Grootboekrekening "1902" is een Grootboekrekening die binnen een bepaald stuk maatwerk bij een van onze klanten wordt gebruikt om een soort Inkoopverplichting op te journaliseren van Inkooporders, die Direkt worden geleverd door een Leverancier (niet-over-de-voorraad).
In een trajekt waarbij goederen wél over de voorraad lopen, zullen we in geval handelsgoederen eerst formeel goederen op voorraad ontvangen hebben. De Goederen Ontvangst journaliseert dan "Voorraad Goederen / Aan Nog te ontvangen fakturen".
Zodra deze goederen worden geleverd op de Verkooporder krijgen we een journalisering "Nog te faktureren voorraad / Aan Voorraad Goederen".
Faktureren we de Verkooporder aan de klant, dan zal de Uitgaande Faktuur "Debiteuren / Aan Opbrengst Verkopen" journaliseren, gevolgd door "Kostprijs Verkopen / Aan Nog te faktureren voorraad".
Nb: Merk hierbij op dat het uitgangspunt hierboven is dat Leveringen gejournaliseerd worden, anders treedt het oude schoolvoorbeeld in werking waarbij de Uitgaande Faktuur "Kostprijs / Aan Voorraad" zou journaliseren, hetgeen fout is bij de gratie dat de Faktuur niet altijd met de zending mee hoeft te gaan (en daarmee de voorraad niet mag afboeken).
Bij een Direkte Levering, niet-over-de-voorraad, leveren we niet zelf aan onze Debiteur, maar levert onze Leverancier rechtstreeks aan die Debiteur. Met name als die Leverancier zich in het buitenland bevindt kan er een behoorlijke tijd zitten tussen de bevestiging dat de goederen geleverd zijn en het moment waarop wij zelf de Faktuur van onze Leverancier ontvangen. Pas dán kunnen we de échte kostprijs bepalen. In een voorbeeld waarbij we met leveringen vanuit China aan schepen te maken hebben, geldt kan het wel 3 maanden duren na de levering alvorens wij de fakturen ontvangen van onze Leveranciers.
Zodra de levering echter heeft plaatsgevonden, willen wij onze klant alvast kunnen faktureren...
Onze Leverancier (China) kan uit eigen voorraad leveren, maar kan ook besluiten om te leveren uit voorraad van een andere Leverancier. Afhankelijk van wélke voorraad geleverd wordt kan de uiteindelijke Inkoopprijs verschillen (deze prijzen kunnen per Lokatie = Leverancier worden geregistreerd).
Zodra "proof of delivery" is ontvangen, maken we de Verkooporder gelijk aan het POD. De geleverde hoeveelheden zijn dan bekend, de prijs die met de Debiteur is overeengekomen is bekend, dus, wij kunnen de Debiteur faktureren. De daadwerkelijke kostprijs is nog niet bekend (immers, die weten we 3 maanden later pas), en derhalve anticipeert de Uitgaande Faktuur aan onze Debiteur op "de hoogste prijs".
Waar in de situatie "wél-over-de-voorraad" de Uitgaande Faktuur zou journaliseren "Kostprijs / Aan nog te faktureren voorraad", hebben we bij een "niet-over-de-voorraad" weliswaar de wetenschap dat er geleverd is, maar, deze levering registeren we niet echt. Althans, niet anders dan dat we de Verkooporder (en daarmee hetgeen wat we op de Uitgaande Faktuur gaan faktureren) gelijk maken aan het POD. In plaats van een "Nog te faktureren voorraad" tegen te boeken, gaan we een Grootboekrekening "Nog te ontvangen fakturen" opboeken.
Toch is er een groot verschil met de échte "Nog te ontvangen fakturen" rekening, immers, bij de échte nog te ontvangen fakturen rekening weten we precies voor welk bedrag we gefaktureerd zouden moeten worden terwijl dat hier niet bekend is! immers, dat is afhankelijk vanuit welke Lokatie (lees: Leverancier) er geleverd is, en dat weten we pas 3 maanden later als we zélf gefaktureerd worden.
