Profit-Fin-Rapport in Excel

[Wouter Rijnbende]

Iets wat al jaren op de agenda stond is met ingang van medio april 2017 dan toch eindelijk gerealiseerd: Variabele Rapportages in Excel!

Historie
De module Profit-Fin-Rapport bestaat al sinds 1990. Naast de talloze standaard Printoverzichten en Printoverzichten die wij voor klanten "op maat" kunnen maken, is het met de module Profit-Fin-Rapport mogelijk om zelf variabele financiële rapportages te maken; rapportages die zijn gebaseerd op saldi van Grootboekrekeningen, Kostenplaatsen, Kostensoorten of Kostenplaats-/Kostensoort kombinaties.  Normaal gesproken zouden we al snel Excel inzetten om te rapporteren, ware het niet dat Excel niet beschikt over funkties waarmee saldi van Grootboekrekeningen kunnen worden berekend.

En ja, laten wij u de woorden alvast maar uit de mond halen, de manier waarop Profit-Fin-Rapport was opgezet was niet bepaald de mooiste methode. 

De toegepaste methode was een simpel "browse" scherm met daarin maximaal 20 kolommen waarin "formules" konden worden opgenomen. Alle cellen in het Sheet waren van het type 'Character'. Berekende saldi moesten derhalve van numeriek naar Character worden gekonverteerd, en om een getal 'rechts' uit te kunnen lijnen, moest maar met een Funktie worden aangegeven hoe 'breed' een getal moest worden, opdat Profit er voorloopspaties voor kon zetten.

Kortom, het kwam 'knullig' over; dat zullen we niet ontkennen.   Omdat de module oorspronkelijk is ontwikkeld in de tijd dat er nog geen Windowsversie van Heart-Profit bestond en we vanuit de DOS versie niet rechtstreeks met Office produkten konden communiceren is e.e.a. erg simplistisch opgezet. Het was ook geenszins de bedoeling om Excel of vergelijkbare produkten na te maken, al was het maar omdat als we dié kosten bij het aantal Profit-Gebruikers zouden moeten omrekenen naar een module prijs, de module voor niemand meer betaalbaar zou zijn.

Toch was de module funktioneel dermate krachtig dat áls we eenmaal de tijd hadden besteedt om een rapport te definiëren, het daarna met één druk op de knop mogelijk was om een komplete Publikatieve Balans uit te printen. Door de inzetbaarheid van de formules in Profit konden de rapportages onafhankelijk van de periode waarover ze werden opgevraagd worden gedefiniëerd; op die manier maakten toch velen gebruik van deze module.

Sinds ongeveer 2000 beschikt Heart-Profit over een Windows versie en daarin kan wél rechtstreeks met Office produkten worden gecommuniceerd.  Daarmee kunnen Variabele Rapportages ook een stuk mooier worden opgezet, en eindelijk is het dan nu mogelijk om de Variabele Rapportages van Profit te kombineren met het inzetten van Microsoft-Excel.

Vooralsnog is enkel de funktionaliteit zoals deze al binnen Profit-Fin-Rapport beschikbaar was omgezet naar de Excelvariant, maar, er zijn al weer plannen om met een aanvullende module nóg meer mogelijkheden te kreëren en de Variabele Rapportages ook te kombineren met formules die data ophaalt uit het Logistieke pakket.


Omzetten oude Variabele Rapportages
Heeft u in het verleden veel tijd besteedt aan het 'programmeren' van een Variabel Rapport?

Geen probleem. Via een konversie tool kan een oud Variabel Overzicht worden omgezet naar een Variabel Excel Overzicht. Nieuwe overzichten kunnen uiteraard direkt rechtstreeks in Excel worden ontwikkeld. Raadplegen Veries van een Variabel Overzicht toont in het overzicht of uw overzicht volgens de oude 'Browse' methode werkt danwel via 'Excel' werkt.

