Sinds april 2017 is het eerdere ontwerp voor Kommissie Reserveringen enigszins veranderd; de oude funktionaliteit staat nog beschreven in topic
http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=27471.0Wat is er (globaal) gewijzigd?
* Kommissie Ontvangers kunnen nu hiërarchisch worden ingericht op meerdere niveau's
* Kommissie Ontvangers kunnen nu voor een bepaalde Periode worden gedefiniëerd; de Faktuurdatum is bepalend voor de periode.
* De Kommissie Ontvanger en diens percentage worden niet meer naar de Verkooporder gekopiëerd; zodra een order gefaktureerd wordt zal het geldende tarief worden bepaald.
* Kommissiereservering is nu ook mogelijk over orders die gefaktureerd zijn en waarvan de Periode inmiddels is afgesloten.
Navolgend de (herziene) beschrijving van de funktionaliteit conform het ontwerp april 2017:
M.i.v. deze Releasenote is er een nieuwe manier van Kommissie afhandeling ontwikkeld welke totaal afwijkt van de Kommissie werkwijze zoals we die tot nu toe kenden.
Bestaande werkwijze:
Tot nu toe hebben wij altijd als uitgangspunt gehad dat als wij iemand Kommissie verlenen, we dit
niet met een Creditfaktuur mogen doen. Een Creditfaktuur is nl. formeel een korrektie op een Debetfaktuur; iemand die we niet gedebiteerd hebben behoren we ook niet te crediteren. De Kommissie Ontvanger zal
ons juist een Faktuur moeten sturen voor het Kommissiebedrag waar hij recht op heeft, hooguit weet hij-/zij niet op welk bedrag ze precies recht heeft.
In de reeds bestaande Kommissie situatie kunnen we per Verkooporderregel één of meerdere Kommissie Ontvangers opnemen. Kommissie kan verleend worden als "tarief per eenheid" of "een percentage van de omzet". Zodra de Faktuur aan de klant verstuurd wordt, zal ook de Kommissie worden geboekt, echter... deze kommissie wordt pas betaalbaar gesteld zodra de klant zijn/haar Faktuur betaalt. Middels een verantwoordings Printoverzicht kan een specifikatie worden afgedrukt voor een Kommissie Ontvanger waarop verantwoord staat op welke Kommissie hij recht heeft (omdat de klant de faktuur betaald heeft), maar ook welke Kommissie er aan staat te komen (als de klant zijn rekening maar betaalt). Op basis van deze specifikatie kan de Kommissie Ontvanger een Faktuur sturen (al dan niet met BTW er op) hetgeen voor ons een gewone Ingekomen Faktuur betreft die we op de gebruikelijke wijze kunnen betalen.
Nieuwe werkwijze: Kommissie Reserveren via Interne Creditfaktuur
Bij de nieuwe methode gaan we niet per order afrekenen, maar wordt de Kommissie berekend over een langere periode (één jaar). Aan het einde van het jaar kijken we hoeveel er het afgelopen jaar is omgezet, en wordt dit afgezet tegen de gemaakte kommissie afspraken (verder niet in Profit geregistreerd, behoudens misschien als tekst in Profit-Kontakt) en wordt bepaald hoeveel procent Kommissie er verleend moet worden.
Zonder maatwerk is het natuurlijk altijd al mogelijk om aan het einde van het jaar een Gefaktureerd Verkoopoverzicht te printen en op basis daarvan een iemand een percentage van die omzet te geven. Echter, als we dit op deze wijze aan het einde van het jaar doen, dan zullen we in december een hele slechte maand hebben. Stel immers dat we iedere maand een omzet hebben van € 100.000,- en we in december 15% van die omzet gaan crediteren, dan hebben we in december weliswaar óók een omzet van € 100.000,- maar tevens crediteren we dan 15% maar de jaaromzet van € 1.200.000,- ofwel € 180.000,-. waardoor het resultaat van december 80K negatief wordt...
Hier komt de nieuwe methode om de hoek kijken. Bij deze nieuwe methode gaan we direct bij het faktureren een potje maken waarin we Kommissie 'reserveren' om zodoende in december een potje te hebben opgebouwd om de Kommissie uit te kunnen betalen. Gedurende het hele jaar boeken we iedere maand de omzet ad € 100.000,- tegen met een Kommissie Reservering van € 15.000,-. Aan het einde van het jaar is dat potje gevuld met € 180.000,-, en gaan we de Eindafrekening opstellen. Daarbij worden alle reserveringen tegengeboekt, en wordt (handmatig) bepaald of zijn targets gehaald zijn en hoeveel Kommissie de Kommissie Ontvanger écht moet krijgen.
