Inleiding
In topic
http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=28238.0 wordt beschreven hoe we Vaten kunnen afboeken in een Produktieorder.
Bij de procedure die daar doorlopen wordt, scannen we een Vat (die we eerder met een Vatenkaart hebben opgehaald), hangen we daar een slang in waarmee we de grondstof uit het vat kunnen pompen, meten we per vat hoeveel kilogram er uit het vat is gehaald, koppelen we dit terug op het Scanterminalscherm, moeten we aangeven of het vat al dan niet leeg is, en krijgen we nog de mogelijkheid om het vat kwa inhoud te inventariseren.
Voor situaties waarbij we een beperkte hoeveelheid grondstof uit een vat nodig hebben werkt dat helemaal prima, maar... er zijn ook situaties waarbij er wel 10, 20 of nog meer vaten van één bepaald produkt nodig zijn in dezelfde Produktieorder. Voor deze situatie is nu iets ontwikkeld dat dit sneller 'geboekt' kan worden zonder (per vat) alle bovenstaande handelingen te hoeven verrichten.
De snelheidwinst zit hem er in dat we éérst alle opgehaalde vaten gaan afboeken, om daarna v.w.b. het laatste vat een korrektie te maken.
Situatieschets
In ons voorbeeld hebben we een Produktieorder met daarin een tweetal grondstoffen (RH060 en RH405) welke allebei een grotere hoeveelheid grondstoffen behoeven, en waarvoor meerdere vaten benodigd zijn:
Vaten Ophalen
Zoals ook in de oude situatie zullen we éérst Vaten moeten ophalen met Vatenkaarten. Hoe we precies vaten ophalen staat beschreven in topic
http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=28224.0. Hierbij kunnen we precies het aantal vaten ophalen wat nodig is, maar we kunnen ook "méér" ophalen indien we dat nodig vinden. Merk ook op dat we Vaten
niet voor een specifieke Produktieorder ophalen, maar voor de totale behoefte die er is op alle Produktieorder (Raaplijsten) waarvan is aangegeven dat ze 'geraapt' mogen worden. Onderstaande schermprint toont dat we 11 Vaten RH060 hebben ophaald op, voor het gemak, oplopend genummerde Vatenkaarten vat PT301 t/m PT311:
Afboeken Produktieorder
In het hoofdscherm konden we vroeger een keuze maken voor de afhandeling van de situaties:
- Vaten en Blikken
- Dositainters en Bigbags
- Rework
hier zijn nu twee opties aan toegevoegd:
- Volle vatten, t.b.v. het snel kunnen afboeken van meerdere Vaten in de Produktieorder
- Terugboeken, bedoeld om achteraf het deel wat teveel is afgeboekt (meestal het laatste vat) te kunnen terugboeken
Daarmee hebben we nu 5 verschillende situaties die ieder hun eigen afboekschermen hebben.
Het gaat in dit voorbeeld om het (snel) kunnen boeken van meerdere vaten. Nadat we onze Produktieorder hebben gescand, selekteren we 'Volle Vaten' om de nieuwe schermen te triggeren waarmee we de situatie 'meerdere vaten' sneller kunnen afhandelen (uiteraard dienen we het scherm met F1 te bevestigen).
Nb: De nieuwe werkwijze om snel meerdere vaten te kunnen boeken, was bedoeld voor situaties waarin we ineens 20 vaten nodig hadden. Maar ja... 20 is wel heel erg veel, 10 ook, en "ergens" zal een grens moeten komen te liggen welke triggert dat we op "de nieuwe manier" mogen gaan werken. Momenteel hebben we deze grens hard ingebouwd op Produktieorderregels die 500 Kg of meer grondstof behoeven (in vaten).
