Let op: Dit topic is niet meer aktueel;
ze is medio april 2017 vervangen door topic http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=27941.0 M.i.v. deze Releasenote is er een nieuwe manier van Kommissie afhandeling ontwikkeld welke totaal afwijkt van de Kommissie werkwijze zoals we die tot nu toe kenden.
Bestaande werkwijze:
Tot nu toe hebben wij altijd als uitgangspunt gehad dat als wij iemand Kommissie verlenen, we dit
niet met een Creditfaktuur mogen doen. Een Creditfaktuur is nl. formeel een korrektie op een Debetfaktuur; iemand die we niet gedebiteerd hebben behoren we ook niet te crediteren. De Kommissie Ontvanger zal
ons juist een Faktuur moeten sturen voor het Kommissiebedrag waar hij recht op heeft, hooguit weet hij-/zij niet op welk bedrag ze precies recht heeft.
In de reeds bestaande Kommissie situatie kunnen we per Verkooporderregel één of meerdere Kommissie Ontvangers opnemen. Kommissie kan verleend worden als "tarief per eenheid" of "een percentage van de omzet". Zodra de Faktuur aan de klant verstuurt wordt, zal ook de Kommissie worden geboekt, echter... deze kommissie wordt pas betaalbaar gesteld zodra de klant zijn/haar Faktuur betaalt. Middels een verantwoordings Printoverzicht kan een specifikatie worden afgedrukt voor een Kommissie Ontvanger waarop verantwoord staat op welke Kommissie hij recht heeft (omdat de klant de faktuur betaald heeft), maar ook welke Kommissie er aan staat te komen (als de klant zijn rekening maar betaald). Op basis van deze specifikatie kan de Kommissie Ontvanger een Faktuur sturen (al dan niet met BTW er op) hetgeen voor ons een gewone Ingekomen Faktuur betreft die we op de gebruikelijke wijze kunnen betalen.
Nieuwe werkwijze: Kommissie Reserveren via Interne Creditfaktuur
Bij de nieuwe methode gaan we niet per order afrekenen, maar wordt de Kommissie berekend over een langere periode (één jaar) berekend. Aan het einde van het jaar kijken we hoeveel er het afgelopen jaar is omgezet, en wordt dit afgezet tegen de gemaakte kommissie afspraken (verder niet in Profit geregistreerd, behoudens misschien als tekst in Profit-Kontakt) en wordt bepaald hoeveel procent Kommissie er verleend moet worden; is de afgesproken omzet behaald dan moet misschien 15% kommissie worden betaald, en anders wellicht een lager percentage. Zonder maatwerk in deze zou het natuurlijk ook mogelijk zijn om aan het einde van het jaar een Gefaktureerd Verkoopoverzicht te printen en op basis daarvan iemand een percentage van die omzet te geven, ware het niet dat we dan in december een hele slechte maand zullen hebben, immers we zouden in 1 maand 15% van de jaaromzet crediteren, en dit, terwijl we het hele jaar een omzet hebben gehad die eigenlijk te hoog was. Hier komt de nieuwe methode om de hoek kijken: heel globaal gaan we bij deze methode gedurende het jaar Kommissie 'Reserveren' om zodoende in december 'een potje' te hebben opgebouwd waaruit die Kommissie verleend kan worden. Aan het einde van het jaar wordt de reservering tegengeboekt en wordt bepaald hoeveel de Kommissie Ontvanger écht moet krijgen.
Aktiveren
De nieuwe methode werkt totaal anders t.o.v. de reeds bestaande methode. Een van de belangrijkste verschillen is wellicht dat we nu wél toestaan om Kommissie te Crediteren met een Creditfaktuur ! (daarover straks meer). Vanwege de verschillen in beide methoden zal het nieuwe maatwerk expliciet moeten worden geaktiveerd met een bedrijfsparameter (bij Verkoop), waarmee bewust de keuze gemaakt wordt voor deze werkwijze, en waarmee de oude kommissie werkwijze wordt geblokkeerd.
1 Kommissie Ontvanger per Verkooporder
In de nieuwe opzet krijgt slechts één Kommissie Ontvanger kommissie over een order. "Wie" Kommissie krijgt maakt voor het systeem niets uit; voor Profit geldt hooguit dat een Kommissie Ontvanger als
Debiteur bekend moet zijn in het systeem omdat er formele Fakturen gegenereerd zullen worden. De Kommissie Ontvanger wordt van "een hoger niveau" gekopieerd naar de Verkooporderheader.