Aktiveren
De nieuwe methode werkt totaal anders t.o.v. de reeds bestaande methode. Een van de belangrijkste verschillen is wellicht dat we nu wél toestaan om Kommissie te Crediteren met een Creditfaktuur ! (daarover straks meer). Vanwege de verschillen in beide methoden zal het nieuwe maatwerk expliciet moeten worden geaktiveerd met een bedrijfsparameter (bij Verkoop), waarmee bewust de keuze gemaakt wordt voor deze werkwijze. Aktivering van deze werkwijze leidt automatisch tot een blokkering van de oude werkwijze!
Aktiveren gebeurt middels onderstaande parameter, te vinden via Hoofdmenu-F5-F5-I op Tabblad Q.
Registratie Kommissie Ontvangers en Kommissie Tarieven
Kommissie Ontvangers kunnen worden vastgelegd op meerdere hiërarchische niveau's, op een vergelijkbare manier zoals DKK Tarieven werken. De registraties van Kommissie Ontvangers zijn te vinden via Hoofdmenu-3-3-9-9-4-1.
Bovenin dit menu het 'hoogste' niveau, welke steeds wordt overruled door een 'lager' niveau. Ofwel, een tarief per "Agent" zal worden overruled door een tarief per "Agent per Land". Die wordt weer overruled door een tarief per "Debiteur", die weer door een tarief per "Debiteur per Land" en ten slotte weer door "Debiteur per Verkoopgebied".
Basis voor de Kommissie Reservering is
altijd de
Verkooporder. Tevens is het uitgangspunt dat Verkooporders op separate Fakturen worden gefaktureerd.
AgentDe Agent die over een Verkooporder gaat wordt op zich ook weer volgens een hiërarchie bepaald. Allereerst zal Profit kijken of er aan de Debiteur van de Verkooporder een Agent is gekoppeld. Zo ja, dan geldt die, zo nee, dan gaat ze kijken of er bij (een van de) Groepsdebiteuren een Agent is opgenomen.
In de omgeving waarbinnen dit maatwerk ontwikkeld is, wordt er geleverd aan schepen (= Debiteur Verkooporder) en bevat de Groepsdebiteur bijvoorbeeld de rederij van wie het schip is. Een "rederij" kan weer aan een Agent worden gekoppeld, die daarmee een overkoepeling bevat van 1 of meerdere Debiteuren. 1 Agent kan wel 50 rederijen onder zich hebben en iedere rederij kan weer eigenaar zijn van meerdere schepen. Agenten zijn in Profit te vinden vanuit Hoofdmenu-2-2-5.
Debiteur VerkooporderRegistraties op Debiteurniveau betreffen registraties op de Debiteur van de Verkooporder (een specifiek schip in de bedoelde situatie). Registraties van Kommissie Ontvangers op "Faktuur-Debiteur niveau" zouden in theorie ook wenselijk kunnen zijn. Indien gewenst zou zo'n niveau als aanvullend maatwerk kunnen worden ontwikkeld.
LandkodeBetreft de Landkode van het Afleveradres van de Verkooporder. Selektie op Landkode kan worden gekombineerd met Agent òf met Debiteur en is bedoeld om alléén Kommissie te reserveren op orders die zijn afgeleverd in een bepaald land (US/1).
VerkoopgebiedStrikt genomen "het Verkoopgebied van de betreffende Verkooporder". De klant voor wie dit maatwerk is ontwikkeld registreert middels het Verkoopgebied het soort Verkooporder, met o.a. "Sea Stock" en "Dry Dock" als mogelijke opties. Met de kombinatie Debiteur + Verkoopgebied kan dan Kommissie worden toegekend aan enkel de Dry Dock orders van een specifiek Schip.
Tarieven per Periode
Kommissie Ontvangers en hun tarieven kunnen worden geregistreerd per Periode. Voor uw gebruiksgemak geldt dat u het beste afspraken over een heel jaar kunt maken (januari t/m december), maar, op zich bent u hier vrij in. Merk op dat het echter lastiger te vatten is wat er precies gebeurt als perioden op verschillende niveau's elkaar overlappen of uitsluiten. Periode afhankelijke tarieven zijn dan ook eerder bedoeld om alvast de tarieven van het volgende jaar op te kunnen nemen terwijl er ook nog orders in dit jaar moeten worden afgehandeld, dan om tariefafspraken te maken van oktober t/m maart en op een ander niveau afspraken van januari t/m december te hebben. Op zich moet e.e.a. daar wel tegen kunnen.
De Faktuurdatum is bepalend voor de bepaling van de periode.