Het Scanterminalscherm laat ons zien welke Artikelen er in aanmerking komen om op de nieuwe manier 'snel' te kunnen worden geboekt. Natuurlijk kunnen we het afboeken nóg iets sneller maken door dit scherm over te slaan en direkt te beginnen met het scannen van onze Vaten, maar, er is hier bewust gekozen om eerst het Artikel kenbaar te maken, zodat we zeker weten dat we de juiste Vaten aan het scannen zijn. Overigens is deze stap van wezenlijk belang indien een Artikel méér dan 1 keer voorkomt in de Produktieorder (iets wat normaal gesproken echter niet voor zal komen).
We kiezen de RH060 die we hebben opgehaald en het vervolgscherm toont ons alle Vatenkaarten waarmee dit produkt is opgehaald. Feitelijk zien we dus alle vaten die we van dit produkt hebben opgehaald.
Vervolgens kunnen we (zonder dit scherm te hoeven verlaten) alle Vaten achter elkaar scannen en afboeken in de Produktieorder. Rechts bovenin toont het scherm hoeveel eenheden we nog nodig hebben, waarbij we in theorie zouden kunnen stoppen bij het aantal vaten welke we nodig hebben. Als we echter meer vaten hebben opgehaald, mogen we er ook meer boeken.
Bij het boeken van 'het laatste' vat zullen we dit moeten aangeven; net als bij het ophalen weet Profit zelf al welk vat 'het laatste' vat zal zijn, dus iets beter geformuleerd, als we na het boeken van het theoretisch laatste vat nóg een vat willen boeken, zullen we het vinkje 'laatste' even uit moeten zetten.
Nb: Nadat alle vaten zijn afgeboekt, verdwijnt dit Artikel uit het eerder getoonde Artikellijstje op Tabblad 'Artikel'. Vanaf dat moment wordt ook de button 'Terugboeken' enabled op het Hoofdscherm.
Regel afsluiten
'Terugboeken' is dus beschikbaar als we het laatste vat (van een P.O. regel) geboekt hebben. Maar ja... het wachten is op de Gebruiker die per ongeluk is vergeten een vinkje te plaatsen bij 'Laatste Vat', waardoor er nu ineens niet kan worden teruggeboekt. Voor deze situatie is er derhalve een optie gemaakt om een regel alsnog af te sluiten. Als we expliciet het Tabblad 'Regels' aktiveren (voor het betreffende Artikel) dan krijgen we een overzicht van alle Produktieorderregels waarop dit produkt behoeftig is (als het goed is is dat altijd maar 1 regel). Rechts is nu nóg een button opgenomen waarmee we deze regel alsnog kunnen afsluiten:
Niet-uitschepbare-hoeveelheid
Om het iets complexer te maken, is bij een vat ingesteld dat we te maken hebben met een niet-uitschepbare-hoeveelheid van 2 Kg; met andere woorden, als we een vat leegpompen, vinden we dat er altijd een hoeveelheid van 2 Kg is die we niet uit het vat kunnen krijgen, waardoor we effektief maar 178 Kg kunnen gebruiken uit het vat.
Het gebruik van deze niet-uitschepbare-hoeveelheid moet overigens altijd consistent worden ingericht met de (uw) praktijk. Ze kan ook afhankelijk zijn van diverse faktoren. Ze is bedoeld om mee aan te kunnen geven dat we 2 kilogram niet uit het vat kunnen krijgen. De redenen daarvoor kunnen verschillend zijn. Er blijft een hoeveelheid (vloeibaar) produkt aan de wand van het vat kleven, net als dat we niet de totale hoeveelheid uit een pak vla kunnen halen. Toch hebben we middelen om die wand zo veel mogelijk 'leeg te schrapen' zodat we zo veel mogelijk produkt uit het de verpakking kunnen halen. Als we dat doen, zal de niet-uitschepbare-hoeveelheid kleiner zijn dan als we zoiets niet doen. Het kan ook zijn dat ons vat niet een afneembaar deksel heeft, maar een vulopening. Als we het blik op z'n kop zetten of schuinhouden zullen we hem toch nooit helemaal leeg kunnen krijgen.
