|
Title: Journaliseren Leveringen Post by: Heart Informatisering B.V. on December 05, 2001, 09:43:01 am Hoewel praktisch iedereen bij het Fakturatie de standaard Journaalpost hanteert:
Debiteuren 1190,- Aan Opbrengst Verkopen 1000,- Aan Af te dragen BTW 190,- Kostprijs Verkopen 800,- Aan Voorraad Goederen 800,- is deze journaalpost eigenlijk niet juist. Het eerste deel is op zich niets mis mee, en ook de journalisering van de Kostprijs v/d Verkopen op hetzelfde moment dat de Opbrengst geboekt wordt is logisch. Wat echter niet (altijd) korrekt is, is dat e.d. journaalpost financieel de rekening Voorraad Goederen bijwerkt, terwijl het moment van fakturatie kan afwijken van het moment van levering; het moment waarop logistiek de goederen zijn afgeboekt. Als we op voorraad 16 zakken van 25 Kg produkt X hebben staan, met een kostprijs van 2,- per Kg, dan hebben we logistiek een bedrag van 800,- op voorraad liggen, en hoort dit bedrag ook financieel op voorraad te staan. Vervolgens wordt er een Verkooporder geplaatst voor 16 x 25 Kg x 2,50 (in totaal 1000,-), wordt de aanwezige Voorraad gereserveerd op een Raaplijst, geraapt, en wordt ze verzonden naar de klant. Logistiek hebben we nu geen voorraad meer, maar financieel nog wel! Pas zodra de faktuur wordt gestuurd zal bovenstaande (standaard) Journaalpost worden uitgevoerd en wordt de voorraad financieel bijgewerkt. Dit betekent dat zolang deze levering nog niet is gefaktureerd, er v.w.b. de Kostprijs van de geleverde doch niet gefaktureerde goederen "nooit" een aansluiting kan worden verkregen met de financiële administratie. "Nooit" tussen haakjes, omdat e.e.a. uiteraard wel handmatig gekontroleerd kan worden middels Printoverzichten die aantonen welke leveringen nog niet gefaktureerd zijn, en welke kostprijs daarin zit. Omdat de meeste bedrijven direkt faktureren wat er geleverd is (of de Faktuur soms zelfs met de zending meegaat) is de tijd die tussen de levering en de fakturatie zit klein. En, als we als uitgangspunt hanteren dat zodra we de logistieke voorraad willen aansluiten met de financiële voorraad, we er éérst voor zorgen dat alles wat geleverd is ook daadwerkelijk gefaktureerd is, is er in principe geen bezwaar tegen het hanteren van deze standaard journaalpost. Echter, niet iedereen faktureert (of kán faktureren) zodra de goederen geleverd zijn. Hiervoor kunnen diverse redenen zijn, zoals een Debiteur accepteert geen deelfakturen (rubriek "Deelfaktuur mogelijk" bij de Debiteurgegevens is met "Nee" beantwoord) terwijl er wel gedeeltelijk geleverd mag worden ("Backorder toegestaan" is met "Ja" beantwoord), maar het kan bijv. ook zo zijn dat de exakte Verkoopprijs nog niet bekend is. Nb: Fakturen worden soms ook geantidateerd; hoewel er in januari geleverd is, wenst de klant tóch de Faktuur per het vorige boekjaar te ontvangen (bijv. ivm budgetten die nog opgemaakt moeten worden). Merk op dat hoewel het technisch mogelijk is een andere Faktuurdatum dan de Systeemdatum te hanteren, het aan de Gebruiker is of dit gebruikt/misbruikt wordt voor dergelijke antidateringen. We moeten ons goed realiseren dat we door e.d. aktie onze cijfers met terugwerkende kracht aanpassen terwijl er wellicht al over gerapporteerd is (BTW- of CBS aangifte verstrekt etc.) Middels een separaat in te vullen bedrijfsparameter kan ook worden aangegeven dat bepaalde transakties "met terugwerkende kracht" geregistreerd