1 Kommissie Ontvanger per Verkooporder
Er is altijd maar één Kommissie Ontvanger die kommissie krijgt over een Verkooporder. "Wie" Kommissie krijgt maakt voor het systeem niets uit; dat bepaalt u zelf middels de hiërarchische niveau's. Wel zal een Kommissie Ontvanger als
Debiteur bekend moet zijn in het systeem omdat er formele Fakturen gegenereerd zullen worden. Of er een Kommissie Ontvanger aan de orde is en hoeveel Kommissie zij krijgt wordt in principe bepaald ten tijde van het Faktureren van de Verkooporder (zie ook het einde van deze post).
Instellen Faktuurnummer Kommissie Reserverings fakturen
Alvorens Kommissie Reserveringsfakturen te kunnen genereren dient u (eenmalig) het laatst gebruikte Faktuurnummer voor Kommissie Reserveringsfakturen in te stellen (deze zijn opgenomen in separate aansluitende reeksen om geen "bomen en het bos" te kreëren in de normale Faktuurnummerreeks). Op deze wijze kan Profit het eerst volgende te hanteren Faktuurnummer bepalen.
Indien de parameter "BTW Andere Landen J/N" met "Nee" is ingevuld doet u dat via Hoofdmenu-F5-F5-2:
Indien de parameter "BTW Andere Landen J/N" met "Ja" is ingevuld, dient u toets F5 te gebruiken in diezelfde funktie. Per Aangifteland kan dan de te gebruiken range Faktuurnummers worden aangegeven:
Kommissie Reservering voorbeeld
In onderstaand voorbeeld hebben we een Agent "Mi Kwang Sung". Deze is gekoppeld aan een rederij "Zodiac".
Vervolgens hebben we een Verkooporder aan Debiteur "MS Atlantic" waar we (voor het gemak) iets verkopen voor een mooi rond bedrag van USD 100.000,-.
De Verkooporder wordt geleverd en we gaan de order Faktureren. Naast een Faktuur van USD 100.000,- voor rederij Zodiac, volgt er een (Pending) Kommissie Credit Faktuur van USD 15.000,- zijnde 15% zoals ingesteld bij de Agent.
De Creditfaktuur van 15K aan de Kommissie Ontvanger betreft een "reservering" van de Kommissie die we verwachten uit te moeten keren aan het einde van het jaar. Omdat pas aan het einde van het jaar bepaald kan worden of de Kommissie Ontvanger echt recht heeft op 15% danwel misschien slechter gepresteerd heeft en slechts 10% behoort te krijgen, blijft het vooralsnog bij deze reservering; we noemen deze reservering een "Pending Kommissie Creditfaktuur". Deze Pending Kommissie Credit gaat gewoon de kast in en wacht daar op de vervolgaktie aan het einde van het jaar. Een Pending Kommissie Creditfaktuur wordt niet verzonden naar de Kommissie Ontvanger !
De Pending Kommissie Creditfaktuur is te herkennen door de letter "P" in kolom "PK".
Nb: Desgewenst is het wél mogelijk om e.d. Pending Kommissie Creditfaktuur expliciet uit te printen, maar, veiligheidshalve is het emailen van deze Fakturen geblokkeerd om te voorkomen dat ze niet abusievelijk gemaild wordt (waar ze nog slechts een reservering betreft). Merk op dat de Debiteur zelf niet af weet (of hoeft te weten) en gewoon 100K betaalt.
Pending Kommissie Credit wordt als "betaald" geboekt
De Pending Kommissie Creditfaktuur wordt financieel direkt als "betaald" geboekt. Dit, via een Grootboekrekening die iets zal heten als "Nog te betalen Kommissie" of "Pending Kommissie Credit". Deze rekening is tevens instelbaar bij de Debiteurgegevens van de Kommissie Ontvanger, opdat iedere Kommissie Ontvanger als separate rekening in het Grootboek zou kunnen worden opgenomen.
Met de formele Creditnota's boeken we nu gedurende het jaar al een lagere omzet (die wordt nu 100K minus 15K = 85K). Toch zal de Debiteur ons gewoon 100K betalen (de Debiteur weet wellicht niet eens dat er iemand mogelijk 15% Kommissie over zijn order krijgt). Het financieel als 'betaald' journaliseren zorgt er nu voor dat er ook financieel een (uitgestelde) betalingsverplichting gejournaliseerd wordt (een schuld aan de Kommissie Ontvanger), opdat ook de vordering op de Debiteur (100K) en de schuld aan de Kommissie Ontvanger (15K) overeenkomen met de geboekte omzet van 85K; de 15K zal niet "zwart" kunnen worden ontvangen.