Middels toetskombinatie Shift+F7 kan het overzicht worden gekonverteerd naar een Excel versie.

waarna het Raadpleegoverzicht 'Excel' toont:

Printdefinities
Variabele Overzichten konden van scrap af aan met de hand worden gemaakt, het was echter ook mogelijk om een Variabel Overzicht te genereren met behulp van Printdefinities. Dit zijn vooraf gedefinieerde overzichten waarvan de indeling vast geprogrammeerd is. U hoeft enkel nog uw Rekeningnummers te koppelen aan zo'n Printdefinitie en daarna kan er een Variabel Overzicht uit gegenereerd worden. Er is een beperkt aantal van dit soort Printdefinities die we in het verleden voor een paar klanten hebben ontwikkeld en het is niet gezegd dat u al deze Printdefinities ook daadwerkelijk kunt gebruiken. Zo kan een Printdefinitie uitgaan van de inrichting van Kostenplaatsen en Kostensoorten, maar kan het zijn dat uw administratie daar niet mee werkt (u boekt bijv. alles op ALGEMEEN/ALGEMEEN).

De Printdefinitie "Publikatieve Balans voor een kleine onderneming" is er echter een die door veel klanten gebruikt wordt. Die hanteer ik navolgend dan ook als voorbeeld.


Variabel Overzicht in Excel
Het opvragen-/bewerken-/berekenen van een Variabel Overzicht gebeurt nog steeds vanuit het "Sheet" menu. U komt in dit scherm door vanuit Raadplegen Versies van een Variabel Overzicht een versie te selekteren en Shift+F4 te gebruiken. Is het overzicht in Excel gedefinieerd, dan is het menu een stuk kleiner als dat u van de normale versie gewend was. Dit heeft alles te maken met het feit dat er veel funktionaliteit is die standaard in Excel aanwezig is, maar waar wij voorheen expliciet iets moesten ontwikkelen. Printen is dus geen separate optie meer; u print rechtstreeks vanuit Excel.

1. Excelsheet (bron)

Met optie 1 wordt het Variabele Overzicht geopend in Excel.
Het 1e Tabblad in Excel wordt geacht de formules van het Variabele Overzicht te bevatten:

Dit Tabblad is vergelijkbaar met wat eerder ons 'browse' scherm was. Hierin kunnen we formules opnemen, bewerkingen uitvoeren etc.

Veel funkties waar we in de oude versie expliciet iets moesten ontwikkelen zijn in Excel standaard mogelijk en daarmee eigenlijk overbodig geworden. Toch zijn de meeste van de oude funkties wel ondervangen, simpelweg om oud, naar Excel gekonverteerd overzicht, met zo min mogelijk aanpassingen direkt te kunnen gebruiken. Hierover straks meer.

In ons voorbeeld hebben we al een Variabel Overzicht, nl. iets wat in het verleden uit een Printdefinitie is gegenereerd, en welk Overzicht nu is omgezet naar Excel.


2. Data berekenen

De eerst volgende stap is dat we het overzicht gaan 'uitvoeren'. Onderstaand scherm verschijnt. In dit scherm wordt de voortgang van de verwerking weergegeven. Ook is het mogelijk om met een paar instellingen aan te geven of we bepaalde meldingen wel/niet willen zien, danwel of saldi expliciet herberekend moet worden danwel het systeem haar cijfers mag baseren op een eerder op dit werkstation berekende set bedragen.

Als eerste wordt er een nieuw Tabblad 'Data' aangemaakt (als deze nog niet bestaat) en wordt de gehele Sheet met formules en al gekopieerd naar Tabblad 'Data'. Door deze kopie wordt "alles" gekopieerd, dus ook door u aangebrachte formatteringen van cellen in Excel. Het verder uitwerken van het Variabele Overzicht gebeurt nu vanaf dit gekopieerde sheet. Vervolgens worden alle in het Excelsheet gebruikte formules uitgewerkt en omgezet naar een waarde die weer wordt teruggeschreven in Tabblad 'Data' van het Excelsheet; uw werkblad met formules zal dus niet worden overschreven.


