Heart-Profit ERP

Wij werken met schepen die gekoppeld zijn aan een factuur debiteur. Dit op zich is nog geen probleem hetzij dat in ons geval men moet factureren aan een managing company, die niet de wettelijke geregistreerde eigenaar is.
Wettelijk gezien moeten wij namelijk als volgt factureren:

Master and Owners of m.v. “Ship ABC”
ABC Registered Owner
c/o managers

of in het geval dat een schip exclusief bemanning is verhuurt:

Master and Owners of m.v. “Ship ABC”
ABC Registered Owner
ABC Bareboat Charterers
c/o managers


Echter men factureert sinds jaar en dag als volgt:

Master and Owners of m.v. “Ship ABC”
c/o managers

Ik heb reeds gekeken naar de mogelijkheden van "groep debiteur" en "factuur verzonden naar", echter als ik dan naar de variabele voor de factuur lay-out kijk komen er alleen de gegevens naar voren van de debiteur (in ons geval is dat veelal de managing company) genoemd in het veld "factuur verzenden naar" en niet ook nog de gegevens van de groep debiteur.

Nu kan je denken: pas gewoon de debiteurs gegevens aan echter niet elk schip heeft de zelfde wettelijke eigenaar en groepseigenaar. veelal hebben we te maken met single shipowners die de administratieve afhandelingen laat verrichten door een ander bedrijf die dan de groepseigenaar is. 

Is er in Heart Profit een mogelijkheid om (zonder dat we nieuwe debiteuren en schepen aan moeten maken) de wettelijke geregistreerde eigenaar en evt indien van toepassing de huurder (bareboat) eigenaar kunnen vermelden op alle correspondentie (opdrachtbevestiging, transport documenten en facturatie)?

Misschien dat Merken & Nummers je helpen ?

Bij het Schip zou je de eigenaar kunnen opnemen, die info is dan mogelijk (maar niet verplicht) op orderniveau nog te overschrijven, en kan op allerlei documenten worden afgedrukt.

't Is weer vrijdag. 't Regent buiten. Mooi weer om eens even hier wat verder in te duiken  :smile:

Ik heb je verhaal een paar keer gelezen, en eerst eens kijken of ik alles goed begrijp.


Ah, je moet dus faktureren aan een managing company.

Maar, vervolgens heb je een aantal voorbeelden van wat "moet" en wat je nu "doet", waarbij in alle gevallen de naam van de gefaktureerde


is. Dat klinkt redelijk als dat je zegt dat je de "eigenaar" moet faktureren, waar een paar regels erboven staat dat je de "managing company" moet faktureren.  :wacko:

Wellicht is het achterwege laten van het adresblok in je voorbeeld wat het voor mij niet duidelijk maakt.

Laten we ons eerst eens afvragen: "naar welk adres stuur je je faktuur?"
Een tweede vraag kan dan wellicht zijn "wat moeten we allemaal in het adresblok vermelden opdat de ontvanger weet voor wie ze een faktuur krijgt?".

Dus, even vanaf scrap, zoals ik het zie. Vul aan of verbeter waar nodig:

1. Je hebt een schip, genaamd "ABC". Dit is aan wie je verkoopt-/levert; dit is de Debiteur van de Verkooporder.

2. Aan het schip zelf zul je niet faktureren, al was het maar omdat het schip de hele wereld over vaart en de postbode niet weet waar ze de faktuur moet bezorgen (ah, zouden ze daarom email verzonnen hebben).

3. Schip ABC is eigendom van "ABC Registered Owners". Omdat je de Faktuur naar "de eigenaar" stuurt heb je deze als Faktuurdebiteur opgenomen. De Faktuur is dus gericht aan het adres van "ABC Registered Owners" en je zult moeten aangeven dat het om een levering aan schip "ABC" gaat. Dit lijkt me geen probleem omdat de 1e het Faktuuradres bevat, en de tweede het Afleveradres.

Als ik op jullie systeem kijk, zie ik daar "Master and Owners M/V ABC" op de Faktuur staan, maar... 't kost even wat moeite om te achterhalen waar dat vandaan komt. Ok. Zo te zien is in 1999 een Layoutvariabele voor jullie ontwikkeld die hard geprogrammeerd wordt met een vaste term "Master and Owners " gevolgd door de naam van de Debiteur van de Verkooporder (het schip).  Dan wordt er ook nog een 2e Layoutvariabele beschikbaargesteld, en die wordt gevuld met 'c/o'.

