Scanterminal Opboeken Output Produktieorder
In het Scanterminalmenu Produktie vinden we ook een Scanterminalscherm "Opboeken Output Produktieorder".
In onderstaand voorbeeld hebben we een Produktieorder voor 2000 Liter eindprodukt.
Deze hoeveelheid moet worden afgevuld conform het Afvuladvies, zoals aangegeven bij Raadplegen Produktieorder Output.
De Barkode control die we bij het Opboeken moeten scannen is dezelfde Barkode als die normaal gesproken ook wordt gebruikt om een stukje voorraad te identificeren. Het betreft een Barkode met daarin:
- (1) EAN Code Artikel-/Verschijning
- (10) Chargenummer
- (240) Werkelijke Inhoud (optioneel)
Hoe we precies aan de Barkodes komen die we kunnen scannen doet er niet toe. Er zijn meerdere mogelijkheden voor.
- Genereren-/Printen Produktie-/Opdracht Etiketten
- Genereren-/Printen Etiketten Subcharges
- Blikken worden door een externe afvullijn voorzien van een Barkode
- We scannen rechtstreeks vanaf de Produktieorder print
In dit voorbeeld gaan we uit van de laatste situatie. Als we een Produktieorder printen, behoort deze ons minimaal te tonen welke grondstoffen-/bewerkingen we nodig hebben (= input) en hoe het gereed produkt moet worden afgevuld (= output). Onze Produktieorder bevat een separaat blad met daarop het Afvuladvies van de Produktieorder. Deze toont de gegevens zoals opgenomen in Raadplegen Produktieorder-output. We moeten afvullen in 60 blikken van 20 Liter (= 1200 L) en in 160 blikjes van 5 Liter (= 800 L). Voor beide soorten blikken bevat de Produktieorder een Barkode.
Als we met Subcharges werken, zal iedere Barkode zijn eigen Subchargenummer bevatten; we hebben dan bijvoorbeeld één Subchargenummer per Pallet. Ieder Subchargenummer kan maar één keer opgeboekt worden. Als we niet met Subcharges werken, dan geldt dat iedere hoeveelheid die uit deze order wordt opgeboekt hetzelfde Chargenummer heeft. Toch zullen we ook in deze situatie de output in meerdere etappes (bijv. per pallet) willen kunnen opboeken. I.g.v. een niet-Sub-Chargenummer mogen we het Chargenummer meerdere malen opboeken. Op Voorraad zal dit dan worden getotaliseerd tot één Voorraaditem met het totaal aantal opgeboekte Verschijningen.
In het Scanterminalscherm Opboeken Output Produktieorder scannen we de Barkode horende bij de blikken van 20 liter:
Het scherm toont ons het Produktieordernummer, het Artikel (met Omschrijving), de Verschijningsvorm, zijn Inhoud, de Lokatie waar het produkt opgeboekt zal worden (die kunnen we niet per opboeking scannen!) en tevens hoeveel Verschijningen er van deze Barkode al zijn opgeboekt, en hoeveel we er nog moeten opboeken.
In een Spinnercontrol vraagt het scherm ons om nu aan te geven hoeveel blikken van 20 liter we willen gaan opboeken.
De defaultwaarde van deze control, die in bovenstaand voorbeeld gevuld is met de waarde 22, ontleend zich aan de hoeveelheid die op één pallet past, zoals aangegeven bij de Pallet informatie gegevens van de betreffende Artikel-/Verschijning. Bij deze Artikel-/Verschijning staat ingevuld dat er 11 blikken op één Palletlaag passen, en dat we 2 Palletlagen per Pallet hebben. Er passen dus 2x11=22 blikken op een pallet.
Als we in het Scanterminalscherm op F1 drukken, wordt het ingevulde aantal blikken opgeboekt; we hebben nu gereed produkt op voorraad liggen. Zouden we daarna een volgende pallet willen opboeken, dan scannen we nogmaals de Barkode. We zien nu dat we al 22 blikken geboekt hebben en dat er nog 38 geboekt moeten worden. Op dezelfde wijze als de vorige keer kunnen we nu een volgende hoeveelheid (pallet) opboeken.