Tijdsperiode Aanduidingen
In de 1e stap van het verwerken leest Profit alleen de formules die verwijzen naar het berekenen van een Saldo of een Budget van een Grootboekrekening, Kostenplaats, Kostensoort of Kostenplaats-/Kostensoort kombinatie. Deze formules verwijzen nl. naar een Tijdsperiode Aanduiding; een naam die u zelf toekent aan de formule in de definitie van uw Variabel Overzicht, en waarmee u het overzicht 'periode onafhankelijk maakt'. Profit leest het overzicht en bepaalt welke Tijdsperiode Aanduidingen er allemaal worden gebruikt. Deze worden vervolgens in het volgende scherm opgesomd, en hier kunt u aangeven welke perioden u hiervoor wilt gebruiken bij déze opvraag van het rapport.

De namen "DATUMVAN" en "DATUMTOT" zijn hier wellicht iets ongelukkig gekozen en hadden beter simpelweg "PERIODE-1" en "PERIODE-2" kunnen heten, maar zie het als volgt:

In het rapport wordt straks een balans opgebouwd. Hierin worden (zowel Debet- als Credit) 2 kolommen opgenomen met bedragen. De bedragen die in de 1e kolom staan verwijzen naar een Tijdsperiode Aanduiding "PERIODE-1", en de bedragen uit de 2e kolom verwijzen naar "PERIODE-2". Bij het opvragen van het overzicht vraagt het systeem aan uw welke tijdsperiode u bedoelt met de definitie "PERIODE-1" en "PERIODE-2".

Hierbij zijn een aantal mogelijkheden:

Mutatiesaldo in Periode:
Vul zowel de Begin- als de Eindperiode in. Dit mág met Periode-Kenmerken, maar hoeft niet.
Zal vnl. worden gebruikt bij V&W Rekeningen, alwaar een saldo tussen 2 perioden berekend wordt.

Cumulatief Saldo op een tijdstip:
Vul het Begin Periode-Kenmerk met een streepje; dat triggert de berekening van een saldo op een tijdstip.
Het tijdstip zelf wordt nu bepaald door de Eindtijd.
Zo triggert Periodekenmerk 201612 dat het saldo per 31-12-2016 / 23:59:59.99 wordt berekend (ervanuitgaande dat uw periode 201612 tot 31-12 loopt).
Zal vnl. worden gebruikt bij Balansrekeningen, alwaar een saldo altijd cumulatief is.

Cumulatief Saldo t/m Systeem Datum-/tijd
Streepje invullen in Begin Periode-Kenmerk.
#SDT invullen in Eind Periode-Kenmerk

De Publikatieve Balans is bedoeld om het cumulatieve saldo aan het einde van het ene jaar te kunnen vergelijken met het vorige jaar. Met dát als uitgangspunt is het scherm hierboven zodanig ingevuld dat de ene periode het Cumulatieve Saldo per einde periode 201512 opvraagt, en dat afzet tegen het Cumulatieve Saldo per einde Periode 201612. Maar, omdat we de perioden zelf mogen invullen bij het opvragen van het overzicht kunnen we hetzelfde rapport ook gebruiken om 2015 met 2014 te vergelijken, of 2014 met 2013, 2016 met 2013 etc.

Zouden we 201601 en 201501 invullen, dan krijgen we feitelijk een afzetting van enkel januari 2016 <> januari 2015.
Zouden we 201612 en 201606 invullen, dan krijgen we einde jaar 2016 <> einde 1e helft 2016
We kunnen een saldo vóór Jaarafsluiting afzetten tegen een saldo ná Jaarafsluiting (zie kolom "J").
Vergelijkingen maken met Valutakodes.

Zou het een V&W overzicht betreffen en we te maken hebben met het opvragen van periodieke saldi, dan zijn onderstaande slechts een paar voorbeelden van de mogelijkheden bij twee kolommen:

* januari dit jaar afzetten tegen januari vorig jaar
* februari dit jaar afzetten tegen januari hetzelfde jaar
* maart afzetten tegen het Year-To-Date saldo (januari t/m maart)

Door de manier waarop we de perioden invullen, krijgen we hetzelfde rapport maar met totaal andere invalshoeken.

We gaan verder conform ons voorbeeld: saldo per 31-12-2015 en 31-12-2016.

