Vooraf 'keuren' op Chargesoort

[Wouter Rijnbende]

Als we de Output van een Produktieorder gaan opboeken, ontstaat er een Voorraaditem. Dit Voorraaditem krijgt een Chargesoort toegekend.

Chargesoort (N) Normaal:
Als we verder niets hebben ingesteld wordt de Output van een Produktieorder standaard opgeboekt met een Chargesoort "N". We zijn dan vrij om te doen wat we willen met de opgeboekte Voorraad. Ze mag geleverd worden aan klanten, maar ze kan ook als grondstof dienen voor een volgende Produktieorder.

Chargesoort (P) Prijs niet bekend:
Chargesoort "P" treedt om technische redenen op, om aan te kunnen geven dat het een Voorraaditem betreft waarvan de Kostprijs nog niet is bepaald. Deze Chargesoort ontstaat bijvoorbeeld als we al eindprodukt gaan opboeken, nog vóórdat alle grondstoffen zijn afgeboekt (en dus de kostprijs bekend is). Ook kan deze Chargesoort expliciet getriggerd worden via een Bedrijfsparameter, wat gewenst kan zijn voor situaties waarin we expliciet willen dat de waarde van de opgeboekte voorraad pas wordt bepaald indien alle Output van de Produktieorder is opgeboekt.

Chargesoort (K) In Keuring:
Betreft een type Chargesoort welke oorspronkelijk is ontwikkeld voor Inkoop, en waarbij produkten ná Goederen Ontvangst met een geblokkeerd type Chargesoort (In Keuring) op voorraad terecht moesten komen opdat ze niet 'ongekeurd' werden ingezet in produktie, of werden doorgeleverd aan een klant. Per Artikel-/Verschijning kan middels een rubriek Keuren J/N worden aangegeven dát er gekeurd moet worden.

Dit type Chargesoort kan ook worden gebruikt bij het Opboeken van de Output van een Produktieorder, maar is misschien niet altijd even zinvol; hier komen we verderop nog even op terug. Om vanuit een Produktieorder de Output met een Chargesoort 'In Keuring' op voorraad te krijgen moeten we én de rubriek Keuren J/N van de Artikel-/Verschijning op "Ja" hebben staan én dient er minimaal één Keuringsvoorschrift aan het Artikel te zijn gekoppeld waarbij is ingesteld dat die keuring bij "Produktie" dient te worden uitgevoerd, zie onderstaande afbeelding:

Nb: Als alhier rubriek 'Keuren bij V/I/P/R' helemaal leeg is gelaten, wordt de Chargesoort 'In Keuring' óók getriggerd; het gaat er om dat er ook Keuringsvoorschriften opgenomen kunnen zijn die een ander doel impliceren, en die mogen er niet toe leiden dat onze opgeboekte voorraad onterecht met een Chargesoort  "K" op voorraad terecht komt.
Nb2: Chargesoort 'In Keuring' kan ook optreden bij zgn. Weegartikelen, waarbij een partij op voorraad is geboekt, het Artikel aangeeft dat iedere partij verplicht gewogen moet worden, en dit wegen nog niet is gebeurd.

Als onze Produktieorder een Mengrecept betreft, kan zullen we eerst diverse grondstoffen mengen in een kuip. Op dát moment zullen we al gaan keuren, en biedt de module Profit-Keuring allerlei mogelijkheden om gekeurde waarden te registeren en bijstellingen te bepalen. Zo kan de order een tweede doorloop krijgen waarin dit soort bijstellingen worden verwerkt, en daarna zal ze nogmaals gekeurd moeten worden. Is het produkt dan alsnog niet goed, kan er nog weer een 3e doorloop plaatsvinden, of een 4e etc. net zo lang tot het produkt is goedgekeurd. Waar het opneer komt is dat we pas met 'Afvullen' zullen beginnen als we er zeker van zijn dat ons produkt is goedgekeurd!

Een Chargesoort 'In Keuring' zal bij Mengrecepten dus niet (vaak) aan de orde zijn. Het zou impliceren dat we een produkt produceren, nog niet weten wat de kwaliteit er van is, dit tóch afvullen in blikken/vaten/drums, om daarna het risico te lopen dat de hele partij alsnog wordt afgekeurd (waar, als we dat op voorhand hadden bepaald, we een boel blikken/vaten/drums hadden kunnen besparen).

