M.i.v. heden is er een geheel nieuwe methode ontwikkeld voor het Genereren/Versturen van Aanmaningen. In de vorige opzet betrof Aanmaningen een print, welke op enig moment kon worden afgedrukt met de stand van dat moment. De indeling van de print was 'vast' in kolommen 'Niet vervallen', '<= 30 dagen', '<= 60 dagen' en '> 60 dagen'. Werd een week later de print nogmaals opgestart, dan kon het voorkomen dat precies dezelfde print nogmaals werd afgedrukt.
In de nieuwe situatie werkt e.e.a. een stuk formeler. De Aanmaning wordt eerst gegenereerd, en daarna kan worden besloten of ze verzonden moet worden.
Aktiveren nieuwe werkwijze
De nieuwe manier werkt op een totaal andere wijze dan voorheen. Er moet bewust een keuze worden gemaakt voor de nieuwe methode danwel de oude methode. Om de nieuwe methode te kunnen gebruiken dient bij Financiële Parameters (Hmenu-7-8-1-1) rubriek "Aanmaningen eerst genereren, dan printen J/N" met "Ja" te worden beantwoord. Deze rubriek kan overigens alleen worden gevuld indien
Profit-Fin wordt gebruikt vanuit het
Logistieke pakket. Tevens zal uw systeem over de module
Profit-Tag moeten beschikken.
Dynamische Kolomindeling Aanmaning
De eerste aanpassing binnen de nieuwe werkwijze betreft de mogelijkheid om de 4 kolommen op de Aanmaning variabel in te delen. In de oude situatie werden de Fakturen op de Aanmaning ingedeeld in 4 kolommen:
* Niet Vervallen Fakturen
* <= 30 dagen vervallen
* <= 60 dagen vervallen
* > 60 dagen vervallen
Via een Aanmaningdefinitie (die bijvoorbeeld in meerdere talen gedefinieerd kon worden) kon aan iedere kolom een steeds dreigendere tekst worden gekoppeld, in de vorm van 'Bij deze treft u een overzicht aan van de openstaande fakuren', 'Wij hebben gekonstateerd dat een of meerdere fakturen niet betaald zijn', 'Ondanks een eerder schrijven heeft u nog steeds niet betaald' en 'Als je nou niet snel betaalt...'
Als we wat nauwkeuriger naar deze kolommen kijken, zijn er eigenlijk 2 vaste grenzen aan de orde: 30 en 60 dagen; de 1e kolom is altijd <0 dagen en de 4e kolom is een afgeleide van de 60 dagen. Het is vanaf heden mogelijk om deze kolomgrenzen (30 en 60 dagen) variabel in te stellen bij een Aanmaningdefinitie. Op deze manier kunt U ook Aanmaningdefinities vastleggen met "<= 14 dagen, <= 28 dagen en > 28 dagen", of 14 en 21 dagen. Het aantal kolommen staat echter nog steeds vast op 4 !
Aanmaning Genereren (Toevoegen) via Raadpleegfunktie
Zodra de parameter "Eerst genereren, dan printen" met Ja is beantwoord, zal het Menu van Aanmaningen er al anders uit gaan zien:
Menuoptie #1 bevat Raadplegen-/Onderhoud van Aanmaningen, en daarvandaan gaan we nu (met F4) toevoegen.
#2 bevat de definitie van Aanmaningen (indelingen in kolommen, vertalingen, zwaarteteksten e.d.)
#3 Parameters Debiteuren, zoals deze ook in het oude menu beschikbaar was.
Via menu optie #1 komen we in een submenu, waarin we kunnen kiezen of we de Aanmaningen willen Raadplegen op Datum of op Debiteur.
De 1e optie (op Datum) is bedoeld om nieuwe Aanmaningen vanuit toe te kunnen voegen;
Raadplegen op Debiteur is opgenomen om van een Debiteur te kunnen zien waar deze allemaal een Aanmaning heeft ontvangen (en biedt geen F4 toets).