Kommissie Ontvanger opnemen op DebiteurniveauBij de Debiteur (van de Verkooporder) is het mogelijk om een Kommissie Ontvanger op te nemen en het Kommissiepercentage waarvan we verwachten dat aan het einde van het jaar aan hem uitgekeerd zal gaan worden (of in ieder geval, het percentage welke we voor hem willen reserveren).
Kommissie Ontvanger opnemen per AgentDit maatwerk is ontwikkeld in een omgeving waarbij produkten worden geleverd aan "Schepen". De Verkooporder wordt aangemaakt met een Debiteur-Id die als Schip gedefinieerd is. Een Schip is eigendom van een rederij, en die rederij (= "Faktuur moet naar Debiteur") zal de Debiteur zijn aan wie de leveringen aan het schip worden gefaktureerd. Een rederij kan weer aan een "Agent" worden gekoppeld (die op haar beurt een overkoepeling betreft van 1 of meerdere Debiteuren). 1 Agent kan wel 50 rederijen onder zich hebben, en iedere rederij kan weer meerdere schepen hebben. Registratie van de Kommissie Ontvanger op "Debiteurniveau" is dan niet handig, want als gebruiker zou je hiervoor teveel moeten registeren. Derhalve is het ook mogelijk om een Kommissie Ontvanger op Agent-niveau vast te leggen.
Nb: Agenten zijn in Profit te vinden vanuit Hoofdmenu-2-2-5.
Vanuit Raadplegen Agenten kunnen Debiteuren via F2 getagd aan een Agent worden gekoppeld; ook is het mogelijk om een Agent vanuit de Debiteurgegevens in te vullen. In dit voorbeeld hangt er slechts 1 Debiteur aan deze Agent.
Kommissie Reservering
Als we nu een Verkooporder toevoegen voor het Schip, zal Profit "de Kommissie Ontvanger" kopiëren naar de Verkooporderheader. In dit voorbeeld hebben we "de Agent" opgenomen als Kommissie Ontvanger, en geldt de gedefiniëerde 15% voor alle Verkooporders aan alle Debiteuren waar deze Agent aan gekoppeld is.
Hoewel het technisch mogelijk zou de naar de order gekopieerde Kommissie Ontvanger of diens percentage te wijzigen, is dit geblokkeerd omdat dit niet zinvol wordt geacht. Gedurende het hele jaar zal het dezelfde Debiteur zijn die Kommissie krijgt over de orders, en, omdat er op jaarbasis wordt afgerekend conform één percentage is het binnen dit ontwerp niet zinvol dit per order te wijzigen. Opname bij de Verkooporder vindt enkel plaats om performance technische redenen.
In onderstaand voorbeeld wordt er voor USD 100.000,- verkocht aan deze Debiteur (prijzen zijn wat aan de hoge kant om tot een mooi voorbeeld bedrag van 100K te komen).
De Verkooporder wordt vervolgens geleverd, en zodra ze wordt gefaktureerd is nu bekend dat er voor Agent "MIKWANGSUN1" 15% Kommissie moet worden gereserveerd. "Genereren Faktuur" leidt nu niet alleen tot een Faktuur van USD 100.000,- voor de rederij (de Faktuurdebiteur van het Schip), maar er wordt ook meteen een Credit gegenereerd voor de Agent ter hoogte van de 15% Kommissie die voor hem gedefinieerd is.
De rederij krijgt in dit voorbeeld een Faktuur van USD 100.000,-
voor de Agent wordt er een Creditfaktuur gegenereerd van USD 15.000,-
De Creditfaktuur van 15K aan de Kommissie Ontvanger betreft een "reservering" van de Kommissie die we verwachten uit te moeten keren aan het einde van het jaar. Omdat pas aan het einde van het jaar bepaald kan worden of de Kommissie Ontvanger echt recht heeft op 15% danwel misschien slechter gepresteerd heeft en slechts 10% behoort te krijgen, blijft het vooralsnog bij deze reservering; we noemen deze reservering een "
Pending Kommissie Creditfaktuur". Deze Pending Kommissie Credit gaat gewoon de kast in en wacht daar op de vervolgaktie aan het einde van het jaar. Een Pending Kommissie Creditfaktuur wordt
niet verzonden naar de Kommissie Ontvanger !
De Pending Kommissie Creditfaktuur is te herkennen door de letter "P" in kolom "PK".
Nb: Desgewenst is het wél mogelijk om e.d. Pending Kommissie Creditfaktuur expliciet uit te printen, maar, veiligheidshalve is het emailen van deze Fakturen geblokkeerd om te voorkomen dat ze niet abusievelijk gemaild wordt (waar ze nog slechts een reservering betreft). Merk op dat de Debiteur zelf niet af weet (of hoeft te weten) en gewoon 100K betaalt.
