Verzamelfacturen

[Dinand]

Wij hebben hier een kleine discussie met een klant die graag verzamelfacturen wil.
Wij hebben dit niet eerder gedaan. Ik heb dit wel getest met een klant en op zich zet hij keurig twee verkooporders op één factuur.
Ik kan ook netjes de verschillende verkooporders raadplegen vanuit de factuur.
Enige wat ik niet kan terugzien zijn de vrachtbrieven, maar dat kan ook zijn omdat ik het dmv een directe levering getest hebt.

Maar mijn vraag is vooral het volgende: Bij 2-2-1-deb raadplegen-tabblad 6 kun je verzamelfacturen aanvinken. Maar die helptekst is mij niet geheel helder. Wij factureren obv een verkooporder (en dus niet per vrachtbrief) en dan geldt mijn inziens die hele tekst niet. Maar wat wij graag willen is een verzamelfactuur per afleveradres. Stel ik heb van één klant (die verzamelfacturen wil) vijf verkooporders die betrekking hebben op twee verschillende werken wat doet Heart Proftit dan?  Ik heb dit getest en dan krijg ik één factuur voor alles en wat ik graag wil is een verzamelfactuur per werk. (afleveradres).  Dit omdat in de praktijk elk werk een eigen uitvoerder heeft die die facturen nakijkt en die uitvoerder wil/mag dan geen facturen die betrekking hebben op andere werken.  Is dat te realiseren? 
En wat zijn de overige nadelen van verzamelfacturen? (een nadeel is dat een klant een grotere factuur niet betaald als iets niet goed is, de traceerbaarheid is iets minder, maar misschien zijn er meer nadelen)
Ik krijg nog wel een foutmelding tijdens het facureren van verzamelfacturen. Zie bijlage. Weet niet precies wat dit inhoudt.
Ik heb de helptekst nog bijgevoegd.

[Peter Stordiau]

Ga er eerst maar eens vanuit dat wat je wilt mogelijk is. En ook dat dit nu nog niet kan (niet 100% zeker want wellicht via truccen, maar ga er voor de zerkerheid vanuit).

Denk er maar aan dat er kan worden gefaktureerd op Weekbasis (niet  werk) (dus heeft dan niets meer met 1 vs meerdere Vrachtbrieven te maken) en dat dit gewoon werkt, inklusief alle "tracering", ook afhankelijk van verdere instellingen.

Dus zie alvast voor je dat je (zoals je zelf al suggereert) de Fakturrun opstart en dat een Afleveradres kan selekteren zoals
Wilhelminastraat 2, Barneveld.

Let op :
Ik kan op dit moment slecht overzien of dit "raar" wordt in verband met het volledig/consustent houden van de te faktuerren geleverde Orderregels. Dus :
Als je de Faktuurrun vanmiddag opstart met de Leveringen die hebben plaatsgevonden in juli 2019, dan zal het wel goed gaan als je ook nog ene "t/m Leverdatum" kan opgeven. Maar wat nu als je dat per 31 juli 2019 hebt gedaan (op bijvoorbeeld 5 augustus) maar op 20 augustus blijkt dat die oetl*llen van de Gemeente Barneveld zijn vergeten om de witte belijnings stenen (parkeervakken) te bestellen, die je op 24 augustus nalevert. Hoe weet jij dan dat je bijvoorbeeld (per) eind augustus die run nog een keer moet draaien voor de Wilhelminastraat ?
En, een run die zegt "Doe alles maar op Afleveradres per (bijvoorbeeld) einde iedere week (de run zou je dus wekelijks draaien) gaat niet doen wat je wilt, want dan krijgt men immers alsnog deelfakturen per Afleveradres.

De moraal is een beetje dat je een "overzicht" nodig hebt van wat er uit de Faktuurrun zou kunnen komen - eigenlijk voor welke Afleveradressen er iets uit zou komen, en op basis van dat overzicht start je dan de run op. Dit zou zelfs gewoon een Raadpleegfunktie kunnen zijn, met een toets "Faktureren" erbij, die je dan ook nog wel getagged kan doen (ja kan dus meerdere Afleveradressen tegelijk faktureren).
Het aanpassen van de Faktuurrun zelf valt denk ik best wel mee (hooguit 8 uur ?) maar de verdere kontrole (ook veldjes bij de Debiteur - of juist Afleveradres denk ik ??) is minder te overzien, plus die Raadpleegfunktie die je denk ik echt nodig hebt. Een wilde gok op dit moment : 24 uur totaal.
Maar zoals altijd : dan heb je ook wat.