Raadplegen Aanmaningen toont ons de Aanmaningen die tot op heden gegenereerd zijn. Als u dit scherm voor de 1e keer aanroept zal het overzicht (nog) leeg zijn, maar het kan ook zijn dat hier al een paar records in staan van eerder gegenereerde (en als verzonden gemarkeerde) Aanmaningen; mocht dat het geval zijn, dan zijn niet alle kolommen gevuld.
Het overzicht bevat de volgende kolommen:
| A-Datum | Datum Aanmaning |
| Debiteur | Identifikatie Debiteur |
| Naam | Naam v/d Debiteur |
| A-Def | Identifikatie Aanmaningdefinitie |
| AM | Soort Aanmaning; RO = Rekeningoverzicht, +1/+2/+3 = 1e/2e/3e Aanmaning |
| Mk | Maximale kolom (1 t/m 4) waarin een Faktuur voorkomt |
| AantFak | Aantal Fakturen in de Aanmaning |
| Verv.Saldo | Saldo van alle vervallen Fakturen in deze Aanmaning |
| TXT | Default Aanmaningteksten zijn overruled v.w.b. deze Aanmaning |
| Blk | Debiteur is door deze Aanmaning geblokkeerd voor Levering |
| Prn | Aanmaning is geprint |
| Eml | Aanmaning is gemaild |
| Opmerking | Opmerking; kan door het systeem worden gegenereerd (is geblokkeerd) of handmatig worden ingevuld |
| Email | Bevat de Emailadressen van de Kontaktpersonen die de Faktuur electronisch dienen te ontvangen |
Via toets F4 gaan we nu Aanmaningen Genereren (= Toevoegen).
Nb: Dit scherm ziet er bijna hetzelfde uit als het oorspronkelijke scherm, maar de omschrijving en funktienaam zijn gewijzigd. Dit, omdat er nu Aanmaningen worden gegenereerd, maar NIET worden geprint. De alhier opgegeven selektie gevolgd door F1 leidt dus alleen maar tot opname van Aanmaningen in de Raadpleegfunktie. Hierbij worden nu een aantal extra regels toegepast:
RustperiodeIn de oude situatie werd 'hard' gerapporteerd op 30 en 60 dagen. Omdat er geen andere mogelijkheid was, zal de gebruiker als vanzelf 1x per maand Aanmaningen hebben geprint, immers, zou je dit iedere week hebben gedaan, dan kon er een nieuwe print volgen terwijl er nog geen 30 dagen voorbij waren. In de nieuwe situatie geldt dat de variabelen kolomgrenzen (30/60, 14/28 maar ook 14/21) worden gehanteerd om te bepalen wanneer de volgende Aanmaning gegenereerd mag worden. I.g.v. 30/60 zullen er minimaal 30 dagen voorbij moeten gaan alvorens een 2e Aanmaning gegenereerd kan worden. Bij 14/28 zal het 14 dagen duren alvorens een volgende Aanmaning gegenereerd kan worden.
Let op: In bovenstaand voorbeeld worden gelijke grenzen gehanteerd van 14 of 30 dagen, maar, de kolommen kunnen worden ingedeeld in niet-gelijke termijnen, bijvoorbeeld 14/21. In zo'n situatie wordt de eerste termijn gebruikt voor de overgang van Rekeningoverzicht (RO) naar 1e Aanmaning (+1), en zal het verschil tussen de tweede en 1e termijn (21 - 14 = 7 dagen) worden gehanteerd voor alle volgende Aanmaningen. Ofwel, de 1e Aanmaning volgt 14 dagen na het Rekeningoverzicht, de 2e en 3e Aanmaning volgen 7 dagen na de vorige Aanmaning. En, indien bij de Debiteur werd ingesteld dat deze nooit verder komt dan een Rekeningoverzicht, zal hij als vanzelf om de 14 dagen een Rekeningoverzicht krijgen.
