Heart-Profit ERP
July 03, 2024, 09:45:48 pm *
Welcome, Guest. Please login or register.

Login with username, password and session length
News:
 
   Home   Help Login Register  
Pages: 1 2 3 [4] 5 6 7
  Print  
Author Topic: Controle fakturen voordat deze gemaild worden  (Read 34459 times)
0 Members and 2 Guests are viewing this topic.
Wouter Rijnbende
Administrator
Partner
*****
Offline Offline

Posts: 5361


View Profile WWW
« Reply #45 on: September 14, 2010, 08:45:12 am »

Je kan wel denken dat je e.e.a. in je Outlook of wat dan ook mooi voor je ziet enz., maar van enige procdure is mooi geen sprake. Zie het verschil met e.e.a. vanuit Profit doen (zoals het Notebook voorbeeld) en dan vooral op een manier waarbij je niét in staat bent om buiten Profit om al dan niet te versturen. Dus, in de trant van

- Kontroleren
- In Profit zeggen "goedgekeurd"
- Alle goedgekeurde definitief printen/emailen
- Alle niet goedgekeurde opnieuw genereren naar het kontrole medium (wat dat is maakt even niet uit).
- Terug naar "Kontroleren", enz.

Als je zoiets niet hebt, gaat het nooit goed werken. aggressive


Ik denk dat beide methodes elkaar niet veel zullen ontlopen, tenzij er een heel andere oplossing wordt gekozen dan nu beschreven is.

- Kontroleren -> Gebeurt in Outlook
- In Profit zeggen "goedgekeurd" -> Gebeurt in Outlook d.m.v. het op de "Verzendknop" te drukken en de mail te sturen
- Alle goedgekeurde definitief printen/emailen -> Een stap die dan niet meer nodig is
- Alle niet goedgekeurde opnieuw genereren naar het kontrole medium (wat dat is maakt even niet uit). -> Nog steeds nodig, maar omvat meer.
- Terug naar "Kontroleren", enz.


> - Alle niet goedgekeurde opnieuw genereren naar het kontrole medium (wat dat is maakt even niet uit). -> Nog steeds nodig, maar omvat meer.

Of dit nu vanuit Profit gebeurt danwel vanuit Outlook, in beide gevallen zal er eerst een Faktuur gegenereerd zijn (om te kunnen kontroleren). Als blijkt dat de Faktuur niet juist is, kan dit Layout-technisch niet juist zijn (en volstaat het wijzigen van de Layout + het opnieuw printen: naar Outlook). Ervanuitgaande dat de Layout een eenmalige kwestie is (als dat draait, dan draait dat) zal het vnl. gaan om "staat alles erop", "zijn de bedragen juist", "staan juiste referentienummers-/teksten erop" e.d.. Situaties waarin het juist de Verkooporder is die gewijzigd moet worden, en daartoe zal eerst de Faktuur moeten komen te vervallen. Ervanuitgaande dat het laten vervallen van de Faktuur, het aanpassen van de Verkooporder, en het opnieuw genereren van een Faktuur een handmatige aktie betreft, denk ik dat we zoiets liever zullen doen o.b.v. de data die we in Outlook hebben staan, dan op basis van een printje naar het scherm; al was het maar omdat we aan het einde van de dag kunnen zeggen "ik ga er morgen wel mee verder".
Logged

Heart-Profit company ID : HA
Peter Stordiau
Administrator
Partner
*****
Offline Offline

Posts: 4073


Just testing


View Profile WWW
« Reply #46 on: September 14, 2010, 09:19:43 am »

Aardig verhaal, maar voegt m.i. niets toe aan een oplossing (voor het probleem dat ik zie). Het is zo redundant als de pest, en binnen de kortste keren gaan fakturen de deur niet uit.

Quote
denk ik dat we zoiets liever zullen doen o.b.v. de data die we in Outlook hebben staan, dan op basis van een printje naar het scherm;

Erg leuk en zal ik het vast mee eens kunnen zijn, maar daar gaat het helemaal niet om.

Quote from: Peter Stordiau
Alle niet goedgekeurde opnieuw genereren naar het kontrole medium (wat dat is maakt even niet uit).

... en dat zei ik dus al.
Dus, nog niets toegevoegd.