Voor de volledigheid : je kunt dus de Faktuurrun draaien voor een Afleveradres terwijl je dat best na een maand weer mag doen (werk loopt ene jaar). Zelf zou ik dan ook een "periode" veldje bij het Afleveradres willen hebben die zegt per welke periode (week, maand, enzovoort) er een Deelfaktuur uit mag komen.

Nee, wij maken geen stenen (speciaal voor Marcel).

[Wouter Rijnbende]

(Wil ik net op 'Post' drukken, is er al gereageerd  )

In het kort dan nog maar even: ik zou ook denken dat het verzamelen per Afleveradres op dit moment nog niet mogelijk is, maar, misschien getruct inderdaad toch wel.

Op Tabblad #7 bij de Debiteur vind je een rubriek 'Samenvoegen op Orderrefentie'. Zet die op Ja, dan meen ik dat het zo was dat je daarna alleen nog maar één Orderreferentie op één Faktuur krijgt. M.a.w. als jouw werk uit de Orderreferentie blijkt, dan zouden twee Orderreferenties alsnog tot 2 Fakturen kunnen leiden.

[Dinand]

Hoe weet jij dan dat je bijvoorbeeld (per) eind augustus die run nog een keer moet draaien voor de Wilhelminastraat ?

Volgens mij zitten we even niet op één lijn: Ik draai dagelijks een complete factuurrun van álle verkooporders die op dát moment zijn goedgekeurd.
En wat ik dan graag wil is het verzamelen van verschillende verkooporders (die in die selectie van góedgekeurde verkooporders ziiten) die betrekking hebben op één afleveradres en dat daarvan één factuur komt.
Als er zo'n oetl*l uit het mooie Barneveld toch veel later denkt "Hey er moeten nog belijningsstenen in"  dan maken wij daar weer een verkooporder van en komt er gewoon nog één factuur voor dat afleveradres. Die gaat dan in een run op een latere datum wel mee.

De aanleiding van dit verhaal is dat wij onlangs 20 vrachten  (lees 20 verkooporders en 20 vrachtbrieven) op één dag geleverd hebben op hetzelfde werk. Die klant krijgt dan vervolgens 20 facturen die hij 20 keer moet inboeken en dat is vervelend. En dit komt vaker voor. Bijv. drie vrachten naar het werk Wilhelminastraat in Barneveld op één dag. En dat krijgen de ambtenaren in Barneveld drie facturen terwijl het op één factuur kan.
Maar als er dan toevallig op diezelfde dag ook een vracht naar de Julianastraat in Barneveld gaat dan moet díe vracht op een separate factuur.

[Peter Stordiau]

Schiet mij maar weer eens lek ...

Als jij 20 vrachten hebt voor een klein parkeerplaatsje in Barneveld, dan is dàt al niet goed, want een halve vracht zou genoeg zijn. Maar alas.
Zet die 20 vrachten op 1 Verkooporder op dusdanige manier dat je 20 Raaplijsten ervan kunt maken met ook 20 Vrachtbrieven, die je later allemaal separaat levert.
Daar komt 1 Faktuur uit.
Klaar.

PS: Ik heb nooit van de Julianastraat in Barneveld gehoord. Wie doet bij jullie de planning ? geef je het even door ?

[Dinand]

Daar zit het euvel. Bij ons wordt van elke vracht ook een aparte verkooporder gemaakt. Dan blijft alles één op één traceerbaar.  Weet zelf niet precies of dat hier is aan te passen in de wijze hoe wij werken op dit moment.
Is nog een suggestie, maar daar zit wel het euvel.  Ik dacht dat op te kunnen lossen dmv alleen de factuur te verzamelen per afleveradres per dag.
Maar dat is dus wat complexer.

En oh ja, ik zal de planning even inlichten!!!

[Dinand]

Een drietal vragen over 20 vrachten op één verkooporder:
1) Wat bedoel je precies met zet die 20 vrachten op een dusdanige manier op een verkooporder?  Bedoel je dan de hoeveelheden van een volle vracht?
2) En kan ik dan op de betreffende factuur (met die 20 vrachten) ook de vrachtbriefnummers vermelden? Dit is dan wel een must voor onze klant om e.e.a. controleer- en traceerbaar te houden.
3) Bij raadplegen uitgaande facturen (3-3-1-1) kan ik middels shft-F6 de verkooporder zien, maar kan ik dan ook ergens de betreffende vrachtbrieven raadplegen die bij een factuur horen.