Na F1 zal Profit bepalen van welke Grootboekrekening er nog Saldi of eventueel Budgetten moeten worden berekend. De voortgang wordt in het scherm weergegeven.

Nb: Merk op dat (juist hier) de berekening van Saldi over Afgesloten Perioden vele malen sneller gaat dan het opvragen van Saldi over Perioden die niet zijn afgesloten; in dat voorbeeld zal het saldo nl. moeten worden berekend uit de mutaties, en dat kunnen er duizenden zijn.

Het overzicht wordt nu verder berekend en het resultaat is zichtbaar op een nieuw Tabblad 'Data'  in hetzelfde Excel document.

Zodra het Sheetmenu wordt afgesloten, zal ook de Excelsheet worden gesloten.

3. Excelsheet (Resultaat)

Met deze optie wordt Excel opnieuw geopend, en wordt het resultaat van de uitwerking van de formules op Tabblad 'Data' getoond.


Aanpassingen in Excel zelf
Wat we hierboven zien is het resultaat van het oude Variabel Overzicht, omgezet naar Excel.

Als we willen, kunnen we de source nu nog verder aanpassen. Zo zie ik boven het overzicht de termen "ACTIVA" en "PASSIVA". Deze maak ik nu "vet" (bold) in de source.

De teksten "PUBLIKATIEVE BALANS" en "TESTBEDRIJF PROFIT-DEMO" waren als koptekst (% funktie) gedefinieerd. Ik neem deze nu als vaste tekst op, maak ze vet, en voeg een aantal Excel cellen samen zodat de tekst gecentreerd boven kolom A t/m M wordt getoond. Tevens pas ik de Fontsize van beide regels aan.

Ik sla mijn wijzigingen op, en bereken het overzicht nogmaals. Dit maal haal ik het vinkje bij 'Saldo opnieuw berekenen J/N' weg, immers, de cijfers zijn zojuist al berekend, en dat hoeft niet nog een keer te gebeuren; hierdoor is dit overzicht sneller klaar. Het resultaat is als volgt:

Funkties
Zoals uitgelegd zijn diverse funkties wel overgenomen om dit soort gekonverteerde overzichten te laten werken, maar, geldt dat we dit soort funkties niet meer zullen gebruiken als we rechtstreeks een nieuw rapport in Excel maken. Een voorbeeld:

Totaaltellers
In Excel kunnen we simpelweg een @SUM funktie gebruiken. We geven aan dat we willen summen, kunnen een range cellen selekteren, en klaar. Maar, als je geen Excel zou hebben, wat dan? De te summen velden dienen dan als parameter te worden opgenomen en aangezien de regels in het overzicht dynamisch zijn, werkte dat niet. Om die reden zijn destijds 'Totaaltellers' in het leven geroepen. Middels een @TTL funktie kon als parameter een (numeriek) Teller-id worden aangegeven, en vervolgens als 2e parameter een bewerking:

+ om de waarde van de aktieve cell er bij op te tellen
- om de waarde van de aktieve cell in mindering te brengen
= om de waarde van de betreffende totaalteller weer te geven

In onderstaande afbeelding wordt in de formule bij Gebouwen, Machines en Bedrijfsmiddelen het saldo van een Grootboekrekening berekent, en daarna wordt dat bedrag opgeteld bij Totaalteller 1. Onder aan de opsomming zien we @TTL(1,=) wat feitelijk de waarde van de 1e Totaalteller weergeeft.

In de Excelversie worden deze Totaaltellers omgezet naar nettere Excelformules die de waarden van de betreffende cellen bij elkaar optellen:

Maar we zouden ook in Excel gewoon gebruik kunnen maken van de @SUM funktie van Excel zelf:

Merk daarbij op dat in het formule blad (de source, op Tabblad #1), Excel dan fouten kan tonen. Dit, omdat de cellen die gesumd worden, daar gewoon 'tekst' bevatten, en gevuld zijn met formules als @RSALDO('GEBOUWEN','PERIODE-1') en dat niet 'sum-baar' is voor Excel. Zodra echter deze source naar Tab "Data" is gekopieerd, en de @RSALDO is vervangen door het saldo, zal ook de Excel Sum ineens kunnen worden uitgevoerd.


