Wijze versturen Keuringsrapporten registreren en kontaktpersonen daarvoor

[Johan]

Situatie:
Er zijn verschillende wijzen waarop wij de keuringsrapporten versturen naar onze debiteuren. Voor wat betreft laco geldt, dat we nu met het maatwerk wat onlangs is opgeleverd, correcte commerciele keuringsrapporten uit de printer krijgen (voor wat betreft keuringswaarden) en deze ook gaan versturen. (Nu worden echter de waarden nog overgenomen in een mail, de print wordt nog niet naar de klant gestuurd, dit veranderd binnenkort wel)

Voor Meel geldt, dat ze daar geen gebruik van kunnen maken omdat we domweg niet in staat zijn de goederen voor aflevering in Profit te voorzien van keuringen, daarvoor is de productieadministratie te ingewikkeld. (vraag Robert maar eens naar mvi en gvw) Daarom wordt bij MEEL gebruik gemaakt van LO<3-2-6-9-9-9-4> LOPROVKR. ( toont per VRZDATUM , DEBITEUR, AFLEVERADRES, VERKOOPORDER, RGL, ARTIKELNUMER, VRSVORM, (KLI‰NT-) ARTIKELOMSCHRIJVING, M (vermoedelijk MONSTER mee ja / nee) waarvoor een keuringsrapport verzonden moet worden. ) Als er hier een melding gemaakt wordt van een te versturen rapport is dat opgegeven bij de klient-artikelomschrijving LOKAWY "Keuringsrapport mee ja/nee". Op basis hiervan maakt kwaliteitsdienst haar keuringsrapporten (in Excel)

Maar nu de wijze waarop dit verzonden wordt:
Een heel klein deel gaat met de vracht mee (1% misschien), een gedeelte per fax (ca 29%) steeds groter deel via de mail (70%). E.e.a. afhankelijk van de wensen van de klant. Het zou echter heel plezierig zijn, dat je vanuit Profit de verzendwijze door krijgt. Daarom wordt het dan toch maar eens tijd dat we dat ook vast zouden kunnen leggen. Dit is vast eerder wel eens aan de orde geweest, maar volgens mij is het nooit tot een aanbieding gekomen.

registreren kontaktpersoon keuringsrapport
Ik denk (maar denk gerust met me mee), dat je per debiteur/afleveradres ten minste 1 kontaktpersoon op moet kunnen geven die keuringsrapporten ontvangt, en de wijze waarop hij / zij / afdeling dat wil ontvangen. Ik ken ook klanten waarbij het rapport per mail wordt verstuurd naar meerdere kontaktpersonen. Maar een kontaktpersoon is gekoppeld aan een relatie en niet aan een afleveradres. Dat is niet handig in dit geval. Ik vermoed dat ik met 1 rubriek "Kontaktpersoonid tbv keuringsrapport" wel praktisch uit de voeten kan, maar of dit nou degelijk is? Eigenlijk is het dus de vraag hoeveel kontaktpersonen voor keuringsrapporten je zou willen definieren. Anderzijds: Als de klant een keuringsrapport per mail ontvangt, kan deze ook een regel in OUtlook / groupwise opstellen die het dan maar automatisch doorstuurt.

Dan zou ik bij het toevoegen / Wijzigen van een kontaktpersoon op blad 2 een rubriek nodig hebben die de wijze van verzenden keuringsrapport voorschrijft: "Fax / Email / - ". Ik voel m al: Klant X kontaktpersoon A, voor afleveradres 0 per Fax, voor afleveradres 1 per Email --> Nou, het is of alles per fax, of alles per mail.
Dan zou je namelijk al het volgende moeten doen: Je maakt vanuit raadplegen Afleveradressen een zijstapje naar een nieuwe functie: Raadplegen keuringsrapport-kontaktpersonen v/e deb/afleveradres. Hier kun je dan een kontaktpersoon id opgeven (met een zijstapje naar raadplegen kontaktpersonen) + de verzendwijze. Zo kun je dan eenvoudig meerdere kontaktpersonen opgeven per afleveradres.

