Algemeen
Faktureren in PDF wordt inmiddels al jaren door diverse klanten gebruikt en hoewel er diverse topics op het forum staan die ieder hun eigen deel (probleem/vraag) beschrijven, ontbreekt er een topic waarin het grote geheel staat. Immers, wat als we in Profit nog nooit iets met emailen gedaan hebben, en we nu ineens onze klanten hun Faktuur per email willen toezenden in PDF. Hoe gaan we daarmee aan de slag? Waar moeten we beginnen? Wat moet er ingericht worden? En wat hebben we er verder aan modules voor nodig?
In dit topic maken we een begin met zo'n handleiding. Heeft u vragen, stel ze gerust, als wij het antwoord op uw vraag verwerken in dit topic, kan een ander daar ook weer mee vooruit.
Mailserver
Om überhaupt email te kunnen verzenden vanuit Profit moet uw Mailserver bekend worden gemaakt aan Profit, opdat Profit de Mailserver een opdracht kan geven om een email bericht te versturen. Uitgangspunt is dat de uitgaande mail (de mail die vanuit Profit verzonden wordt) via een SMTP Server wordt verzonden. Als dit een interne Server is binnen uw bedrijfsnetwerk, dan kunt u volstaan met het invullen van het (interne) IP Adres van de Mailserver.
Het instellen van de Mailserver dient te gebeuren vanuit Hoofdmenu-F5-F5-A (Bedrijfsparameters) op Tabblad #2.
Andere voorbeelden van Mailservers zouden kunnen zijn: mailserver.uwbedrijf.lan, smtp.uwbedrijf.nl of smtp.kpnmail.nl
Nb: Merk op dat als u gebruik maakt van een Externe Mailserver, uw Firewall zodanig kan zijn ingesteld dat berichten naar dat adres niet zijn toegestaan.
Inloggen op uw mailaccount op Mailserver
Beschikt u over een Interne Mailserver (smtp.uwbedrijf.nl) dan kan uw Mailserver zo zijn ingesteld dat iedereen berichten via deze server mag versturen; specifiek inloggen op de server is dan niet verplicht. Maken we gebruik van Externe Mailserver (smtp.kpnmail.nl) dan zullen we ook op een specifiek account moeten inloggen om mail te kunnen versturen via de Mailserver. Aangezien iedere Profit-Gebruiker over zijn-/haar eigen Email account zal beschikken, zijn deze gegevens opgehangen aan het Userid van de ingelogde gebruiker.
Wellicht ten overvloedde; het Userid is de 3 letterige Identifikatie waarmee in inlogt in Profit.
Hoewel deze inloggegevens aan het Userid zijn opgehangen, vinden we de inloggegevens niet terug bij 'Raadplegen Gebruikers', maar moeten we bij 'Raadplegen Kontaktpersonen' zijn van het bedrijf welke 'representatief' is voor het aktieve bedrijf. Eerst maar eens uitleggen wat we dáár mee bedoelen:
Stel dat we in Profit inloggen in een Bedrijf welke als Identifikatie 'PROFIT-DEMO' heeft, dan gaan we er in Profit vanuit dat er ook een Relatie-Id in dat bedrijf gedefinieerd is die precies dezelfde Identifikatie heeft. Ofwel, bij Raadplegen Relaties moeten we een Relatie vinden met een Identifikatie die gelijk is aan de Identifikatie van het aktieve bedrijf (in mijn voorbeeld: PROFIT-DEMO). Vanuit Raadplegen Relaties (Hmenu-2-1-1-1) kunnen we met Shift+F4 naar de Kontaktpersonen. Alle Profit-Users (Hmenu-9-2-1), of in ieder geval diegene die vanuit Profit mailen, dienen daar als Kontaktpersoon te worden gedefinieerd onder dezelfde Identifikatie als hun Userid. Ofwel, als gebruiker "WR" inlogt in bedrijf "PROFIT-DEMO", dan moeten we zijn bij een Relatie-id "PROFIT-DEMO" en Kontaktpersoon "WR".
Bij deze Kontaktpersoon dienen we in te stellen:
a. de naam van de betreffende gebruiker
b. het emailadres van deze gebruiker
c. het Userid-/Password om in te loggen op de Mailserver (optioneel, immers, een Mailserver kan zo zijn ingesteld dat dit niet nodig is).