Overzicht + Uitleg van alle te gebruiken Profit funkties in een Variabel Overzicht
Nb: Tenzij anders aangegeven zijn alle parameters van het type Character.
De waarde van Character parameters dient tussen enkele quotjes te worden meegegeven; dus @RSALDO('1020','PERIODE-1')
De waarde van Numerieke parameters dient zonder quotjes te worden meegegeven; dus @NUMDEC(0)

Funkties dienen "als tekst" in Excel ingevoerd te worden. Merk op dat onze Funkties met een "@" beginnen, maar, Excel hanteert ook een "@" voor haar Funkties. En, de intellisense funktionaliteit in Excel zal, zodra er @ ingevoerd wordt, meteen met een lijst kunnen komen van beschikbare Excel funkties, waar (vanzelfsprekend) de Profit funkties niet tussen staan; Excel weet immers niets van de Profit-Funkties af. Tevens geldt dat áls een Funktie als @RSALDO zou worden ingevoerd, Excel deze zal afkeuren omdat ze die funktie niet herkent als een Excelfunktie. Derhalve zullen de Profit-Funkties als 'tekst' moeten worden ingevoerd in Excel. Dit kan door bijv. eerst een enkel quotje in te voeren, gevolgd door uw @ funktie.


Berekenen Saldi

@RSALDO(<Grootboekrekening>,<Tijdsperiode Aanduiding>)
Berekent het saldo van een Grootboekrekening.
In een 2e parameter dient de Tijdsperiode Aanduiding te worden aangegeven.

@KSALDO(<Kostenplaats>,<Tijdsperiode Aanduiding>)
Berekent het saldo van een Kostenplaats.
In een 2e parameter dient de Tijdsperiode Aanduiding te worden aangegeven.

@SSALDO(<Kostensoort>,<Tijdsperiode Aanduiding>)
Berekent het saldo van een Kostensoort.
In een 2e parameter dient de Tijdsperiode Aanduiding te worden aangegeven.

@KSSALDO(<Kostenplaats>, <Kostensoort>,<Tijdsperiode Aanduiding>)
Berekent het saldo van een Kostenplaats-/Kostensoort kombinatie.
In een 3e parameter dient de Tijdsperiode Aanduiding te worden aangegeven.

Berekenen Budgetten

@RBUDGET(<Grootboekrekening>,<Tijdsperiode Aanduiding>)
Zie @RSALDO, maar dit maal voor de berekening van een Budgetsaldo (vereist de module Profit-Fin-Budget).

@KBUDGET(<Kostenplaats>,<Tijdsperiode Aanduiding>)
Zie @KSALDO, maar dit maal voor de berekening van een Budgetsaldo (vereist de module Profit-Fin-Budget).

@KBUDGET(<Kostenplaats>,<Tijdsperiode Aanduiding>)
Zie @KSALDO, maar dit maal voor de berekening van een Budgetsaldo (vereist de module Profit-Fin-Budget).

@SBUDGET(<Kostensoort>,<Tijdsperiode Aanduiding>)
Zie @SSALDO, maar dit maal voor de berekening van een Budgetsaldo (vereist de module Profit-Fin-Budget).

@KSBUDGET(<Kostenplaats>, <Kostensoort>,<Tijdsperiode Aanduiding>)
Zie @KSSALDO, maar dit maal voor de berekening van een Budgetsaldo (vereist de module Profit-Fin-Budget).

Omschrijvingen

@OMSREK(<Grootboekrekening>)
Bepaalt de omschrijving van een Grootboekrekening.

@OMSKOSTPL(<Kostenplaats>)
Bepaalt de omschrijving van een Kostenplaats.

@OMSKOSTSO(<Kostensoort>)
Bepaalt de omschrijving van een Kostensoort.

