retouren naar leverancier

[Dinand]

We zitten wel eens met een probleem van bijv. dubbele ontvangsten van grondstoffen. Als dat gebeurd en je bent er direct bij dan kun je een dubbele ontvangst snel ongedaan maken.  Als echter de voorraadcharges van die dubbele ontvangsten al 'weg zijn' dan is het lastiger.  Je moet dan iets retour boeken naar een leverancier.  (Dit kan overigens ook een gewone retour zijn naar een leverancier) Ik heb daarvoor een werkinstructie beschreven die mijn inziens prima werkt.
Op één punt na: We werken met inkoopcontracten en die hoeveelheden af te nemen worden niet aangepast als er iets retour gaat in het systeem.

Ik heb die werkinstructie bijgevoegd en e.e.a. getest in onze testomgeving voor artikel V-BETONGRA 4/8.  Ik heb twee vragen:
1) Kan het zo worden dat ook de contracthoeveelheden automatisch aangepast worden.  Immers als je iets retour boekt moet de te bestellen hoeveelheid weer toenemen.
2) Is deze werkwijze Überhaupt een goede werkwijze? De voorraad wordt netjes bijgewerkt, bij nog te ontvangen facturen gaat het goed, het overzicht nog niet volledig gefactureerde inkooporderregels toont keurig deze retouren als credit en bij een facuurboeken (4-3-2-F4-leverancier toevoegen) worden de retouren netjes bovenaan gezet.

[Wouter Rijnbende]

Wat je bedoel je met dubbele ontvangst ?

Boekt iemand de goederen dubbel in Profit binnen, of levert je Leverancier 2x ?

[Dinand]

Iemand boekt gewoon een ontvangst tweemaal in.  Nou ja gewoon. We krijgen per dag zo'n vijftig ontvangsten en soms komt een vrachtbrief na inboeken bij een collega die dan denkt hé die moet ingeboekt worden en boekt de ontvangst nogmaals.  Is niet goed, maar gebeurd.

[Wouter Rijnbende]

Er lijkt veel meer niet te kloppen...

Als je een Inkooporderregel hebt, en je ontvangt deze, dan verdwijnt de IO regel uit het overzicht te ontvangen goederen. Je zou hem niet eens een 2e keer kunnen inboeken, ja, tenzij er gedeeltelijk geleverd wordt of i.d. We hebben ooit eens iemand gehad die niet met Kontrakten wilde werken en aan het begin van het jaar een kompleet Kontrakt als Inkooporder noteerde, en het hele jaar daar afroepen op boekte, maar, bij jullie kan dat niet aan de orde zijn, want je probleem ligt in de hoek van het Kontrakt. Je hebt dus een Kontrakt, je Inkooporder moet dan een afroep zijn uit dat Kontrakt, en daar wordt dan vervolgens gedeeltelijk op geleverd?

En daarna... als de dubbele ontvangsten al 'weg zijn'? Weg? Waarnaar toe? Volgens mij, als de goederen enkel 'verplaatst' zijn, kun je nog steeds de Ontvangst ongedaan maken. Dus 'weg' moet impliceren dat het 'verbruikt is' of i.d. En, hoe kun je die voorraad verbruiken (of verplaatsen) als ze in werkelijkheid nooit ontvangen zijn? Je hebt er 100 ontvangen maar gaat er 200 verplaatsen omdat er nu eenmaal 200 op voorraad liggen?

Dan, het verwijderen van een Goederen Ontvangst is mogelijk zolang de voorraad nog aanwezig is. Ah... dus je kunt de Ontvangst niet meer verwijderen, dat impliceert dat je de voorraad niet meer hebt (lees: jouw 'weg zijn'). Rara vraag, maar, 'wat wil je vervolgens retour sturen naar de Leverancier' als je niets meer hebt? Ga je het dan weer opboeken?

Hoe dan ook, het (getagd) retour sturen naar een Leverancier is ontwikkeld om een Credit Inkooporder te kunnen maken waar je je Creditfaktuur op kunt boeken. Met Kontrakten doet dit verder helemaal niets. Een bug? Nee, denk eerder dat je die funktionaliteit niet moet gebruiken als je met Kontrakten werkt. Ze is i.i.g. ontwikkeld voor een klant die niet met Kontrakten werkt (dus daarom zit het er niet in), maar, ik denk dat gebaseerd op het feit dat Profit vraagt aan welke Leverancier het retour gezonden moet worden, er ook niets zal zijn wat bijv. op basis van de traceability achterhaald hoe-/waar dat produkt is ingekocht; je mag het ook aan een ander retour sturen (als die e.e.a. accepteert). Toch, uitgaande van meerdere Kontrakten, zal het systeem wel moeten weten welk Kontrakt er gekorrigeerd moet worden, en dus zal moeten worden bepaald op welke order die goederen ingekocht zijn (en op welk kontrakt dat is afgeboekt). En wat als het Kontrakt inmiddels is afgesloten? Moet die dan heropend worden? Mag je het dan niet meer terugsturen? 
Teveel om 'als bug' te betitelen; is gewoon nooit in voorzien. Kan op zich best wel, maar zal e.e.a. bij komen kijken.

'Verwijderen Ontvangst' zou de job al moeten doen; leg eerst maar eens uit waarom je dat niet kunt gebruiken c.q. hoe je goederen 'weg' kunnen zijn.