Merk op dat zowel Naam als Emailadres weliswaar worden opgenomen bij een Userid, maar... aangezien dat Userid in meerdere bedrijven kan inloggen, zal dit in meerdere bedrijven kunnen/moeten worden ingericht. Als u meerdere bedrijven heeft zal bijv. een email van WR vanuit bedrijf A een andere kunnen zijn dan dat WR emailt vanuit bedrijf B.
Nb: Merk op dat er ook een bedrijfsparameter (Hmenu-F5-F5-A, Tabblad #2) is waarmee de Relatie-Id die representatief is voor het aktieve bedrijf kan worden overruled als deze NIET gelijk is aan de Identifikatie van uw bedrijf. Zo zijn er klanten waarbij Relaties allen een nummer hebben, en we niet op zoek moeten naar de Kontaktpersonen van bedrijf "PROFIT-DEMO" maar naar de Kontaktpersonen van bedrijf "D91201".
Emailen van Fakturen
Binnen Profit hebben we diverse funkties van waaruit emails kunnen worden verzonden. Om een paar voorbeelden te noemen:
* Maatbrieven vanuit Profit-Kontakt / Profit-Mail
* Fakturen / Opdrachtbevestigingen / Inkooporders
* Aanmaningen
* Funktietriggers
* Willekeurige naar het scherm geprintte overzichten
Bovengenoemde Mailserver en Kontaktpersoon settings zijn de basis voor het technisch kunnen verzenden van al dit soort email berichten. Desalniettemin zal iedere specifieke toepassing net weer even op een iets andere manier afgehandeld kunnen worden. Vooralsnog beperken we ons met deze handleiding even tot het emailen van Fakturen. Opdrachtbevestigingen en Inkooporders werken bijna op eenzelfde wijze; snapt u hoe het bij Faktureren werkt dan kunt u het vast ook bij Opdrachtbevestigingen en Inkooporders aan de praat krijgen. De andere voorbeelden zullen in een later stadium aan de handleiding worden toegevoegd.
Laten we eens bij het begin beginnen...
We hebben een Verkooporder voor een klant, die wordt geleverd, en daarna gaan we faktureren. Als we de klant via email een Faktuur willen sturen, dan zullen we minimaal over zijn emailadres moeten beschikken, dat spreekt voor zich. Dit emailadres zal dus kenbaar moeten worden gemaakt aan Profit. Bij een Relatie-id kúnnen we op zich een emailadres invullen welke voor sommige toepassingen als default zou kunnen gelden, maar... voor het emailen van een Faktuur wordt dit adres NIET gebruikt.
Hoewel bovenstaand mailadres wel zal kunnen worden gebruikt als we bijv. een Maatbrief gaan emailen, zal de fakturatie dit mailadres niet gebruiken. Reden is, dat het email adres welke bij de Relatie-id staat 'te algemeen' is voor de toepassing 'Fakturatie'. Bij een bedrijf koopt een afdeling 'Inkoop' de goederen bij ons in, maar financiële zaken willen wij mogelijk direkt richten aan de afdeling 'Administratie'. Een bedrijf zal dus meerdere Kontaktpersonen hebben en wij moeten aangeven naar welke Kontaktpersoon de mail gestuurd moet worden.
Vanuit Raadplegen Relaties gaan we middels Shift+F4 naar de Kontaktpersonen van die Relatie en voegen of de gewenste Relatie toe, of we wijzigen een bestaande.
Op het 1e scherm vullen we de naam en het emailadres in van de betreffende persoon:
Op het 2e scherm vinden we voor een reeks documenten een rubriek waarmee we kunnen aangeven dat deze Kontaktpersoon dat specifieke document per Email wenst te ontvangen.
Per document kan E of - worden ingevuld. - is de defaultwaarde en doet feitelijk niets; invulling van "E" impliceert dat deze Kontaktpersoon het betreffende document per Email wenst te ontvangen. Hierdoor zijn meerdere kombinaties mogelijk. Een Inkooporder moet naar persoon X worden gestuurd, een Faktuur naar persoon Y. De Opdrachtbevestiging weer naar een ander, noem maar op. Merk op dat het ook zo kan worden ingericht dat er meerdere Kontaktpersonen zijn die een document per Email wensen te ontvangen; dit simpelweg door bij meerdere Kontaktpersonen een 'E' in te vullen bij het betreffende document.