Na het boeken van de tweede pallet hebben we 44 blikken geboekt en moeten we er nog 16 doen om aan de geplande 60 te komen. Omdat de blikken van 20 liter nog in de Openstaande Outputitems voorkomen, mag ik nu (eenmalig) nog een hogere hoeveelheid invullen. Ik zou dus zoals onderstaand kunnen besluiten dat als we alsnog een hele pallet met 22 blikken gaan opboeken, zodat we uiteindelijk 66 blikken van 20 liter hebben opgeboekt. Merk echter op dat als we ons niet aan het voorgeschreven Afvuladvies houden, we uitlokken dat we 'te kort' komen, immers, extra hoeveelheid die nu in blikken van 20 liter wordt verpakt (6x20=120L) gaat ten koste van de hoeveelheid die we in 5 Liter blikken kunnen afvullen. Als we hier dus 160 blikken van 5 liter moeten afvullen voor aanvulling van de voorraad, dan zal dit geen probleem hoeven te zijn, maar als deze 160 blikken geproduceerd worden omdat ze (al dan niet Intercompany) verkocht zijn, dan zullen we straks "nee" moeten verkopen omdat wij iets anders geboekt hebben dan onze opdracht was.
Indien we een Barkode scannen die leidt tot een kombinatie niet voor komt in de Openstaande Produktieorder Output, dan volgt er een melding. Hoewel deze melding ook kan impliceren dat er een Barkode van een ander produkt hebben gescand, zal deze melding in de meeste gevallen impliceren dat we iets proberen op te boeken wat in de gescande Verschijningsvorm niet (meer) opgeboekt mag worden. De melding treedt ook op als we klaar zijn met de hoeveelheid die opgeboekt moest worden in deze Verschijningsvorm; we kunnen dus niet ongelimiteerd door blijven opboeken. Op zich kan zoiets best ontwikkeld worden, maar, aangezien dit scherm al sinds 2007 bestaat en dit een van de ingebouwde regels was, laten we dat even zo. Merk op dat het altijd mogelijk is om van achter een computer het afvuladvies te wijzigen, waarna e.e.a. alsnog met de scannen zou kunnen worden opgeboekt.
Laatste opboeking
Indien we klaar zijn met afvullen, dan kunnen we dit bij de laatste opboeking aangeven. Door een vinkje te plaatsen bij button 'Laatste' wordt kenbaar gemaakt dat dit de laatste opboeking betreft. Dát het de laatste opboeking betreft doet eigenlijk niet veel meer dan alle resterende Openstaande Produktieorder Output af te sluiten; er kan daarna (via de Scanner) niet meer opgeboekt worden. Vanaf een computerscherm is het nog wel mogelijk korrekties aan te brengen. Het aangeven dat dit "de laatste opboeking" betreft is feitelijk een stap tussen het automatisch "Goedkeuren van alle opboekingen" en "niets doen". Het betreft feitelijk een signaal aan iemand op kantoor dat deze order klaar is, gekontroleerd mag worden, en goedkeurd kan worden. Dat laatste willen we niet automatisch op een scanner doen. Met de scanner kan echter op deze manier wel 'een signaal' worden gegeven dat we klaar zijn met de order.
Er is momenteel géén funktionaliteit ontwikkeld die iets met dat 'signaal' doet, maar, zo zouden we bijv. een Printoverzicht of een Raadpleegfunktie kunnen bedenken die alle orders toont waarvan aangegeven is dat ze klaar zijn, maar welke nog niet zijn Afgesloten. Deze funktionaliteit is nu niet ontwikkeld, omdat dit evengoed op een andere manier geregeld kan worden; als de Gebruiker zijn "Afvulbon" inlevert op kantoor, is dat ook een signaal dat hij klaar is met de order; nu alleen zonder de kosten van een Print- of een Raadpleegfunktie.
Opboeken Output Produktieorder o.b.v. Chargesoort "Prijs niet bekend"
In het scherm TouchScreen-/Scanterminal Parameters (Hoofdmenu,F5,F5,R) is t.b.v. het Scanterminalscherm Opboeken P.O. Output een parameter "Opboeken Output o.b.v. Chargesoort 'P' J/N" opgenomen.
Indien de parameter met Ja wordt beantwoord zal het opboeken van voorraad uit een Produktieorder leiden tot een opboeking met Chargesoort "Prijs niet bekend". De Produktieorder krijgt dan een status "Z".
