Heart-Profit ERP

Via 7-3-3-1 lezen wij de ontvangsten in. Dat ging altijd prima. Maar nu zijn wij geswitcht vd ABN naar de ING Bank.
Als ik bij 7-3-3-1 het scherm lees is er wel e.e.a. gemaakt voor de ABN en de Rabobank, maar ik zie de ING daar niet tussen staan. (zie de bijlage)

Als ik nu via de ING bank een MT940 bestand inlees kan Heart Profit daar weinig van maken. (ik heb ik kader van vertrouwelijke informatie geen bestand bijgevoegd).
Wel ik ik een bestandje bijgevoegd wat Heart dan laat zien zodra ik een bankafschrift wil inlezen. Bij de ABN herkende hij wel alles, maar mocht er een klant nog niet herkend zijn dan liet hij hier ook de naam vd klant zien ipv abrakadabra.

Hoe lossen wij dit op?
:17c:

En het eerste bestand nog even.

Het is gelukkig nog niet allemaal meteen verloren  :smile:

ING gebruikt een variant op de MT940 layout, een MT940S.

Het goede nieuws is dat we in 2014 al iets hebben mogen ontwikkelen waarmee we het afschrift van de ING kunnen inlezen. Je dient hiervoor bij de Financiele Parameters (Hoofdmenu-7-8-1-1) op Tabblad #2 rubriek 'Methode verwerken Debiteuren Ontvangsten' op #1 te zetten. Als je daarna naar Verwerken Ontvangsten gaat (Hoofdmenu-7-3-3-1) dan zie je dat je daar ook een bestandsnaam MT940S.TXT kunt invullen. Die is ontwikkeld voor iemand die bankiert bij de ING. Wellicht impliceert dat ook dat je in je ING pakket het bestand moet exporteren als MT940S.

Deze methode werkt op de manier waar we al vaker over gesproken hebben. Ze werkt niet meer met 'Ontvangstnamen' maar op basis van IBAN nummer. Zodra jij bij een Debiteur een IBAN Rekeningnummer hebt ingevuld, kan de betaling gematcht worden. Door 1 IBAN nummer te gebruiken bij meerdere Debiteuren, kan één Debiteur (dus) voor meerdere van jouw Debiteuren betalen (lees: een eigenaar van een restaurant betaalt voor 5 restaurants waar hij de eigenaar voor is, maar wat 5 Debiteuren zijn in Profit).

So far so good, allemaal dingen die je graag wilde hebben...

Maar... met één (voor jullie) mankement... er zijn een aantal aspekten die binnen deze methode niet zijn ontwikkeld, simpelweg omdat de klant voor wie e.e.a. ontwikkeld is dat niet nodig had.

* Betalingskortingen

* Marges op betaalde Fakturen

* Wildcards bij Faktuurnummers (wat dit precies betrof is niet helemaal duidelijk, maar denk aan dingen als 'Faktuur 1801290..295')

De laatste hoeft misschien geen probleem te zijn zodra jouw Debiteur maar alle Faktuurnummers vermeld; de eerste twee zijn denk ik wel zaken die jullie nodig hebben.

Aangezien alle banken natuurlijk met gestandaardiseerde formaten werken, zou het kunnen zijn dat de EXPMT940.TXT een formeel heel andere versie is dan de MT940S.TXT. Je hebt dus nog een kans dat jij in het pakket van de ING als een verkeerd formaat hebt geexporteerd, maar je bestand wel als EXPMT940.TXT hebt opgeslagen (terwijl het formaat MT940S was). Als dat zou is, dan is er nog een kleine kans dat je in het ING pakket tóch als EXPMT940.TXT kunt exporteren, in welk geval er niets voor je zou wijzigen. Is dat niet het geval, dan heb je maatwerk nodig om je bankafschriften in te kunnen blijven lezen, en daar is de overstap naar dit formaat al vaker op afgeketst.

Zie ook topic http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=29503.0

SJuist en helder.
Ik heb in de bijlage toegevoegd welke bestanden ik kan selecteren. Daar staat wel MT940, maar geen MT940S tussen. Nu kan inderdaad dat als ik MT940 selecteer wel MT940S wordt gebruikt, maar dat weet ik zo niet.