Maar, merk op dat e.d. status toch gewoon gebruikt kan worden. Wie weet bedenkt u hier iets bij als dat het produkt weliswaar al geproduceerd is, ook goedgekeurd is (anders was u niet met afvullen begonnen), maar dat het nog 'In Keuring' op voorraad komt te staan omdat de gekeurde waarden nog niet in Profit zijn ingevuld, en het produkt dus nog niet geleverd kan worden omdat er geen Keuringsrapport voor een klant meegestuurd kan worden met de levering... U bepaalt wat in uw omgeving de beste werkwijze is.


Chargesoort (A) Afgekeurd:
Een van de Chargesoorten die een Voorraaditem óók kan hebben, is Chargesoort "Afgekeurd". Tot op heden kon een Voorraaditem dit type Chargesoort alleen krijgen indien een reeds opgeboekt Voorraaditem via het Voorraaditemmenu werd gewijzigd naar Chargesoort "Afgekeurd".

Chargesoort (S) Scrap:
Een ander type Chargesoort die het Voorraaditem alleen kan krijgen nadat ze expliciet via het Voorraaditemmenu hierin wordt veranderd, is Chargesoort "Scrap". Hiermee wordt aangegeven dat het produkt waardeloos is. Het wijzigen in type "Scrap" gaat ook gepaard met een financiële mutatie waarmee de waarde van dit Voorraaditem naar EUR 0,00 wordt gewijzigd.


Nieuw: Toe te kennen Chargesoort invulbaar vanuit Keuren:Bovenstaande lap tekst is eigenlijk allemaal maar als inleiding voor wat er in deze Releasenote is aangepast:

Bedenk dat we aan het produceren zijn en iemand een verkeerde grondstof heeft afgeboekt waardoor nu de hele batch verknald is. "Korrigeren" naar de juiste mengverhouding is niet altijd mogelijk, immers, de extra benodigde hoeveelheid grondstoffen om de fout te neutraliseren hoeft niet in onze kuip te passen. Op zo'n moment resteert nog één mogelijkheid: de partij als 'Afkeurd' op voorraad te boeken, en deze dan in andere Produktieorders in kleinere hoeveelheden op te werken. Voor een situatie als deze hadden we bedacht dat het op voorhand mogelijk moet zijn om aan te geven dat een Batch is goed- of afgekeurd, opdat áls we gaan afvullen, een partij al direkt met de juiste Chargesoort op voorraad wordt gelegd.

Om deze reden is er een bedrijfsparameter opgenomen waarmee we vóórafgaand aan het Opboeken van de Produktieorder kunnen aangeven hoe de Charge gekeurd is:

De naamgeving van deze parameter is inmiddels niet meer 100% korrekt, omdat we besloten hebben dit alsnog anders op te zetten. Los van het feit dat we op voorhand weten dat een partij is goed- of afgekeurd, speelt ook mee dat er geen personeel voorhanden is om achter een computerscherm aan Profit aan te geven hoe de partij gekeurd is. Misschien weet de man op de werkvloer al lang dat een produkt wel/niet akkoord is (desnoods omdat op de print van de produktieorder of produktiemonitoringsformulieren al lang is aangegeven dat de partij bruikbaar is of niet), feit is dat er zal moeten worden afgevuld terwijl aan Profit nog niet kenbaar is gemaakt wat de status is van de partij.

Het doel van deze funktionaliteit is in ieder geval om te voorkomen dat er voorraad, die eigenlijk is afgekeurd, als normale charge wordt opgeboekt en daarmee aan klanten kan worden geleverd, terwijl eigenlijk al bekend is dat de partij is afgekeurd. Sinds eind maart 2021 stellen we dat we het goed-/afgekeurd zijn niet op voorhand moeten hoeven op te geven, bij de gratie dat we geen personeel voorhanden hoeven te hebben die dit in Profit kan vastleggen (de nachtploeg is aan het werk en de operators zijn naar huis).

Eigenlijk geldt dus dat als we op voorhand hebben aangegeven dat de partij is afgekeurd, opboeken er voor moet zorgen dat ze met Chargesoort 'Afgekeurd' op voorraad terecht moet komen. Als op voorhand is aangegeven dat de partij is goedgekeurd, zal opboeken de partij als 'Normale' Charge moeten opboeken. En... zolang er niets op voorhand is aangegeven, geldt dat opgeboekte voorraad 'In Keuring' op voorraad terecht moet komen, opdat het niet (standaard) aan een klant geleverd kan worden.

Toch mág het technisch niet zo werken. Immers, als we de parameter vandaag aanzetten, dan kunnen we vanaf 'vandaag' zo'n Chargesoort invullen. Maar wat nu als we een Charge opvragen die vorig jaar geproduceerd is? Staat die dan ineens "in Keuring" omdat er "nog niet is aangegeven dat ze goed-/afgekeurd is"? 