In de situatie dat we een vat inkopen van 180 Kg en een niet-uitschepbare-hoeveelheid definiëren van 2 Kg, dan kunnen we effektief maar 178 Kg uit ons vat halen. Ook hier kunnen we dingen verzinnen dat onze Leverancier ook weet dat niet alles er uit gehaald kan worden, en misschien nèt even wat meer dan 180 Kg in een vat van 180 Kg doet.
Voor Profit komt het erop neer: is er een niet-uitschepbare-hoeveelheid opgenomen, dan kan dié hoeveelheid (standaard) niet uit het vat worden gehaald. Vaten waar 180 Kg in met een niet-uitschepbare hoeveelheid, zullen dan ook "geteld" worden als vaten met een nuttige inhoud van 178 Kg.
Produktieorder afboekingen
We hebben in ons voorbeeld 11 vaten opgehaald én afgeboekt in onze Produktieorder. Ieder vat had een inhoud van 180 Kg, echter, omdat voor ieder vat een niet-uitschepbare-hoeveelheid van 2 Kg van toepassing was, is er dus feitelijk 11 x 178 Kg = 1958 Kg afgeboekt. Als we nu naar Raadplegen-/Afboeken Produktieorder input zouden gaan, kunnen we zien dat deze 1968 Kg geboekt is.
Ondanks dat we 2 Kg niet uit het vat kunnen scheppen, is deze niet-uitschepbare-hoeveelheid niet van invloed op de prijs van het vat; de kostprijs van 1 vat heeft als waarde de waarde waarvoor ze op voorraad is gekomen. Dat kan "met een prijs per vat" zijn gebeurd, of bijv. "met een prijs per eenheid". In ons voorbeeld kost de grondstof EUR 5,- per Kg waarmee 1 vat van 180 Kg uitkomt op een kostprijs van EUR 900,-. We hebben nu 11 vaten afgeboekt, derhalve staat de kostprijs nu op EUR 9.900,-.
Die kostprijs is nu natuurlijk (nog) veel te hoog, want we hebben nog niet 'teruggeboekt'.
Terugboeken
Zodra we een Artikel hebben waarvan we meerdere Vaten hebben opgehaald, en daarvan het laatste vat hebben geboekt, zal de button 'Terugboeken' op het hoofdscherm enabled worden. Als we deze selekteren (en daarna op F1 drukken) kunnen we gaan terugboeken.
Nèt als bij het Afboeken van de (meerdere) Vaten, zullen we ook hier eerst het Artikelnummer moeten selekteren waarvan we input willen terugboeken. De Artikelen waarbij dit mogelijk is worden op het Tabblad Artikelen getoond nadat op het hoofdscherm op F1 was gedrukt. Op dit scherm zien we ook om hoeveel Kg de Produktieorder vraagt, en hoeveel Kg wij met alle gescande vaten hebben afgeboekt.
Nadat we een Artikel geselekteerd hebben, verschijnt het terugboek scherm. In ons voorbeeld hebben we 11 vaten van 178 Kg (180-2) = 1958 Kg afgeboekt in de Produktieorder. Dit zijn feitelijk alle vaten die voor deze order zijn opgehaald en waarvan bedacht was dat ze nodig waren voor deze order. De vaten worden niet afzonderlijk gewogen bij de menger, sterker nog, we moeten er rekening mee houden dat ze niet eens gewogen kunnen worden. Wél geldt dat de Menger continue gewogen wordt, en op basis daarvan iemand bepaalt hoeveel er nog in werkelijkheid uit onze vaten getapt moet worden. Die hoeveelheid kunnen we op dit scherm invullen.
