Bij een van onze klanten is het zover dat een Auditfile Financieel technisch gezien uit haar voegen loopt. Of, iets anders geformuleerd, Accountants en Belastingdienst hebben weliswaar een standaard XML formaat bedacht waarin Boekingsgegevens kunnen worden uitgewisseld, maar, of dit formaat anticipeert op miljoenen mutaties is de vraag.
In het gegeven voorbeeld bevat n Boekjaar meer dan 20 miljoen Boekingen en bij de gratie dat 1 mutatie record in het XML bestand ongeveer 900 bytes in beslag neemt, zou de Auditfile op _ 18 GB uitkomen... Vooropgesteld dat data uitwisseling in XML formaat hier wellicht niet meer de beste optie is, zijn de aanpassingen in deze Releasenote bedoeld om de betreffende klant met zo min mogelijk vlieg en kunstwerk toch data te kunnen laten exporteren via de Auditfile Financieel.
Gebleken is dat ongeveer 50% van alle financiele mutaties wordt opgeslurpt door Boekingen waarin de Levering wordt gejournaliseerd. Het gaat hier dan om Interface LOLRBK, die een Journaalpost maakt in de vorm van "Nog te faktureren Voorraad / Aan Voorraad Goederen". Deze Journaalpost is op zich optioneel, en is opgenomen omdat zonder deze Interface de financiele Voorraad pas wordt afgeboekt t.t.v. het Faktureren (Kostprijs Verkopen / Aan Voorraad Goederen) welk schoolvoorbeeld Journaalpost eigenlijk fout is omdat het genereren van een Faktuur niets te doen heeft met het (financieel) afboeken van Voorraad. Als je niet op hetzelfde moment faktureert als het moment waarop geleverd wordt zal de financiele voorraad nooit aansluiten met de werkelijkheid (of de logistieke voorraad).
In de ADS versie van Profit is nu bij een Journaalpostdefinitie een rubriek 'Comprimeren mutaties in Auditfile Financieel J/N' opgenomen. Met deze rubriek kunnen we aangeven dat de mutaties die via een bepaalde Journaalpostdefinitie zijn gemaakt, moeten worden samengevoegd tot één mutatie per periode. Hierdoor zullen we niet duizenden of miljoenen dezelfde boekingen aantreffen in de Auditfile, maar één mutatie (per Periode) met daarin het totaalbedrag.
Nb: Merk op dat we binnen Profit ook mogelijkheden hebben om BatchBoekingen te comprimeren en we hier dus eigelijk hetzelfde doen, maar dan alleen in de aangifte. In Profit zijn alle specifikaties altijd nog beschikbaar, en het al dan niet achterwege laten van specifikaties bepaalt u feitelijk zelf.
Merk op dat het juist de bedoeling is van zo'n Auditfile om uw mutaties met een derde partij (bijvoorbeeld uw Accountant) te kunnen delen, en zodra u hierin mutaties comprimeert, zal de specifikatie van die mutaties niet beschikbaar zijn. De enige Journaalpost die zich hier in principe voor leent zou de Journalisering van de Levering (Interface LOLRBK) zijn. Toch kan het comprimeren ook bij andere Journaalpostdefinities worden geaktiveerd; u bepaalt dit zelf.
Een 2e aanpassing binnen dit onderwerp is dat bij het opstarten van de Auditfile nu een periode van bijv. een jaar kan worden opgegeven, doch aangevuld met de opdracht om per tussenliggende periode een XML file te genereren. Stel dat uw boekjaar uit 12 of 13 perioden bestaat, dan zal 1 opdracht nu automatisch 12 of 13 XML files aanmaken (voor iedere Periode 1). Ook dit zal ervoor zorgen dat de afzonderlijke XML files minder groot zullen zijn.
| Funktie | Omschrijving | Dtm.Vl.Wyz | Dtm.L.Wyz |
| ADAFXMGN | Genereren XML Auditfile | 19-12-2014 | 16-01-2021 |
| ADBHOI1 | Omschrijving (nog) niet bekend | 21-09-2017 | 18-01-2021 |
| ADJHRA | Raadplegen Journaalpost Def. | 20-06-2016 | 18-01-2021 |
| ADJHTV | Toevoegen Journaalpost Def. | 23-04-2015 | 18-01-2021 |
| ADJHWY | Wijzigen Journaalpost Def. | 23-04-2015 | 18-01-2021 |