Hoe werkt het?

Allereerst geven we met bovengenoemde bedrijfsparameter aan dat we deze werkwijze willen aktiveren. Vanaf het moment dat we de bedrijfsparameter op "Ja" zetten, geldt deze werkwijze voor alle nieuwe Produktieorders (die vanaf dát moment worden toegevoegd) én ook (via een kleine konversie) voor alle Openstaande Produktieorders waarop nog geen eindprodukt is opgeboekt. Zodra een nieuwe Produktieorder wordt toegevoegd, krijgt ze direkt een Chargesoort "In Keuring" toegekend welke waarde al dan niet voor het opboeken kan worden overschreven. Is er niemand voorhanden om aan te geven dat de partij is goed-/afgekeurd en wordt er alsnog opgeboekt, dan zal deze voorraad dus 'In Keuring' op voorhand terecht komen. Nu echter niet omdat er geen waarde is ingevuld, maar feitelijk omdat de standaard toegevoegde waarde "In Keuring" niet voor die tijd is overschreven.
Funktioneel doet dit dus precies wat bedoeld is, maar technisch een iets andere oplossing, die beter om kan gaan met Charges die in het verleden al geboekt zijn, en waarvan "niet expliciet aangegeven dat ze partij goed- of afgekeurd is" juist niet impliceert dat ze maar in keuring moet zijn.

Via Hoofdmenu-5-2-1-7-1-F1 komen we bij Raadplegen-/Invullen Keuringen van een Charge. In het kader boven in het scherm wordt weergegeven met welke Chargesoort ons produkt zal worden opgeboekt als we deze gaan opboeken. Zolang we niets expliciets aangeven, staat deze standaard op 'In Keuring'.

Met toets ^F5 komen we terecht in Wijzigen gegevens Charge. Hier kunnen we nu aangeven met welke Chargesoort het produkt op voorraad moet komen te liggen.  "Wijzigen gegevens Charge" kan overigens ook worden aangeroepen vanuit Raadplegen Charges (Hoofdmenu-5-2-1-8-1).

Mogelijke opties zijn:

• N de voorraad is goedgekeurd (Normaal)
• A de voorraad is afgekeurd (Afgekeurd)
• K het is nog niet bekend of de voorraad is goed- danwel afgekeurd, en dus blijft de status Chargesoort "In Keuring"

Wanneer we precies deze N/A/K invullen doet er op zich niet veel toe. Als we dit op vóór het opboeken doen, zal "Opboeken Gereed Produkt" de hier opgegeven keuze respekteren. Doen we het nádat er al (een deel) voorraad is opgeboekt, dan impliceert dit wel een runnetje die de status van de reeds opgeboekte voorraad aanpast naar de ingevulde waarde. Ofwel, zolang we "niets" opgeven geldt de defaultwaarde "In Keuring". Stel dat we 5 pallets opboeken alvorens wordt aangegeven dat de Charge is afgekeurd, dan zullen er 5 pallets op voorraad liggen met een Chargesoort "K" waarvan nú bekend wordt dat dit "A" had moeten zijn; die Voorraaditems zullen kwa status moeten worden aangepast.


Chargesoort "Prijs niet bekend"
Chargesoort "Prijs niet bekend" is oorspronkelijk ontwikkeld voor een situatie waarin er alvast output moest worden opgeboekt (omdat er een vrachtwagen klaar stond die het produkt nodig had) terwijl het grondstoffenverbruik nog niet aan Profit kenbaar was gemaakt; de kostprijs van het produkt kon dus (nog) niet worden bepaald. Voorraad van Chargesoort "P" mocht wél op een order aan een klant worden geleverd, maar die levering kon dan niet worden gefaktureerd (immers de kostprijs was nog niet bekend).
Tegenwoordig kan er via een Bedrijfsparameter ook expliciet worden worden gekozen om een Produktieorder via het mechanisme "Prijs niet bekend" te laten lopen, omdat deze methode nog een ander voordeel heeft: omdat de prijs bij deze methode "achteraf" wordt bepaald, ofwel zodra alle grondstoffen-/bewerkingen maar ook alle output bekend is, kunnen we de kostprijs toekennen aan de daadwerkelijke output van de Produktieorder. We hebben dan nooit te maken met "uitval" (wat wel aan de orde is als we de prijs per Liter baseren op de Ordergrootte, en er achteraf meer liters uit de order komen omdat we ook produkten hebben opgewerkt, danwel een grondstofpomp iets langer 'open' heeft gestaan).

