Jaarafsluiting, nieuw boekjaar, status per 31-12

[Wouter Rijnbende]

Voor de meesten geldt dat het boekjaar 2008 bijna is afgelopen, en dat boekjaar 2009 op de stoep staat...

Hoewel de overgang naar een nieuw boekjaar voor velen "gesneden koek" is, ontvangen we nog wel eens wat vragen waaruit het tegendeel blijkt, al dan niet vanwege nieuwe gezichten op de boekhoud afdelingenen.

Ik wil bij deze de financiële mensen even wijze op het Financiële Trefwoord "BOEKJAAR <> PERIODE".

Lees dit ding even aandachtig door. Je vindt hier diverse opmerkingen over het afsluiten van perioden/boekjaren, welke overzichten je het beste kunt gebruiken om logistiek met financieel aan te sluiten, en ook het feit dat niet alle overzichten met terugwerkende kracht gedraaid kunnen worden en slechts een momentopname bevatten.

In het verleden is het nog wel eens voorgekomen dat ergens in april (of nog later) de accountant langs komt, en de vraag wordt gesteld om een print die weliswaar in het systeem aanwezig is doch een momentopname betreft, af te drukken per stand 31-12 van het vorige jaar. Voor een aantal overzichten geldt dat zo'n mogelijkheid er standaard is,  maar voor het gros van de printjes zal dit niet gelden. Dus, om een voorbeeld te geven: "Printoverzicht Nog niet gefaktureerde Inkooporders" kan op zich mooi worden gebruikt om (al dan niet in kombinatie met "Printoverzicht Verschillen Analyse") het saldo van de Grootboekrekening "Nog te ontvangen fakturen" aan te sluiten.  De print toont echter een status "per nu", en niet "per een datum in het verleden".

Nb: Merk op dat we in het grootboek rapporteren o.b.v. mutaties, en aldaar (indien het moet tot op de 100e seconde nauwkeurig) wel over iedere gewenste periode kunnen rapporteren, het gaan echter even om de aansluiting met subadministraties, waarbij die subadministraties de aansluitingsprints wel bevatten, maar deze de status 'per nu' tonen.

Lees het Trefwoord door, en er zal veel duidelijk worden.

Het Trefwoord overigens worden opgevraagd door naar bijv. het Hoofdmenu van de Financiële Administratie te gaan, dan op help te drukken (Click op vraagteken button in Windows, of F3 in DOS), dan voor Trefwoorden te kiezen, en "BOEKJAAR <> PERIODE" in te vullen gevolgd door F1).