Bij het Verwijderen van een Betaling op een Uitgaande Faktuur was een kontrole ingebouwd dat ná verwijdering het Faktuurbedrag nooit voor een groter bedrag open kon komen te staan dan het initiële Faktuurbedrag.
De kontrole was bedoeld om afrondingsverschillen te elimineren, die bijvoorbeeld zouden kunnen ontstaan nadat op een Faktuur in USD een bedrag in SGD betaald werd, op een later moment die betaling in SGD verwijderd werd, maar inmiddels de koers anders is geweest t.o.v. de koers toen deze betaling geboekt werd. Maar, ook om te voorkomen dat indien we een Faktuur hebben van EUR 1.000,- waar de klant abusievelijk EUR 1.200,- op betaald, en vervolgens deze Betaling verwijderd wordt, we dan niet de Faktuur ineens voor EUR 200,- open zouden laten staan.
Per heden wordt deze kontrole alleen nog maar uitgevoerd indien de
laatste betaling bij een Faktuur verwijderd wordt. Dit, vanwege een bijzonder rare situatie, die we enkel herkennen bij Amerikaanse klanten, en waar het normaal schijnt te zijn dat er bijv. op een reeds betaalde Faktuur een bedrag in mindering gebracht wordt (om dit vervolgens op een andere Faktuur te kunnen betalen). Raar dus, en wij zouden zoiets nooit accepteren, maar aldaar stellen ze "we vonden de destijds geleverde partij toch minder waard, en dus betalen we met terugwerkende kracht minder op die Faktuur".
Even los van de discussie "is dat terecht of niet", hebben we dergelijke funktionaliteit toegestaan, omdat als wij niet registreren hoe de klant e.e.a. in zijn administratie verwerkt heeft, en we honderden fakturen hebben, we binnen de kortste keren helemaal door het bos de bomen niet meer zullen zien, en we dus maar beter de administratie gelijk kunnen hebben aan hoe de klant het ook heeft.
Per heden blijkt er (wederom bij een Amerikaan) wéér zo'n rare situatie aan de orde te zijn:
We sturen een Faktuur van USD 10.000,-. De klant heeft achteraf maar USD 9.500,- voor deze partij over, en "eist" een Creditnota voor dit bedrag. In deze bijzondere situatie is het dan ook nog eens zo, dat wij die Creditnota éérst moeten overmaken naar de Amerikaan, anders wordt de rekening niet betaald. (Ja, raar, en ja, als het even tegenzit zijn we én de goederen kwijt én nog het extra geld van de creditnota ook, maar zo werken de Amerikanen, en wil je e.d. klant niet kwijtraken, moet je wat).
Om e.e.a. te kunnen bijhouden bij dezelfde Faktuur, wordt er nu een (negatieve) Betaling geboekt van USD -500,- op deze Faktuur. De Faktuur komt daarmee open te staan voor USD 10.500,- (hoger dus dan het initiële Faktuurbedrag) en de Faktuur krijgt een status "Deels betaald".
Als we vervolgens een Betaling van USD 1.000,- zouden boeken, dan staat de Faktuur daarna open voor USD 9.500,-. Waar het nu fout gaat, is bij het verwijderen van deze Betaling. Het had geen betaling van USD 1.000,- moeten zijn, maar USD 10.000,-. Zodra de Betaling van USD 1.000,- verwijderd wordt, komt zou het openstaande Faktuurbedrag weer uitkomen op USD 10.500,-, en trad de kontrole in werking die stelde dat het Openstaande Faktuurbedrag nooit hoger kon worden dan het Initiële Faktuurbedrag. Ofwel, in plaats van dat de Faktuur voor USD 10.500,- open kwam te staan, werd ze gemaximaliseerd tot USD 10.000,-.
De status van die Faktuur kwam daarmee weer op "Open", en dat terwijl er nog Deelbetalingen in het systeem geregistreerd stonden voor deze Faktuur.
Zou vervolgens ook de Deelbetaling eruit worden gegooid, dan zou het openstaande bedrag moeten worden gewijzigd van 10.500 naar 10.000, echter, omdat de eerstgenoemde 10.500 al geen 10.500 meer was maar 10.000, werd het bedrag juist gewijzigd naar 9.500,-.
Ofwel, alle Betalingen verwijderd, en de Faktuur stond open voor 9.500,- in plaats van 10.000,-.
Per heden wordt het maximaliseren tot het initiële Faktuurbedrag alleen nog uitgevoerd bij het verwijderen van de laatste Betaling. Daarmee zit de betreffende kontrole ter voorkoming van verschillen er nog wel in, alleen wordt ze niet meer "te vroeg" uitgevoerd.
Het verwijderen van de betaling van USD 1.000,- zal de Faktuur nu weer terugzetten in een status "Deel" bij een openstaand bedrag van USD 10.500,-. Als dan ook de betaling van -500- verwijderd wordt, zal de Faktuur weer netjes uitkomen op USD 10.000,-.
| Funktie | Omschrijving | Dtm.Vl.Wyz | Dtm.L.Wyz |
| ADDOVW | Verwijderen Debiteuren Ontvangst | 30-09-2010 | 16-11-2010 |