De situaties waarbij die afleveradressen ons parten spelen zijn niet groot en daarbij is er dan geen verschil tussen mail / fax.

Ik weet niet of je met meer situaties rekening moet houden, misschien zijn er wel klanten die het per TPG Post willen ontvangen.
Misschien moet je ook wel zo ver gaan dat je dit ook nog eens laat afhangen van een artikel: kontaktpersoon A ontvangt de rapporten voor artikel 123, kontaktpersoon B moet de keuringsrapporten voor artikel 456 ontvangen --> Die situatie speelt bij ons (nog?) niet gelukkig.

Kortom: Dit waren zo even wat gedachten omtrent aantal kontaktpersonen per afleveradres. Maar de kortste klap lijkt me vooralsnog: 1 kontaktpersoon per afleveradres zou afdoende moeten zijn.

Waar gebruik je deze registratie voor?:
(Bij onderstaande ga ik in eerste instantie uit van 1 kontaktpersoon)
Dan zou ik graag de print OVERZICHT TE VERSTUREN KEURINGSRAPPORTEN willen uitbreiden met de verzendwijze: "E/F/-" (tussen kolommen VRZDATUM  en DEBITEUR) Ik zou zo 1-2-3 niet weten in hoeverre er mogelijkheden bestaan om dat overzicht ook nog eens met contactpersoon informatie uit te breiden, daar leent het zich niet echt voor, en is ook geen must op dit moment. (nb.te denken valt aan het noemen van het mailadres / fax nr oid)

De keuringsrapporten zelf: Dit speelt dus alleen bij Laco, de keuringsrapporten worden daar voor nagenoeg 100% per mail verzonden, (alleen Meel die faxt ). Daar moet natuurlijk de "t.a.v. kontaktpersoon keuringsrapporten" worden gevuld. Met andere woorden: enige layoutvariabelen die er voor zorgen dat de naam, mail/faxgegevens (in 1 variabele, afhankelijk van verzendwijze) en dergelijke. Vervolgens zou ik ontzettend graag de keuringsrapporten min of meer automatisch per mail vanuit profit willen kunnen versturen, dat lijkt het meest ultieme. Eventueel zelfs faxen vanuit profit. Nu kan dit door via pdf995 een keuringsrapport te genereren en dit handmatig in een mail te zetten en te versturen -->hoezo omslachtig?

In ieder geval ben ik benieuwd naar de mogelijkheden en wat er mogelijk nog meer bij komt te kijken. Alvast hartelijk dank voor de reacties.

[Johan]

Krijgt dit een draaiend bolletje?

[Peter Stordiau]

Johan,

Ik krijg wel eens de mededeling toegeworpen of ik niet "korter" kan schrijven. In dit geval zeg ik dat eens tegen jou.
Ik ben zelf in elk geval halfweg gestopt met lezen. Ofwel, ook van mij krijg je geen draaibol (want ik heb het niet voldoende gelezen) ...

tja, da's nou ook wat

[Johan]

Wat ik wil:
1. 1 of mogelijk meerdere kontaktpersoon per debiteur / Afleveradres aangeven voor wie de keuringsrapporten bestemd moeten zijn
2. De verzendwijze aangeven (email / Fax / Met de vrachtbrief mee) waarbij uiteraard desbetreffende adressen / faxnrs aan kunnen worden gegeven.
3. De print OVERZICHT TE VERSTUREN KEURINGSRAPPORTEN willen uitbreiden met de verzendwijze: "E/F/-" (tussen kolommen VRZDATUM  en DEBITEUR)

En tot slot graag ook de keuringsrapporten echt per mail kunnen versturen naar de klanten.

Bovenstaand staat uitgelegd waarom e.e.a. speelt.

[Johan]

3. De print OVERZICHT TE VERSTUREN KEURINGSRAPPORTEN willen uitbreiden met de verzendwijze: "E/F/-" (tussen kolommen VRZDATUM  en DEBITEUR)

Met name dit punt zou toch wel erg handig zijn om binnenkort operationeel te hebben. Is er zicht op ontwikkeling hieromtrent?