Quote
- In Profit zeggen "goedgekeurd" -> Gebeurt in Outlook d.m.v. het op de "Verzendknop" te drukken en de mail te sturen

Echt niet. Als ik fakturen zou kontroleren, zou ik een eerdere willen kunnen "afkeuren" (aanpassen enz.) op basis van een volgende die ik tegenkom. Dus, als je zó denkt, gaat het praten over dit onderwerpje hier dus mis. Verzenden vanuit Outlook mag wel, maar dan alles tegelijk (wat hetzelfde is als stuk voor stuk aan het eind), maar ook nadat alles erin staat. ALLES.
Mocht iemand mij niet geloven, stuur voor de lol Yvonne eens een email, en vraag hoe vaak het is gebeurd dat ze een faktuur opnieuw moest doen van mij, die al in een enveloppe klaar lag (lees : al op "verzenden" was gedrukt).

Als je je fakturen dan toch kontroleert, dan is het een iteratief proces (een faktuur die op zich goed was moet toch anders a.g.v. een andere), en het is daarnaast soms tevens een kommercieel proces (kunnen we dit nou wel maken ?); Als je alleen al aan dit denkt dan volstaat het al niet eens om het op het scherm te doen. Dan moet het op papier en worden voorgelegd aan anderen. Ik zeg er wel bij dat *dit* ietwat overdreven is, tenzij je e.e.a. elektronisch weet aan te bieden aan die ander.

Jongens, laat dit maar weer een maandje rusten;
Ik vind het een beetje raar dat wij hier moeten verzinnen hoe dit hoort en wat er vooral niet handig is, waar de klant dit zou moeten weten. O ja, die klant wist dat ook en zegt "het interesseert me niets". Ok, verkeerde klant. yes


Ehh, mochten er mensen zijn die dit lezen als "wat is dat nou voor'n eigenwijze boer ?" ... ga gerust je gang. Maar wat dat betreft is het goed om te weten dat wij intern dit soort discussies altijd wel hebben, soms dagen lang en gewoon mondeling. Als het goed is werk je daarom met iets wat voldoet. Anders gezegd, dit is het tegengestelde van "gezeik" en alleen maar voor het goede doel.
Kunnen we de juiste oplossing niet vinden ? dan is "niets doen" meestal ook een keuze. In dit geval betekent dit (als ik het goed in m'n hoofd heb) eerst alles printen. Aannemend dat dat kan, werkt dàt wat mij betreft voor iedereen wèl. En nou niet zemelen over boompjes.
Logged

Heart-Profit company ID : HA
moderator all boards
pascal
Designer
*****
Offline Offline

Posts: 2584


View Profile WWW
« Reply #47 on: September 14, 2010, 10:23:42 am »

Oplossing mbt klaarzetten in Outlook is bij deze blijkbaar (voorlopig) afgeschoten.
Omdat we toch graag beginnen met factureren over de mail (ook omdat er inmiddels klanten zijn die dit graag willen), komt voor ons optie 2 met de rubriek weer in beeld.

Het nadeel van eerst het hele zwikkie printen is, dat we dan de fakturen die gemaild moeten worden, uit de stapel moeten zien te vissen. Mbv de rubriek print je de fakturen die gemaild moeten worden in een aparte run, dit scheelt een stuk zoekwerk.

De klanten die pdf-fakturen willen ontvangen op de mail, rubriek MAIL toekennen (Relatie Rubriek-id).
Bij het genereren van de fakturen, menu 3-3-3, dit eerst doen voor de rubriek MAIL en deze printen naar scherm*.
Vervolgens de rest genereren (niet printen).
Tenslotte via 3-3-2 de fakturen allemaal printen danwel mailen.

* hiervoor moet er wel een veld "Relatie Rubriek-id" toegevoegd worden aan menu 3-3-3 Genereren fakturen. Net zoals het nu al bij 3-3-2 aanwezig is.
Logged

Heart-Profit company ID: BS
Peter Stordiau
Administrator
Partner
*****
Offline Offline

Posts: 4073


Just testing


View Profile WWW
« Reply #48 on: September 14, 2010, 01:12:39 pm »

Maar dat bedoelde ik met mijn "aannemen" dat dat werkte. Dus :

Je moet alles kunnen genereren / printen voor email-alleen, dit doorwerken, zaken veranderen zoals je altijd doet, en dan (optioneel) opnieuw dit stapeltje genereren / printen voor zover er Orders zijn veranderd, totdat er niets meer over is wat verkeerd is. Dàn deze "email" stapel emailen.
Vervolgens ga je over dezelfde periode aan de gang met de normale prints, en die handel je 100% af zoals altijd.