Pending Kommissie Credit wordt als "betaald" geboekt
De Pending Kommissie Creditfaktuur wordt financieel direkt als "betaald" geboekt, dit echter niet via een Grootboekrekening Kas/Bank/Giro, maar via een Grootboekboekrekening die iets zal heten als "Nog te betalen Kommissie" of "Pending Kommissie Credit".
Met een formele Creditnota boeken we nu gedurende het jaar al een lagere omzet (die wordt nu 100K minus 15K = 85K). Toch zal de Debiteur ons gewoon 100K betalen (de Debiteur weet wellicht niet eens dat er iemand mogelijk 15% Kommissie over zijn order krijgt). Het financieel als 'betaald' journaliseren zorgt er nu voor dat er ook financieel een (uitgestelde) betalingsverplichting gejournaliseerd wordt (een schuld aan de Kommissie Ontvanger), opdat ook de vordering op de Debiteur (100K) en de schuld aan de Kommissie Ontvanger (15K) overeenkomen met de geboekte omzet van 85K; de 15K zal niet "zwart" kunnen worden ontvangen.
Maar... het als betaald journaliseren van deze Pending Kommissie Creditfaktuur zal er ook voor zorgen dat de Faktuur niet meer "open" staat, en daarmee niet meetelt in een berekening van bijv. de Kredietlimiet danwel de Faktuur niet abusievelijk op een openstaande postenlijst terecht komt terwijl de Debiteur niet eens van het bestaan van de Faktuur afweet (ze was immers niet echt verzonden).
Voor het "als betaald boeken" van de Pending Kommissie Creditfaktuur is een speciale Interface "LOUFGNKF" opgenomen. Vanuit Raadplegen Financiële Interfaces (Hmenu-7-8-6-1) kan middels Shift+F5 de beschrijving van die Interface worden opgevraagd en wordt beschreven hoe de te koppelen Journaalpostdefinitie moet worden ingericht.
Crediteringen / DryDock
Over iedere Faktuur die gerelateerd is aan deze Verkooporder zal ook een Pending Kommissie Creditfaktuur worden gegenereerd. Voor "DryDock" is dit op zich niet zo spannend, omdat "DryDock" reeds in het initiële Faktuurbedrag verwerkt zal zijn. De term "DryDock" is ontstaan binnen de scheepsvaart industrie en staat u toe om bijv. eerst 100 blikken aan een schip te leveren, om vervolgens op een later moment er 10 Retour te kunnen boeken en daarna de order af te ronden en te faktureren. Omdat er niet eerder gefaktureerd wordt voordat dit soort retouren geboekt zijn, zal het systeem op moment van faktureren weten welke retouren er zijn, en wordt het saldo in rekening gebracht. De klant krijgt dus niet een Faktuur van 100 en vervolgens een Credit van 10, maar krijgt slechts 1 Faktuur waarbij gesaldeerd 90 (100-10) in rekening wordt gebracht.
Maar via een normale Credit Verkooporder kan er ook een bedrag worden gecrediteerd, en het is ook mogelijk om een bedrag te crediteren op een specifieke Faktuur (die aan de Verkooporder gekoppeld is). Als we middels een Creditfaktuur aan de Debiteur stellen dat zijn omzet 10K te hoog is (geen 100K had moeten zijn maar 90K) dan geldt ook dat de reservering van 15% gekorrigeerd moet worden.
In onderstaand scherm wordt een bedrag van 10K gecrediteerd op de Faktuur aan rederij ZODIAC1.
Zodra deze (handmatige) Faktuur financieel wordt doorbelast zal ook hier een Pending Kommissie Creditfaktuur (of beter: nu een Debetfaktuur omdat de basis voor deze Faktuur al een Creditfaktuur betreft) voor worden gegenereerd aan de Kommissie Ontvanger.
Gefaktureerd Verkoopoverzicht
Het Gefaktureerde Verkoopoverzicht is uitgebreid met een specifikatieniveau "Kommissie Ontvanger (i)".
Deze selektie stelt u in staat om een overzicht te printen van de omzet uit Verkooporders ingedeeld naar Kommissie Ontvanger.
Merk op dat we het hier over Omzet hebben in de bedrijfsvaluta, en we op de eerste Faktuur USD 100.000,- hebben gefaktureerd bij een koers 0,77 (= EUR 77.000,-) en daarna USD 10.000,- hebben gecrediteerd bij een koers 0,85 (= EUR 8.500,-).
