verwerken ontvangsten debiteuren

[Peter Stordiau]

Niets.

[Wouter Rijnbende]

Het verwerken van ontvangsten en dan denk ik vnl. aan de werkwijze met Ontvangstnamen, moet m.i. sowieso op de schop. Ik heb mijn gedachte hier al even over laten schijnen, maar een ontwerp zal nog moeten volgen.

Waarom er "Ontvangstnamen" zijn opgenomen, en waarom er op basis van Ontvangstnamen wordt afgeletterd is mij niet duidelijk. Ik heb dit vorige maand al eens nagevraagd bij de persoon die dit ontwikkeld heeft, maar die wist het ook niet.

M.i. zijn er meerdere dingen die wijzen in de richting dat er een formele tabel "Rekeningnummers v/e Relatie" moet komen. We selekteren een willekeurige relatie, en kunnen vervolgens meerdere Bankrekeningnummers koppelen die bij deze Relatie horen. Een "tenaamstelling" is dan een attribuut van het rekeningnummer.

Merk op dat we nu aan de Debiteurenzijde om rekeningnummersvragen (1x bank- en 1x giro), en dit ook doen aan de Crediteurenzijde (1x bank- en 1x giro). Ervanuitgaande dat we over enige tijd alleen nog SEPA betalingen kunnen verrichten, zal dit impliceren dat we 4x om een IBAN rekeningnummer moeten gaan vragen, welke een afgeleide is (attribuut) van het rekeningnummer. Maar, ook de tenaamstelling van deze 4 setjes rekeningen kan anders zijn, en daar zouden we 4 keer om moeten vragen. Beter dit dus alles in één tabel bij te houden.

"Ontvangstnamen" worden nu automatisch bepaald op basis van de naam die op het ingelezen bankafschrift staat. Zélf Toevoegen van Ontvangstnamen is niet mogelijk, maar eigenlijk wél nodig ! Zie maar eens voor je dat rekeninghouder "J.Janssen" de eigenaar is van een restaurant "Tomahawk" met Debiteur-id (TOMAHAWK1). Als fakturen van dhr. Janssen automatisch geïncasseerd mogen worden, dan zal reeds bij het aanleveren van de Incassobatch (dus nog voordat er betaald is, en de Ontvangstnaam op een Bankafschrift kan staan) al bekend moeten zijn dat het rekeningnummer tenaamgesteld is van dhr. J. Janssen.  In theorie zouden we e.d. probleem simpelweg kunnen oplossen door "een Toevoegfunktie" op te nemen, ware het niet dat het verder gaat...

"J. Janssen" is ook nog eigenaar van een restaurant "Cresendo" (CRESENDO1).
Helaas, dat kunnen we niet aan, immers, er kan maar één Debiteur-Id worden gekoppeld aan de Ontvangstnaam !

Dat e.e.a. helemaal fout kan lopen, blijkt dan wel uit het feit dat er elders in het land vast en zeker nog meer mensen zullen zijn die een rekeningnummer hebben die op naam staat van ene "J. Janssen"; je hoeft er maar 2 (of meer) in het klantenbestand te hebben staan, en vandaag wordt Debiteur A bedoeld met J. Janssen, morgen B, overmorgen C, en volgende week betalen A,B,C tegelijk...

M.i. moet dit anders opgezet worden, door 1:n rekeningnummers te koppelen aan een Relatie.
Als een Relatie zowel Debiteur als Crediteur is, hoef je zijn rekening niet nogmaals op te geven (natuurlijk wel aangeven dat je een ander rekeningnummer wilt gebruiken om vanaf te incasseren, dan het rekeningnummer waar je zelf betalingen aan overmaakt).
Voordeel is dan ook dat je meerdere Rekeningnummers kunt opnemen bij dezelfde Relatie, en het niet uitmaakt of de Debiteur nu betaald via zijn ABN-/Amro rekening danwel via zijn Raborekening, beide weten we dan als vanzelf te matchen, maar wel o.b.v. "Rekeningnummer" want dié is uniek ! (en de Ontvangstnaam niet).