Dat het eerste (email) deel zo niet werkt op dit moment is meen ik al aan de orde geweest, maar zo was het wel de bedoeling.

Trouwens, bovenstaande moet net zo goed andersom kunnen : eerst de normale prints afhandelen, waarna het email deel resteert.

Wouter had al goede ideeën met J/N veldjes (zie één van zijn eerste posts in dit topic), dus dat gaat wel werken.
Wat ik nu *niet* (of niet meer Sad) kan overzien, is of je nu in staat bent het email-deel standaard naar een andere printer te printen dan het niet-email-deel. Immers, als dat kan, dan kan je (Pascal) alsnog kiezen voor de Notepad methode. Niet dat ik je dit ineens wil aanpraten waar ik zelf vind dat dit niet goed werkbaar is, maar dan kan je het wèl zelf kiezen. Dit laatste acht ik van belang, want of het nu een goede reden is om het zo te willen of een slechte, daar behoor ik niet over te gaan. Eén verschil met voorheen : je hebt nu de *gelegenheid* het "goed" te doen, ofwel beide methoden worden geboden.

Ok ... nu ga ik wellicht doorslaan ...
(niet lachen)

Of die andere printer nu werkt of niet, ik neem aan van NIET. Dus, geen optie hier. Lekker puh. Maar, nu gaan we middels het veldje wat eigenlijk aangeeft "testrun" voorwat betreft de emails de volgende opties bieden :

1. Gewoon printen (zie boven);
2. Emailen naar jezelf (c.q. een aangewezen persoon, en middels een Message Rule er even voor zorgen dat ze in een aparte map komen).
swoon

Als je nu dus wilt, kan je alles alsnog op het scherm krijgen, en je ziet het in het format zoals de uiteindelijke ontvanger het ook zal zien. Je voert weer alle kontroles uit zoals gebruikelijk, en kan naar eigen keuze de bekeken emails eruit gooien. Goedgekeurd of afgekeurd maakt niet uit, maar het is een middel om te weten welke je al hebt gehad.
De rest is weer hetzelfde : je draait de run opnieuw voor de emails, en de veranderde Orders komen er kwa Faktuur weer in te staan. Nogmaals kontroleren als je wilt, enz.
Het eindigt weer met die ene run die alles (nu daadwerkelijk) emailt.

Mooi. Nu zal ik het "afmaken ook" ... smile
Als je nu bij de Debiteur aangeeft (nieuwe rubriek) wat het interne Kontaktpersoon-id is die de "test" emails moet ontvangen, en dit betreft een Kontaktpersoon die je bij jezelf (!) opneemt als iets van "Klant groep A" (en dus : hier komt ook een Relatie-ID bij kijken, en wel die van jezelf / het eigen Bedrijf), dan kunnen dus meerdere personen verschillende klantgroepen kontroleren), maar kan je óók snel de persoon voor Klantgroep B veranderen (ziekte e.d.) door in Kontaktpersoon "Klantgroep B" het email adres te veranderen. En nog sterker, wat mij betreft kan je bij die Kontaktpersoon meerdere emailadressen invullen (zal nu niet kunnen, maar mag wat mij betreft zelfs algemeen worden, alhoewel het niet bij alles zal worden onderkend (gaat dan fout). Maar hier ? gewoon een ; ertussen, en allen addresseren. Alleen bij deze testrun wordt dit onderkend, maar ook alleen bij deze testrun zijn deze Kontaktpersonen aan de orde. Dus, bij de rest vul je het niet in, en gaat het dus ook niet fout (indien niet onderkend).
Misschien moet wel die "E-mail" rubriek wat groter worden.


Wellicht denk je "wat is nu in hemelsnaam het verschil met eerst ?" ... wel, dat is het gegeven dat je alleen maar volledige "echte" runs draait, die je DUS alleen maar aan het eind *kan* doen. Dit bewerkstelligt degelijkheid die er voorheen absoluut niet was.
Ik hoop dat je dat kan inzien ... smile

Van mij mag je dit voor 10 uur hebben.
Logged

Heart-Profit company ID : HA
moderator all boards
pascal
Designer
*****
Offline Offline

Posts: 2584


View Profile WWW
« Reply #49 on: September 14, 2010, 04:34:15 pm »

Als ik het goed begrijp kan ik het als volgt regelen:

Ik maak een kontaktpersoon 'fakturatie' aan binnen relatie-id BBB-BETON. Deze geef ik het mailadres [fakturatie_at...] mee. Deze deel ik voor de mensen van fakturatie (er is per dag bepaald wie de fakturatie doet, dit is altijd 1 persoon), vervolgens kunnen ze deze aan hun mailbox toevoegen.
Hierdoor kan degene die die dag de fakturatie doet, de testrun-mailtjes controleren.