Op het 2e Tabblad van verdere detailgegevens van het overzicht zijn 2 nieuwe rubrieken opgenomen te weten "Inklusief Pending Kommissie Credit J/N" en "Alleen Kommissie Fakturen J/N".
"Inklusief Pending Kommissie Credit J/N" staat ons toe om te kiezen of we (uitgaande van enkel de Faktuur van 100K en de Credit van 10K even niet meetellend) een overzicht willen opbouwen die 100K rapporteert of een die 100-15 = 85K rapporteert. Een rapportage op basis van 85K zal de werkelijkheid zijn (en is daarmee ook de defaultwaarde); een rapportage op basis van 100K kan gewenst zijn als er een overzicht voor de Debiteur geprint moet worden, en we niet willen dat deze omzet verlaagd wordt met de 15% kommissie waar die debiteur niets van af hoeft te weten.
"Alleen Kommissie Fakturen J/N" is opgenomen om alle echte Fakturen achterwege te kunnen laten in de statistiek, en enkel een resultaat op te bouwen uit alles wat kommissie betreft.
Een statistiek op Verkooporder en Faktuurdebiteur, inklusief alle pending kommissie, leidt nu tot:
De Faktuur van USD 100.000,- zal hebben geleid tot een Pending Kommissie Creditfaktuur van USD -15.000,- x koers 0,77 = EUR -11.550,-
De Credit van USD 10.000,- zal hebben geleid tot een Pending Kommissie Debetfaktuur van USD +1.500,- x koers 0,85 = EUR +1.275,-
Eindafrekening - Met wie en wat levert het op?
Aan het einde van het jaar gaan we de daadwerkelijke balans opmaken en moeten we bepalen op welk Kommissiepercentage onze Kommissie Ontvanger nu écht recht heeft.
Allereerst zullen we geconfronteerd worden met de vraag "met wie moeten we allemaal afrekenen?"
Het eerder genoemde Selektieniveau op Kommissie Ontvanger in het Gefaktureerde Verkoopoverzicht kan hierin al helpen, maar, voor de duidelijkheid is hier ook iets voor opgenomen bij de Kommissie Eindafrekening. Deze funktionaliteit vinden we vanuit Hoofdmenu-3-3-9-9-4.
Tijdens het uiteindelijke afrekenen zullen alle eerder geboekte (interne) Pending Kommissie fakturen worden tegengeboekt (zodat ze per saldo op 0,00 uitkomen), daarna volgt er een échte Kommissiefaktuur ter grootte van het Kommissiepercentage waar de Kommissie Ontvanger recht op heeft gezien de gemaakte afspraken. Voordat het zover is kunnen we al een overzicht opvragen om de huidige stand van zaken te bekijken, en te spelen met een te verlenen Kommissiepercentage.
De eerste vraag die in dit scherm gesteld wordt is "willen we alle pending kommissiefakturen gaan tegenboeken en afrekenen conform een op te geven percentage J/N". Zolang deze rubriek met "Nee" beantwoord wordt, vragen we enkel gegevens op die vervolgens in een Excelsheet worden verwerkt; er zal nu nog niets worden tegengeboekt of afgerekend.
Middels Begin- t/m Eindperiode kan worden aangegeven over welke periode we willen gaan afrekenen. Binnen het ontwerp is gesteld dat dit een periode van 1 jaar betreft, maar door toestaan van invulling van een periode, hoeft het boekjaar niet op 1 januari te beginnen en zou het ook mogelijk zijn om bijv. per half jaar of per kwartaal af te rekenen. De hier opgegeven periode wordt gevalideerd op de
Rapportagedatum van de Faktuur; zo kan het voorkomen dat we pas in de loop van januari kunnen afrekenen over het voorgaande jaar, omdat we eerst nog bepaalde retouren moeten verwerken die we pas in januari weten, maar betrekking hadden op december (en ondanks een Faktuurdatum in januari met een rapportagedatum van december geboekt worden).
Het Exceloverzicht welke na gebruik van F1 wordt opgebouwd zal allereerst de vraag "met wie moeten we allemaal afrekenen" beantwoorden. Ervanuitgaande dat bij het opvragen van het overzicht niet één specifieke Kommissie Ontvanger werd opgegeven, zal het Excelsheet per gevonden Kommissie Ontvanger een tabblad opbouwen met daarin de orders waarover hij/zij Kommissie krijgt. In dit voorbeeld hebben we maar één Tabblad met "MIKWANSUN1", maar dat hadden er ook 50 kunnen zijn.