[Johan]

Met name dit punt zou toch wel erg handig zijn om binnenkort operationeel te hebben. Is er zicht op ontwikkeling hieromtrent?

Met name dit punt zou toch wel erg handig zijn om binnenkort operationeel te hebben. Is er zicht op ontwikkeling hieromtrent?

[Peter Stordiau]

Ik was er al mee bezig geweest, maar het is ondergesneeuwd geraakt. Excuses.

[Johan]

Ik was er al mee bezig geweest, maar het is ondergesneeuwd geraakt. Excuses.

Wanneer komt de sneeuwschuiver langs?

[Johan]

Wat ik wil:
1. 1 of mogelijk meerdere kontaktpersoon per debiteur / Afleveradres aangeven voor wie de keuringsrapporten bestemd moeten zijn
2. De verzendwijze aangeven (email / Fax / Met de vrachtbrief mee) waarbij uiteraard desbetreffende adressen / faxnrs aan kunnen worden gegeven.
3. De print OVERZICHT TE VERSTUREN KEURINGSRAPPORTEN willen uitbreiden met de verzendwijze: "E/F/-" (tussen kolommen VRZDATUM  en DEBITEUR)

En tot slot graag ook de keuringsrapporten echt per mail kunnen versturen naar de klanten.

Bovenstaand staat uitgelegd waarom e.e.a. speelt.

En graag ook een mogelijkheid om de kontaktpersooninfo op de variabele layout van een keuringsrapport te kunnen gebruiken. Dus: Een aantal variabelen om de kontaktpersoon + diens mailadres / fax te tonen (afhankelijk van verzendwijze)

[Peter Stordiau]

Ten eerste, er is geen reden om de differentiatie fax/email niet voor verschillende Afleveradressen (van een Debiteur) anders te kunnen hebben (lees : beiden moeten toch worden onderkend, dus sta beiden ook toe bij één Debiteur).

Dan, emailen aan meerdere personen is geen probleem, maar het is wel zinvol om een "Aanhef" weg te laten. Merk ook op dat een Keuringsrapport geen brief als zodanig is, en het gegeven dat een geadresseerde het ontvangt wel voldoende is, lijkt mij.
Maar, omdat het Keurigsrapport (waarschijnlijk) een bijlage in de email zal zijn, zit je met de body van de email, en daar zou je toch iets in moeten zetten. Is dit inderdaad enorm gewenst, dan wordt het hierdoor siginificant duurder. Echter :
Voor de juiste interpretatie hiervan, zie ook het volgende aangaande faxen;

Het willen faxen is verre van handig. Immers, dit vereist een omgaving die dit ook kan (technisch) en daarbij komt van alles kijken wat praktisch iedereen tot op heden heeft weten te vermijden;
Om te beginnen word je gekonfronteerd met een interface naar de fax (driver) en waarvan we er momenteel slechts één onderkennen. Denk bijvoorbeeld (maar ook als belangrijkste) het moeten kunnen oppikken van het telefoonnummer ergens vandaag, en wat de meeste fax software niet zo maar doet (een popup geven waarin je zelf e.e.a. kunt intypen kunnen ze allemaal wel).
Dus, wil je automatisch kunnen faxen, dan ben je gebonden aan wat wij daarvoor ooit hebben ontwikkeld, en ik vraag me zelfs af of die software nog wel bestaat. Daarna is het simpel : zo'n interface voor nieuwe (lees : andere) software ontwikkelen komt je al snel op een week, voorafgegaan door alle dagen die zijn benodigd om software te vinden die alles doet wat je wilt.
Het is ditaangaande ook niet veel anders als het PDF geneuzel : als je wilt dat de fax (aan de andere kant) de boel enigszins uitspuugt zoals je had bedoeld, dan ben je nog niet jarig met zoeken naar die software (maar, voldoet/bestaat dat ene pakket wat wij onderkennen nog steeds, dan ben je klaar wat dit (de hele interface) betreft).

Gouden tip aangaande faxen is sowieso : probeer klanten die fax uit het hoofd te praten.