De fakturatie gaat dan als volgt:
Medewerker fakturatie draait een testrun en kontroleert de mailtjes (binnenkomend op de geshare-de Postvak IN van [fakturatie_at...] ).
Eventuele fouten herstellen en opnieuw een testrun draaien, net zolang tot alle fakturen voor die dag kloppen.
Nu de 'echte' fakturatierun draaien, waarbij hetgeen gemaild moet worden wordt gemaild (rechtstreeks naar de klant) en de rest wordt geprint.

Klopt mijn interpretatie? Zoja, dan wil ik de werkwijze overleggen met de fakturatie-medewerkers. Wanneer ze verder geen problemen zien kunnen we de aanpassing aanvragen.
« Last Edit: October 05, 2010, 11:49:55 am by pascal » Logged

Heart-Profit company ID: BS
Wouter Rijnbende
Administrator
Partner
*****
Offline Offline

Posts: 5361


View Profile WWW
« Reply #50 on: September 14, 2010, 07:46:09 pm »

Nu de 'echte' fakturatierun draaien, waarbij hetgeen gemaild moet worden wordt gemaild (rechtstreeks naar de klant) en de rest wordt geprint.

Ik ben het spoor van de runs ook een beetje bijster, maar, ik vermoed dat dat geen faktuurrun is, maar dat dat "Printen Fakturen" betreft zoals Peter in zijn 2e post van dit topic uitlegd.
De "testrun" betreft dan denk ik het daadwerkelijk genereren van de fakturen, doch die gaan omwille van de testrun naar het kontrole emailadres, en niet naar de échte geadresseerde.

Dus, eerst fakturen genereren (en naar jezelf sturen), laten vervallen, korrigeren, opnieuw genereren net zo lang tot alles goed is, daarna alle fakturen die vandaag gegenereerd zijn (o.b.v. van t/m faktuurnummer?) opnieuw mailen, maar dan naar de echte geadresseerde.

Heb ik het juist ?
Logged

Heart-Profit company ID : HA
Peter Stordiau
Administrator
Partner
*****
Offline Offline

Posts: 4073


Just testing


View Profile WWW
« Reply #51 on: September 15, 2010, 08:08:25 am »

Klopt Wouter.

Alles baseert zich dus op "opnieuw gegenereerde" Fakturen, omdat je ze zojuist hebt laten vervallen (immers, ze waren onjuist) en ergens iets hebt aangepast in de Order (etc.). Dus, alleen de Fakturen die je hebt laten vervallen komen er opnieuw uit en die kan je weer kontroleren als je wilt. Als je steeds alles wat is gekontroleerd uit je mailbox weggooit komt daar dus ook steeds alleen het opnieuw te kontroleren in. Totdat je niets meer korrigeert en dus ook niets meer laat vervallen. Dan draai je alleen de print run voor het echie.

Dit kan je doen gescheiden voor normale prints en emails (zowel het genereren als het printen !).
Logged

Heart-Profit company ID : HA
moderator all boards
Wouter Rijnbende
Administrator
Partner
*****
Offline Offline

Posts: 5361


View Profile WWW
« Reply #52 on: September 15, 2010, 11:51:48 am »

Van mij mag je dit voor 10 uur hebben.

Mag ik aannemen dat dit ontwerp zich dan beperkt tot "Fakturen", en niet voor "Inkooporders" en-/of "Opdrachtbevestigingen" (of globaler: alle orders die gemaild kunnen worden) gebruikt gaat worden.
Logged

Heart-Profit company ID : HA
Peter Stordiau
Administrator
Partner
*****
Offline Offline

Posts: 4073


Just testing


View Profile WWW
« Reply #53 on: September 15, 2010, 12:12:57 pm »

Uiteraard.
(ik snap je angst, haha).
Ik heb zelfs hetgeen er wat mij betreft meteen in had moeten zitten (emailen en normaal printen apart kunnen doen) niet echt meegeteld. Dus als het goed is kom je er alsnog aan tekort. smile
Logged

Heart-Profit company ID : HA
moderator all boards
pascal
Designer
*****
Offline Offline

Posts: 2584


View Profile WWW
« Reply #54 on: September 16, 2010, 11:02:26 am »

Wellicht ten overvloede, maar om discussies mbt interpretatie te voorkomen: in overleg met fakturatie willen we als volgt gaan faktureren.

