In de 90-er jaren, toen
Profit-Kontakt en
Profit-Mail werden ontwikkeld, hadden we alleen een DOS versie. Als we een Maatbrief gingen maken, dan hoefden we alleen maar de tekst van onze brief in te typen, en bij het printen (of mailen) werden de NAW gegevens en de Aanhef van de geadresseerde voor de tekst gepositioneerd.
Met de ontwikkeling van het maken van Maatbrieven in andere editors, zoals MS-Word, werden dit soort gegevens d.m.v. een Mailmerge beschikbaar gesteld aan MS-Word, opdat de te maken wordbrief al direkt de juiste adressering bevatte, en je tijdens het typen al meteen kon zien hoe je brief er daadwerkelijk uit ging zien.
De Maatbrief zelf bevatte echter altijd nog een Samenvoegbestand (BRIEFNAW.TXT) die vlak voor het openen van een verslag werd gevuld met de juiste gegevens van dat verslag. Zouden we echter zo'n Word document buiten Profit om openen, dan wist Profit niet dat dat gebeurde, en werd het Word document als vanzelf geopend met een oud samenvoegbestand en kon het verkeerde gegevens bevatten (moet je die documenten ook maar niet buiten Profit om openen).
Mei 2014 is gesteld dat het Samenvoegbestand weliswaar de 1e keer nodig is om de juiste NAW gegevens en de Aanhef met een Dokumentmasker te mergen naar de Maatbrief, maar dat daarna het Samenvoegbestand niet meer nodig is.
"Het popup in Profit die ons vlak voor het Printen-/Mailen nog vraagt om de gegevens van de brief (NAW, Aanhef etc) te wijzigen was enkel bedoeld voor de interne editor waarbij we alleen de tekst typten, en onze tekst zelf geen NAW gegevens bevatte. Zouden we iets in de aanhef gewijzigd willen hebben, dan kón dat maar op 1 manier, nl. door er in het popup om te vragen. Bij een brief in Word zijn al dit soort gegevens al naar Word gekopieerd, en willen we het daar wijzigen, dan kunnen we dat beter direkt in de Wordbrief doen".
Sinds mei 2014 is het dan ook zo dat de Dokumentmaskers wél met een Samenvoegbestand (x:TROEPBRIEFNAW.TXT) werken, maar zodra er een Maatbrief wordt gemaakt, dan worden de velden uit het samenvoegbestand samengevoegd tot een nieuw dokument: de maatbrief zelf.
Omdat een maatbrief dan zelf niet meer met een Samenvoegbestand werkt, kunnen we direkt een volgende Maatbrief maken, danwel een ander dokument (die niet met een Samenvoegbestand werkt) openen. Dit stelt ons in staat om met meerdere Worddokumenten tegelijk te werken.
De methode kent ook één groot nadeel:
Zonder Samenvoegdocument kunnen we ook geen MailMerge naar Email uitvoeren in Word. Dit impliceert dat als we via een Maatbrief een Email in Word willen maken, we hooguit nog het Samenvoegveld "Email_Ontv" (Email adres van de ontvanger/geadresseerde) kunnen opnemen in ons dokument, en zodra we het Word dokument daadwerkelijk willen mailen, zullen we dit email adres moeten selekteren in de tekst, dan kopiëren, dan voor emailen kiezen, het emailadres weer moeten plakken bij "Aan:", om vervolgens op "Verzenden" te clicken. Dit zijn aardig wat handelingen die voorheen simpelweg met een druk op de knop "Merge to Email" werd afgehandeld.
Hoewel bepaald is dat Maatbrieven vanaf heden zónder Samenvoegbestand moeten werken, kan ik me voorstellen dat er toch klanten zijn die de oude methode handiger vonden. Derhalve kan bij de Windows Editor (Hmenu-8-3-8-1) v.w.b. MS-Word (Word.Application) worden ingesteld dat Maatbrieven toch met een Samenvoegbestand moeten blijven werken. Hiermee kunt U alsnog terug naar de oude situatie (maar let op: na de eerst volgende Upgrade zal de nieuwe methode vanzelf de nieuwe standaard worden !)
Nb: Deze optie is alleen beschikbaar bij
Wijzigen !
In tegenstelling tot hoe we normaliter werken, moet nu degene die het op de oude manier wil laten werken aktie ondernemen, en hoeft degene die op de nieuwe manier wil werken niets te doen.
Nb: Als rubriek "Kontakt-/Maatbrief met Samenvoegbestand J/N" terug wordt gezet naar "Ja", vervalt als vanzelf de optie dat we met meerdere Wordbrieven (uit Profit) tegelijkertijd kunnen werken, immers, alle brieven maken gebruik van het Samenvoegbestand BRIEFNAW.TXT en deze kan maar voor één Kontakt tegelijk worden geset.
| Funktie | Omschrijving | Dtm.Vl.Wyz | Dtm.L.Wyz |
| SYWERA | Raadplegen WIN Applikaties | 07-05-2014 | 07-05-2014 |
| SYWEWY | Wijzigen Tekstverwerkers | 06-05-2014 | 07-05-2014 |
