distributie ontvangst blokkeerd aanmaningen

[mdekraa]

Ik kwam er achter dat als er een distributie ontvangst in staat van bv 20.000 euri, en het openstaande (vervallen) saldo is een 300.000 euri, kan ik geen aanmaning versturen zolang de distributieontvangst neit afgewerkt is.

Dat is niet helemaal wat ik wens.

Het lijkt mij dat die blokkade alleen op moet treden indien bedrag distributieontvangst > openstaand vervallen saldo.

Indien bedrag distributieontvangst < openstaand vervallen saldo wil ik nog steeds aanmaningen kunnen genereren!

Kan iemand hier eens zijn licht over laten schijnen?

[Wouter Rijnbende]

Bij de ontwikkeling van Distributie Ontvangsten zijn dit soort overzichten niet meegenomen; of eigelijk wel, en gezien de melding redelijk expliciet uitgesloten van het werken van Distributie Ontvangsten. Stellingname is dat je een bedrag tijdelijk even kunt parkeren, maar dit je niet weerhoudt van de plicht uit te zoeken op welke faktuur dit afgeboekt moet worden.

Recentelijk hebben we voor jou de Ouderdomsanalyse Debiteuren zodanig aangepast dat we hierop het totale Distributiesaldo als negatieve faktuur opnemen t.b.v. je export naar ING. Zo'n truc zouden we in theorie ook hier kunnen toepassen (2 uur), maar ja, dan ga je wel iets als 'creditfaktuur' vermelden waar die klant helemaal nooit die creditfaktuur gekregen heeft.

Merk op dat zolang je deze bedragen niet hoeft af te boeken op een faktuur, niets gebruikers ervan weerhoudt om straks alles maar als Distributie Ontvangst te boeken, en we over een tijdje aan maatwerk zitten waarmee we slechts fakturen moeten gaan afdrukken ter waarde van het openstaande saldo of i.d.

[mdekraa]

Merk op dat zolang je deze bedragen niet hoeft af te boeken op een faktuur, niets gebruikers ervan weerhoudt om straks alles maar als Distributie Ontvangst te boeken, en we over een tijdje aan maatwerk zitten waarmee we slechts fakturen moeten gaan afdrukken ter waarde van het openstaande saldo of i.d.

Is dat niet een erg negatieve insteek mbt de gebruikers Wouter?
Zoals wij de distributie gebruiken is in de 2 voor ons legitieme toepassingen, n.l. bij een vooruitbetaling en bij een ontvangst zonder specificatie.

Nu is het zo dat een van die klanten een administratie voert in de VS en de specificaties vaak op zich laten wachten.
De enige manier waarop ik hem nu kan "activeren" is het printen van een ouderdomsanalyse, daar de aanmaningen functie neit werkt.
En dat is minder mooi.

[Wouter Rijnbende]

Nu is het zo dat een van die klanten een administratie voert in de VS...

Goh, ik had het niet genoemd, maar aan die Amerikanen had ik juist wel in gedachte... 

Een Debiteur krijgt daar een Faktuur voor $1.000,- en de Debiteur betaalt met een Cheque van $200,- + daarop de opmerking dat de overige $800,- betaalt wordt door het in mindering brengen van dat bedrag op een reeds betaalde faktuur. Ofwel, 2 (soms nog meer) maanden geleden heb je me iets geleverd, ik vind dat $800,- minder waard, die faktuur heb ik al betaald, maar zet die faktuur maar weer voor $800,- open (welk restant ik overigens toch niet ga betalen) en die $800,- kun je tezamen met de $200,- op de huidige cheque gebruiken om de huidige faktuur van $1000,- mee af te boeken...  En, hoewel de Leverancier het hier natuurlijk niet mee eens is, zal ze e.e.a. wél als zodanig in haar administratie verwerken, omdat anders haar administratie niet overeenkomt met die van de klant, en er vervolgens helemaal niet meer uit te komen is.

Nb: Voor de duidelijkheid: die klant gaat niet zitten wachten op een creditnota, nee, die registreert zelf wel met terugwerkende kracht dat ze die faktuur niet betaald heeft, en dat dat bedrag gebruikt moet worden om op de nieuwe faktuur af te boeken.

Wellicht een negatieve insteek voor klanten die er op een normale wijze mee omgaan, maar wij hebben ook rekening te houden met de klanten waar ze wel raar doen; en geloof me, die zijn er. 

Resumer: op dit moment is het niet mogelijk; betreft geen "bug" (er is expliciet een melding die aangeeft dat dit niet mogelijk is), maar middels maatwerk kan het wel mogelijk worden gemaakt.

[Wouter Rijnbende]

Zoals wij de distributie gebruiken is in de 2 voor ons legitieme toepassingen, n.l. bij een vooruitbetaling

Ik bestel goederen t.w.v. EUR 1.000,-
Ik betaal deze EUR 1.000,- vooruit.
Ik krijg de goederen geleverd met een faktuur erbij.
Wat mij betreft behoor jij bij het versturen van die faktuur de vooruitbetaling af te boeken op die faktuur, zodat die faktuur niet eens in het aanmaningstrajekt mee gaat. Tsja... nu doe jij dit niet, maar blokkeert het systeem hierop. In de basis niets mis mee toch?