Lukt dit niet, dan zie je dat je omwille van het faxen plots sowieso de kontaktpersoongegevens nodig hebt, waar dit bij emailen slechts email adressen betreft die je -zoals gebruikelijk- gescheiden door ";" in een stringetje kunt opgeven. Niets van dit alles bij faxen, waar je immers de kontaktpersoon adressert middels het telefoonnummer en daarnaast een (voor de ontvanger) begrijpelijke naam.

Het laatste is op zich betaalbaar als je *dat* bij 1 (Kontaktpersoon) houdt.

De ellende gaat bij faxen voort als je ziet dat je -ongelijk email- echt moeite moet doen om een bestaand dokument "Keuringsrapport" moet integreren tot één dokument dat wordt begrepen door een fax-verzend geval. Ofwel, daaraan moet software matig iets gebeuren, waarvoor je maar een dagje moet rekenen (dit dagje treedt domweg niet op bij emailen).

Verder :

Je zou kunnen bedenken dat alles redelijk makkelijk oplosbaar wordt door te volstaan met een indikator "wat" de klant wil hebben (fax, brief, email). Technisch is dit juist (stelt niets voor) maar procedureel ga je hier nou net de mist in (verwacht ik). Immers, wanneer moet worden duidelijk gemaakt dat iemand de brief/fax/email in elkaar moet gaan knutselen ? Ga het zelf maar na : als het net te laat is, of het lukt helemaal niet. Alleen het Levermoment leent zich ervoor (Rapen zou ook nog mogen) en niemand zit er bijvoorbeeld op te wachten dat je dit dus meteen moet doen (wanneer het ook later mag) dan wel het gele briefje hanteren om het later niet vergeten te zijn. Dus let wel, hier ben je vanaf als het automatisch zou kunnen gebeuren, met hooguit nog iets van "gaat et de zending mee" als aandachtspunt (-> is vast geen email en ook geen fax, maar moet er in elk geval uitkomen samen met de Pakbonnen o.i.d.).


Emailen en brieven (de laatste 1 Kontaktpersoon per Afleveradres) lijkt me te realiseren in 18 uur.
Faxen is totaal onbekend, er vanuitgaande dat de software die wij ondersteunen niet meer bestaat, of anders een dusdanig andere interface kent dat we opnieuw mogen beginnen (denk voor de lol aan een uur of 40 daarvoor (totaal 58 dus), dan weet je het een beetje).

Als laatste :
De software die wij onderstenen heette ooit QP-Fax (en ooit is bijna 20 jaar geleden) waarvan ik in elk geval weet dat de naam intussen is veranderd (jaar of 8-10 terug ?) en het kwam uit Leeuwarden. Misschien kan je zelf achterhalen in hoeverre het nog wordt geleverd.


Ik heb nu even mijn best gedaan, en wil daarmee niet zeggen dat ik er ook klaar mee ben. Ik ben alleen even niet aan de beurt ...

[Johan]

Wie dan wel?

Mag ik zo vrij zijn de volgorde van aanpak aan te passen:

1. Kunnen we anders in eerste instantie eens een kontaktpersoon opgeven voor de keuringsrapporten. DAt betekend op debiteur of debiteur / afleveradres 1 rubriekje er bij: Kontaktpersoon keuringsrapport. Dan sla ik dat stukje "meerdere kontaktpersonen" wel even over.

Laat het maar bij 1, ik bedoel: als een klant dat echt wil, dan maken ze maar een adres "quality@bedrijf.com" aan, die vervolgens (bij de klant zelf) wordt doorgestuurd naar de 20 belanghebbenden.

2. Daaronder een rubriekje: Verzendwijze, met daarbij de opties Fax / mail / vrachtbrief. De desbetreffende info haalt ie wel bij de kontaktpersoon vandaan. Is er geen Kontaktpersoon ingevuld? dan geldt het fax/mail adres van de relatie.

De overzicht te versturen keuringsrapporten er op aanpassen, + de benodigde variabelen beschikbaar stellen in de variabele layout. Dan zijn we een heel eind.

3. Neuzelen we dan wel weer verder over het kunnen versturen per mail (al dan niet met PDF-printers) etc.

[Peter Stordiau]

1. en 2. : 2 uur.

De overzicht te versturen keuringsrapporten er op aanpassen, + de benodigde variabelen beschikbaar stellen in de variabele layout. Dan zijn we een heel eind.

1 uur, plus er rekening mee houden dat je landscape zult moeten (gaan) printen.
Layoutvariabelen zijn niet meegenonen (want onbekend); weet ook even niet wat je daarmee wilt.

Neuzelen we dan wel weer verder over het kunnen versturen per mail

Nog even niet, want je hebt geen email adres(sen) "Keuringsrapport".

[Johan]

1. en 2. : 2 uur.

Welk niveau gaat dit bij 1 worden: Een kontaktpersoon voor keuringsrapporten opgeven op afleveradres of op debiteur niveau? Of laten we dit overrulen o.i.d.?

1 uur, plus er rekening mee houden dat je landscape zult moeten (gaan) printen.

LOPROVKR overzicht te versturen keuringsrapporten (LO<3-2-6-9-9-9-4>) wordt al landscape geprint. Daar is echt nog wel ruimte om de verzendwijze op aan te geven. Met 1 teken kan dat al, (E/F/V), of met vier / 6 tekens ("E-MAIL" "FAX" / "VRACHT") zou al voldoende zijn. Op dit overzicht hoeft niet per se een kontaktpersoon.

Layoutvariabelen zijn niet meegenonen (want onbekend); weet ook even niet wat je daarmee wilt.

Euh, ja. Ik konstateer nu inderdaad ook dat het overzicht afdrukken keuringsrapporten niet eens de mogelijkheid heeft om een afleveradres af te drukken! Iedere zending heeft naar mijn idee 1 afleveradres. Dan kan er dus ook hooguit 1 kontaktpersoon bekend zijn. En welke variabelen heb je dan nodig?

Variabele 1: Kontaktpersoon
Keuringsrapport Debiteur(Afleveradres) ; Kontaktpersoon (alleen de naam), gelijk aan de notatie van UF-FADKTKPRSAN

(dus voorletters, tussenvoegsel, naam kontaktpersoon. Zonder geslacht, want anders krijg je bijvoorbeeld "Mw. Laboratorium", zoals dat bijvoorbeeld bij de opbouw van UF-VABKTKPRS gebeurd. Dat wil je nou ook weer niet. (tenzij je het geslacht onzijdig kunt maken)

Dan kun je dus een keurings rapport maken met een regel "T.a.v. %KR-ADKTKPRS%"

Variabele 2: Faxnummer / Emailadres

Nog even niet, want je hebt geen email adres(sen) "Keuringsrapport".

Er is dus maar 1 emailadres, of 1 faxadres van een keuringsrapport Immers, waarom heb je anders die verzendwijze?
Afhankelijk van de verzendwijze gebruik je het faxnummer, mailadres of niets. Waar haal je die info vandaan? In eerste instantie bij de kontaktpersoon van de keuringsrapporten. Is er geen kontaktpersoon gedefinieerd, of bij die kontaktpersoon zijn geen fax / mailgegevens ingevuld,  dan haal je die gegevens bij de relatie vandaan.

Verdere variabelen zijn vooralsnog niet nodig, op het moment dat iemand er om vraagt om toch afleveradresgegevens af te kunnen drukken, vraag ik dan die variabelen t.z.t. wel aan.

1. en 2. : 2 uur.

Wanneer LOPROVKR en de gevraagde variabelen er op anticiperen: Akkoord.

[Johan]

De overzicht te versturen keuringsrapporten er op aanpassen

1 uur, plus er rekening mee houden dat je landscape zult moeten (gaan) printen.

Die is dus ook akkoord

[Peter Stordiau]

Met 1 teken kan dat al, (E/F/V), of met vier / 6 tekens ("E-MAIL" "FAX" / "VRACHT") zou al voldoende zijn. Op dit overzicht hoeft niet per se een kontaktpersoon.

Jawoor. Dus nou is het Fax, en hoeft er weer geen kontaktpersoon + faxnummer op ?
Ik geef het op hoor.