Voorheen gold dat voorraad die om technische redenen éérst als Chargesoort "(P) Prijs niet bekend" werd opgeboekt altijd werd omgezet naar een Normale Charge, doch, met deze funktionaliteit ontstaan er feitelijk 3 situaties:

P->N = Een partij die met Chargesoort "P" is opgeboekt en na goedkeuring moet worden omgezet naar Chargesoort "Normaal".
P->A = Een partij die met Chargesoort "P" is opgeboekt en na goedkeuring moet worden omgezet naar Chargesoort "Afgekeurd".
P->K = Een partij die met Chargesoort "P" is opgeboekt en na goedkeuring moet worden omgezet naar Chargesoort "In Keuring".

Een stapje verder volgt dan weer dat waar we vroeger de voorraad met Chargesoort "P" altijd mochten leveren aan een klant (omdat deze daarna toch Chargesoort Normaal werd), nu geldt dat onze Chargesoort "P" eigenlijk "Normaal, Afkeur of in Keuring" kan zijn, en slechts de kombinatie P->N aan klanten geleverd mag worden, maar P->A of P->K niet!

Procedureel valt er in deze best nog wel "iets" te voorkomen, immers, als wij een pallet opboeken waarvan we weten dat het produkt is afgekeurd, dan zouden we hier een grote rode sticker met de tekst AFGEKEURD op kunnen plakken. Binnen het scantrajekt zal niemand het in zijn hoofd halen om een pallet met zo'n sticker erop aan een klant te gaan leveren. De praktijk is echter toch anders. Voorraad wordt opgeslagen in een Extern Magazijn, en de beheerder van dat Magazijn krijgt de opdracht om specifieke Charges te gaan leveren. Die beheerder zou de stickers zien, de gebruiker die vanuit Profit bepaalt wat er geleverd moet worden ziet die sticker niet, en dus moet Profit weten dat de partij eigenlijk al is afgekeurd. Zo ook komt het voor dat de Keuringsresultaten van het Lab even op zich laten wachten, en pas later op de dag bekend worden. Deze situatie zou prima afgehandeld kunnen worden door de partij op voorhand te keuren met een Chargesoort "in Keuring", waarna het als P->K op voorraad terecht komt. Ook dan geldt dat we er een andere kleur sticker op zouden kunnen plakken, met eigenlijk als effekt dat als de keuringsresultaten bekend worden, iemand de sticker zou moeten vervangen door een andere kleur sticker. Kortom, de magazijnbeheerder van het Externe Magazijn zou gek worden immers, die staat straks continue stickers te plakken...

De Leverfunkties binnen Profit zijn derhalve nu ook aangepast op het respekteren van de verschillende "P" statussen. Met andere woorden, de ene partij die een Chargesoort "P" heeft mag wél aan een klant worden geleverd, de andere partij met Chargesoort "P" niet; e.e.a. afhankelijk van de vooraf gekeurde Chargesoort. Gebruikers zullen zich afvragen hoe zij op een eenvoudige manier kunnen kontroleren welke Chargesoort "P" wel of niet geleverd mag worden. Hiertoe geven we bij Raadplegen Voorraaditems, als aldaar een Voorraaditem met Chargesoort "P" met F1 wordt opgevraagd, achter de Chargesoort "Prijs niet bekend" tussen haakjes weer wat de betreffende Chargesoort zál gaan worden als de partij wordt goedgekeurd. Dit dan overigens alleen indien op voorhand een Chargesoort werd ingevuld bij de geproduceerde Charge. In onderstaand voorbeeld hebben we dan te maken met een partij waarvan de prijs nog niet bekend is, maar waarvan bekend is dat deze partij is afgekeurd. Ze mag dus niet aan een klant worden geleverd.

Technisch via redundante methode
Diverse Leverfunkties bouwen een algemene konditie-string op met daarin allerlei voorwaarden waaraan een Voorraaditem dient te voldoen om geleverd te mogen worden. Artikel-/Verschijningsvorm-/Kenmerken moeten overeenkomen, Inhoud kan verplicht zijn, Raapvloer moet voldoen, je mag niet zomaar uit Externe Magazijnen kunnen leveren, etc. Maar, al dit soort validaties voert ze technisch uit in één tabel: de Voorraaditems. Maar ja... sinds deze aanpassing staat bij de Chargegegevens (LOCP) een op voorhand gekeurde Chargesoort (N/A/K) en geldt dat al dit soort funkties per gevonden Voorraaditem van Chargesoort "P" in die Chargetabel moeten kijken naar de werkelijk gekeurde waarde. Los van het feit dat dit een hele ingrijpende aanpassing is, zou het de performance ook niet echt ten gunste komen. Voor deze uitbreiding is er voor gekozen om het Voorraaditembestand uit te breiden met een redundant veld die de vooraf gekeurde Chargesoort bevat. Op die manier hebben alle leverfunkties nog steeds aan het Voorraaditem voldoende om te kunnen bepalen of ze geleverd mag worden.

