topic kreeg je dáár al meteen een melding, nog vóórdat het popup op je scherm stond. Dat was wat ik zei dat opgelost was, nu krijg je eerst het popup en kun je daarna meldingen krijgen.)
Je hebt nu t.b.v. EUR 3.948,81 aan fakturen getagd, en in het popup kun je het bedrag aangeven wat betaald is: EUR 3.948,80.
Het is daarna de bedoeling dat het systeem de EUR 0,01 cent afboekt op de (laatste) faktuur van de getagde serie.

Echter, je Journaalpostdefinitie is verkeerd !

De Journaalpost zal een indeling behoren te hebben als:

Bank (Tussenrekening Dagboekjournalisering)        3.948,80
Betalingskortingen                                                 0,01
Aan Debiteuren                                                                    3.948,81

waarbij het systeem zelf de bedragen aanstuurt voor de betreffende posten.

En mogelijk staat die Journaalpostdefinitie wél goed gedefinieerd (immers, zie 2e regel in ADBOTVW2 scherm, daar staat wel "Betalingsverschil"), maar snap jij het gewoon niet.  :(

Wat ik bedoel: Als de Journaalpostdefinitie (je ADBOTVW2 scherm) komt met de regel om het Betalingsverschil te boeken, dan zou ik daar een V&W rekening invullen, en EUR 0,01. Sterker nog, ik had de Journaalpostdefinitie zo aangepast dat hier standaard een V&W rekening voor Betalingsverschillen stond ingevuld, deze rekening "Vast" werd gedefinieerd,  en had het bedrag overgenomen uit de Interface.
Dan hoefde er niets meer te worden ingevuld, en liep de boel vanzelf door.

Maar, waar er om "Betalingsverschil" wordt gevraagd, vul jij daar een grootboekrekening van de bank in, en vul je het totaal ontvangen bedrag in.
Terecht dat je dan een melding krigjt "Debetrekening mag geen balansrekening zijn", het gaat om Betalingsverschil, en dat betreft een V&W rekening.
Of beter: degene die jouw Journaalpostdefinitie gemaakt heeft, definieert dat je op dié regel alleen maar een V&W rekening mag invullen en geen Balansrekening, en vandaar dat jij nu een melding krijgt.

Nb: Het beheer van de Journaalpostdefinities ligt bij jullie zelf, en moet je in principe zelf kunnen doen na 2 opleidingsdagen Profit-Fin. Ik weet niet wie (c.q. of) iemand bij jullie die cursus ooit gehad heeft en in staat is dit aan te passen. Desgewenst kan ik dat ook doen, maar dan op nacalculatorische basis.

Beste Wouter,

Dank voor je reactie.
Ik ga dit weer testen en evt. de journaalpostdefinities aanpassen.
Nog één vraag: Ik had ook aangegeven dat de klant ook weleens 1 eurocent teveel betaald. Werkt je oplossing middels deelbetaling dan ook?

Ik dacht dat de toets Deelontvangst inderdaad ook toestond dat er méér werd ontvangen dan het openstaande faktuurbedrag.

Getagd verwerken zal dat in ieder geval (nu) niet doen.

Goed ik ga dat testen.
Is het aan te passen om dit ook middels getagd verwerken te realiseren. (als de klant een cent teveel betaald)

Vast wel. Ik zal wel even kijken...
:17c:

Mooi... dit is dus toch al wél mogelijk !

Ik dacht van niet, gezien de melding die je kreeg "Er kan maximaal xxx,xx geboekt worden".

V.w.b. Dagboekjournalisering kun je maximaal het "nog te boeken bedrag" wegboeken.

Dus, in je eerdere voorbeeld, waar je eerst aangaf dat de Debiteur EUR 3.948,80 betaald had, kun je verderop niet zeggen dat er EUR 3.948,81 op de getagde Fakturen moet worden afgeboekt.

Als je in het eerste scherm (Debiteuren Ontvangst) een groter bedrag invult, is het wel mogelijk om dat op die Fakturen af te boeken. Dat verschil beperkt zich overigens nog niet eens tot enkele centen: je kunt maximaal het ontvangen bedrag boeken.

Het verwerken van ontvangsten waar iets te weinig op wordt geboekt gaat goed.
Echter als ik teveel ontvang dan gaat het middels getagd verwerken goed. Maar als ik dit één voor één doe bij dagboekjournalisering niet.
Zie bijlage
Wil je eens kijken hoe dit precies zit.
Als dit werkt is wat mij betreft dit punt af en kom ik terug op mijn andere punt inz. deb. ontvangsen (zie ander topic)

Zie:


Dat gaat hier ook op. Als jij F5 gebruikt, boekt hij het volledige faktuurbedrag weg, niet meer en niets minder, immers, de journalisering van de volledige ontvangst bevat geen aansturing voor betalingsverschillen.

Wat je dus moet doen is middels F4 een Deelontvangst boeken, en dan op een van de fakturen een groter bedrag ontvangen dan er open staat.

Beste Wouter,

Ook dit getest en dit gaat nu goed.
Dank je wel en alle hulde

Fijn te horen dat het eindelijk werkt  :smile: