Heart-Profit ERP

Via mail bereikte ons een vraag omtrent Raadplegen Batchboekingen, waar een Batchboeking met maar 1 regel in bleef staan, die niet kon worden doorgeboekt.  De oplossing voor deze vraag beantwoorden we via het forum, dan hebben andere gebruikers er ook nog iets aan  :wink:

Een Subadministratie die financiële mutaties oplevert kan deze mutaties op twee manieren in het Grootboek krijgen:

a. door rechtstreeks de Journaliseringsmodule aan te roepen
b. door de financiële gegevens uitgesteld te journaliseren gebruik makend van Batchboekingen

In het eerste geval is er direkt interaktie met de Gebruiker die de transaktie verwerkt; zo zal bijv. bij het Vastleggen van een Ingekomen Faktuur (Hmenu-7-4-1) en een Journaliseringsscherm volgen waarin de Gebruiker aanvullende gegevens kan invullen. Breekt ze de Journalisering af, dan zal er ook geen Ingekomen Faktuur worden vastgelegd.

Uitgestelde Journaliseringen (Batchboekingen) worden veelal gebruikt indien er een heleboel mutaties moeten worden aangemaakt òf in het geval dat de financiële mutaties uit een systeemdeel komen waarbij de Gebruiker geen verstand van boekhouding hoeft te hebben; mutaties moeten gewoon worden doorgeboekt, en alle daarvoor benodigde gegevens moeten al door de subadministratie kunnen worden opgehoest en hoeven niet handmatig te worden aangevuld. "Batchboekingen zijn er om klakkeloos doorgeboekt te kunnen worden"; dit proces moet geheel automatisch kunnen verlopen zonder dat er vragen worden gesteld omtrent in te vullen Grootboekrekeningen of i.d.

In dit voorbeeld is de Batchboeking van de Funktie ADABFUAF; het verwerken van een Afschrift van een Betalingsrun. Stel hierbij voor je dat je een Betalingsrun hebt gemaakt, 100 fakturen hebt betaald die allen "Crediteuren / Aan Tussenrekening Betalingen Onderweg" hebben gejournaliseerd, en waarvan zodra de betalingsfile door de bank verwerkt is, voor iedere Faktuur (100x) een boeking "Tussenrekening Betalingen Onderweg / Aan Bank" moet maken. De subadministratie (de Betalingsrun) zal deze boekingen via Batchboekingen beschikbaarstellen waarna deze Batchboekingen (automatisch) kunnen worden doorgeboekt.

Zodra een Batchboeking wordt doorgeboekt zal ze alsnog aan de Financiële Interface worden aangeboden, wordt bepaald met welke Journaalpost ze moet worden doorgeboekt, wordt ze doorgeboekt naar het Grootboek, waarna de Batchboeking kan worden verwijderd. De financiële mutatie staat dus òf in de Batch òf is doorgeboekt naar het Grootboek (Raadplegen Boekingen).

Maar... in dit voorbeeld staat er een incomplete Batchboeking. Zoiets kan ontstaan indien er "ergens" iets fout is gegaan. De Gebruiker zal hiervan eerder een melding hebben gekregen in de vorm van de melding "Sorry, de gevraagde funktie is geblokkeerd". Als zo'n melding optreedt zal hij-/zij (en anders de Systeembeheerder) moeten uitzoeken of de laatste aktie waar ze op dat moment mee bezig was goed verwerkt is en dit waar nodig te korrigeren. In dit geval zal dit niet gebeurd zijn gezien het feit dat de Batchboeking er al sinds 1 november in staat.

Dit "fout gaan" kan zijn opgetreden bij het "aanmaken van de Batchboeking" waarbij de blokkering het systeem niet de mogelijkheid bood de 2e regel aan te maken, maar kan ook zijn foutgegaan bij het verwijderen van de Batchboeking na het doorboeken van Batchboekingen. Welke situatie het precies is doet er niet veel toe, maar, moet wel gekontroleerd worden. In het eerste geval zal de Batchboeking nog niet zijn doorgeboekt naar het Grootboek, in het tweede geval wel.

De oplossing:

a. Schrijf de datum-/tijd van de Batchboeking op, en kontroleer of de betreffende Batchboeking voorkomt in het Grootboek. Als bij Raadplegen Boekingen op Datum-/tijd (Hoofdmenu-7-1-2-2-1) er een boeking bestaat met deze datum-/tijd van deze gebruiker, waarin de gegevens van deze Batchboeking herkenbaar zijn (zoals omschrijving 'A.A.F. 201619572'), dan mogen we ervanuit gaan dat er een proces is foutgelopen bij het Verwijderen van de Batchboekingen nadat deze zijn doorgeboekt. In dit geval hoeft enkel de Batchboeking te worden verwijderd.

b. Indien de boeking niet in het Grootboek staat zal de Batchboekingsregel ook moeten worden verwijderd (aanvullen is nl. niet mogelijk), maar... zult u er ook zélf op moeten toezien dat de bedoelde mutatie in het Grootboek terecht komt! Dus, in dit geval zult u zelf een memoriaal boeking moeten maken en "Tussenrekening Betalingen Onderweg / Aan Bank" moeten journaliseren voor de in de Batchboeking genoemde bedragen. Doet u zit niet, dan ontbreekt deze mutatie in het Grootboek en zal de Subadministratie niet aansluiten met het Grootboek. In dit voorbeeld zal dan het saldo op de rekening 'Betalingen Onderweg' en op de rekening 'Bank' niet juist zijn.

Het verwijderen van een Batchboekingsregel zullen we niet zomaar door iedereen willen laten uitvoeren; als we dit niet juist toepassen raken we immers mutaties kwijt. Indien de ingelogde Gebruiker expliciet geautoriseerd is voor de Funktie "ADBOBBVW" dan zal de Funktie "Raadplegen Batchboekingen" een extra toets "F6" bevatten waarmee een Batchboekingsregel ongekonditioneerd verwijderd kan worden. Ongekonditioneerd verwijderen verwijdert de Batchboekingsregel die op dat moment geselekteerd is zonder dat er om een bevestiging wordt gevraagd. Super handig als je 20 regels van dezelfde Journaalpost moet verwijderen, maar zeer gevaarlijk om standaard aktief te laten bij een gebruiker, omdat als ze eenmaal F6 aanraakt, de regel ook weg is (hetgeen trouwens ook een voor de hand liggende oorzaak kan zijn voor deze situatie!) Advies is dan ook om deze tool enkel aan (systeem) beheerders toe te kennen.

Resumer: de Batchboeking zal altijd verwijderd moeten worden, maar éérst even kontroleren of ze al in het Grootboek staat, immers als ze daar niet staat zult u dit zelf via een memoriaalboeking moeten doen.