|
Title: Afhandeling "Als verzonden markeren Fakturen" Post by: Heart Informatisering B.V. on December 28, 2016, 10:28:50 am Voor een installatie in Italië is er in 2013 funktionaliteit ontwikkeld waarmee een (Logistieke) Uitgaande Faktuur formeel als "Verzonden" kan worden geregistreerd.
Dit, omdat Profit weliswaar de mogelijkheid biedt om een foutieve Faktuur simpelweg te verwijderen (laten vervallen) en opnieuw te genereren, en wij zoiets nog wel met onze klant kunnen afspreken, maar, dit in Italië gewoonweg niet is toegestaan. Nu is het daar ook niet handig om een Faktuur helemaal niet te kunnen laten Vervallen, immers zolang de Faktuur nog op het bureau ligt en niet naar de klant verzonden is, kan er geen bezwaar zijn. Januari 2016 is er een Bedrijfsparameter ontwikkeld (zie topic http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=27234.0) waarmee ook voor andere administraties dan die in Italië kan worden ingesteld dat alle Fakturen formeel moeten worden gemarkeerd als verzonden. Hoewel het uitgangspunt is dat zodra deze parameter geaktiveerd wordt IEDERE uitgaande Faktuur stuk voor stuk formeel geregistreerd wordt als "Verzonden", is tot op heden de enige funktionaliteit waarin deze "verzonden" status werd uitgevraagd: "het laten vervallen van de Faktuur". Inmiddels zijn ook een aantal onvolkomenheden ontdekt, en de vraag "waarom is dit in praktijk nog niet ontdekt" wordt beantwoordt door de konstatering dat het in januari 2016 ontwikkelde maatwerk nog niet in gebruik is genomen door de klant voor wie e.e.a. ontwikkeld is. In verband met nieuwe in ontwikkeling zijnde funktionaliteit, waarmee Verkooporders al gefaktureerd kunnen worden nog vóórdat ze administratief geleverd zijn, en waarbij de wetenschap of deze Faktuur reeds naar de klant gezonden is van essentieel belang is, zijn er m.i.v. deze Releasenote een aantal aanvullende aanpassingen gedaan omtrent de parameter "Als verzonden markeren Fakturen J/N". Allereerst geldt dat het voor Italië ontwikkelde maatwerk niet zomaar 1:1 kan worden overgezet naar een live situatie van een bestaand bedrijf. Voor de Italiaanse installatie gold dat de funktionaliteit in gebruik werd genomen vanaf de 1e implementatie. Willen we de funktionaliteit ook gebruiken in een ander bedrijf, dan kan daar gelden dat ze al 25 jaar historie aan Fakturen heeft waarvan nog niet is aangegeven dat ze verzonden zijn, maar, waarvan we ervanuit mogen gaan dat dit wel degelijk gebeurd is. M.i.v. deze Releasenote geldt dan ook: Ja = Iemand heeft expliciet aangegeven dat de Faktuur is verzonden Nee = Op het moment dat de Faktuur werd gegenereerd stond de bedrijfsparameter "Als verzonden markeren Uitgaande Fakuren J/N" aan; de Faktuur is wel gegenereerd maar nog niet gemarkeerd als verzonden. <leeg> = Het betreft een Faktuur uit de tijd dat de Bedrijfsparameter nog niet aan stond; we weten niet precies of de Faktuur wel/niet verzonden is, maar we gaan ervanuit dat ze wel verzonden is. Zo niet, dan kunnen we de Faktuur alsnog als niet-verzonden markeren. Een tweede aanpassing zegt dat als een Faktuur NIET naar een klant is verzonden, de klant (dus) ook geen wetenschap heeft van die Faktuur, en deze derhalve ook niet mag aantreffen op een eventuele Aanmaning; de klant heeft nl. nooit een Faktuur ontvangen en is zich van geen kwaad bewust. Naast het mechanisme "Aanmaningen" waarmee er brieven naar de klant gestuurd kunnen worden om hem erop te attenderen dat hij al dan niet te laat is met betalen, kunnen we ook (intern) een Ouderdomsanalyse Debiteuren printen. Deze Ouderdomsanalyse bevat diverse van-t/m selekties, kan worden geexporteerd naar Excel, en wordt derhalve toch vaak gebruikt om als bijlage naar een klant te sturen. Derhalve is ook de Ouderdomsanalyse Debiteuren uitgebreid met een rubriek waarmee kan worden aangegeven of niet verzonden Fakturen wel/niet moeten worden opgenomen op de print. Op een print voor ons zelf zullen we dat wel willen, maar als de print naar een klant gestuurd wordt vast niet (immers, de faktuur is nooit verzonden). Een niet verzonden Faktuur mag wél als betaald worden geboekt (we moeten immers een interne debetfaktuur tegen een interne creditfaktuur kunnen wegboeken). Een niet verzonden Faktuur mag echter NIET worden verwerkt bij een Incassorun; we zouden immers een bedrag van de rekening van de klant afschrijven zonder dat zij afweet van de betreffende Faktuur.
Title: Re: Afhandeling "Als verzonden markeren Fakturen" Post by: Wouter Rijnbende on February 28, 2018, 02:34:17 pm Let op: Deze funktionaliteit is per heden ongedaan gemaakt. Zie Releasenote http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=28393.0
|