Een Faktuur is in een bepaalde Valutakode, derhalve zal er altijd per gebruikte Valutakode moeten worden afgerekend. Het Excelsheet toont in welke Valuta's er Kommissie aan de orde is, en biedt de mogelijkheid zo'n regel middels een + tekentje open te klappen. Het eerst volgende detailniveau is de Faktuurdebiteur (de rederij) aan wie gefaktureerd is. Ook dat niveau bevat weer een openklapbaar + symbool welke leidt tot de specifieke Verkooporderregels (het schip en de geleverde Artikelen).
In ons voorbeeld hebben we één Debetnota gestuurd en is er achteraf één Creditering geweest. In praktijk hebben we voorbeelden dat er 100 blikken geleverd worden, er 10 retour komen, 90 gefaktureerd worden, er een creditorder komt omdat de prijs per liter niet korrekt was, er vervolgens weer een debet komt omdat we meteen 90 gefaktureerd hebben op basis van een toezegging van 10 retour terwijl er achteraf maar 5 retour bleken te zijn gekomen etc. etc. Bij het afrekenen zullen we zo min mogelijk Fakturen naar onze Kommissie Ontvanger willen sturen, derhalve wordt er zoveel mogelijk 'gesaldeerd'. Per orderregel toont het Exceloverzicht hoeveel er op deze regel per saldo gedebiteerd is (kolom E) en hoeveel er gecrediteerd is (kolom F) en wat de uiteindelijk omzet geweest is (kolom G). Kolom H geeft aan hoeveel er in (Interne) Pending Kommissie Fakturen aan Kommissie gereserveerd is (in dit geval een Credit van USD 15.000,- en een Debet van USD 1.500,-) met daarachter (Kolom I) nogmaals het gereserveerde Kommissiepercentage vermeld.
In het groen (Cell J1) wordt dit gereserveerde percentage herhaald, en vervolgens in een formele toegepast op de overige cellen uit Kolom J resulterend in het uit te keren Kommisiebedrag. Deze cell biedt ons de mogelijk om te kijken wat het effekt zal zijn als we in plaats van 15% maar 10% zouden gaan uitkeren.
Door de 15% in 10% te wijzigen zien we dat dit impliceert dat we nog maar USD 9.000,- aan Kommissie hoeven uit te betalen (10% x USD 90.000,-) en aangezien we al USD 13.500,- gereserveerd hebben levert dit een winst op van USD 4.500,-.
Bovenstaand overzicht is hiermee bedoeld om te achterhalen met wie we moeten afrekenen, en om vervolgens te kunnen zien wat het effekt is als we tegen een ander percentage gaan afrekenen dan wat we voor de betreffende Kommissie Ontvanger gereserveerd hebben.
Eindafrekening - Tegenboeken & Afrekenen
Per Kommissie Ontvanger zal nu moeten worden bepaald op basis van welk percentage we daadwerkelijk gaan afrekenen. Dat percentage bepaalt u zelf op basis van afspraken die u al dan niet gemaakt hebt. In het overige kopje heeft u al kunnen zien wat het oplevert of wat het kost als er met een ander percentage wordt afgerekend. Als we daadwerkelijk gaan afrekenen zal rubriek "Tegenboeken Pending Kommissie & Afrekenen J/N" met "Ja" moeten worden beantwoord.
Het daadwerkelijk afrekenen zal "per Kommissie Ontvanger" moeten gebeuren; die rubriek mag dan ook niet meer leeggelaten worden.
Onder in het scherm worden nog twee rubriek geënabled: "Afrekenen met Kommissiepercentage" en "Faktuurdatum afrekening". Indien we besluiten dat we slechts 10% gaan uitkeren, vullen we hier deze 10% in. Ongeacht de Faktuurdatum geldt dat de einddatum van het selektieoverzicht als "Rapportagedatum" gehanteerd zal worden. Als we dus afrekenen over 2016 kunnen we de Faktuurdatum van de eindafrekening weliswaar op 2017 zetten, maar voor de statistieken is bekend dat dit bij de rapportage van 2016 hoort. Maar, in plaats van de Faktuur hier op het volgende jaar te zetten is het wellicht het veiligst om gewoon 31-12-2016 aan te houden.