Ander voorbeeld:
Ik loop al een maand achter met het betalen van fakturen t.w.v. EUR 1.000,-
Ik besteld opnieuw goederen, en jij zegt "is prima, maar wel vooruit betalen".
Ik betaal vooruit.
Ik krijg de goederen geleverd met een faktuur erbij.

Als we nu rekening gaan houden met jouw oplossing, dan wordt die klant dus ineens niet meer aangemaand. De vooruitbetaling (gedaan voor de nieuwe faktuur) valt weg tegen het saldo van de vervallen faktuur (die de klant desnoods met reden niet wil betalen), en de nieuwe faktuur is nog niet vervallen. Tegen de tijd dat jij je administratie hebt bijgewerkt en de vooruitbetaling hebt afgeboekt op de nieuwe faktuur, gaat de klant ineens weer aanmaningen krijgen voor de oude faktuur (terwijl hij tussentijds niet is aangemaand).

[mdekraa]

Zo als jij het brengt misschien wel, maar bij ons zijn d evooruitbetalingen alleen voor de "ZEER BETROUWBARE KLANTEN" waarvan we n.l. weten dat ze pas betalen als ze ooit nog een 2e bestelling willen doen.
Deze personen betalen dus voordat wij ook maar de materialen gaan maken.
Hoeven dus ook niet meer aangemaand te worden. (die zij dat traject al lang voorbij)

[Wouter Rijnbende]

Hoeven dus ook niet meer aangemaand te worden. (die zij dat traject al lang voorbij)

Dan kun je er ook geen moeite mee hebben dat het systeem deze personen niet aanmaant omdat er Distributie Ontvangsten open staan 

[mdekraa]

klopt, ik zei dan ook dat wij de distributie maar in 2 gevallen gebruiken. En bij die 2e merkte ik het probleem met de aanmaningen. Bij de eerste speelt dat dus niet (zie txt vorige post)
mk

[Wouter Rijnbende]

Wat een legitieme oplossing kán zijn, is bijv. iets in te bouwen waarbij we Debiteuren met Distributie Ontvangsten gewoon aanmanen, nèt doen alsof we geen Distributie Ontvangst ontvangen hebben (dus als jij niets aflettert, staat die faktuur gewoon nog open, en we gaan hem ook niet als creditfaktuur opnemen, want er ís geen creditfaktuur), maar dat we in zo'n geval de variabele "Ontvangsten-/Betalingen verwerkt t/m datum" overrulen met de datum van die Distributie Ontvangst (minus 1 dag).

Ofwel, op 1/2 stuur jij een faktuur voor $1000,-, op  1/4 is er een betaling ontvangen van $1000,- doch omdat er geen specifikatie was, heb je dit op Distributie Ontvangsten geboekt, en vandaag ga je aanmanen. De man krijgt dan een Aanmaning voor de faktuur van $1000,- doch op de aanmaning staat dan "Ontvangsten hebben wij verwerkt t/m 31-03".

Maar ja... ervanuitgaande dat die man zijn cheque vast wel een week eerder al op de bus gedaan heeft, snapt hij er alsnog geen hol van. Hooguit kan hij zien dat je achterloopt met het verwerken van je ontvangsten, en minder te overzien is dat hij daar zelf debet aan is, immers hij stuurt zijn specifikatie niet of (te) laat.

[Peter Stordiau]

Ik heb het niet op de letter gevolgd, maar als de reden van het nog op Distributie staan bij de klant ligt, zou ik graag op de Aanmaning willen hebben staan dat die klant nog niet heeft betaald. Dus, geen specifikatie betekent niet betaald. Merk in deze ook op dat dit zeer formeel op deze wijze wordt behandeld door bijv. incasso buro's, die immers meerdere openstaande posten kunnen hebben op dezelfde debiteur. Zie nu ook dat dit naar een andere kant kan doorslaan : betaald zonder specifikatie, en vervolgens mag jij kiezen waarop je het afboekt. Wil de (niet-incasso buro) debiteur dat ? NEE. Hij is er dus mee geholpen dat hij een prikje krijgt.

Jongens, wat mij betreft is bovenstaande onderwerp afgedaan. Is de kool van de sop niet waard (zeg ik), en of je werkt je admi maar bij (en je gaat dus zelf bellen) of de debiteur krijgt keurig een aanmaning, wat ik juist vind. Het laatste is natuurlijk belachelijk, dus kies dan maar voor het eerste indien je dat eveneens vindt.


Het vooruit betalen is een ander verhaal, wat mij ertoe neigt te denken dat dit misschien wel niet op die distributie ontvangsten hoort te staan. En let wel, in ons incasso pakket gebeurt dat ook niet zo hoor. Dit is (daar) feitelijk een aparte sub admi, en wat natuurlijk niet voor niets is. Mijn oplossing : op het bloknote zetten.

Als dit je niet aanstaat (wat ik me heus kan voorstellen), dan iets laten maken wat dit formeel maakt (en wat we dus feitelijk al hebben, doch niet geïntegreerd op de wijze die je wilt).

Als ik dit laatste onderwerp fout zie, verneem ik dat wel.

[mdekraa]

Je ziet het fout, ik kan juist geen aanmaningen genereren als er een distributie open staat !!!

Dat was juist het eerste probleem

[Peter Stordiau]

Weet ik wel. Dat moet natuurlijk door ons worden opgelost !
(na enige consensus )