Het als betaald journaliseren van deze Pending Kommissie Creditfaktuur zal er ook voor zorgen dat de Faktuur niet meer "open" staat, en daarmee dus tevens niet meetelt in een berekening van bijv. de Kredietlimiet danwel de Faktuur niet abusievelijk op een openstaande postenlijst terecht komt terwijl de Debiteur niet eens van het bestaan van de Faktuur afweet (ze was immers niet echt verzonden).
Voor het "als betaald boeken" van de Pending Kommissie Creditfaktuur is een speciale Interface "LOUFGNKF" opgenomen. Vanuit Raadplegen Financiële Interfaces (Hmenu-7-8-6-1) kan middels Shift+F5 de beschrijving van die Interface worden opgevraagd en wordt beschreven hoe de te koppelen Journaalpostdefinitie moet worden ingericht.
Crediteringen
De gereserveerde 15% Kommissie is gebaseerd op het orderbedrag van USD 100.000,-. Als we nu deze order voor een deel zouden Crediteren (de Debiteur krijgt korting) dan impliceert dat ook dat onze Reservering niet juist meer is en gekorrigeerd moet worden. Derhalve geldt dat als we een bedrag (bijvoorbeeld USD 10.000,-) crediteren op de oorspronkelijke Faktuur, hier ook weer een korrektie op de Kommissie Reserverings Faktuur uit volgt:
Nb: De korrektie op de Kommissie Reservering volgt overigens pas nadat de handmatige Faktuur Financieel wordt doorbelast.
Gefaktureerd Verkoopoverzicht
Het Gefaktureerde Verkoopoverzicht is uitgebreid met een specifikatieniveau "Kommissie Ontvanger (i)".
Deze selektie stelt u in staat om een overzicht te printen van de omzet uit Verkooporders ingedeeld naar Kommissie Ontvanger.
Merk op dat we het hier over Omzet hebben in de bedrijfsvaluta, en we op de eerste Faktuur USD 100.000,- hebben gefaktureerd bij een koers 0,77 (= EUR 77.000,-).
Op het 2e Tabblad van verdere detailgegevens van het overzicht zijn 2 nieuwe rubrieken opgenomen te weten "Inklusief Pending Kommissie Credit J/N" en "Alleen Kommissie Fakturen J/N".
"Inklusief Pending Kommissie Credit J/N" staat ons toe om te kiezen of we (uitgaande van enkel de Faktuur van 100K en de Credit van 10K even niet meetellend) een overzicht willen opbouwen die 100K rapporteert of een die 100-15 = 85K rapporteert. Een rapportage op basis van 85K zal de werkelijkheid zijn (en is daarmee ook de defaultwaarde); een rapportage op basis van 100K kan gewenst zijn als er een overzicht voor de Debiteur geprint moet worden, en we niet willen dat deze omzet verlaagd wordt met de 15% kommissie waar die debiteur niets van af hoeft te weten.
"Alleen Kommissie Fakturen J/N" is opgenomen om alle echte Fakturen achterwege te kunnen laten in de statistiek, en enkel een resultaat op te bouwen uit alles wat kommissie betreft.
Eindafrekening - Met wie en wat levert het op?
Aan het einde van het jaar gaan we de daadwerkelijke balans opmaken en moeten we bepalen op welk Kommissiepercentage onze Kommissie Ontvanger nu écht recht heeft.
Allereerst zullen we geconfronteerd worden met de vraag "met wie moeten we allemaal afrekenen?"
Het eerder genoemde Selektieniveau op Kommissie Ontvanger in het Gefaktureerde Verkoopoverzicht kan hierin al helpen, maar, voor de duidelijkheid is hier ook iets voor opgenomen bij de Kommissie Eindafrekening. Deze funktionaliteit vinden we vanuit Hoofdmenu-3-3-9-9-4-3.
Tijdens het uiteindelijke afrekenen (zover is het nú nog niet) zullen alle eerder geboekte (interne) Pending Kommissie fakturen worden tegengeboekt (zodat ze per saldo op 0,00 uitkomen), daarna volgt er een échte Kommissiefaktuur ter grootte van het Kommissiepercentage waar de Kommissie Ontvanger recht op heeft gezien de gemaakte afspraken. Voordat het zover is kunnen we al een overzicht opvragen om de huidige stand van zaken te bekijken, en te spelen met een te verlenen Kommissiepercentage.