Tegenboeken Pending Kommissie FakturenHet eerste wat er gebeurd in deze modus is het tegenboeken van alle eerder gegenereerde Pending Kommissie Fakturen. Dit tegenboeken gebeurt 1:1 per eerder gegenereerde Pending Kommissie Faktuur, dit, omdat dit met exakt dezelfde gegevens dient te gebeuren als de eerdere Faktuur. Samenvoegen per Valutakode is hier niet toegestaan! immers we zouden weliswaar op 1 Faktuur USD 13.500,- kunnen crediteren, maar daarmee zou de "Omzet" (de tegenwaarde in EUR) nog niet op 0,00 uitkomen. Willen we (in de statistieken) dus ook kwa omzetwaarde op 0,00 uitkomen zullen we USD 15.000,- moeten tegenboeken met een koers van 0,77 en zullen we USD 1.500,- moeten tegenboeken bij een koers van 0,85.
Dit soort "Tegenboekingen" van de Pending Kommissie Fakturen wordt zichtbaar gemaakt met de letter "T". Ook deze Fakturen zijn Interne Pending Kommissie Fakturen.
Als we nu opnieuw een Gefaktureerd Verkoopoverzicht zouden printen, is alle Kommissie tegengeboekt en zou daar nu 90K aan omzet uit moeten komen (100K - 10K).
Kommissie Faktuur genereren op basis van specifikatie in Excelsheet?Na het tegenboeken van alle Pending Kommissie Fakturen volgt een vraag of er nu een uiteindelijke Kommissiefaktuur gegenereerd moet worden conform de specifikatie in de Excelsheet.
Middels Alt-Tab kunnen we switchen naar het Excelsheet, alwaar we een vergelijkbaar overzicht aantreffen als eerder uitgelegd. Toch is dit overzicht iets anders dan de vorige. Het zou wel eens wenselijk kunnen zijn om dit Exceloverzicht als specifikatie mee te sturen naar de betreffende Kommissie Ontvanger (wiens Identifikatie derhalve wordt opgenomen in de bestandsnaam van het XLSX document). Als we het sheet zouden willen meesturen, dan gaan we daar natuurlijk niet op vermelden dat we het hele jaar 15% Kommissie voor hem gereserveerd hebben om vervolgens 10% uit te betalen. Zo bevat deze sheet enkel de kolom met uit te keren Kommissie en niet meer de kolommen met de Pending Kommissie.
Tijdens het genereren van de uiteindelijke Kommissie Faktuur zal het Exceloverzicht nog verder worden uitgebreid door te vermelden op welke Faktuur-/regel de betreffende Verkooporderregel werd gecrediteerd.
Deze eind afrekening krijgt in kolom "PK" een status "A" (Afrekening) toegekend. Dit betreft een échte Faktuur die ook meteen geprint zal worden en naar de Kommissie Ontvanger verzonden zal moeten worden. De Faktuur betreft
altijd een Verzamelfaktuur, ook al is Verzamelfakturering uitgeschakeld en ook al zou er maar 1 order op deze Faktuur worden gefaktureerd (zoals nu).
In zowel het systeem als in de papieren boeken vinden we nu:
a. De oorspronkelijke faktuur aan de rederij (Faktuur 1001225, 100K)
b. De Pending Kommissie Creditfaktuur (Faktuur 1001226, -15K)
c. De tegenboeking van de Pending Kommissie Credit (Faktuur 1001229, +15K)
dan v.w.b. de creditnota's
d. De oorspronkelijke creditnota aan de rederij (Faktuur 1001227, -10K)
e. De Pending Kommissie Debetfaktuur (Faktuur 1001228, +1,5K)
f. De tegenboeking van de Pending Kommissie Debetfaktuur (Faktuur 1001230, -1,5K)
en dan nog
g. de uiteindelijke Kommissie Afrekening (Faktuur 1001231, -9K).
De klant zal in het bezit zijn van:
a. De oorspronkelijke faktuur aan de rederij (Faktuur 1001225, 100K)
d. De oorspronkelijke creditnota aan de rederij (Faktuur 1001227, -10K)
g. de uiteindelijke Kommissie Afrekening (Faktuur 1001231, -9K).
Alleen indien geen BTW ter sprake
Dan nog even terugkomen op een eerder gemaakte opmerking. Ondanks dat wij van mening zijn dat het niet is toegestaan om iemand die we nooit voor een levering gedebiteerd hebben wel een creditnota te sturen, geldt dat veel bedrijven dit toch op deze wijze doen. Jammer, pech gehad, wij staan het niet toe... behalve alsnog binnen dit ontwerp... En, met dat e.e.a. expliciet aan een bedrijfsparameter is opgenomen, en u voor u zelf moet bepalen of u dit wel of niet wilt gaan gebruiken, staan we e.e.a. bij wijze van grote uitzondering toch toe doch mét de restriktie dat dit alleen gebruikt kan worden voor orders waarover géén BTW berekend wordt!