Derhalve is er een nieuwe "Nog te ontvangen Fakturen" rekening in het leven geroepen, de 1902 uit dit voorbeeld. Dit betreft een rekening die we het beste kunnen omschrijven als "Direkte Leveringen, niet-over-de-voorraad, die nog niet gefaktureerd zijn".
Stel dat de Inkoopprijs voor onze Lokatie USD 8,- bedraagt, de "hoogste prijs" USD 12,- is, en we uiteindelijk worden gefaktureerd voor USD 10,-, dan geldt dat de Uitgaande Faktuur uitgaat van "de hoogste prijs" als kostprijs: de USD 12,-. Deze USD 12- is het bedrag wat dan op 1902 wordt opgeboekt.
Op het moment dat we (3 maanden later) de Faktuurkontrole gaan voorbereiden, kunnen we aangeven dat wij een Faktuur hebben ontvangen voor USD 10,-. De eerder op 1902 geboekte USD 12,- wordt dan tegengeboekt, 1900 (de échte Grootboekrekening "Nog te ontvangen Fakturen") wordt opgeboekt voor USD 10,- en het verschil ad USD 2,- gaat naar "Prijsverschillen niet-over-de-voorraad orders".
Zodra de Financiële Faktuur wordt ingeboekt, vindt er een journaapost plaats in de vorm "1900 Nog te ontvangen Fakturen / Aan Crediteuren" en loopt ook 1900 glad.
Let op: De journalisering op 1902 is alleen aktief voor onze eigen orders die niet over de voorraad lopen! Er is immers nog een tweede stroom orders, en dat zijn orders die door een Intercompany Bedrijf aan de Debiteur worden verkocht, en via ons bedrijf worden uitbesteedt aan een (World-Wide) Leverancier. Hoewel ook in die situatie de Faktuur aan de Debiteur al 3 maanden eerder de deur uit kan (en er feitelijk een 1902 in dat andere bedrijf aan de orde is), geldt voor onze administratie dat wij ons zusterbedrijf pas faktureren als we alle Ingekomen Fakturen ontvangen hebben. Voor deze orders komt het er dus op neer dat we éérst de Ingekomen Faktuur boeken, en daarna pas Faktureren, terwijl 1902 is geïntroduceerd voor de situatie waarin we éérst faktureren alvorens we zélf gefaktureerd worden.
De journalisering van 1902 vindt plaats per Valutakode waarin bij de betreffende Lokatie (Leverancier) wordt ingekocht. Wijzigigen op de gegenereerde Inkooporders leiden ook tot een korrektieboeking van het saldo op 1902.
| Funktie | Omschrijving | Dtm.Vl.Wyz | Dtm.L.Wyz |
| ADIFGN | Omschrijving (nog) niet bekend | 10-08-2021 | 17-09-2021 |
| LOFIVW | Verwijderen Ingekomen Fakturen | 14-09-2021 | 20-09-2021 |
| LOIRFITV | Omschrijving (nog) niet bekend | 16-09-2021 | 20-09-2021 |
| LOIRFVRA | Omschrijving (nog) niet bekend | 17-09-2021 | 17-09-2021 |
| LOIRFVWY | Omschrijving (nog) niet bekend | 31-08-2021 | 17-09-2021 |
| LOIRTVF1 | Omschrijving (nog) niet bekend | 12-05-2021 | 17-09-2021 |
| LOIRUBSR | Omschrijving (nog) niet bekend | 14-09-2021 | 20-09-2021 |
| LOIRVW | Verwijderen Inkooporderregel | 20-09-2021 | 20-09-2021 |
| LOOFT1 | Omschrijving (nog) niet bekend | 31-08-2021 | 17-09-2021 |
| LOUFDB | Fin. Doorbelasten Faktuur | 06-08-2021 | 14-09-2021 |
| LOUFGNCL | Omschrijving (nog) niet bekend | 14-09-2021 | 14-09-2021 |
| LOUFVW | Verwijderen Uitgaande Faktuur | 30-08-2021 | 14-09-2021 |