De eerste vraag die in dit scherm gesteld wordt is "willen we alle pending kommissiefakturen gaan tegenboeken en afrekenen conform een op te geven percentage J/N". Zolang deze rubriek met "Nee" beantwoord wordt, vragen we enkel gegevens op die vervolgens in een Excelsheet worden verwerkt; er zal nu nog niets worden tegengeboekt of afgerekend.
Middels Begin- t/m Eindperiode kan worden aangegeven over welke periode we willen gaan afrekenen. Binnen het ontwerp is gesteld dat dit een periode van 1 jaar betreft, maar door toestaan van invulling van een periode, hoeft het boekjaar niet op 1 januari te beginnen en zou het ook mogelijk zijn om bijv. per half jaar of per kwartaal af te rekenen. De hier opgegeven periode wordt gevalideerd op de
Rapportagedatum van de Faktuur; zo kan het voorkomen dat we pas in de loop van januari kunnen afrekenen over het voorgaande jaar, omdat we eerst nog bepaalde retouren moeten verwerken die we pas in januari weten, maar betrekking hadden op december (en ondanks een Faktuurdatum in januari met een rapportagedatum van december geboekt worden).
Het Exceloverzicht welke na gebruik van F1 wordt opgebouwd zal allereerst de vraag "met wie moeten we allemaal afrekenen" beantwoorden. Ervanuitgaande dat bij het opvragen van het overzicht niet één specifieke Kommissie Ontvanger werd opgegeven, zal het Excelsheet per gevonden Kommissie Ontvanger een tabblad opbouwen met daarin de orders waarover hij/zij Kommissie krijgt (tabbladen zijn niet zichtbaar in onderstaand voorbeeld). Het aantal tabbladen wat kan worden opgebouwd is "onbeperkt" (denk in honderden).
Een Faktuur is in een bepaalde Valutakode, derhalve zal er altijd per gebruikte Valutakode moeten worden afgerekend. Het Excelsheet toont in welke Valuta's er Kommissie aan de orde is, en biedt de mogelijkheid zo'n regel middels een + tekentje open te klappen. Het eerst volgende detailniveau is de Faktuurdebiteur (de rederij) aan wie gefaktureerd is. Ook dat niveau bevat weer een openklapbaar + symbool welke leidt tot de specifieke Verkooporderregels (het schip en de geleverde Artikelen).
In ons voorbeeld hebben we één Debetnota gestuurd en is er achteraf één Creditering geweest. In praktijk hebben we voorbeelden dat er 100 blikken geleverd worden, er 10 retour komen, 90 gefaktureerd worden, er een creditorder komt omdat de prijs per liter niet korrekt was, er vervolgens weer een debet komt omdat we meteen 90 gefaktureerd hebben op basis van een toezegging van 10 retour terwijl er achteraf maar 5 retour bleken te zijn gekomen etc. etc. Bij het afrekenen zullen we zo min mogelijk Fakturen naar onze Kommissie Ontvanger willen sturen, derhalve wordt er zoveel mogelijk 'gesaldeerd'. Per orderregel toont het Exceloverzicht hoeveel er op deze regel per saldo gedebiteerd is (kolom E) en hoeveel er gecrediteerd is (kolom F) en wat de uiteindelijk omzet geweest is (kolom G). Kolom H geeft aan hoeveel er in (Interne) Pending Kommissie Fakturen aan Kommissie gereserveerd is (in dit geval een Credit van USD 15.000,- en een Debet van USD 1.500,-) met daarachter (Kolom I) nogmaals het gereserveerde Kommissiepercentage vermeld.
In het groen (Cell J1) wordt dit gereserveerde percentage herhaald, en vervolgens in een formele toegepast op de overige cellen uit Kolom J resulterend in het uit te keren Kommisiebedrag. Deze cell biedt ons de mogelijk om te kijken wat het effekt zal zijn als we in plaats van 15% maar 10% zouden gaan uitkeren.
Door de 15% in 10% te wijzigen zien we dat dit impliceert dat we nog maar USD 9.000,- aan Kommissie hoeven uit te betalen (10% x USD 90.000,-) en aangezien we al USD 13.500,- gereserveerd hebben levert dit een winst op van USD 4.500,-.
Bovenstaand overzicht is dus bedoeld om te achterhalen met wie we moeten afrekenen, en om vervolgens te kunnen zien wat het effekt is als we tegen een ander percentage gaan afrekenen dan wat we voor de betreffende Kommissie Ontvanger gereserveerd hadden.