Bedragen

@NUMLEN(<Aantal posities lengte bedrag (Numeriek)>)
Wordt niet meer gebruikt in Excel.
In de oude versie moest ieder bedrag worden omgezet naar Character en gaven we hiermee aan of een getal 12 characters of 16 characters moest worden. In Excel geldt dat ieder getal een numerieke waarde is. De lengte maakt daarvoor niet meer uit.

@NUMDEC(<Aantal decimalen (Numeriek)>)
Backwards compatible voor ondersteuning van oude rapportages. Met @NUMDEC(2) geven we aan dat ieder bedrag in 2 decimalen achter de komma moet worden weergegeven. Met @NUMDEC(0) worden er geen decimalen weergegeven en worden bedragen afgerond op hele getallen.
In Excel kan dit al standaard worden geregeld via de eigenschappen van een Cell.

@NUMFAKT(<Faktor waardoor gedeeld moet worden (Numeriek)>)
Middels deze funktie is het mogelijk om alle berekende saldi en budgetten automatisch te delen door een opgegeven getal. De meest toegepaste vorm betreft dat ze wordt gebruikt als @NUMFAKT(1000) waardoor alle bedragen door duizend worden gedeeld. Op die manier worden de getallen in het overzicht minder breed en daardoor beter leesbaar. Uiteraard zult u bij het gebruiken van een dergelijke faktor in uw document een tekst 'bedragen x EUR 1000,-' moeten opnemen.

@FMTPCT
Plakt een percentage teken achter een bedrag.
Kan in Excel simpelweg worden opgelost via de Eigenschappen van een Cell door formaat "Percentage" in te stellen. Merk daarbij op dat voor Excel geldt dat een waarde 0.25 in percentage formaat 25% wordt, en het @FMTPCT commando ervanuit gaat dat het bedrag in Profit al x100 vermenigvuldigd is. Met dat als uitgangspunt zal een @FMTPCT commando worden vertaald naar een Excelformule die én het "Percentage formaat" set én de Formule zodanig aanpast dat het resultaat door 100 gedeeld wordt.

 
Datum-/tijd

@BDATUM(<Tijdsperiode Aanduiding>)
Levert de Begindatum op van de meegegeven Tijdsperiode Aanduiding; bedoeld om in een rapport de dynamisch opgegeven periode te kunnen afdrukken.

@BTYD(<Tijdsperiode Aanduiding>)
Levert de Begintijd op van de meegegeven Tijdsperiode Aanduiding; bedoeld om in een rapport de dynamisch opgegeven periode te kunnen afdrukken.

@EDATUM(<Tijdsperiode Aanduiding>)
Levert de Einddatum op van de meegegeven Tijdsperiode Aanduiding; bedoeld om in een rapport de dynamisch opgegeven periode te kunnen afdrukken.

@ETYD(<Tijdsperiode Aanduiding>)
Levert de Eindtijd op van de meegegeven Tijdsperiode Aanduiding; bedoeld om in een rapport de dynamisch opgegeven periode te kunnen afdrukken.

Lettertype

@PQGR
Printen in groot lettertype; triggert in Excel de selektie van FontSize 12.

@PQKL
Printen in klein lettertype; triggert in Excel de selektie van FontSize 10.

@PQZK
Printen in zeer klein  lettertype; triggert in Excel de selektie van FontSize 8.

@PQVGR
Printen in vet + groot lettertype; triggert in Excel de selektie van FontSize 12 + Bold.

@PQVKL
Printen in vet + klein lettertype; triggert in Excel de selektie van FontSize 10 + Bold.

@PQVZK
Printen in vet + zeer klein lettertype; triggert in Excel de selektie van FontSize 8 + Bold.

@PQU
Printen Underlined; triggert in Excel de selektie van onderstreept printen.

Totaaltellers

Nb: Onderstaande Totaaltellers kunnen op zich nog wel worden gebruikt, maar zodra uw rapport in Excel is gedefiniëerd zal het handiger zijn om in Excel een SUM funktie uit te voeren danwel de waarde van een aantal cellen bij elkaar op te tellen. Merk daarbij op dat op het formuleblad dit tot fouten kan tijden, immers, hetgeen wat daar 'gesumd' wordt zijn formules van Profit, die in Excel als tekst zijn ingevoerd en niet door Excel gesumd kunnen worden. Is de formule op Tab 'Data' omgezet naar een waarde, dan zal het resultaat van de SUM ook zichtbaar worden.