Ideal betalingen zullen betalingen betreffen voor een specifieke referentie (Faktuur). Het zal er vanaf hangen hoe e.d. systeem is opzet, want volgens mij genereren we nog nergens een faktuur (zonder levering) met een koppeling naar Ideal programmatuur. Dit zal dus anders opgezet zijn, en wellicht een betaling betreffen voor "een ordernummer".  Hoe dan ook, zoiets kunnen we wel opnemen als "Faktuurreferentie", en als Afletteren dan een mogelijkheid heeft om 1:1 af te letteren o.b.v. én bedrag én Faktuurreferentie, dan lijkt me dat dat probleem ook wel opgelost is.

[Peter Stordiau]

Dinand, het ontwerp/typewerk noteren we hier als te faktureren hoor.

[Dinand]

Wat bedoel je hiermee?

[Peter Stordiau]

Dat je niet denkt dat het niets kost.

[Dinand]

Natuurlijk denk ik dat niet.
Waar ik echter niet voor op wil draaien is het volgende:
Het hele ontwerp moet op de schop volgens jullie (Wouter). Dit is iets anders dan mijn aanpassingen.
Ik wil wel betalen voor iets waar ik beter van wordt, maar niet voor het compleet nieuwe ontwerp.
Dit lijkt mij ook begrijpelijk.
Ik denk dat Wouter terecht daar verbeteringen in ziet. Zitten ook veel verbeterpunten in waar ik nu en in de toekomst niets mee doe. Dat moet dan maar voor rekening van een ander komen. Vraag mij uperhaupt af of wij aan de gehele opzet van Wouter echt beter worden.
Zie graag een prijsopgave voor de aanpassingen van vorige week, daar wil ik ook voor betalen, maar niet voor de complete verandering en ook niet al dit schrijfwerk.

[Peter Stordiau]

Tja, da's nou leuk ... (en ik ben zeker niet sarcastisch hoor);

Ik zie hetzelfde als jij, en dat is ook de reden waarom ik het even noteerde. Wel zonder Wouter af te vallen, maar ja, wie heeft er nu minsten 3 keer over de telefoon gezegd dat hij Wouter z'n mening ook nog wilde horen, om het daarna veiligheidshalve ook nog even op te schrijven (enkele posts terug) ? jij toch ?

Je hoeft uiteraard niet te denken dat ik het eens was met wat jij in deze graag wilde (Wouter), en het tegenhouden is me dus ook niet gelukt.

Verder wacht ik de reactie van Wouter nog even af en ga het nog één keer doorlezen.

Dat Wouter iets wilde zoals hij nu heeft genoteerd wist je al (want daar hebben we het samen over gehad). Dat ik denk (en jij ook) dat dat niet werkt wisten we.
De moraal is dus min of meer (en echt niet om vervelend te doen) dat je ook iets kan uitlokken. Wel, moet ik dat dan betalen ? Ik vind van niet, want het is voor jou.

We komen er vast wel uit hoor.

[Dinand]

Ik wacht eerst wel af.

[Wouter Rijnbende]

Misschien kunnen "Distributie Ontvangsten" nog helpen?

Als automatisch inlezen bankafschrift een bedrag niet kan matchen, zul jij moeten bepalen "voor welke debiteur er betaald wordt", en daarna moet uitgezocht worden welke fakturen er dan betaald worden. Als je de Debiteur weet, zou het misschien ook een optie zijn het bedrag als Distrubitie Ontvangst voor die Debiteur op te nemen, waarna dié funktionaliteit je vervolgens in staat stelt "het bedrag op te pakken, en af te letteren op de openstaande fakturen" (in plaats van die nummers uit te zoeken, bij Ontvangsten in te vullen, en de run nogmaals op te starten).

"Dagboekjournalisering" is vorig jaar voor jullie aangepast m.b.t. http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=22919.0, en als je zo'n funktie ook zou hebben vanuit "Distributie Ontvangsten"...