Eindafrekening - Tegenboeken & Afrekenen
Per Kommissie Ontvanger zal nu moeten worden bepaald op basis van welk percentage we daadwerkelijk gaan afrekenen. Dat percentage bepaalt u zelf, bijvoorbeeld op basis van afspraken die u gemaakt heeft. In het "Uit te keren Kommisie" kopje heeft u al kunnen zien wat het oplevert of wat het kost als er met een ander percentage wordt afgerekend. Als we daadwerkelijk gaan afrekenen zal rubriek "Tegenboeken Pending Kommissie & Afrekenen J/N" met "Ja" moeten worden beantwoord.
We gebruiken hetzelfde scherm als we hierboven hebben gebruikt, maar vinken nu "Tegenboeken Pending Kommissie & Afrekenen" aan.
Het daadwerkelijk afrekenen zal "per Kommissie Ontvanger" moeten gebeuren; die rubriek Kommissie Ontvanger mag dan ook niet meer leeggelaten worden.
Onder in het scherm zijn nu de twee rubrieken geënabled: "Afrekenen met Kommissiepercentage" en "Faktuurdatum afrekening"; Indien we besluiten dat we slechts 10% gaan uitkeren, vullen we hier deze 10% in. Ongeacht de Faktuurdatum geldt dat de einddatum van het selektieoverzicht als "Rapportagedatum" gehanteerd zal worden. Ongeacht de Faktuurdatum zal voor de statistieken altijd bekend zijn op welke periode de faktuur betrekking had en per welke (Rapportage-) Datum deze in de Statistieken moet worden opgenomen.
Tegenboeken Pending Kommissie FakturenHet eerste wat er nu gebeurt is het tegenboeken van alle eerder gegenereerde Pending Kommissie Fakturen. Dit tegenboeken gebeurt 1:1 per eerder gegenereerde Pending Kommissie Faktuur, dit, omdat dit met exakt dezelfde gegevens dient te gebeuren als de eerdere Faktuur. Samenvoegen per Valutakode is hier niet toegestaan! immers we zouden weliswaar op 1 Faktuur USD 13.500,- kunnen crediteren, maar daarmee zou de "Omzet" (de tegenwaarde in EUR) nog niet op 0,00 uitkomen. Willen we (in de statistieken) dus ook kwa omzetwaarde op 0,00 uitkomen zullen we USD 15.000,- moeten tegenboeken met een koers van 0,77 en zullen we USD 1.500,- moeten tegenboeken bij een koers van 0,85.
Dit soort "Tegenboekingen" van de Pending Kommissie Fakturen wordt zichtbaar gemaakt met de letter "T". Ook deze Fakturen zijn Interne Pending Kommissie Fakturen.
Als we nu opnieuw een Gefaktureerd Verkoopoverzicht zouden printen, is alle Kommissie tegengeboekt en zou daar nu 90K aan omzet uit moeten komen (100K - 10K).
Kommissie Faktuur genereren op basis van specifikatie in Excelsheet?Na het tegenboeken van alle Pending Kommissie Fakturen volgt een vraag of er nu een uiteindelijke Kommissiefaktuur gegenereerd moet worden conform de specifikatie in de Excelsheet.
Middels Alt-Tab kunnen we switchen naar het Excelsheet, alwaar we een vergelijkbaar overzicht aantreffen als eerder uitgelegd. Toch is dit overzicht iets anders dan de vorige. Het zou wel eens wenselijk kunnen zijn om dit Exceloverzicht als specifikatie mee te sturen naar de betreffende Kommissie Ontvanger (wiens Identifikatie derhalve wordt opgenomen in de bestandsnaam van het XLSX document). Als we het sheet zouden willen meesturen, dan gaan we daar natuurlijk niet op vermelden dat we het hele jaar 15% Kommissie voor hem gereserveerd hebben om vervolgens 10% uit te betalen. Zo bevat deze sheet enkel de kolom met uit te keren Kommissie en niet meer de kolommen met de Pending Kommissie.
Deze eind afrekening krijgt in kolom "PK" een status "A" (Afrekening) toegekend. Dit betreft een échte Faktuur die ook meteen geprint zal worden en naar de Kommissie Ontvanger verzonden zal moeten worden. De Faktuur betreft
altijd een Verzamelfaktuur, ook al is Verzamelfakturering uitgeschakeld en ook al zou er maar 1 order op deze Faktuur worden gefaktureerd (zoals in ons voorbeeld).
In zowel het systeem als in de papieren boeken vinden we nu:
a. De oorspronkelijke faktuur aan de rederij (Faktuur 1001180, 100K)
b. De Pending Kommissie Creditfaktuur (Faktuur 2000001, -15K)
c. De tegenboeking van de Pending Kommissie Credit (Faktuur 2000003, +15K)
dan v.w.b. de creditnota's
d. De oorspronkelijke creditnota aan de rederij (Faktuur 1001181, -10K)
e. De Pending Kommissie Debetfaktuur (Faktuur 2000002, +1,5K)
f. De tegenboeking van de Pending Kommissie Debetfaktuur (Faktuur 2000004, -1,5K)
en dan nog
g. de uiteindelijke Kommissie Afrekening (Faktuur 1001182, -9K).