Doel van deze rubriek is tweeledig.
De rubriek is eigenlijk opgenomen om op het Scanterminalscherm een optie te kunnen bieden om "negatief" te kunnen boeken. Als een Gebruiker een foutieve hoeveelheid opboekt, bestaat de wens dit ter plekke te kunnen korrigeren. Zolang we dan te maken hebben met orders die zonder prijs zijn opgeboekt, is die funktionaliteit te overzien; als de voorraad al wél tegen een waarde zou zijn opgeboekt, dan wordt het terugdraaien daarvan een faktor complexer.
Het tweede doel van deze parameter is dat ze gekombineerd kan worden met een Parameter die er voor zorgt dat de Produktieorders altijd een kostprijs krijgt toegekend die gebaseerd is op de werkelijk opgeboekte hoeveelheid; zie hiervoor een separaat hoofdstuk over kostprijzen.
De parameter wordt alleen gerespekteerd binnen het Scan trajekt, ofwel, op het Scanterminalscherm Opboeken Output en op het Touchscreenscherm Opboeken Output P.O.. De statusbepaling zal alleen plaatsvinden bij de 1e opboeking op een Produktieorder; immers, zou de parameter halverwege een order waarop reeds is opgeboekt worden geaktiveerd, dan is er al voorraad opgeboekt met een waarde, in welk geval we niet alsnog de Chargesoort op status "Prijs niet bekend" kunnen zetten; we zouden uitlokken dat een deel wél al een prijs bekend heeft, en een ander deel niet.
Merk ook op dat de parameter eigenlijk alleen een soort 'vangnet' is voor situaties waarbij het Grondstoffenverbruik vóór het opboeken al was goedgekeurd, immers, als we Output gaan opboeken zónder dat het grondstoffenverbruik is goedgekeurd, was dát al voldoende reden om de Produktieorder een status "Z" toe te kennen en de Output op te boeken met een Chargesoort "Prijs niet bekend". De parameter zorgt er dus voor dat áls de Produktieorder nog geen status "Z" had, ze dat nú (bij Opboeken) krijgt.
Edit: M.i.v. maart 2021 geldt dat deze parameter ook wordt gerespekteerd indien er via 5-2-2-1-F4 wordt opgeboekt; dit, omdat dit in veel gevallen "het alternatief" is om iets via de scanner op te boeken en het niet in de lijn der verwachting ligt dat deze funktionaliteit op dit vlak anders werkt.
Foutje? Eenvoudig korrigeerbaar!
Indien de hierboven genoemde Bedrijfsparameter (Opboeken o.b.v. Chargesoort "P" J/N) met "Ja" werd gevuld, is het mogelijk om vanaf de scanner een foutieve opboeking te korrigeren. Dit, simpelweg door een hoeveelheid negatief te boeken. Stel dat we in het eerder genoemde voorbeeld toch geen 3e pallet van 22 blikken hadden opgeboekt, maar dat de 3e pallet 20 blikken bevatte, dan kunnen we de betreffende Barkode nogmaals scannen en -2 boeken.
Een korrektie van -2 die we op deze manier boeken zal (administratief) worden 'verrekend' met de eerdere opboekingen, te beginnen met de laatst gedane opboeking. Ofwel, in plaats van een Voorraadmutatie te maken waarmee we -2 op muteren, wordt de laatste voorraadmutatie waarmee er 22 werden opgeboekt, gewijzigd naar 20 opgeboekt. Ook de afboekingen van Emballage (per blik is er steeds een leeg blik, en een deksel afgeboekt) worden gekorrigeerd van 22 naar 20.
Reden dat we het wijzigen van van de bestaande mutaties verkiezen boven aanvullende korrekties te maken, is dat deze werkwijze door de rest van het pakket als vanzelf ondersteund zal worden; niemand ziet het verschil tussen het opboeken van 20 blikken, of het opboeken van 22 - 2 blikken. Als we aanvullende voorraadmutaties zouden gaan maken, dan krijgen we te maken met het feit dat diverse typen Voorraadmutaties ineens waarden gaan bevatten die door de rest van het pakket niet verwacht worden. Zo verwacht bijv. "Doorrekenen Gewijzigde Inkoopprijs" dat we onder mutatiesoort "Opboeken Gereed Produkt" alleen positieve mutaties vinden, en zal ze niet anticiperen op negatieve waarden. Kiezen voor een andere methode zou dus veel meer werk impliceren, omdat al dat soort plekken ook aangepast zouden moeten worden.