Op enig moment is dus bekend dat de Menger 1624 Kg méér weegt dan het moment waarop we begonnen met ons produkt uit de vaten te tappen. Met andere woorden, het uitgangspunt is dat iemand Profit kan vertellen hoeveel er daadwerkelijk verbruikt is volgens de tellers van de Menger. Dit is de eerste waarde die we invullen op dit terugboekscherm; op basis van deze hoeveelheid berekent Profit hoeveel er dan gekorrigeerd moet worden. Om te voorkomen dat de Gebruiker hier typefouten maakt kan er (momenteel) niet méér worden ingevuld dan de maximum grens die de Produktieorder ons toestaat. Ofwel, stel dat de order zegt dat er 1619 Kg in moet, met een marge van 5 Kg naar boven- en naar beneden, dan zouden we niet méér dan 1624 Kg mogen invullen. Of deze kontrole terecht is moet blijken. Natuurlijk kunnen we in werkelijkheid méér dan het maximum verbruikt hebben, maar, in dat geval is de batch misschien sowieso wel 'verknald', immers, er zal niet voor niets een maximum zijn ingesteld.
Resumer: vooralsnog wordt er gekontroleerd op dit maximum, blijkt dat dit niet handig is, zullen we die kontrole eruit kunnen halen (en moeten we iets anders verzinnen om een typefout te kunnen herkennen).
We vullen 1624 Kg in en Profit rekent uit dat t.o.v. de (administratief) afgeboekt 1958 Kg, er 334 Kg zal moeten worden gekorrigeerd:
Hoewel we in de meeste gevallen enkel 'het laatste vat' zullen moeten aanpassen, is bovenstaand voorbeeld erop gebaseerd dat we méér dan 1 vat moeten korrigeren; de 334 Kg betreft nl. meer dan 1 vat van 180 Kg. Het zal er dan ook vast op neer komen dat er één vat in zijn geheel niet de Menger in is gegaan. Deze is wél opgehaald, óók afgeboekt, maar blijkt niet gebruikt te zijn. Vaten die niet gebruikt zijn zullen we als eerste moeten terugboeken. We scannen de terug te boeken vaten op basis van hun
Vatenkaart. Hieruit volgt dus als regel dat zolang een vat niet helemaal leeg gaat, we
altijd de juiste Vatenkaart bij het Vat moeten laten liggen (immers, die Vatenkaart impliceert ook weer de Charge). Ik scan Vatenkaart PT308. Omdat de hoeveelheid die volgens Profit in dit vat zat (toen ze werd afgeboekt) méér is dan de totaal te korrigeren hoeveelheid (334 Kg) gaat Profit er vanuit dat dit vat
vol terug moet worden geboekt. Waar er eerst 178 Kg was afgeboekt, en de niet-uitschepbare 2 Kg was afgeboekt, komt er nu weer een vol vat (inclusief de 2 Kg niet-uitschepbaar) terug op voorraad. 180 Kg dus (immers, zo lag het vat voor die tijd op voorraad).
We zien ook een button waarmee we kunnen aangeven dat dit "het laatste terug te boeken vat" betreft. Die button is nu disabled, immers, met de 180 Kg die in het vat zet, zullen we nooit en te nimmer een verschil van 334 Kg kunnen verklaren; er moét dus nog een vat gekorrigeerd worden.
Bovenstaand scherm blijft net zo lang in een loop worden doorlopen tot we ons laatste vat hebben geboekt. We moesten 334 Kg korrigeren op het in Profit geboekte verbruik, en met het terugboeken van het 1e vat van 180 Kg resteert er nog 154 Kg te korrigeren. In de 2e doorloop scannen we Vatenkaart PT311. Profit detecteert dat dit het laatste vat zou moeten zijn (en plaatst een vinkje bij 'laatste vat') en berekent dat er naar alle waarschijnlijkheid nog 154 Kg in dit vat achter moet zijn gebleven.