Maximaal 1x een 3 AanmaningDe vorige versie van printen Aanmaningen (Eerst genereren, dan printen = Nee) bevatte een J/N rubriek waarmee kon worden ingesteld dat een Aanmaning niet opnieuw geprint moest worden indien ze gelijk was aan de vorige Aanmaning. Doel van deze kontrole was om te voorkomen dat als we 2 dagen achter elkaar de print zouden opstarten, er niet een Aanmaning uit rolt die precies hetzelfde was als de vorige. Bij deze nieuwe versie (Eerst genereren, dan printen = Ja) is dit komen te vervallen. In deze versie registreren we bij de Aanmaningdefinitie welke termijnen er aan de orde zijn (14/28 dagen, 30/60 dagen) en zal die termijn er al voor zorgen dat als er eenmaal een Aanmaning is gegenereerd, er als vanzelf een 'rustperiode' ontstaat ter grootte van die termijn alvorens er een volgende Aanmaning de deur uit mag; daarmee zullen de bedragen als vanzelf al een kolom zijn opgeschoven, en zal de Aanmaning niet meer gelijk zijn aan de vorige versie.
Voor de 3e Aanmaning is in de nieuwe situatie expliciet gesteld dat deze maar één keer gegenereerd mag worden. Dit, omdat we aan kracht verliezen als we bij het versturen van de 3e Aanmaning dreigen de vordering uit handen te geven en de klant nog 2 dagen de tijd geven om per ommegaande een telefonische overboeking te doen, en de klant een maand later precies dezelfde brief krijgt, en de maand erop ook weer. De 3e Aanmaning verschijnt derhalve maar 1 keer. "3e Aanmaning" betekent dan hier dat er Fakturen in de 4e kolom op de Aanmaning terecht zijn gekomen
én de Debiteur ook een 3e Aanmaning mag krijgen; ofwel als er '+3' in het Raadpleegoverzicht staat in kolom 'AM'.
Middels rubriek 'Maximale Aanmaningskode 0/1/2/3/4" bij een Debiteur kan ervoor gezorgd worden dat belangrijke Debiteuren nooit meer dan een Rekeningoverzicht (RO) krijgen of een 1e Aanmaning (+1). Dat soort Aanmaningen mogen best vaker gestuurd worden, ook al verandert er niets aan de status van de openstaande fakturen. Als zijn Fakturen al 60 dagen open staan, dan krijgt de Debiteur na 90, 120, 150 etc. dagen gewoon hetzelfde Rekeningoverzicht nogmaals toegezonden. Alleen de 3e Aanmaning zorgt er voor dat deze niet nogmaals gegenereerd wordt.
3e Aanmaning is blokkeren voor LeveringEen 3e Aanmaning gaat in de nieuwe situatie per definitie gepaard met het Blokkeren van een Debiteur voor Levering.
Merk op dat per Debiteur een Maximale Aanmaningkode kan worden ingesteld, waarmee bijv. kan worden ingesteld dat belangrijke Debiteur maximaal een Rekeningoverzicht of een 1e Aanmaning mogen ontvangen. In werkelijkheid kunnen er natuurlijk nog steeds fakturen zijn die veel ouder zijn dan de hoogst toegestane termijn, maar er zullen dan geen strenge dreigende teksten op de Aanmaning worden afgedrukt. Als bij een Debiteur wordt ingesteld dat ze maximaal een 1e Aanmaning mag krijgen, zal ze (dus) nooit de status "3e Aanmaning" bereiken, en zal ze als vanzelf nooit geblokkeerd worden door het versturen van een Aanmaning.
Nb: Hoewel deze tekst hier is opgenomen, wordt ze daarwerkelijk pas toegepast bij het versturen (Printen of Emailen) van de Aanmaning; immers, nadat de Aanmaning gegenereerd is kan de gebruiker nog besluiten deze weer te verwijderen. Mocht een hele run per ongeluk fout zijn, dan kunnen de Aanmaningen ook getagd worden verwijderd (met Sh+F6).
Let op: Het genereren van een Aanmaning zal de Debiteur op zich dus nog niet doen blokkeren; Printen of Mailen doet dit. Als de Aanmaning geprint-/gemaild is en dát heeft ervoor gezorgd dat de Debiteur geblokkeerd werd voor levering, dan zal dit zichtbaar zijn in kolom "Blk". Als daarna de Aanmaning nog wordt verwijderd (waarbij je je kunt afvragen of dit wel mag als de Aanmaning al verzonden is) dan zal dit ook een eventuele blokkering van de Debiteur weer doen opheffen.