1 Je genereert de fakturen in een test-run voor klanten die een mail moeten ontvangen. Waarbij ik er dus vanuit kan gaan dat HeartProfit de fakturen voor de "papier" klanten nog niet genereert tijdens de run van de mail-klanten (aangezien je alle verkooporders goedkeurt en niet alleen die van mail klanten).


2 De test-run fakturen worden gemaild naar [fakturatie_at...], deze komt binnen in een gedeelde map in Outlook (toegankelijk voor de fakturatie).
3 Controleer de fakturen in de mailtjes. Foute fakturen laten vervallen, corrigeren en opnieuw test-run fakturen genereren.
4 Wanneer alle fakturen kloppen de gegenereerde fakturen mailen naar de klant (menu 3-3-2 Afdrukken uitgaande fakturen).

Voor de klanten die een faktuur op papier wensen, kunnen we vervolgens de fakturen genereren uit de verkooporders (dit loopt apart van de mail-klanten). 
« Last Edit: October 05, 2010, 11:50:09 am by pascal » Logged

Heart-Profit company ID: BS
Peter Stordiau
Administrator
Partner
*****
Offline Offline

Posts: 4073


Just testing


View Profile WWW
« Reply #55 on: September 16, 2010, 02:49:11 pm »

Zo zie ik het wel voor me ja.

Quote
Voor de klanten die een faktuur op papier wensen, kunnen we vervolgens de fakturen genereren uit de verkooporders

Maar deze snap ik toch niét. Je bedoelt, stuk voor stuk of zo ?
Waarom niet via de Faktuurrun ? (dat is in elk geval mijn bedoeling hoor).

Logged

Heart-Profit company ID : HA
moderator all boards
pascal
Designer
*****
Offline Offline

Posts: 2584


View Profile WWW
« Reply #56 on: September 17, 2010, 09:41:22 am »

Peter, we willen 2 runs draaien: eerst de te mailen fakturen genereren en afhandelen, daarna een run draaien waarbij alle te printen fakturen worden gegenereerd. Dus niet stuk voor stuk.

Dit ivm je opmerking:
Dit kan je doen gescheiden voor normale prints en emails (zowel het genereren als het printen !).
Logged

Heart-Profit company ID: BS
Peter Stordiau
Administrator
Partner
*****
Offline Offline

Posts: 4073


Just testing


View Profile WWW
« Reply #57 on: September 17, 2010, 10:47:32 am »

Ik snap je niet ... Volgens mij heb ik het nu (werkelijk) wel 10 keer gezegd, maar jij begint ineens met iets wat op "per stuk" lijkt. Ik niet ...

Quote from: pascal
Voor de klanten die een faktuur op papier wensen, kunnen we vervolgens de fakturen genereren uit de verkooporders

... immers, dit kan inderdaad ("balie fakturering"). Mijn idee is dit niet hoor.
Logged

Heart-Profit company ID : HA
moderator all boards
pascal
Designer
*****
Offline Offline

Posts: 2584


View Profile WWW
« Reply #58 on: September 17, 2010, 10:52:20 am »

Dan omschrijf ik het verkeerd - we willen niet anders faktureren dan anders (gewoon via 3-3-3 genereren fakturen).

Je opmerking "Dit kan je doen gescheiden voor normale prints en emails (zowel het genereren als het printen !)."
interpreteer ik als: je kunt 2x fakturen genereren, eerst voor de te mailen klanten, daarna voor de te printen fakturen.
Als dit klopt is het ok.
Logged

Heart-Profit company ID: BS
Peter Stordiau
Administrator
Partner
*****
Offline Offline

Posts: 4073


Just testing


View Profile WWW
« Reply #59 on: September 17, 2010, 11:14:30 am »

Klopt. smile
Logged

Heart-Profit company ID : HA
moderator all boards
Pages: 1 2 3 [4] 5 6 7
  Print  
 
Jump to:  

Powered by MySQL Powered by PHP Powered by SMF 1.1 RC2 | SMF © 2001-2005, Lewis Media Valid XHTML 1.0! Valid CSS!
Page created in 0.038 seconds with 21 queries.