Kostprijsbepaling
In dit hoofdstuk beperken we ons even tot de basis van de wijze waarop de kostprijs van een geproduceerde Charge wordt bepaald. Hierbij hebben we te maken met:
- de kosten van de afgeboekte grondstoffen
- de tarieven van de afgeboekte bewerkingen
- emballage
naast deze komponenten zijn er nog meer zaken die bepalend zijn voor de waarde waarvoor een produkt op voorraad wordt geboekt, zoals opslagtarieven, opslagen op Emballage, Bijprodukten, Opwerken, en het werken met Vaste Verreken Prijzen. Hieronder beginnen we even simpel en beperken we ons tot standaard situatie, met de 3 hierboven genoemde componenten.
Kostprijs ChargeDe waarde van de afgeboekte Artikelen-/Bewerkingen bepalen tezamen de kostprijs van de Charge. Deze vinden we terug via Hoofdmenu,5,2,1,8,1,F1. In onderstaand voorbeeld bedraagt deze kostprijs EUR 10.000,-.
Eerst Afboeken, dan OpboekenEen Produktieorder heeft
Input en
Output. De Input zijn de Artikelen en Bewerkingen die tezamen de kostprijs bepalen zoals hierboven werd aangegeven. De Output betreft de blikken/vaten/drums waarin we ons geproduceerde produkt op voorraad boeken. Als we aan het mengen zijn in een kuip, dan zullen we normaliter eerst onze grondstoffen afboeken, keuren, bijstellen, keuren etc. tot dat het hele grondstoffenverbruik is goedgekeurd. Daarna gaan we afvullen.
Als we, zoals in dit voorbeeld, een Produktieorder uitschrijven voor een hoeveelheid van 2000 Liter, dan zal de input van die Produktieorder 1 of meerdere grondstoffen bevatten. Grondstoffen zullen veelal in KG worden ingestoken, opdat we deze kunnen afwegen. 2000 Liter eindprodukt kan makkelijk een dubbele hoeveelheid grondstoffen in KG vergen. De som van alle afgeboekte grondstoffen en bewerkingen stellen we op EUR 10.000,-.
De waarde van één Liter eindprodukt wordt nu bepaald door de Kostprijs van de Charge te delen op de Produktieordergrootte.
Kostprijs per Liter = Kostprijs Charge / ProduktieordergrootteOfwel: EUR 10.000,- / 2.000 L =
EUR 5,00 / L.
Gaan we mínder dan 2.000 L opboeken, dan is er sprake van Produktie-Uitval.
Gaan we méér dan 2.000 L opboeken, dan is er sprake van een negatieve uitval; een Produktiewinst.
De reden dat de kostprijs op deze manier wordt bepaald heeft te maken met het feit dat we onze Output niet in één handeling hoeven op te boeken. We mogen dit in meerdere etappes doen. Zo kunnen we alvast een paar blikken willen opboeken omdat iemand er op staat te wachten, maar het in etappes opboeken treedt ook al op als we bijv. per pallet gaan opboeken, of als we onze Output in meerdere Verschijningsvormen moeten afvullen. Zodra we ons éérste blik opboeken op voorraad, zal Profit worden geacht hier een Voorraadwaarde aan toe te kennen terwijl nog niet bekend is (misschien ook wel niet bij u) hoeveel er uiteindelijk in z'n totaal uit deze order is afgevuld. Maar... met als uitgangspunt dat iemand een opdracht krijgt om 2.000 Liter te produceren, hij dat ook gaat doen, mogen we er vanuitgaan dat de kosten die gemaakt worden mogen worden verdeeld over 2.000 Liter eindprodukt.
Uitval-/WinstAlle afgeboekte grondstoffen en bewerkingen worden financieel gejournaliseerd op Goederen In Bewerking. In het gegeven voorbeeld zal er dus
EUR 10.000,- op deze rekening staan voordat we met afvullen beginnen. Als we alles hebben afgevuld en er vervolgens blijkt dat er maar 1.950 L eindprodukt is opgeboekt, dan hebben we van deze Goederen In Bewerking rekening een bedrag van 1950x5 =
EUR 9.750,- overgeheveld naar "Voorraad Gereed Produkt". Meer zal er nu niet meer worden opgeboekt, immers, er is niet meer.