Maar, let op... ook hier geldt dat in feite "alles" wat we met een Voorraaditem kunnen doen waardoor er een nieuw Voorraaditem record ontstaat (wat in principe alles is waar de Voorraaditem tabel geraakt wordt) geldt dat ook dit redundante veld mee moet naar het nieuwe record. Op zich kon dit echter wel eens meevallen, wat dan ook heeft meegewogen voor deze keuze. Stel dat we een vat van 200 liter hebben, en we tappen 20 liter naar een blik, dan hebben we ineens 2 Voorraaditems. Als we 20 liter in een Produktieorder verbruiken, dan wordt ook het vat van 200 liter afgeboekt, en komt er een van 180 liter terug. Dit soort situaties hebben we alvast niets mee te maken, want, voorraad met een Chargesoort "P" mag niet in Produktie worden gebruikt en mag ook niet worden omgevormd. "Verplaatsen" is w.s. het enige wat we zullen doen met Voorraaditems van Chargesoort "P". De volgende funktionaliteit anticipeert op het mee kopiëren van de redundante Chargesoort:

• Overboeken Voorraaditem naar andere Lokatie, Voorraaditemmenu optie E
• Verplaatsen (Leveren en Ontvangen) via een Externe Verplaatsopdracht
• Scanterminal Verplaatsen Voorraad (LOTSSTVP)
• Scanterminal Verplaatsen Voorraad Lokatie (LOTSSTVL)

"Terugboeken Levering" zou er ook een kunnen zijn, ware het niet dat Terugboeken Levering al niet is toegestaan bij Chargesoort "Prijs niet bekend".

Herkent u andere handelingen die kunnen worden verricht met Voorraad van een Chargesoort 'P', anders dan die in bovenstaande opsomming staan, meldt dit dan, mogelijk zijn we die vergeten aan te passen. In zo'n situatie zal een Voorraaditem wél met Chargesoort 'P' op voorraad terecht komen, maar is daarna niet bekend alsof het de P->N, P->A of P->K situatie betreft.


Wijzigbaarheid status N/A/K
Sinds we (sedert eind maart 2021) toestaan dat we de waarde voor de Chargesoort (N/A/K) ook áchteraf kunnen opgeven, geldt dat we niet meer volledig vrij zijn in het wijzigen van een eerder ingevulde waarde. Zolang we "niets" hebben opgegeven geldt dat een partij met Chargesoort "K" (In Keuring) op voorraad zal komen. Dit voorkomt dat we de partij aan klanten kunnen leveren terwijl nog niet bekend is hoe de partij gekeurd is. Keuren we een partij eenmaal goed, zal dan (ook op voorraad) de Chargesoort wijzigen in een Normale Charge; keuren we een partij af, dan zal de bestaande voorraad van Chargesoort "K" worden gewijzigd in "A" waarmee ze geblokkeerd wordt voor levering aan klanten.

De vraag is nu "in hoeverre is het terecht dat we een eenmaal goedgekeurde partij alsnog kunnen afkeuren, of andersom, een eenmaal afgekeurde partij alsnog kunnen goedkeuren"? Hierbij hebben we ook te maken met het feit dat een Chargesoort ná opboeking feitelijk zijn eigen leven kan gaan leiden in het Voorraaditem. De Charge is zelf goedgekeurd, maar, de voorraad van die Charge op een specifieke lokatie kan alsnog afgekeurd zijn, bijvoorbeeld omdat ze onder bepaalde temperaturen had moeten worden opgeslagen (koelcel), maar dit niet gebeurd is. Zo zouden we een specifiek Voorraaditem al kunnen hebben afgekeurd, en mag "de run" die achteraf de status van de Voorraaditems aanpast, de status "Afkeur" niet zomaar mogen resetten naar "Normale" Charge. Vooralsnog geldt derhalve dat het alleen lijkt toegestaan om de (default) waarde "In Keuring" te mogen wijzigen naar "Normaal" of "Afkeur", maar verder niets... Ook lijkt het handig dat als er op enig moment teveel klachten komen omtrent een partij, we de status "Normale Charge" willen kunnen omzetten naar "Afkeur", doch waarbij dit voor alle voorraad moet gebeuren die momenteel nog op voorraad ligt. Van "Afkeur" terug naar "Normaal" is dan weer niet toegestaan.