De Email van de 3e Aanmaning wordt ook via een cc verzonden naar de Verkoper horende bij de Debiteur; dit overigens alleen indien er bij die Verkoper een emailadres was ingevuld.
Stand per AanmaningdatumMet het genereren van Aanmaningen wordt de stand van de aan te manen fakturen bewaard per deze Aanmaningdatum. Hiermee kan niet alleen worden gezien wat er op enig moment in de tijd aangemaand is, maar tevens zou een eerder gegenereerde Aanmaning nogmaals geprint kunnen worden, met de stand van toen.
Maximale Aanmaning (zwaarteteksten)Per Debiteur kan middels een rubriek Aanmaningskode 0/1/2/3/4 worden aangegeven welke Aanmaning de Debiteur maximaal mag krijgen.
| 0 | Debiteur overslaan in het Aanmaningtrajekt |
| 1 | Maximaal Rekeningoverzicht |
| 2 | Maximaal 1e Aanmaning |
| 3 | Maximaal 2e Aanmaning |
| 4 | Maximaal 3e Aanmaning |
In alle gevallen zullen alle Fakturen gewoon op het document terecht komen, maar, mocht worden aangegeven dat de Debiteur maximaal een Rekeningoverzicht mag krijgen, dan zal er geen "Aanmaning" boven zijn document staan, maar "Rekeningoverzicht". Ook zullen de dreigende teksten worden gebruikt zoals die bij het Rekeningoverzicht staan gedefinieerd.
Aanmaningdefinitie
Een Aanmaningdefinitie is, hoe kan het ook anders, een definitie van een Aanmaning. Middels een Aanmaningdefinitie kunnen we bepalen in welke taal een Debiteur moet worden aangemaand, maar ook met welke interval. Per Debiteur (zie ook het scherm hierboven) kan weer worden aangegeven dat een Debiteur volgens een specifieke Aanmaningdefinitie aangemaand moet worden. Omdat een Aanmaning ook een opsomming van Fakturen kent, kan bij een Aanmaningdefinitie ook de vertaling worden opgegeven van de kopjes boven de opsomming van de Fakturen. Zo kunt u in het Nederland bijvoorbeeld bepalen of er 'Faktuurnummer' of 'Factuurnummer' boven moet staan, en zou u v.w.b. een Engelse Aanmaning de kolom 'Invoice' kunnen noemen.
Aanmaningteksten
Vanuit Raadplegen Aanmaningdefinities kunnen we met Sh+F4 Aanmaningteksten opnemen. Middels deze Aanmaningteksten kunnen we steeds dreigendere teksten opnemen die op het document moeten verschijnen, afhankelijk van in welke van de 4 kolommen de oudste faktuur voorkomt (of beperkt door de Aanmaningkode 0/1/2/3/4 van de Debiteur).
In totaal worden er 10 Aanmaningtekstregels beschikbaar gesteld, waarvan u in de definitie van de Aanmaninglayout kunt aangeven welke regels boven en welke regels onder de opsomming van de Openstaande Fakturen moeten komen te staan.
Strikt genomen zijn bovenstaande teksten er dan ook nog voor Creditnota's (waarmee u feitelijk een excuus kunt verzinnen waarom de creditnota's nog steeds niet zijn terugbetaald), maar dat deel wordt door de meeste gebruikers niet gebruikt.
Raadplegen Gegenereerde Aanmaningen
Terug naar het Genereren van de Aanmaningen. Werden in de oude situatie de Aanmaningen direkt geprint, nu wordt de stand t.t.v. de Aanmaning 'bevroren' in een Raadpleegoverzicht.
Ervanuitgaande dat Aanmaningen niet geantidateerd worden, zullen de laatst gegenereerde Aanmaningen vanzelf onderaan het overzicht worden toegevoegd. Om deze reden is er ook een funktie "Raadplegen Aanmaningen op Datum" opgenomen. Alhier kunnen we de Aanmaningen eerst bekijken alvorens we ze daadwerkelijk gaan printen of mailen. Middels Sh+F4 kunnen we doorclicken naar de Openstaande Fakturen van de geselekteerde Aanmaning, welke visueel worden ingedeeld in de kolommen zoals we die op de Aanmaning zouden terugvinden.