Zodra we de opgeboekte hoeveelheid gaan Goedkeuren (Hoofdmenu,5,2,2,2,F1,F5) dan wordt er een Uitval gekonstateerd van 50 Liter (2000 -/- 1950). Ook deze vertegenwoordigd een waarde van EUR 5,- per liter, waarmee het totale uitvalsaldo neerkomt op
EUR 250,-. Dit is ook precies het bedrag wat nog op Goederen In Bewerking openstaat. Dit uitval wordt weggeboekt vanaf die G.I.B. rekening, waardoor deze glad loopt.
EmballageIn een Emballageset kunnen we voor iedere Verschijningsvorm aangeven uit welke Emballage onderdelen deze bestaat. Voor dit voorbeeld houden we aan dat we voor ieder blik een leeg blik nodig hebben en een deksel. De blikken liggen voor EUR 4,- per stuk op voorraad, de deksels voor EUR 1,- per stuk. De hoeveelheid af te boeken Emballage is lineair met de hoeveelheid opgeboekte blikken; we boeken dus alleen Emballage af voor het deel wat afgevuld wordt.
Een blik van 20 Liter zal voor een waarde van EUR 105,- per blik op voorraad terechtkomen; zie onderstaande opbouw:
Opboeken conform Chargesoort "Prijs niet bekend"
Middels een Bedrijfsparameter is het ook mogelijk om reeds Output op te boeken nog vóórdat het grondstoffenverbruik bekend is. Zo'n situatie kan ontstaan doordat er eerst op het kantoor nog dingen moeten worden uitgezocht (of afboekingen op bonnen worden geschreven die van achter een computer moeten worden ingevoerd) en waardoor we eigenlijk al klaar zijn met het afboeken, alleen is dat nog niet bekend gemaakt aan Profit. Binnen het Scantrajekt is het ook mogelijk om middels een parameter in te stellen dat deze methode voor alle opboekingen moet gelden.
Hoe dan ook, we gaan Output opboeken, maar we weten op dat moment de kostprijs nog niet. Iedere waarde die we zouden toekennen is daarmee op voorhand fout, en zouden we achteraf aan moeten passen. Het produkt wordt derhalve in zo'n situatie op voorraad gelegd met een waarde EUR 0,00. Om duidelijk kenbaar te maken dat dit niet de echte waarde is, maar dat dit enkel 'tijdelijk' zo is omdat de prijs nog niet bekend is, krijgt deze voorraad een Chargesoort "P" (Prijs niet bekend) toegekend.
Voorraad van het Chargesoort "P" mag wél geleverd worden op verkooporders, maar, die Verkooporder kan vervolgens niet worden gefaktureerd; we zouden ons dieper in de nesten werken, want zonder kostprijs van de Charge, kan ook geen "Kostprijs Verkopen" worden bepaald. Om zo'n zelfde reden mag voorraad met Chargesoort "P" ook niet in een Produktieorder worden ingestoken.
Zodra alle grondstoffen alsnog zijn afgeboekt, zijn goedgekeurd, en alle Output is opgeboekt, zullen we de Produktieorder opboekingen moeten Goedkeuren (Hoofdmenu,5,2,2,2,F1,F5). Alhier zal Profit alsnog de waarde van de geproduceerde voorraad bepalen. Die waarde wordt vervolgens ook toegekend aan het deel wat nog op voorraad ligt en doorgerekend naar de eventueel gedane Leveringen uit die voorraad.
Ook hier geldt dat de waarde op precies dezelfde wijze wordt bepaald als hierboven beschreven, ofwel, een blik van 20 Liter komt op voorraad met een waarde van EUR 105,-.
Chargesoort "Prijs niet bekend" op basis van werkelijk opgeboekte hoeveelheid
Middels een Bedrijfsparameter "Kostprijs Charge 'P' o.b.v. Werkelijke Output J/N" kunnen de de kostprijsbepaling in het vorige hoofdstuk anders laten werken.