[Peter Stordiau]

Dinand, eerst nog even duidelijkheid proberen te krijgen in wat je nu werkelijk wilt. Ik denk dit :

Van een Verkooporder meerdere Leveringen kunnen doen. Dit betreft niet alleen 20 vrachtwagens met een zelfde steen, maar net zo goed 18 vrachtwagens met dezelfde steen en 2 vrachtwagens met random spul.

Er vanuit gaande dat bovenstaande nog juist is, moet je :

1. op 1 Verkooporder een dusdanige mengeling aan Regels maken dat je er aparte Raaplijsten van kan maken.
2. het liefst niet een Deellevering (= Raaplijst) maken voor 1 regel.

Ad 2.
Dit kan wel (het zou wel werken) maar daar word je zelf (administratief) niet goed van. Dit zou hetzelfde zijn als dat je zo veel stenen op 1 regel zet dat ze met 18 vrachtwagens moet worden geleverd. In plaats daarvan maak je er 18 regels van.

N.b.: Dit regelen zoals je kennelijk momenteel doet (20 verkooporders) spant het paard achter de wagen. Althans, wel als je vervolgens *die* wilt gaan verzamelen op een Faktuur. Dit kan veel makkelijker, ook al moeten we het nog zo in elkaar draaien dat je alles kan doen wat je wilt (zoals ook de aangegeven "tracering").

Let op : In bovenstaande is expliciet NIET genoemd dat je per Afleveradres kan verzamel-faktureren. Dit zou iets totaal anders zijn, namelijk dat je willekeurige orders die op een dag zijn geleverd (of een week, maakt niet uit) gaat verzamelen op 1 Faktuur. Dit zou op zich ook kunnen, maar is totaal iets anders en je geeft ook niet (meer) aan dat je dat wilt. Nogmaals, bovenstaande gaat er van uit dat dat NIET gebeurt. Iets anders is dat naar mijn idee een klant dit ook niet wil. Die plaatst Orders, en voor de Order wenst hij een Faktuur te zien. Voor hem (/haar) is niets duidelijker (geldt niet voor alle branches en wie wee heb ik voor jullie branche geen gelijk in deze).

...

Hoe fout is mijn voorstelling van zaken ?

[Dinand]

Hoe goed of fout de voorstelling van zaken is laat ik nog even in het midden.
Inderdaad noem ik factureren per afleveradres even niet meer ivm toch wel veel uren en het wellicht niet nodig is omdat wij nu elke dag alles factureren. Maar geheel duidelijk is het mij nog niet, maar dat ligt deels ook aan mij omdat ik hier niet dagelijks mee werkt:
Wij werken met routeplannen en stellen alle routes handmatig samen. Daarna worden alle raaplijsten collectief gegenereerd, collectief geleverd en goedgekeurd.
Nu schrijf je bij 1 dat wij één verkooporder zo moeten opstellen dat daar aparte raaplijsten (lees voor ons: Vrachten) van gemaakt kunnen worden. Dat zal wel lukken is mijn verwachting door bijv. maximaal één vracht per verkooporderregel in Heart Profit te registreren.  Of is dat wat jij bedoelt met een deellevering (één verkooporderregel is één vrachtwagen vol (vd 20) en zie je dat dan als een deellevering.

Bij 2 is het euvel dat juist onze klanten de vrachtbrief al hebben en sommigen registreren die vrachtbrief als ontvangst. Op onze factuur moet dan wel een verwijzing komen naar de bijbehorende vrachtbrieven zodanig dat de klant dat goed kan controleren. Nu is 20 vrachten wel heel veel, vaak gaat het om 2 of 3 vrachten per dag.

Mijn puntje 3 is nog niet beantwoord, maar is wel belangrijk willen wij hier iets mee.

Het hele verhaal van factureren per afleveradres sluiten wij dan even hiermee af. Doel is daar waar ik nu dagelijks regelmatig 2 of 3 verkooporders voor hetzelfde werk (die Wilhelminstraat in Barneveld) maak met drie facturen (of 2) wil ik toe naar 1 verkooporder en 1 factuur. Maar wel dat ik per factuur de bijbehorende vrachtbrieven kan zien en de klant ook die vrachtbriefnummers op de factuur krijgt. (en misschien ook nog wel de verkoopordernummers, maar daar ik ben zelf nog niet uit)

[Dinand]

Heb dit nog met onze klantenservice besproken en daar wij verkooporders niet per verkooporderregel, maar per verkooporder inplannen speelt dit niet en kan mijn verhaal ook niet eens.
Of wij moeten alles anders doen.
M.a.w. laat dit punt maar even zitten en parkeren wij dit voorlopig.
Toch veel dank.