@WTTL(<Totaalteller (Numeriek)>, <Aanvangswaarde (Numeriek)>)

Omdat we in oude versie geen SUM konden uitvoeren moesten we vooraf bedenken hoeveel 'totalen' we op ons overzicht wilden hebben. Bij 3 totalen hadden we 3 Totaaltellers nodig die we simpelweg 1, 2 en 3 konden moeten. Omdat de cellen in het overzicht altijd van boven naar beneden werden verwerkt, kolom voor kolom, was het ook mogelijk om een Totaalteller te resetten en her te gebruiken in een volgende kolom. Resetten doen we normaliter altijd naar 0, en dus zou het voor de hand liggend zijn dat er een 'Reset Teller' funktie zou zijn. In plaats daarvan is @WTTL ontwikkeld waarmee een Totaalteller van een waarde kan worden voorzien. Op zie manier kunnen we met @WTTL(1,0) expliciet de 1e Totaalteller resetten naar 0, maar is het ook mogelijk om met @WTTL(1,1000) de Totaalteller te laten beginnen met een aanvangswaarde van 1000.

@TTL(<Totaalteller (Numeriek), +)
Wordt veelal gekombineerd met een formule die het saldo berekent, zoals @RSALDO(). Met @TTL(1,+) werd de numerieke waarde van deze cell opgeteld bij de eerste Totaalteller.

@TTL(<Totaalteller (Numeriek), -)
Wordt veelal gekombineerd met een formule die het saldo berekent, zoals @RSALDO(). Met @TTL(1,-) werd de numerieke waarde van deze cell in mindering gebracht op de waarde van de eerste Totaalteller.

@TTL(<Totaalteller (Numeriek), =)
Indien de 2e parameter een = teken bevat (let op: zonder quotjes) dan werd de huidige inhoud van de betreffende Totaalteller weergeven. Dit zorgde dus voor de opname van het totaalbedrag in het overzicht.

SYS() codes

SYS(<numeriek>) codes zijn codes waarmee we een bepaald 'gedrag' aan of uit kunnen zetten. Hierbij is het belangrijk te weten dat bij het uitwerken van het blad met formules, dit per kolom gebeurt, van boven naar beneden. Eerst wordt dus kolom A verwerkt, daarna pas kolom B. Als bovenin kolom A een SYS() code wordt opgenomen geldt deze totdat ze weer wordt opgeheven. Meestal is het 'gedrag' van alle cellen in een kolom gelijk en derhalve staan dit soort SYS() codes meestal op de 1e regel in het overzicht. Aan de hand van de onderstaande SYS() codes wordt vanzelf duidelijk wat we ermee bedoelen:

SYS(10)
Duizendtallen Uit.
1 Miljoen zal worden weergegeven als 1000000

SYS(11)
Duizendtallen Aan.
1 Miljoen zal worden weergegeven als 1.000.000
Nb: Wordt in Excel omgezet naar het 'duizendtallen formaat' zoals Excel dat kent.

SYS(12)
Puntje bij duizendtallen.
1 Miljoen zal worden weergegeven als 1.000.000
Nb: Funktie wordt niet ondersteund in de Excelversie, aangezien het duizendtallen scheidingsteken een instelling is binnen Excel, en niet iets is wat we voor de ene cell anders kunnen doen dan voor een andere cell.

SYS(13)
Komma bij duizendtallen
1 Miljoen zal worden weergegeven als 1,000,000
Nb: Funktie wordt niet ondersteund in de Excelversie, aangezien het duizendtallen scheidingsteken een instelling is binnen Excel, en niet iets is wat we voor de ene cell anders kunnen doen dan voor een andere cell.

SYS(20)
Bedrag is positief zodra het een Debetsaldo betreft (Grootboek) of een Winst (Kostenplaatsen).

