Zie topic
http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=23211.0;all M.i.v. deze Releasenote is het mogelijk om v.w.b. een Uitgaande Faktuur (die volgens een Variabele Layout wordt geprint) in te stellen dat deze uit naam van een algemeen emailadres dient te worden verzonden.
Normaal gesproken wordt iedere email verzonden uit naam van de ingelogde gebruiker. Dit impliceert echter dat als er 5 medewerkers aktief zijn op een fakturatie afdeling, de klant iedere keer uw fakturen ontvangt vanaf een ander emailadres, nl. afhankelijk van de gebruiker die deze faktuur voor hem genereerde/mailde.
Dit email adres kan nu derhalve worden overruled met een algemeen emailadres, bijvoorbeeld "fakturatie@uw bedrijf.nl". Ongeacht wie de faktuur verstuurd (mailt) zal dit adres als afzender worden gebruikt.
Merk op dat de 5 medewerkers wel allen toegang moeten hebben tot deze (gesharede) mailbox, immers, als de klant nu reageert op de faktuur, zal de reply als vanzelf ook naar dit opgegeven adres gaan.
Naast een emailadres welke representatief is voor de afzender, kan ook nog een tweede mailadres worden opgegeven; een extra mailadres naar welke een BCC dient te worden gestuurd.
Het voor ogen liggende doel van deze rubriek, is om deze te vullen met iets als "verzonden_fakturen@uw bedrijf.nl". Iedere faktuur zal dan ook worden verzonden naar dat mailadres, met als resultaat dat er een tweede mailbox (inbox) gevoed wordt met daarin alle emails die ongeacht welke gebruiker zijn verzonden.
Stel dat een klant refereert aan een faktuur, maar hij de inhoud van de faktuur niet meestuurt in zijn reply, dan kan de faktuur alsnog in die mailbox worden gelokaliseerd. Als een klant wil dat we de faktuur nogmaals sturen, kunnen we simpelweg vanuit die mailbox de faktuur nogmaals versturen. Ook deze mailbox zal door alle fakturatie medewerkers geshared moeten worden.
Naast dit extra BCC mailadres zal het nog steeds zo zijn dat ook de daadwerkelijker verzender van het mailtje (de betreffende medewerker die de faktuur printte en mailde) een BCC krijgen; dit, omdat die BCC voor haar nog steeds indikatief is dat het mailtje daadwerkelijk door de mailserver is verwerkt. Ontvangt zij het BCC niet, dan mag je er vanuitgaan dat de klant de mail ook niet zal hebben ontvangen.
Merk op dat er expliciet is gekozen voor enkel de opname van een mailadres; het is niet mogelijk om ook een "naam" op te geven (zoals "Afdeling Fakturatie"); alleen het email adres kan worden ingesteld.
Toch is het met enkel dit veld mogelijk om ook middels een naam te mailen, simpelweg door de betreffende rubriek niet slechts te vullen met een emailadres
fakturatie@uw bedrijf.nl, maar door tussen dubbele quotjes een naam op te nemen, en tussen <> tekens het email adres; bijvoorbeeld:
"Afdeling Fakturatie" <fakturatie@uw bedrijf.nl> Het instellen van de afzender, alsmede van de extra BCC gebeurt op het niveau van een Variabele Layout. Bij Parameters v/e Variabele Layout (en omdat 1 print technisch uit meerdere layouts kan bestaan zal e.e.a. zijn opgehangen aan de Taalkode (1e drie posities) horende bij die Layout) kunnen deze mailadressen worden opgegeven.
Indien alle Fakturen uit naam van hetzelfde mailadres verzonden moeten worden, impliceert dit dat U deze mailadressen bij alle Faktuurlayouts (redundant) dient op te nemen.
Registratie op Layoutniveau heeft ook voordelen. Zo is het mogelijk om afhankelijk van de Layout (lees: Taalkode) Nederlanders te mailen met "fakturatie@uw bedrijf.nl" en Engelsen te mailen uit naam van "invoices@uw bedrijf.nl" of "invoice_europe@uw bedrijf.nl". Dit, omdat niet iedereen de betreffende taal spreekt.
Tevens levert registratie op Layoutniveau als voordeel op dat we deze funktionaliteit nu vrij eenvoudig ook kunnen aktiveren bij andere Variabele Layouts die gemaild kunnen worden; denk bijvoorbeeld aan het versturen van Opdrachtbevestigingen uit naam van "verkoop@uw bedrijf.nl" danwel het versturen van Inkooporders uit naam van "inkoop@uw bedrijf.nl".
Vooralsnog wordt enkel het mailen van uitgaande fakturen ondersteund, maar, de basis voor andere documenten is bij deze ook gelegd.
| Funktie | Omschrijving | Dtm.Vl.Wyz | Dtm.L.Wyz |
| LOIFEM | Omschrijving (nog) niet bekend | 06-10-2011 | 04-10-2012 |
| SYLFPAWY | Omschrijving (nog) niet bekend | 23-07-2012 | 04-10-2012 |
| SYSS | Omschrijving (nog) niet bekend | 04-09-2012 | 04-10-2012 |
