Het nieuwe jaar staat er weer aan te komen
Voor veel gebruikers zal het gesneden koek zijn dat de parameter, waarmee wordt ingesteld dat bijv. alleen maar t/m 31-12-2011 mag worden geboekt, weer een jaar moet worden opgeschoven. Degene die dit vergeten, zullen tijdens het journaliseren tegen de melding "Boekdatum na datum formeel toegestaan" aanlopen.
Zie topic
http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=23172.0 m.b.t. het wijzigen van de boekdatum t/m wanneer mag worden gejournaliseerd.
Financieel Trefwoord "Boekjaar <> Periode" bevat diverse opmerkingen over periode en boekjaar afsluiting, overzichten die gebruikt kunnen worden om logistiek met financieel te vergelijken etc. De moeite waard om deze eens te bekijken.
- Ga naar Menu Financiele Administratie
- Click op de Help button
- Kies voor Trefwoorden
- Type "Boekjaar <> Periode" in
- Druk op F1
Tip: "Bevries" de stand van 31-12 in de Testbestanden, door Produktie- naar Test te kopiëren.
Profit heeft honderden Printoverzichten. Praktisch alle overzichten geven een momentopname weer: de stand per nú.
Zouden we één seconde later kijken, dan kan de situatie al weer kompleet anders zijn; leveren we bijv. een order uit, dan zal er voorraad afgeboekt zijn die er daarnet nog lag, de order krijgt een andere status etc.
Nou zijn er weliswaar voorraadprintjes die op basis van Voorrraadmutaties gaan terugrekenen wat er 10 minuten geleden op voorraad lag, maar, dat valt en staat bij hoe goed die mutaties in elkaar zitten. Leuk als het werkt, maar ga er niet vanuit dat we e.d. overzicht wel even kunnen draaien om de status per vorige maand, of zelfs vorig jaar te bepalen.
Een Ouderdomsanalyse is ook typisch een print die in staat is om de stand per een op te geven datum te presenteren. Deze is een stuk minder complex, en zal wat dat betreft wel werken om de stand per vorige maand op te vragen.
Er zullen ook diverse prints zijn die helemaal geen optie hebben om de stand van zaken met terugwerkende kracht te kunnen presenteren; prints die ontwikkeld zijn "als momentopname", en niet om een stand per een willekeurig tijdstip op te kunnen hoesten.
Geadviseerd wordt dan ook om op 31-12, als laatste handeling in het systeem (danwel 1 januari, als eerste handeling in het nieuwe jaar) de prints af te drukken die u denkt nodig te hebben. Op deze manier print u "de momentopname" van 31-12-2011.
Een handige tip is om op 31-12-2011 de Produktiebestanden naar de Testbestanden te kopieren. Tijdens de implementatie van Profit zal hiervoor een batchfile zijn gekreëerd, welke veelal op de inbel PC is te vinden, en anders weet Uw systeembeheerder er vast wel vanaf. Door aan het einde van het jaar Produktie- naar Test te kopieren, wordt de database a.h.w. bevroren in de testbestanden. In januari kan dan in Produktie gewoon worden doorgewerkt, terwijl je in de testbestanden de momentopname van 31-12-2011 bevroren hebt. Uitermate handig als je achteraf (desnoods als de accountant komt) nog even een bepaald printje wilt printen met daarop de status van 31-12-2011.
Nb: Uiteraard moet dat wel gepaard gaan met de opdracht aan alle gebruikers om ná die kopie, geen mutaties meer in de testbestanden te maken.