SYS(21)
Bedrag is positief zodra het een Creditsaldo betreft (Grootboek) of een Verlies (Kostenplaatsen).

SYS(30)
Negatief tussen haakjes uit.

SYS(31)
Negatief tussen haakjes aan.
Bedoeld om een bedrag welke negatief is, positief te tonen met haakjes er om heen.
Excel ondersteunt deze haakjes weergave niet, en hoewel wij best haakjes om een bedrag kunnen plaatsen, wordt het bedrag daarmee wel een 'character' veld waardoor ze weer niet gesumd kan worden in Excel. Het is juist zo mooi dat bedragen gewoon 'Numeriek' zijn in het Excel overzicht. In plaats van haakjes passen we in Excel een Cellformat toe waarbij een negatief bedrag positief, doch "rood" wordt weergegeven. Op die manier springt het bedrag er toch visueel uit.

Overigen

@TPVLTA(<Tijdsperiode Aanduiding>)
Bepaalt de Valutakode van de opgegeven Tijdsperiode Aanduiding.

@KOLOM(<Relatieve kolom (Numeriek)>
Hoewel we in de oude versie niet konden verwijzen naar een specifieke cell, was het wel mogelijk om te verwijzen naar de waarde van een cell op dezelfde regel, een of meerdere kolommen terug. Zoals uitgelegd werd het overzicht kolom per kolom berekend, en werd dus eerst kolom1 uitgewerkt, daarna kolom2, kolom3 etc. Derhalve heeft het geen zin om in kolom2 te verwijzen naar de waarde van een cell in kolom3, immers, zodra kolom2 verwerkt wordt is kolom3 nog niet aan de beurt geweest. Wel is het mogelijk om in kolom3 te verwijzen naar kolom2, door @KOLOM(-1) te gebruiken. Zou je in kolom3 willen verwijzen naar kolom1 dan moet daarvoor @KOLOM(-2) worden gebruikt.
Ook hier geldt dat de funktie is opgenomen in de Excel variant, maar, het eenvoudiger zal zijn om in Excel hard te refereren naar de gewenste cell.

@EJECT
Triggert (tijdens het afdrukken) de overgang naar een nieuw blad.
Zal in de Excelversie worden omgezet naar een Excel-PageBreak.

@TEKST(<Externe Tekst Id>)
Met deze funktie kunnen we refereren aan een variabel stukje tekst, welke we bij iedere keer dat we het overzicht opvragen, anders kunnen invullen.
Eerder in dit topic hebben zijn schermprintjes opgenomen van een Publikatieve Balans; onderstaand nog even dat voorbeeld:

De tekst "Publikatieve Balans" ga ik nu wijzigen naar een Funktie die als parameter de Externe Tekst-Id "Header" bevat.

Zodra we nu het overzicht opvragen, konstateert Profit dat er wordt gerefereerd naar Externe Teksten en zal ze met een popup scherm komen waarin wordt gevraagd welke waarde daarin moet worden gebruikt. In eerste instantie type ik hier dezelfde waarde in:

wat vervolgens precies hetzelfde resultaat als voorheen oplevert:

Echter... vraag ik het overzicht nog een keer op, en vul ik een andere omschrijving in, bijvoorbeeld in het Engels:

dan staat de andere omschrijving boven het overzicht:

Externe Teksten kunnen daarmee een overzicht nóg variabeler maken.
De "identifikatie" van de Externe Tekst bepaalt u zelf. Deze kan tot 10 characters bevatten.
Profit onthoudt voor u welke waarde u als laatst gebruikt heeft voor dit overzicht, opdat de waarde niet iedere keer opnieuw ingevuld hoeft te worden.


Eventueel terug naar de oude versie
Indien een overzicht eenmaal is omgezet naar een Excel werkblad, is er niet in voorzien dat we nog terug gaan naar het oude browse scherm met maximaal 20 kolommen. Terug is op zich best mogelijk simpelweg door het betreffende Excelbestand van het Variabele Overzicht van disk te verwijderen, maar in Profit is er geen funktionaliteit voor ontwikkeld.