Indien gewenst kan een Aanmaning m.b.v. F6 worden verwijderd.
Ook is het per individuele Aanmaning mogelijk om de 10 Aanmaningtekstregels te wijzigen; dit, om incidenteel toch een iets andere tekst te kunnen hanteren dan de standaard tekst. Indien er overrulende tekst wordt opgenomen, zal dit in het Raadpleegoverzicht zichtbaar zijn in kolom "TXT".
Getagd Printen
De print die in de oude situatie bij Printen Aanmaningen werd afgedrukt, dient nu (getagd) vanuit het Raadpleegoverzicht te worden geprint. Omdat bij een Aanmaning de stand van de Fakturen wordt bewaard ten tijde van die Aanmaning, is het nu ook mogelijk om een oude Aanmaning nogmaals te printen (met de gegevens van toen). Wilt u alle Aanmaningen van vandaag printen, dan tagt u de 1e t/m de laatste Aanmaning van vandaag, gevolgd door Sh+F7. Zodra de Aanmaning geprint is, wordt dit in het Raadpleegoverzicht weergegeven in kolom 'Prn'.
Getagd Emailen
Ook nieuw sinds deze versie is het kunnen emailen van de Aanmaning. Het emailen van Aanmaningen werkt op een vergelijkbare manier als het printen; tag te te mailen Aanmaningen en gebruik Sh+F8 om ze te mailen. Zodra de Aanmaning gemaild is, wordt dit in het Raadpleegoverzicht weergegeven in kolom 'Eml'.
Aanmaningdefinitie verplichtHet emailen van Aanmaningen is alleen mogelijk indien de Debiteur conform een Aanmaningdefinitie werd aangemaand (het gebruiken van een Aanmaningdefinitie is dus verplicht).
Email naar ontvanger digitale Faktuur
Er zijn geen separate parameters opgenomen waarmee we kunnen aangeven naar welk email adres de Aanmaning gemaild moet worden. De persoon (of personen) die de Aanmaning krijgen worden nu bepaald op basis van de Kontaktpersonen waarbij is aangegeven dat ze de Faktuur electronisch dienen te ontvangen.
Email Ontvangers instelbaar via KontaktpersoonVoor een andere klant hebben we het inmiddels zo mogen maken dat we bij de gegevens van de Kontaktpersoon kunnen aangeven wie er een Aanmaning per Email wil ontvangen. In de vorige versie werd dit bepaald op basis van de Kontaktpersoon die de Faktuur per Email kreeg; veelal is dat misschien ook wel dezelfde Kontaktpersoon, maar, de oude methode dwong af dat om een Aanmaning te kunnen emailen, ook de Faktuur per Email verzonden
moest worden. Door die twee nu los te koppelen, kunnen we dus ook Aanmaningen per email versturen indien we nog niet klaar zijn voor electronische fakturatie.
Verkoper krijgt CC bij 3e AanmaningBinnen dit maatwerk is ook gesteld dat de Verkoper die bij de aangemaande Debiteur hoort óók een CC (Carbon Copy) van de 3e Aanmaning krijgt. Dit vanzelfsprekend alleen indien er bij de Verkoper een Email adres werd ingevuld. Doel hiervan is om hem ook van de stand van zaken te informeren, c.q. hem te informeren over het feit dat hij voor deze klant geen nieuwe orders moet aannemen tot dat er weer betaald is.
Inrichten emailberichtDe indeling van een Aanmaning die geprint moet worden regelen we middels een Aanmaningdefinitie. Alhier kunnen we nu ook een definitie vastleggen van ons emailbericht. In tegenstelling tot de print (die bestaat uit een definitie van de Beginlayout, de opsomming van de Openstaande Fakturen, en een definitie van de Eindlayout) kunnen we ons emailbericht direkt invullen zoals de mail eruit moet komen te zien. Vanuit Raadplegen Aanmaningdefinities kan middels Sh+F5 de DHTML editor worden aangeroepen waarmee we de definitie van het emailbericht kunnen vastleggen.