Maar ik heb bij methode verweken debiteuren optie 1 geselecteerd bij de parameters (7-8-1-1 en tabblad 2) en vervolgens ingelezen als MT940.TX, maar dan hou nog dat abrakadabra.
En als ik als bestand MT940S.TXT wil inlezen krijg ik een foutmelding in Heart. Zie bijlage.

Je vult ook geen MT940S.TXT in, maar iets als EXPMT940S.TXT; kortom, vul MT940S.TXT als filename in (en zorg er voor dat je export uit ING als zodanig is opgeslagen); dus, logisch dat die naam wordt afgekeurd (daarnaast mag de foutmelding overigens ook wel die MT940S.TXT bevatten).

Dat vanmorgen gedaan en met methode 1 bij de parameters.
Dan blijft het nog abrakadabra (zie bijlage) en ook kan ik bij 7-3-3-2 dan de debiteur niet vullen. (zal wel zijn omdat het methode 1 is). (zie helemaal onderaan de bijlage)

Hoe pakken wij dit nu aan?
En het is zoals het is en dan moet je maar iets maken om ook betalingskortingen en marges op de betaalde facturen goed te krijgen. Komt immers wel dagelijks terug.
Maar tot die tijd zou het wel mooi zijn dat de rest dan wel op een normale wijze verwerkt kan worden.

PS: E.e.a. staat klaar in de productieomgeving van Heart Profit.
:17c:

Het zou ook mooi zijn als die banken gewoon alles conform dezelfde standaard aanleveren. :(

Bij de gratie dat hij er net zoveel pindakaas van maakt als de vorige keer, weet je zeker dat je hem in je ING pakket op de juiste manier (whatever that is) hebt geexporteerd? En niet dat je dezelfde EXPMT940.TXT nu als MT940S.TXT hebt opgeslagen? Het zou impliceren dat de ING er nóg weer een ander formaat op nahoudt.
Moet ook even kijken in hoeverre we dan zoiets "even tussendoor" kunnen doen...

Ik heb vanmorgen vanuit ING telebanking een bestand ingelezen en opgeslagen. Maar ik heb dáár alleen de keuze MT940 zoals gisteren in een bijlage gemaild.
Ik ga je zo het bestand zelf mailen.
(het is toch MT940S (met een nul en geen O)?

Een nul ja, geen O.

Bedankt voor het bestand. Ook al is het maar een klein beetje, hij ziet er toch een heel iets anders uit. Ik heb een kleine aanpassing gedaan. Denk dat als je hem nu opnieuw probeert in te lezen (wel Profit even opnieuw opstarten) je een stuk verder zult komen. Als ik Ontvangsten Raadpleeg, zie ik IBAN nummers e.d.

Inderdaad een stuk verder.
Echter de laatste vijf ontvangsten uit het bestand neemt hij niet mee. (die staan wel in het bestand, ook wat jij hebt gekregen)
Hoe kan dit dan?

En één ontvangst kan hij niet thuisbrengen omdat er geen debiteur is gevonden met deze IBAN. Dat kan natuurlijk en wat is dan de procedure? Die moet ik dan eenmaal vullen bij de financiële paremeter van die debiteur toch? Maar waar staan die financiele paramaters ook alweer?

Maar we zijn een stuk verder.

Hmm... zo te zien heb jij er ontvangsten tussen zitten die ontvangst niet gemarkeerd als normale Sepa Credit Transfer (TRCD=00100), maar als Sepa Credit Transfer (instant) (TRCD=00112); die ondervangen we (nu) niet, omdat we alleen de TRCD code 00100 afvangen. Ik heb het even zodanig aangepast dat we ook 00112 afvangen; dat lijkt te werken...
Volgens de website van ING zijn er nog wel wat codes die op zo'n manier misschien ook onderkend moeten worden; zie:
https://www.ing.nl/media/Annex%20Transaction%20Codification%20and%20Reason%20Reversal%20Codes%20v10_tcm162-162129.pdf
Probeer het nog maar eens.

Bijvoorbeeld via Hoofdmenu-7-3-F6.

7-3-F6 inderdaad. Opgeslagen voor altijd :smile:

Verder heb ik het nog een keer ingelezen, maar zie nog geen verschil.
Je link ook doorgelezen, maar dat gaat boven mijn petje. Iets voor de Wouters onder ons!

Heb je Profit opnieuw opgestart? Anders kan de oude versie nog in het geheugen staan van de computer.