Tip: Een Kontaktpersoon hoeft niet noodzakelijk een natuurlijk persoon te zijn; je zou er ook 'Afdeling Boekhouding' in kunnen vullen.
Tot aan deze stap zijn we zover dat áls we gaan faktureren, Profit ook weet aan wié de email gericht moet worden.
Op naar de volgende stap...
Faktuurlayout en Printen naar PDF
Een Debiteur verwijst naar een Taalkode, en op basis daarvan wordt een bepaalde Variabele Layout geselekteerd die bepaalt hoe de Faktuur aan die Debiteur eruit moet komen te zien. Deze Layout kan op zich ook nog per Debiteur hard worden ingesteld. Hier besteden we nu even niet teveel aandacht aan; uitgangspunt is dat uw Faktuur er nu al goed uitkomt op papier, en enkel "per mail" verzonden moet worden.
De tekst in een emailbericht past zich over het algemeen aan aan het formaat van het scherm. Is uw scherm minder breed, dan zal de tekst over meer regels worden verdeeld. Voor tekst (zoals deze) super handig, maar, voor documenten zoals uw faktuur natuurlijk niet. Natuurlijk is dit best netjes op te zetten in html coding (internet/email coding), maar, dat zou voor u als gebruiker veel vergen om dit juist in te richten. Via het Userforum hebben we jaren geleden de gebruikers van Profit gevraagd hoe we zit zouden moeten gaan opzetten, waarbij gekozen is voor PDF. De Faktuur die u dan via Email verzend ziet er dan gewoon hetzelfde uit als de print die uit Profit zou rollen (danwel als u die zou scannen met een scanner). Dan waren er grofweg twee methoden om een print uit Profit in PDF te krijgen:
a. Printen naar een PDF printer
b. Printje converteren naar PDF
Beide methoden zouden hun eigen aanpak vergen en totaal anders afgehandeld moeten worden. Ook als we naar een separate oplossing zouden kijken geldt weer dat er meerdere aanbieders zijn die daar tools voor ontwikkeld hebben, doch die allen weer op een andere manier aangestuurd zouden moeten worden. En, het zou zonde van de tijd zijn als we van alles in deze hoek zouden ontwikkelen wat voor de ene tool wel werkt en voor de ander niet, danwel wat we 2, 3, 10, 20x zouden moeten ontwikkelen voor iedere tool die er bestaat. Daar is bewust niet voor gekozen. Wederom is de keuze over gelaten aan de Profit Gebruikers die via het forum hebben gekozen voor optie b. (Converteren naar PDF) en wel met behulp van de externe tool "VeryPDF Converter".
Het kunnen emailen van Fakturen-/Inkooporders-/Opdrachtbevestigingen is v.w.b. Profit opgehangen aan de module
Profit-Print-3.
De externe PDF converter is ook een vereiste! en dient separaat via VeryPDF.com te worden aangeschafd.
Zie verder:
http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=22450.0
Genereren-/Printen Uitgaande Faktuur
Hier aangekomen zou duidelijk moeten zijn hoe de Faktuur, die er anders op papier uitkomt, wordt omgezet naar PDF.
Alle informatie om de Faktuur in PDF te kunnen versturen is nu beschikbaar.
Eigenlijk zou het nu zo simpel moeten zijn dat we bij de Fakturatie gewoon op F1 kunnen drukken, ware het niet dat hier in de loop der tijd ook weer diverse situaties zijn onderkend.
De meeste funkties waarvan bij de Kontaktpersoon een rubriek 'Ontvangen xxxx per E/-' is opgenomen hebben bij het uitvoeren van de betreffende print een rubriek 'Emailen naar Kontaktpersoon J/N/B'.
Hiervoor geldt:
- J = Ja, print het document, converteer deze naar PDF, en mail deze naar de Kontaktpersonen waarvoor is ingesteld dat ze dit document willen hebben. In deze doorloop krijgen alleen Mailklanten een faktuur, Fakturen voor klanten die niet gemaild moeten worden, worden niet afgedrukt.