In dit bericht kunnen we gebruik maken van een aantal variabelen (zie de rode kaders), waarbij de inhoud in het werkelijk te versturen bericht zal worden vervangen door de inhoud van de variabele.
| %AANM-SRT% | Bevat de Tekst "Rekeningoverzicht" of "Aanmaning" (overruled door wat in de Aanmaningdefinitie werd opgegeven) |
| %AANMDAT1% | Datum van de Aanmaning |
| %AANMREGn% | 10 Aanmaningtekstregels (n = 0 t/m 9) |
| %DATUM-ONTV1% | Datum t/m welke onze Ontvangsten verwerkt zijn |
| %FAKTUURTABEL1% | Tabel met opsomming van de Openstaande Fakturen, ingedeeld in kolomvorm |
| %FAKTUURTABEL2% | Tabel met opsomming van de Openstaande Fakturen, conform klient specifieke wens |
Als deze definitie gemaakt is, en er zijn email adressen bekend waar de Aanmaning naartoe gemail moet worden, kunnen we de Aanmaning gaan mailen. De variabelen worden vervangen door hun inhoud, en de klant ontvangt een email bericht die er uit ziet als:
Nb: Dat de fakturen in de verschillende kolommen allerlei kleuren hebben, is hooguit ter demonstratie dat de waarden in deze cellen m.b.t. een stylesheet kunnen worden beďnvloed. Zo kunt u vrij definiëren of een kolom rechts- danwel links uitgelijnd moet worden, en misschien is het i.d.d. wel een idee om de vervallen fakturen in het rood weer te geven.
Bovenstaande %FAKTUURTABEL1% respekteert de indeling van de kolommen en de vertalingen van de headers van de kolommen zoals aangegeven in de Aanmaningdefinitie.
I.p.v. te refereren aan %FAKTUURTABEL1% is het ook mogelijk om %FAKTUURTABEL2% op te nemen. In dat geval zal de opsomming van de Fakturen er totaal anders uit zien. Merk hierbij op dat de headers in deze tabel 'hard' zijn gecodeerd, en i.g.v. een engelse layout er (dus) gewoon in het nederlands op komen te staan; ze is specifiek voor een klant ontwikkeld, en wellicht niet voor iedereen bruikbaar.
De Fakturen worden nu niet naar ouderdom ingedeeld in kolommen. In plaats daarvan wordt het initiële Faktuurbedrag (Excl. BTW, BTW en Incl. BTW) getoond, het Openstaande Faktuurbedrag, het aantal dagen dat de Faktuur al open staat, de fase (zal 'Open' of 'Deel' kunnen bevatten) alsmede een * indien de vervaldatum van de Faktuur is overschreden.
%FAKTUURTABEL2% is 'hard' geprogrammeerd, en biedt niet de mogelijkheid om kolomheaders die afwijken van de standaard Aanmaning te overrulen in de Aanmaningdefinitie.
Stylesheet
Bij de definitie van het default emailbericht, kan via Tabblad "Bron" de HTML koding van het mailbericht zichtbaar worden gemaakt. Hierin kan ook de Style-tag worden opgenomen, waarmee o.a. de stijl van de kolommen van de opsomming van de Openstaande Fakturen kan worden beďnvloed. Het inrichten van deze styles is bedoeld voor gebruikers die wat meer ervaring hebben met HTML. Onderstaand een voorbeeld van de definities die in bovenstaande emailberichten zijn gebruikt.
Achter ".am_table TD." staan de namen die representatief zijn voor de gebruikte kolommen.
De "COLOR" definities #008000 voor Column1, #fd9911 voor Column2, #bd512d voor Column3 en #ff0000 voor Column4 zorgen er in dit geval voor dat de bedragen in die kolommen gekleurd worden. Middels "TEXT-ALIGN" kan worden aangegeven of de kolom links- danwel rechts uitgelijnd moet worden. "Font-weight: bold" zal er voor zorgen dat een waarde in vette letters (bold) wordt weergegeven.