[Peter Stordiau]

leg eerst maar eens uit waarom je dat niet kunt gebruiken

Kan je uitleggen waarom je dat niet kan gebruiken ?

Ja, ik ben er ook niet zo goed in hoor, maar ...

[Dinand]

Net iets gepost, maar staat er niet op. Jammer. Nieuwe poging.
In het verleden hebben jullie iets voor ons gemaakt en wel dat wij vanuit een inkoopcontract middels F5 een inkooporder kunnen genereren. En het systeem springt dan gelijk door naar de goederenontvangst. We maken dan als het ware in één handeling een inkooporder en ontvangst. Als het bij ons dan fout gaat (lees dubbele ontvangst) dan maken ze dus van één feitelijke ontvangst twee inkooporders en twee ontvangsten.
Doordat we dagelijks meerdere vrachten ontvangen van hetzelfde artikel wordt dit niet tijdelijk opgemerkt. Bij het boeken vd factuur wordt de eerste ontvangst wel afgeboekt (afgeletterd) maar pas later (bij het draaien vh overzicht niet gefactureerde inkooporderregels) blijkt dat die tweede ontvangst blijft openstaan. Maar doordat ook die grondstoffen dagelijks weer worden afgeboekt middels afboeken grondstoffen (voor een productie-order) is die voorraad (van de dubbele ontvangst) allang weg op het moment dat het wordt gesigneerd. Daarom kunnen wij 'verwijderen ontvangst' niet meer gebruiken.
Feitelijk heb je teveel voorraad die we dan middels die creditinkooporder willen rechtzetten waarbij ook de inkoopstatistieken gelijk worden rechtgezet.   Dit gaat ook goed, maar alleen het inkoopcontract wordt niet gecorrigeerd. Immers bij de dubbele ontvangst wordt de hoeveelheid af te nemen goederen wel tweemaal geboekt en ook begrijpelijk. Immers je maakt twee inkooporders.  Maar bij de creditinkooporder wordt de hoeveelheid af te nemen goederen niet opgehoogd. Dit zou wel moeten.
Hopelijk is het nu wat duidelijker, anders even bellen.

[Wouter Rijnbende]

Goederen worden dus 2x ontvangen, maar de 2e keer is op een nieuwe Inkooporder die je uit het Kontrakt hebt gegenereerd.

De goederen zijn er niet meer 'omdat je ze in een Produktieorder hebt verbruikt'.

Iets wat in werkelijkheid niet ontvangen is, kun je natuurlijk niet in een Produktieorder verbruiken. Dus, ervanuitgaande dat niet iemand voor de lol een order gaat gereedmelden maar dit doet omdat ze daadwerkelijk wat geproduceerd hebben, zal er nóg een partij aan de orde zijn. Ik vermoed dat je dus nog een 3e afroep hebt gedaan, die is wel netjes geleverd en op voorraad terecht gekomen, maar omdat Afboeken Grondstoffen 'FIFO' afboekt, zal de 2e partij afgeboekt zijn.

Die 2e partij kun je nu niet meer verwijderen omdat ze is afgeboekt in een Produktieorder, en die 3e partij wil je gaan terugsturen.

Als dat klopt, dan zie je al meteen waar eventueel te ontwikkelen funktionaliteit rekening mee heeft te houden, want, in theorie kan die 3e partij van een ander Kontrakt zijn afgeboekt als de 2e partij, en wil je nu de 3e partij terugsturen doch t.l.v. het Kontrakt van de 2e partij...

We kunnen hier vast wel iets voor maken, maar, een eenvoudigere oplossing is misschien de volgende:

Verwijder handmatig de 3e partij (de partij die je wilde gaan terugsturen) van voorraad; leg vervolgens handmatig de 2e partij op voorraad (met exact dezelfde gegevens als waartegen het op voorraad is gekomen). Daarna zal 'Verwijderen Ontvangst' die voorraad herkennen, en kun je de Ontvangst alsnog verwijderen. Rariteit die je dan overhoudt is dat de 2e charge formeel nooit ontvangen is terwijl ze wel in je Produktieorder zit.

Kunnen wij op een e.o.a. manier met een kontrole ervoor zorgen dat dit niet optreedt? Misschien een waarschuwing inbouwen dat als jullie op de door jou beschreven manier een Inkooporder genereert uit een Kontrakt, het systeem even kontroleert òf je die dag al een Inkooporder hebt gegenereerd uit dat Kontrakt en dat ze een waarschuwing geeft a-la 'joh, twee afroepen van hetzelfde produkt op dezelfde datum, klopt dat wel?' ?

[Dinand]

Het voorstel van Wouter getest en dat gaat goed.
Gezien wij (nog) niet echt kijken naar nog af te nemen contracthoeveelheden heb ik de werkwijze van Wouter wel beschreven in onze werkinstructie, maar dan als alternatieve werkwijze. We willen vooralsnog onze eigen methode blijven gebruiken omdat die wat beter te begrijpen is voor de mensen hier. Mochten de nog af te nemen contracthoeveelheden een item worden dan heb ik beschreven werkinstructie.
Wat de evt. signalering betreft wil ik eerst hier intern iedereen op scherp zetten en mocht het niet beter worden dan moeten we daar over nadenken. Probleem is dat we wel regelmatig op dezelfde dag dezelfde hoeveelheid van hetzelfde produkt ontvangen.
Voor nu veel dank voor de ondersteuning.