De klant zal in het bezit zijn van:
a. De oorspronkelijke faktuur aan de rederij (Faktuur 1001180, 100K)
d. De oorspronkelijke creditnota aan de rederij (Faktuur 1001181, -10K)
De Kommissie Ontvanger ontvangt:
g. de uiteindelijke Kommissie Afrekening (Faktuur 1001182, -9K).
Eindafrekening en verschillende percentages
Merk op dat de wijze waarop de Eindafrekening nu in elkaar steekt eigenlijk niet (meer) in alle gevallen zal voldoen. Dat komt vnl. omdat we nu meerdere Tarieven op hiërarchische niveau's kunnen vastleggen, maar de Eindafrekening (nog steeds) op basis van één percentage afrekent. Het Kommissie Reserverings maatwerk is ontwikkeld om voor een bepaalde Kommissie Ontvanger 15% Kommissie te reserveren met daarbij een paar beperkingen zoals "hij krijgt alleen over Dry Dock Kommissie" of "alleen in Amerika". De wijze waarop we in staat zijn tarieven te definiëren staat ons toe om definities te maken als:
- standaard krijgt een Agent 12% Kommissie over alle orders van zijn Debiteuren
- voor Debiteur X en Y geldt dat hij slechts 8% krijgt
- voor Debiteur Z geldt dat hij 15% krijgt, maar dan alleen over de Dry Dock orders
Het maken van dit soort definities is op zich geen probleem, echter, de Eindafrekening rekent alle Fakturen waarover de Kommissie Ontvanger kommissie krijgt af conform 1 percentage. Daarmee is het (nu) weinig zinvol om voor dezelfde Kommissie Ontvanger andere percentages te hanteren afhankelijk van de situatie, immers, afrekenen doen we op basis van 1 percentage.
Voor de klant voor wie e.e.a. ontwikkeld is is dit geen probleem. Zij hanteert sowieso één percentage voor een Kommissie Ontvanger en heeft enkel te maken met 'dat tarief geldt wel/niet' in een bepaalde situatie. Op die manier kan dus alnog voor iedere order (die voldoet) 15% worden gereserveerd, om aan het einde van het jaar te kijken of de 15% uit kan of bijgesteld moet worden. Hanteert u wel verschillende tarieven voor verschillende situaties dan zal de Eindafrekening hierop moeten worden aangepast. Een mogelijke oplossing zou kunnen zijn om dan af te rekenen per niveau waarop tarieven zijn vastgelegd.
Alleen indien geen BTW ter sprake
Dan nog even terugkomen op een eerder gemaakte opmerking. Ondanks dat wij van mening zijn dat het niet is toegestaan om iemand die we nooit voor een levering gedebiteerd hebben wel een creditnota te sturen, geldt dat veel bedrijven dit toch op deze wijze doen. Jammer, pech gehad, wij staan het niet toe... behalve alsnog binnen dit ontwerp... En, met dat e.e.a. expliciet via een bedrijfsparameter werkzaam is, en u voor u zelf moet bepalen of u dit wel of niet wilt gaan gebruiken, staan we e.e.a. bij wijze van grote uitzondering toch toe doch mét de restriktie dat dit alleen gebruikt kan worden voor orders waarover géén BTW berekend wordt!
Alleen in dié situatie mag het uitgangspunt zijn dat een fiscus nooit benadeeld zal worden door uw gebruik van Kommissie. Is er wél BTW aan de orde, dan ligt dit heel anders.
Bedenk nl. maar dat uw Debiteur een binnenlander is, belast met 21% btw, en we hem een Faktuur sturen voor EUR 100.000,- dit bedrag vermeerderd moet worden met 21% btw. We brengen de Debiteur derhalve EUR 121.000,- in rekening. U dient de in rekening gebrachte EUR 21.000,- aan btw af te dragen, en uw Debiteur kan deze weer terugvorderen. Maar, stel nu dat we iemand 15% Kommissie verlenen dan zou ook daar 21% (EUR 3.150,-) aan btw in zitten. Dus, in plaats dat de Kommissie Ontvanger een Credit krijgt voor EUR 15.000,- krijgt ze een Credit voor EUR 18.150,-. Uiteraard zult u de BTW die over deze Creditnota berekend is weer terug vorderen van de fiscus, immers, het betreft een korrektie op de Debetfaktuur.