moeten kunnen worden. Hoewel normaliter het uitgangspunt is dat alle logistieke transakties real-time (direkt) in het systeem kenbaar worden gemaakt, kan hier middels deze parameter een uitzondering op worden gemaakt. Uw bedrijf kan bijv. een extern magazijn hebben waaruit geleverd (of verkocht) wordt, terwijl U pas achteraf (einde v/d dag, een paar dagen later) te horen krijgt wat er precies aan wie geleverd is (en wanneer). V.w.b. diversen aansluitingen is het dan van wezenlijk belang dat voorraad, welke in werkelijkheid in november geleverd is, doch waarvan het bericht dát het geleverd is pas in december ontvangen wordt, per november geregistreerd kan worden, opdat dan (gekombineerd met deze parameter) ook e.e.a. per november gejournaliseerd kan worden. Deze geselekteerde bedrijfsparameter staat U toe om aan te geven of Leveringen formeel gejournaliseerd moeten worden. Indien deze rubriek niet is ingevuld, danwel met Nee werd beantwoord, vindt de journalisering van de Voorraad gewoon plaats t.t.v. fakturering en niet t.t.v. levering. Wordt deze rubriek echter met Ja gevuld, dan zal zodra de Voorraad logistiek wordt afgeboekt, er direkt een (Batch-)boeking volgen in de vorm van: Nog te faktureren Voorraad Regel: 1 Aan Voorraad Goederen Regel: 2 Als gevolg van deze journaalpost zal de financiële voorraad op hetzelfde moment worden bijgewerkt als de logistieke voorraad, waardoor deze dus wél aansluiten, ook al is er nog niet gefaktureerd. LET OP!!! Hoewel aktivering van deze rubriek zal leiden tot deze extra Journaalposten, zal aktivering altijd gekombineerd moeten gaan met het aanpassen van de Journaalpost van de Fakturatie; immers, deze dient nu niet meer te journaliseren: Kostprijs Verkopen Aan Voorraad Goederen maar zal moeten worden gewijzigd in: Kostprijs Verkopen Aan Nog te Faktureren Voorraad Indien deze parameter wordt gewijzigd, en de Journaalpost v/d Fakturatie hier niet op anticipeert, zal de financiële voorraad òf dubbel òf helemaal niet worden afgeboekt! De Faktuurjournaalpost zal derhalve een aparte JP-regel aansturen. Er zal niet worden gekontroleerd of er nog niet gefaktureerde leveringen zijn. Als we de 16 x 25 Kg hebben geleverd terwijl deze parameter uit stond (en er dus geen levering werd gejournaliseerd), en dán deze parameter wordt geaktiveerd (en we ervanuit mogen gaan dat de Journaalpost van de Fakturatie werd aangepast) dan zal deze Fakturatie vanaf dat moment géén Voorraad Goederen meer tegenboeken, maar "Nog te Faktureren Voorraad". Het resultaat is vervolgens dat de voorraad v.w.b. dat deel dus niet meer financieel zal worden afgeboekt. Hoewel e.d. kontrole technisch wel uitgevoerd zou kunnen worden, wordt ze niet uitgevoerd, omdat hiervoor bij alle afgesloten Raaplijsten (Pakbonnen) moet worden gekontroleerd of ze wel/niet gefaktureerd zijn. Dit kunnen er dermate veel zijn (immers, ook een levering van 3 jaar terug kan in principe nog niet gefaktureerd zijn) dat het hierop kontroleren te lang duurt. Alvorens de waarde van deze rubriek van Ja in Nee te wijzigen (of andersom) dient U ervoor te zorgen dat: alles wat geleverd is ook daadwerkelijk gefaktureerd is òf met behulp van de print "Nog te faktureren Verkooporderregels" uit te zoeken welke leveringen nog niet gefaktureerd zijn, en het saldo hiervan handmatig middels een memoriaalboeking t.l.v. Voorraad Goederen over te hevelen naar "Nog te Faktureren Voorraad".
|