Dat helpt inderdaad. Nu leest hij alles wel in.
Maar daar waar hij vanmorgen ook gelijk alles herkende zegt hij nu bij veel ontvangsten "Geen debiteur gevonden bij deze IBAN" terwijl in Heart Profit wel gewoon het IBAN gevuld is bij de parameter vd betreffende debiteur.
Ik heb dat even gemaild omdat daar wel IBAN  nummer in voorkomen.

Inmiddels ook opgelost, en doorgesproken.

Top gedaan en dezelfde dag opgelost.

Toch nog een vraag: Vanmorgen van drie dagen bankafschriften verwerkt en eenmaal betaalde één en dezelfde klant van twee verschillende IBAN nummers?  Hoe ga ik hier dan mee om met methode "1" van ontvangsten verwerken? Immers ik kan maar één IBAN vullen van een bank.

Ja, dat is een leuke. Op zich ook wel logisch. Vanwege een stukje risico spreiding heb je meerdere Bankrekeningen, en je betaalt vanaf de rekening 'waarvan het op dat moment even het beste uitkomt'.

Daar is op dit moment niet in voorzien (simpelweg omdat het voor de klant voor wie dit ontwikkeld is niet aan de orde is).

De wedervraag zou dus zijn "mogen we dit voor jullie ontwikkelen?", of accepteer je dat je die situaties dan alsnog maar met de hand moet matchen?

De meest formele oplossing zou hierbij zijn dat we 1:n met een Debiteur jou alle rekeningnummers van die Debiteur laat opnemen. Dat impliceert al snel dat je één Raadpleegfunktie (= 11 uur) en één keer Toevoegen-/Wijzigen-/Verwijderen (= 11 uur) verder bent + dan nog de aanpassingen bij het inlezen van je bankafschrift. Ik denk dat dát een beetje te ver gaat.

Misschien volstaat het dat we alleen omwille van Ontvangsten Telebanking een tweede IBAN nummer kunnen opnemen bij de Debiteur om dit soort matches te kunnen maken? En zou twee rekeningnummers dan volstaan? Of moet er ook een 3e bij? 
Nb: Merk op dat als je zegt dat je er meer wilt hebben, je alsnog snel toekomt aan een formele Raadpleegfunktie waarin 'alles' kan.

Mijn idee is om nog even te wachten.
Maar wat zijn de kosten van één IBAN er bij?

Zit ook nog even met het feit dat wij nu werken met "Mijn ING Zakelijk", maar ik loop (met iets heel anders) toch tegen wat grenzen aan. Wellicht moeten wij dan over naar ING Inside business. Maar wat dat precies inhoud weet ik nog niet.
Even wat ervaringen op doen. Maar buiten een klant met meerdere IBAN's gaat het goed. (behoudens de betalingskortingen, maar dat is al bekend)

Dat zal op enkele uurtjes uitkomen.

In je Testomgeving heb ik een nieuwe versie voor je klaarstaan.

Indien er Betalingskorting gegeven wordt, en de Debiteur heeft er recht op, wordt er gematched met het Faktuurbedrag zónder korting; net zoals op de oude manier.

Tevens geldt dat het betaalde bedrag (al dan niet mét Betalingskorting) weer het ingestelde bedrag mag afwijken (je toleranties).

Kortom als het goed is zou dit nu (in Test) moeten werken.

Nb: Overigens komt de methode waarop een dergelijke korting financieel wordt afgehandeld mij vreemd over, maar 'het zal'. Er is destijds schijnbaar voor gekozen om dit op een andere manier te doen, het werkt, en niemand heeft er zo te horen een probleem mee. Maar, voor een buitenstaander:

Als ik een Faktuur heb van EUR 100,- waarop EUR 2,- korting zit, en de Debiteur ook netjes EUR 98,- betaalt, dan zou ik een Journaalpost verwachten in de vorm van:

Bank                     EUR 98,-
Betalingskortingen  EUR 2,-
Aan Debiteuren                           EUR 100,-

In plaats daarvan wordt de Faktuur altijd voor het volle bedrag ontvangen (Bank / Aan Debiteuren voor EUR 100,-) en wordt separaat de korting op de bank tegengeboekt.

Bij de deelbetalingen op de Faktuur kun je dus niet terugzien dat deze Debiteur minder betaald heeft.
En, zou je om welke reden dan ook de Faktuurbetaling verwijderen, dan gooi je een betaling van EUR 100,- eruit, en staat de in mindering gebrachtte korting nog financieel op je bankrekening.