U zult per saldo EUR 17.850,- afdragen aan de fiscus (zijnde EUR 21.000,- minus EUR 3.150) en welk bedrag netjes overeenkomt met 21% van uw omzet van EUR 85.000,- (100K - 15K).
Maar dan... u kunt niet garanderen dat de Kommissie Ontvanger die BTW zal gaan afdragen. Misschien zit die Kommissie Ontvanger wel in een corrupt buitenland en wil ze niets te doen hebben met een nederlandse fiscus. Misschien is de Kommissie Ontvanger gewoon een partikulier die helemaal geen BTW in rekening kan brengen. Ondertussen betaalt onze fiscus wel mee aan uw Kommissie door de afsproken Kommissie van EUR 15.000,- te verhogen tot EUR 18.150,-. En daarmee komen we dan ook typisch op de stelling: de Kommissie Ontvanger behoort U een Faktuur te sturen.
Omdat deze nieuwe Kommissie struktuur is ontwikkeld binnen de scheepvaartindustrie en leveringen aan schepen nimmer belast zijn met btw, hebben we toegestaan dit op deze wijze te ontwikkelen omdat als er geen btw aan de orde is, we ook geen belastingdienst hiermee kunnen duperen. Hiermee stellen we overigens niet dat dit zo hoort c.q. dat deze werkwijze juist is.
Merk op dat het eerste waar u tegen aan zult lopen de uitbetaling van de Kommissie is. Immers, Ingekomen Fakturen worden meegenomen bij Betalingselekties van een Betalingsrun; Credit Uitgaande Fakturen worden normaliter verrekend met Debet Uitgaande Fakturen. Als die laatste er niet zijn, zoals in dit geval, geldt dat wij Uitgaande Fakturen zullen moeten gaan betalen, hetgeen niet zal zijn ondervangen in de Betalingsrunprogrammatuur. Dit soort fakturen dient u handmatig te betalen.
Wat te doen met de bestaande Fakturen?
De oplettende lezer zal hebben opgemerkt dat de Kommissie Ontvanger en diens percentage bij het Faktureren bepaald wordt. Maar... wat nu als we in mei 2017 met dit maatwerk willen beginnen en we ook Kommissie Reserveringen willen opnemen over de orders van januari t/m april?
Binnen dit ontwerp is voorzien in een konversierun die alle Fakturen uit een opgegeven periode doorloopt, en zodra hier nog geen Kommissie Ontvanger bij is opgenomen, deze opnieuw bepaalt, opneemt bij de Faktuur en uit die Faktuur alsnog de benodigde Pending Kommissie Fakturen gegenereert.
Deze run bouwt tevens een Excelsheet op waarin ze toont over welke Fakturen Kommissie zal worden berekend, aan wie, hoeveel, op welk niveau dat Kommissietarief gedefinieerd is en meer. Aanvullend op de eerdere versie van dit ontwerp is het nu zo gemaakt dat als we pas in april een Kommissie afspraak maken met een Agent, en die afspraak over het hele jaar geldt, maar ondertussen het 1e Kwartaal reeds is afgesloten, het toch mogelijk is om Kommissie Reserveringen te registreren over de Fakturen die in de (inmiddels) Afgesloten Periode liggen. Deze Kommissie Reserveringsfakturen zullen dan per de eerst mogelijke Boekdatum worden gefaktureerd (dus bijvoorbeeld per 1 april als januari t/m maart is afgesloten).
Nb: Opstarten van deze run kan een flink aantal fakturen genereren. Dit uiteraard afhankelijk van voor hoeveel Agenten er Kommissie wordt geregistreerd, hoeveel Debiteuren (rederijen) er aan een Agent hangen, hoeveel schepen zo'n rederij heeft, en hoeveel orders er dit jaar al aan die schepen gefaktureerd zijn.
Nb: Deze run is te vinden vanuit Hoofdmenu-3-3-9-9-4-2.
Overigen
* Een Intercompany Bedrijf (een Relatie-Id die als Bedrijfs-Id voorkomt bij Raadplegen Bedrijven) mag niet worden opgenomen als Kommissie Ontvanger. Dit, omdat het verlenen van Kommissie vanuit bedrijf A aan bedrijf B ook financiële gevolgen zal hebben voor bedrijf B en dit deel gewoonweg niet ontwikkeld is.
* Kommissie wordt alleen berekend over Artikelen, niet over Kosten en-/of Diensten.
* Alleen over Fakturen waarover géén BTW wordt berekend.