Als deze parameter met "Ja" wordt gevuld zal de Produktieordergrootte éérst (automatisch) worden gewijzigd naar de totaal opgeboekte hoeveelheid. In ons voorbeeld betreft dat 1950 Liters. De order wijzigt dus naar 1950 Liter, en daarna wordt de kostprijs berekend zoals dat altijd gebeurd, maar, omdat de order nu is gewijzigd van 2000 naar 1950 liter, wordt de kostprijs van de Charge ook gedeeld op 1950 liter; hierdoor wijzigt de prijs per Liter.
Maar... wat we hier eigenlijk aan het doen zijn, is ervoor zorgen dat de werkelijke kosten altijd worden toegekend aan de werkelijke output. Hierdoor is er nimmer sprake van uitval! Als we nl. 1950 Liter x de prijs per eenheid van EUR 5,1282 doen, komen we precies uit op EUR 10.000,- zijnde de kostprijs van de Charge.
Om deze reden is (voor het Scantrajekt) een separate Bedrijfsparameter ontwikkeld waarmee het we Opboeken o.b.v. Chargesoort "P" kunnen triggeren, puur om op deze manier op te kunnen boeken tegen een waarde die gebaseerd is op de werkelijke output.
Iets anders doen dan je opdracht was
In bovenstaand voorbeeld hebben we een Produktieorder van 2000 L eindprodukt. Laten we eens stellen dat we daar 3500 Kg grondstoffen voor moeten inzetten. Onze Produktieorder vertelt ons wat we moeten doen. Willen we iets anders doen, dan
moeten we dat kenbaar maken aan het systeem. Zo is een veel voorkomende fout de fout dat iemand bedenkt dat als we 2x zoveel grondstoffen verbruiken en vast ook wel 2x zoveel output uit komt. Ja... dat klopt op zich ook wel, maar, kijk nu nog even terug naar de wijze waarop de kostprijs wordt berekend:
Kostprijs per Liter = Kostprijs Charge / ProduktieordergrootteAls we dus 2x zoveel grondstoffen afboeken, zal de Kostprijs van onze Charge geen EUR 10.000,- maar EUR 20.000,- gaan bedragen. Op Voorraad Goederen In Bewerking zal ook EUR 20.000,- worden geboekt.
Onze Ordergrootte staat echter nog steeds op 2000 Liter, en dus leidt de formule
Kostprijs per Liter = Kostprijs Charge / Produktieordergrootte tot een kostprijs van EUR 20.000,- / 2000 = EUR 10,- per Liter eindprodukt.
Vervolgens gaan we 4000 Liter eindprodukt opboeken (immers die wordt ook 2x zoveel) tegen een prijs van EUR 10,- per Liter; ofwel:
EUR 40.000,-, waardoor er een gigantische Produktiewinst ontstaat, immers, de kostprijs was maar de helft. De voorraad wordt nu dus tegen een verkeerde kostprijs opgeboekt, en zal ook met die verkeerde kostprijs de deur uit gaan. Fakturen zullen vervolgens een kostprijs vertonen die hoger is dan de opbrengst etc.
Mocht zoiets toch eens aan de orde zijn, dan biedt Profit bij het Goedkeuren van het Grondstoffenverbruik de mogelijkeid om de ordergrootte te wijzigen:
Alhier kunnen we aangeven dat we in plaats van 2000 Kg nu 4000 Kg output verwachten. Op die manier kunnen we toch invloed uit oefenen op de hoeveelheid waarover de kosten moeten worden verdeeld. Merk op dat i.g.v. 2x zoveel we dit nog best zelf kunnen uitrekenen, maar, als onze 3500 Kg uit 10 verschillende grondstoffen bestaat, ieder met hun eigen Soortelijk Gewicht, niemand zomaar even kan uitrekenen hoeveel er uit de order zal moeten komen. Derhalve geldt:
"als je een andere hoeveelheid gaat produceren, herbereken de Produktieorder dan !"
Nb: Bovenstaande is dan weer niet van belang als we én Opboeken middels de methode "Prijs niet bekend" én de bedrijfsparameter aangeeft dat die methode haar prijs moet verdelen over de werkelijk opgeboekte hoeveelheid. In die situatie wordt de Ordergrootte nl. altijd rechtgetrokken met de opgeboekte hoeveelheid eindprodukt.