De exakte reden waarom dit op deze manier werkt ontgaat me, maar ik vermoed dat het te maken heeft met het feit dat 1 Betaling op meerdere Fakturen kan worden afgeletterd, je toleranties zowel positief als negatief werken, en je dus ook te maken hebt met situaties waarop er méér op een Faktuur betaald wordt dan er open staat. Per saldo is dit dan wel de eenvoudigste manier om e.e.a. af te handelen. De korting wordt als één bedrag geboekt en niet 'verdeeld' over de afzonderlijke fakturen.

Ik wou dit in de testomgeving uitvoeren en het bestand inlezen. Maar ik krijg dan een foutmelding. Zie de bijlage. Daarna op F7 gedrukt voor de data. Die melding staat ook in de bijlage.
Het in te lezen bestand is een bestand welke reeds is ingelezen en verwerkt is in de productie-omgeving.
Wil jij eens kijken naar die foutmelding?
En voor een paar uur mag je wel twee extra IBAN-mogelijkheden toevoegen. (Één IBAN is een paar uur, dan zal nog een IBAN erbij niet veel extra tijd erbij zijn)

Oops. Mijn fout  :fool:

Ik heb de ADS versie van de gewijzigde programmatuur overgezonden, en dat werkt natuurlijk niet bij jullie.
De juiste versie staat er inmiddels op. Even Profit opnieuw opstarten, dan zou het moeten werken.

Ga ik naar kijken.
:17c:

Inlezen gaat nu weer goed in de testomgeving.
Heb alleen even geen bestand met ontvangsten met betalingskorting.
Zodra ik dat heb meld ik me weer, maar heb wel gevoel dat het goed is ingericht.

We hebben niet dagelijks ontvangsten met betalingskortingen. En als ik de productie naar test laat overzetten is het maar even de vraag of ik dan weer facturen bij heb zitten waar een klant betalingskorting van af haalt.
In hoeverre is het mogelijk om je aanpassing gelijk in productie te zetten?  M.a.w. wat is mijn (grootste) risico?

Als het in Test werkt, moet het in Produktie ook werken, en kun je probleemloos Test- overzetten naar Produktie.

Maar, je schrijft denk ik dat je het niet kunt testen. Ten eerste, omdat je geen Debiteuren hebt die met kortingen betalen, en ten tweede, áls ze dat doen, de betreffende Faktuur waarop betaald wordt er niet in staat. Tsja... dat laatste is natuurlijk een beetje onzin, in zo verre dat je er voor kunt zorgen dat die Fakturen er wél in zitten; desnoods voeg je ze opnieuw toe door de order-/faktuur opnieuw na te spelen.

E.e.a. direkt in Produktie in gebruik nemen?

Niet anders dan anders... Je kunt ook nú Test- naar Produktie overzetten. Je werkt dan in Produktie met de programmatuur zoals nu in Test, hooguit is die dan bij jullie ongetest. Wat is het grootste risico? Feitelijk is het matchen aangepast, en de financiële afhandeling van een faktuur waarop korting geboekt is. Je hébt al gekontroleerd dat als er betalingen binnenkomen zónder kortingen, het werkt. Dus, dat deel blijft straks ook werken. Fakturen mét kortingen worden nu ook niet verwerkt (dat deel kan er alleen maar beter op worden). en, mócht dat fout gaan, dan kun je altijd nog een Ontvangst op een Faktuur verwijderen (en als je nu als argument hanteert dat dit niet vaak voorkomt, dan kan het je straks ook nooit wel werk opleveren áls het niet blijkt te werken).
Ik heb hier zelf natuurlijk ook de nodigde testjes gedaan.

Kortom, als de gewone fakturen nu gematched kunnen worden, dan zou ik Test- overzetten naar Produktie, en er in Produktie mee aan de slag gaan.

Dank je. Nemen we mee met de update binnenkort.

Dit deel is nu ook af. Bij een Debiteur kun je nu 2 extra IBAN nummers registreren die puur en alleen t.b.v. het inlezen van een Bankafschrift volgens formaat MT940S dienen.

I.v.m. de aangepaste database en indexen heb je hier een Upgrade voor nodig. Zojuist telefonisch besproken dat jullie nog even op iets anders wachten, en daarna zélf die Upgrade aanvragen.