Alleen in dié situatie mag het uitgangspunt zijn dat een fiscus nooit benadeeld zal worden door uw gebruik van Kommissie. Is er wél BTW aan de orde, dan ligt dit heel anders.
Bedenk nl. maar dat uw Debiteur een binnenlander is, belast met 21% btw, en we hem een Faktuur sturen voor EUR 100.000,- dit bedrag vermeerderd moet worden met 21% btw. We brengen de Debiteur derhalve EUR 121.000,- in rekening. U dient de in rekening gebrachte EUR 21.000,- aan btw af te dragen, en uw Debiteur kan deze weer terugvorderen. Maar, stel nu dat we iemand 15% Kommissie verlenen dan zou ook daar 21% (EUR 3.150,-) aan btw in zitten. Dus, in plaats dat de Kommissie Ontvanger een Credit krijgt voor EUR 15.000,- krijgt ze een Credit voor EUR 18.150,-. Uiteraard zult u de BTW die over deze Creditnota berekend is weer terug vorderen van de fiscus, immers, het betreft een korrektie op de Debetfaktuur.
U zult per saldo EUR 17.850,- afdragen aan de fiscus (zijnde EUR 21.000,- minus EUR 3.150) en welk bedrag netjes overeenkomt met 21% van uw omzet van EUR 85.000,- (100K - 15K).
Maar dan... u kunt niet garanderen dat de Kommissie Ontvanger die BTW zal gaan afdragen. Misschien zit die Kommissie Ontvanger wel in een corrupt buitenland en wil ze niets te doen hebben met een nederlandse fiscus. Misschien is de Kommissie Ontvanger gewoon een partikulier die helemaal geen BTW in rekening kan brengen. Ondertussen betaalt onze fiscus wel mee aan uw Kommissie door de afsproken Kommissie van EUR 15.000,- te verhogen tot EUR 18.150,-. En daarmee komen we dan ook typisch op de stelling: de Kommissie Ontvanger behoort U een Faktuur te sturen.
Omdat deze nieuwe Kommissie struktuur is ontwikkeld binnen de scheepvaartindustrie en leveringen aan schepen nimmer belast zijn met btw, hebben we toegestaan dit op deze wijze te ontwikkelen omdat als er geen btw aan de orde is, we ook geen belastingdienst hiermee kunnen duperen. Hiermee stellen we overigens niet dat dit zo hoort c.q. dat deze werkwijze juist is.
Merk op dat het eerste waar u tegen aan zult lopen de uitbetaling van de Kommissie is. Immers, Ingekomen Fakturen worden meegenomen bij Betalingselekties van een Betalingsrun; Credit Uitgaande Fakturen worden normaliter verrekend met Debet Uitgaande Fakturen. Als die laatste er niet zijn, zoals in dit geval, geldt dat wij Uitgaande Fakturen zullen moeten gaan betalen, hetgeen niet zal zijn ondervangen in de Betalingsrunprogrammatuur. Dit soort fakturen dient u handmatig te betalen.
Wat te doen met de bestaande Fakturen en Verkooporders?
De oplettende lezer zal hebben opgemerkt dat de Kommissie Ontvanger en diens percentage bij het Toevoegen van een Verkooporder naar de orderheader wordt gekopieerd, en daar vervolgens niet gewijzigd kan worden. Maar... ondertussen is het medio juni dat dit maatwerk gereed is... en wat doen we nu met de eerste maanden van dit jaar? Kunnen we pas beginnen per 1 januari volgend jaar?
Nee. Binnen dit ontwerp is voorzien in een konversierun die alle Fakturen uit een opgegeven periode doorloopt, en zodra hier nog geen Kommissie Ontvanger bij is opgenomen, deze opnieuw bepaalt, vervolgens opneemt bij de Faktuur, en uit die Faktuur alsnog de benodigde Pending Kommissie Fakturen gegenereert.
Merk op dat als we nu (in juni) alsnog met terugwerkende kracht Kommissie willen reserveren voor fakturen uit voorgaande maanden, met als doel om de omzet in die maanden te drukken en een potje te kreëren waarmee we in december de Kommissie Afrekening kunnen betalen, dat dit impliceert dat we die voorgaande maanden nog niet mogen hebben afgesloten!
Nb: Opstarten van deze run kan een flink aantal fakturen genereren. Dit uiteraard afhankelijk van voor hoeveel Agenten er Kommissie wordt geregistreerd, hoeveel Debiteuren (rederijen) er aan een Agent hangen, hoeveel schepen zo'n rederij heeft, en hoeveel orders er dit jaar al aan die schepen gefaktureerd zijn.