[Dinand]

"Dagboekjournalisering" is vorig jaar voor jullie aangepast m.b.t. http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=22919.0, en als je zo'n funktie ook zou hebben vanuit "Distributie Ontvangsten"...

[/quote]

Wouter, Je laatste voorstel volstaat helemaal. Dit dekt voor het meest de lading. Goed voorstel.
Wil jij in kaart brengen wat e.e.a. gaat kosten?

[Wouter Rijnbende]

Vanuit Raadplegen Ontvangsten Telebanking krijg je een mogelijkheid om een niet verwerkbare Ontvangst op te nemen als Distributie Ontvangst voor een op te geven Debiteur (popup). Hier moet tevens een Fin. Interface bij, om het bedrag te boeken als Distributie Ontvangst, bijv.:

Bank
Aan Distributie Ontvangsten Debiteur A.

4 uur (scherm + fin. interface)

Vanuit Raadplegen Distributie Ontvangsten pak je dit bedrag op, en zul je dit kunnen afletteren op openstaande Fakturen van de betreffende Debiteur. Echter, hier wil je (op eenzelfde wijze zoals je dat vanuit Dagboekjournalisering doet) dit kunnen afletteren op een willekeurige faktuur, ongeacht van welke Debiteur.

Afletteren Distributie Ontvangsten zal met een popup  (= 2 uur) moeten komen welke jou vraagt of je wilt afletteren op basis van de fakturen van de betreffende Debiteur, danwel o.b.v. een willekeurig Faktuurnummer.

Vervolgens moet een nieuwe Raadpleegfunktie worden ontwikkeld die alle openstaande Faktuurnummers toont, en jou toestaat om op een willekeurige faktuur af te boeken (= 11 uur).

Ook hier zal er een Fin. Interface aan de orde zijn (= 2 uur), die zorgdraagt voor de boeking:

Distributie Ontvangsten Debiteur A.
Aan Debiteur A

Maar, merk op dat de journalisering ook kan zijn:

Distributie Ontvangsten Debiteur A.
Aan Debiteur B

zodra er op een faktuur van een andere debiteur wordt afgeboekt.

Plus dan nog eventuele kosten om de Financiele Interfaces + Journaalpostdefinities op jullie systeem aan te maken, maar mogelijk kun en doe je het onderhoud aan Interfaces/JP-definities gewoon zelf.

Resumer, je boekt e.e.a. dan alsnog handmatig, maar, in plaats van eerst uit te zoeken op welke fakturen er afgeletterd moet worden, dan de debiteuren + faktuurnummers op te schrijven, de ontvangst telebanking te wijzigen, opnieuw verwerken ontvangsten, aanpassen voor het resterende deel etc. boek je het bedrag nu gewoon op de fakturen die je uitgezocht hebt.

[Dinand]

Vindt de gekozen en aangeboden oplossing goed en zal ook zeker gaan werken.

Echter het bedrag wat het mij kost ga ik niet binnen een redelijke termijn terugverdienen. Dit is een voorwaarde die hier in de organistie wordt gesteld.
Wil er ook geen koehandel van maken.
Ik wil voorstellen dit item te sluiten en te parkeren voor wellicht de toekomst.

[Dinand]

Ik wil niet deze topic weer opnieuw openen, alleen een signaaltje afgeven.

Ik weet dat volgens mij Wouter hier e.e.a. wil aanpassen zodanig dat er niet op ontvangstnaam wordt verwerkt maar obv banknummer.
Prima actie trouwens die volgens mij nu al werkt naar de volle tevredenheid.
Maar in 2014 gaan we over op IBAN en als ik nu mijn buitenlandse ontvangstnamen, lees banknummers, bekijk dan zijn die in het begin allemaal hetzelfde.
Mijn doel van dit bericht of hier wel rekening mee gehouden is. Wellicht kan dit nu nog niet eens dan houdt alles op.