- N = Nee, print het document, maar converteer niets en stuur geen email. Een middel om de print (de Faktuur) er alsnog gewoon op papier uit te krijgen, desnoods om visueel te kunnen kontroleren of de print er goed uit ziet.
- B = Beide (niet altijd beschikbaar, maar zou het document én een keer moeten printen én een keer moeten mailen72
Voor Fakturatie zijn hier dan nog weer de opties A en P aan toegevoegd:
- A = Automatisch bepalen; klanten die hun Faktuur per mail willen krijgen hem per mail, klanten die hun Faktuur niet per mail willen, krijgen hem geprint.
- P = Alleen de Fakturen printen van klanten die de Faktuur niet per mail willen ontvangen; inverse van Ja
Zie ook
http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=23035.0
Testrun
In bovenstaande schermprint vinden we ook nog een rubriek "Testrun J/N". De Test-Run Fakturatie is ontwikkeld in het kader van het ontwerp "Kontroleren Fakturen voordat deze gefaktureerd worden" (zie ook Forum topic:
http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=22747.0).
Test-Run J/N is ontwikkeld t.b.v. het kunnen kontroleren van Emails alvorens deze daadwerkelijk naar de klant verzonden worden. Door Test-Run op Ja te zetten, worden er weliswaar Emails verzonden, maar deze gaan niet naar de persoon aan wie de Faktuur gericht is, maar worden verzonden naar de persoon die de Faktuur genereerde. Doel is dat deze persoon die Emails vervolgens zelf in zijn/haar mailbox ontvangt, en daar kan beoordelen of ze goed zijn. Indien de Faktuur niet klopt (layouttechnisch, onjuiste bedragen, niet volledig etc.) kan de gebruiker de Faktuur laten vervallen, de gegevens aanpassen, en opnieuw een Faktuur genereren met de Test-Run. Deze procedure kan vervolgens net zo lang herhaald worden totdat alle
Fakturen korrekt zijn.
Indien alle Fakturen korrekt zijn, kunnen de gegenereerde Fakturen (wel even de Faktuurnummerrange onthouden) via Printen Fakturen nógmaals worden gemaild, maar dan naar de échte geadresseerde. Indien een Faktuur geprint wordt, zal Test-Run J/N geen enkel effekt hebben; de Faktuur zal gewoon geprint worden, op naam van de Relatie aan wie gefaktureerd wordt. I.g.v. een Print kan gewoon de papieren versie gekontroleerd worden, en wordt op basis daarvan bepaald of die verzonden kan worden of eerst aangepast moet worden.
Bij het genereren van Fakturen is het nu dan ook mogelijk om middels "Email naar Kontaktpersonen J/N/B/A/P" = "Ja" ervoor te zorgen dat alleen die Fakturen gegenereerd worden voor Verkooporders waarvan de ontvanger de Faktuur per Email wenst. Om het nog een stapje mooier te maken, is het mogelijk om per Debiteur een "Kontaktpersoon Fakturatie Test-Run" op te kunnen nemen.
Middels die rubriek kunt u binnen uw eigen bedrijf een Kontaktpersoon aanmaken voor de afdeling (of groep personen) die verantwoordelijk is voor de betreffende Debiteur: een klantgroep, of bijv. "Debiteuren Binnenland", "Debiteuren Europa" en "Debiteuren buiten Europa". Bij die Kontaktpersoon kunt U vervolgens weer een emailadres instellen, en vervolgens bepaalt dát Emailadres aan wie de mail wordt gestuurd zodra deze in de Testrun wordt gegenereerd.
Doel hiervan is om eenvoudig een Emailadres te kunnen wijzigen in een ander zodra bijv. de verantwoordelijke van een specifieke klantgroep afwezig of ziek is, en er door iemand anders gekontroleerd moet worden.
Specifiek voor deze toepassing is het Emailadres van die Kontaktpersoon verlengd tot 200 posities, opdat het voor deze Testrun ook mogelijk is om meerdere Emailadressen (gescheiden door komma's) op te kunnen nemen.