Mocht het niet mogelijk zijn om bijv. het eerste kwartaal van dit jaar ter heropenen, dan zou rubriek "Kommissie Credit genereren voor bestaande Fakturen J/N" nog kunnen helpen. Als deze op "Nee" gezet wordt, zal het systeem wél bepalen welke Kommissie Ontvanger recht heeft op Kommissie (lees: de juiste Agent wordt aan de juiste Fakturen gekoppeld), maar er wordt géén Pending Kommissie Creditfaktuur gegenereerd. Het voor ogen liggende effekt daarvan zou moeten zijn dat tijdens de Afrekening aan het einde van het jaar, het systeem wel konstateert dat er Kommissie verleent moet worden over bepaalde orders, alleen zijn er niet voor alle Fakturen Pending Kommissie Credit fakturen gegenereerd; er zijn geen reserveringen gedaan (die hoeven dan ook niet te worden tegengeboekt). Deze fakturen worden dan wél meegenomen in de Eindafrekening, hooguit is er nooit een potje gevuld waaruit deze omzet betaald kan worden.
Nb: Deze run is opgenomen (of anders, dient door ons te worden opgenomen) in het 'Import-/Export' menu, Hoofdmenu-9-8.
BTW Andere Landen
Binnen Profit kennen we ook nog een Bedrijfsparameter "BTW aangeven in andere Landen J/N". Deze parameter staat bij de klant voor wie dit maatwerk ontwikkeld is op "Ja" en maakt alles daarmee nog iets complexer.
Bij de meeste installaties van Profit staat deze rubriek op "Nee". We hebben dan gewoon met een Nederlands Bedrijf te maken, die goederen levert vanuit haar Nederlandse Magazijnen, en die vervolgens al dan niet Nederlandse BTW in rekening brengt (op basis van Intra Communautaire wetgeving). Als we in meerdere Landen een magazijn hebben, en in die landen ook BTW aangiftes moeten doen, kunnen we "BTW aangeven in andere Landen" aktiveren. Vervolgens kunnen we 'Aangiftelanden' registreren en geldt dat ieder Land zijn eigen Faktuurnummerrange krijgt.
Als we vervolgens een Spaanse klant zouden leveren vanuit ons Spaanse Magazijn, dan zal deze klant een Spaanse Faktuur moeten krijgen met Spaanse BTW erop; beleveren we de Spanjaard vanuit ons magazijn in Nederland dan zal er onder ons Nederlandse BTW nummer worden gefaktureerd (en mag de order ineens worden vrijgesteld van BTW als deze als Intra Communautaire Levering wordt betiteld).
Hoeveel Spaanse BTW er berekend moet worden wordt zoals gebruikelijk bepaald door de Financiële Groep van het Artikel, waar nu per Aangifteland kan worden verwezen naar een BTW Kategorie met een btw percentage.
Waar we bij de Eindafrekening zoveel mogelijk Kommissie orderregels op dezelfde Faktuur willen berekenen, geldt dat we niet orders van verschillende aangiftelanden met elkaar mogen kombineren op één Faktuur. Of beter, we mogen geen BTW percentages van verschillende Aangiftelanden met elkaar kombineren op één Faktuur.
Tijdens de opbouw van het Excelsheet van de Eindafrekening, doch nog vóór het genereren van de uiteindelijke Kommissie Fakturen, zal het Excelsheet uniek worden gemaakt naar de Landkode kombinatie die bepalend is voor de (bij bevestiging) te genereren Faktuurnummers.
Zo blijkt uit bovenstaand voorbeeld dat we weliswaar orders hebben in de Valuta SGD en USD, maar dat USD gebruikt is vanuit EL/1 (Griekenland), ES/2 (Spanje), ES/9 (Canarische Eilanden) en vanuit NL/1 (Nederland). Deze Kommissie Ontvanger zal derhalve 5 Fakturen gaan krijgen! (reden te meer om de Excelsheet te bewaren en als specifikatie mee te sturen).
Overigen
* Een Intercompany Bedrijf (een Relatie-Id die als Bedrijfs-Id voorkomt bij Raadplegen Bedrijven) mag niet worden opgenomen als Kommissie Ontvanger. Dit, omdat het verlenen van Kommissie vanuit bedrijf A aan bedrijf B ook financiële gevolgen zal hebben voor bedrijf B en dit deel gewoonweg niet ontwikkeld is.
* Kommissie wordt alleen berekend over Artikelen, niet over Kosten en-/of Diensten.