Nb: dit dan overigens alleen indien bij de Debiteur van de Verkooporder (het Schip) bij de Debiteurengegevens op Tabblad #7 rubriek "Tekst Faktuur Groep J/N" met "Ja" beantwoord is.

Vervolgens klopt je voorbeeld nog verder niet, immers, hetgeen wat je zegt dat je doet, "c/o managers", dat gebeurt niet, want als ik je Faktuurlayout bekijk, staat daar eerst de Layoutvariabele die optioneel "c/o" bevat, gevolgd door de Postnaam van de Faktuurdebiteur. Ofwel, je Faktuur toont nu iets als:

Master and Owners M/V ABC
c/o ABC Registered Owner

en niet c/o managers.

Hoe dan ook, en dat is denk ik belangrijk, je Faktuur is gericht aan de Faktuurdebiteur, en dat is "ABC Registered Owner". Diens gegevens kun je op de Faktuur vermelden, en boven zijn adresblok plaats je de Layoutvariabele "UF-TXTFAG" die zorgdraagt voor de opname van "Master and Owners M/V ABC".

Dan zijn er vervolgens nog twee situaties aan de orde:

---

a. het schip is verhuurd exclusief bemanning

---

Deze is denk ik lastiger. Zal alles te maken hebben met de afspraak "wie betaalt wat". Als ik een schip voor 1 maand ga huren, dan heb je grote kans dat ik hem als huurder niet zal laten schilderen. Maar, als ik hem voor 5 jaar huur, dan misschien toch wel. Wie is nu eigenlijk opdrachtgever? De eigenaar v/h schip of de verhuurder? En, als jij in jouw voorbeeld toch de wettelijke eigenaar faktureert, moet jij dat überhaupt nog wel weten dat zij dat schip aan iemand anders verhuurd heeft? Wellicht is dat alleen interessant om te weten als de verhuurder iets bij jullie bestelt en in welk geval je dus niet de eigenaar faktureert, maar die verhuurder. Alvorens hier te verzinnen hoe dit op te lossen moet dit punt eerst verder verduidelijkt worden.

---

b. de persoon aan wie je de faktuur stuurt handelt zelf de fakturen niet af, maar besteedt zijn administratie uit aan een administratiekantoor.

---

Laten we het eerst eens simpel houden... We hebben een Debiteur van de Verkooporder (M/V ABC) en we hebben een Faktuurdebiteur (ABC Registered Owner). Beide Debiteuren zijn Relaties, en een Relatie heeft een Vestigingsadres en een Postadres. Stel nu dat ABC Registered Owners haar administratieve handeling uitbesteedt aan "AdminComp for ABC r/o", dan kunnen we volstaan door de NAW gegevens van dat administratiekantoor op te nemen als Postadres van ABC Registered Owners. Iedere Faktuur gaat dan als vanzelf naar dat adres toe, en, in het Postadresblok kun je registeren dat het om het administratieve contact van ABC Registered Owners gaat.
Enige probleem: als we ABC Registered Owners zelf nog post willen sturen, dan hebben we geen Postadres meer, immers die hebben we gebruikt voor zijn administratie kantoor.

Middels aanvullend maatwerk kunnen we dan nog expliciet naar een Postadres een Faktuuradres erbij ontwikkelen, waarmee we het Faktuuradres kunnen laten afwijken van het Postadres.
Ook bestaat er een module Profit-Relatie-X die in een Incasso omgeving is ontwikkeld. Hiermee kun je formeel Adressoorten vastleggen, en Adressen voor een Adressoort opnemen. Zo kun je een 1e, 2e, 3e etc. Vestigingsadres hebben, Postadres hebben, Faktuuradres etc. Ook dit zal extra maatwerk vergen om die module in te zetten bij de Logistieke Fakturatie. Maar, wellicht is dit alles niet nodig en volstaat de Postadres methode.


Als laatste nog even de opmerking dat we in het verleden ook al eens gesproken hebben over een "Adresbox", die we op alle gewenste plekken in het pakket kunnen opnemen (moet wel gemaakt worden). Bij zo'n adresbox bepaal je zelf hoe de Adresgegevens eruit komen te zien en in welke volgorde ze moeten staan, zonder dat je je daarvoor nu echt zorgen hoeft te maken omtrent 'moet ik dat in een adresvoorloop veld plaatsen? of bij'Gebouw?' c.q. of je Postkode nu voor- of na de Woonplaats moet etc. Zie voor je onderstaand adresveld, en plak er de automatisch gegenereerde UF-TXTFAG die "Master and Owners M/V ABC" bevat boven, en je komt wellicht ook een aardig eind in de goede richting.