Profit biedt de gebruiker bij iedere terugboeking de mogelijkheid om de automatisch voorgestelde hoeveelheid te overschrijven. Of dit ook zal gebeuren is de vraag, want het kon wel eens zo zijn dat de Gebruiker niet over de mogelijkheden beschikt om het vat ter plekke te kunnen wegen. Kan ze dat wél, dan mag deze inhoud worden aangepast, en volgt daar een automatische voorraadkorrektie uit. Deze korrektie kan zowel positief als negatief zijn. Stel dat we de inhoud van het vat naar beneden bijstellen, dan is de waarde van de Commandbutton 'Laatste Vat' bepalend voor of dit als voorraadverschil geboekt mag worden, danwel er nóg een vat gekorrigeerd moet/kan worden.
Indien eenmaal het 'laatste vat' teruggeboekt is, verdwijnt dit Artikel uit de lijst van terugboekbare Artikelen, tot er vanzelf helemaal geen terugboekbare Artikelen meer zijn; dan zijn we klaar.
Nb: Hoewel we met deze funktionaliteit reeds geboekte Input op een Produktieorder kunnen korrigeren, is het geenszins de bedoeling van deze funktionaliteit om de order terug te draaien naar een beginstand met als doel het daarna nogmaals te kunnen boeken. "Terugboeken" zet de Produktieorderregel dan ook niet 'Open', en derhalve kunnen er ná terugboeken niet opnieuw vaten worden afgeboekt (op die betreffende P.O. Regel).
Als we nu met Hoofdmenu-5-2-2-1 naar het grondstoffenverbruik in deze Produktieorder gaan kijken, dan zien we dat er nu 1624 Kg is geboekt op deze regel; dit betreft de hoeveelheid waarvan we in een vorig scherm hebben aangegeven dat deze hoeveelheid volgens de gegevens van de Menger was verbruikt.
Kostprijs -/ financieel
In bovenstaand voorbeeld hebben we eerst 11 vaten van 180 Kg met een kostprijswaarde van EUR 5,- / Kg afgeboekt in onze Produktieorder, ofwel 11 vaten met een kostprijs van in EUR 900,- per vat, maakt tezamen EUR 9.900,-. Daarna hebben we 1 vat volledig teruggeboekt omdat ze in geheel niet verbruikt was. Met die aktie hebben we weer 1 vat à EUR 900,- terug op voorraad geboekt. Daarna hebben we nog een restant van 154 Kg opgeboekt welke een waarde vertegenwoordigt van 154 x EUR 5,- = EUR 770,- Kg. Als we een Dagboek opvragen van de Grootboekrekening "Goederen In Bewerking", dan zien we eerst die 11 vaten van EUR 900,- geboekt worden, gevolgd door de 2 retouren van respektievelijk EUR 900,- en EUR 770,-.
Het saldo van deze bedragen treffen we aan in het kader boven dat overzicht: EUR 8.230,-.
Dit bedrag vinden we ook terug als we via Hoofdmenu-5-2-1-8-1 de Kostprijs van de geproduceerde Batch opvragen:
Op voorraad treffen we nu de twee teruggeboekte vaten aan. 1x Vatenkaart PT308 (180 Kg) en 1x Vatenkaart PT311 (154 Kg).
Nb: Toen we aan het begin van dit voorbeeld de Vaten gingen ophalen, hebben we oplopende Vatenkaarten gebruikt bij een geheel nieuwe Hoofdcharge van 20 vaten. De laatste twee cijfers van de Vatenkaarten PT301 t/m PT311 kwamen daarbij overeen met de Subchargenummers 01 t/m 11 van de opgehaalde Charge. In bovenstaande afbeelding zien we dat PT308 nog steeds verwijst naar een partij met Subcharge 08, en PT311 naar Subcharge 11. Profit 'weet' dus welke partij er bij welke Vatenkaart hoorde, en boekt (ondanks dat het produkt eerder helemaal van voorraad is afgeboekt) terug met dezelfde Chargegegevens die bij die Ophaalkaart hoorden. Derhalve is het van wezenlijk belang dat zolang er nog voorraad in het vat achterblijft, de Vatenkaart bij het vat blijft!
