Heart-Profit ERP

via onder andere http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=22464.0 (maar er zijn meer topics) wordt het gebruik van de onder andere de kontaktomschrijving aan de orde gesteld. Via "Wijzigen parameters variabele layout" wordt bij Definitie Bestandsnaam desgewenst gebruik gemaakt van variabelen als "lord_rid_w" en "lovo_oid_p"  en dergelijke.

Ik even gezocht, je komt van alles al tegen, maar nu was ik eigenlijk even op zoek naar een lijstje met variabelen die je in die definitie bestandsnaam mag gebruiken. Er wordt namelijk gevraagd om de orderreferentie (van de debiteur) in het onderwerp te vermelden.
Welke variabele wordt dat? "LOVO_ORREF_P" of iets dergelijks? (maar een tabelletje met alle mogelijkheden wordt ook op prijs gesteld!)

Tsja... die vraag verwachtte ik eigenlijk al wel...

Omdat het niet handig is om iedere Inkooporder te mailen als "PRFILE.PDF", immers stel dat de ontvanger altijd kiest voor "Opslaan Als" dan overschrijft ze daarmee altijd een vorige Inkooporder, is er iets ontwikkeld waarmee we kunnen refereren naar variabelen, bijv. %LOIO_IID_P%, waardoor de bestandsnaam (of de omschrijving van het Kontakt) iets als "Inkooporder 20120620002" kan worden.

Hiermee lok je natuurlijk uit dat jij je als gebruiker gaat afvragen "goh, uit welke variabelen kan ik nou nog meer kiezen"?

Eigelijk zou je een soort "Raadplegen PDF Mail Variabelen" (11 uur) of i.d. moeten hebben, met daarbij de vraag "hoe en wanneer bouwen we dat op", immers, als je ook wilt kiezen uit _S en _W variabelen (omdat daar bijv. een naam in staat), dan hebben we wel héél erg veel variabelen. Klakkeloos alle Public variabelen beschikbaarstellen heeft ook geen zin, omdat ze niet allen door jouw toepassing gebruikt zullen worden (xx uur).

Natuurlijk ga je hier ook niet "alles" zo maar opnemen, en, wellicht is er iets te zeggen voor het feit dat "ordernummer" in veel gevallen "de job" al wel zal doen (waarvan we de naam van de variabele dan wel in de Releasenote kunnen opnemen), maar toch...

Kortom, ik denk dat hier slecht uit te komen zal zijn.

Kunnen we dit niet praktisch aanvliegen? Ik bedoel: ergens hier op het forum bijvoorbeeld bij de "usefull topics" (onder http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?board=14.0) of iets dergelijks, een aantal topics er bij maken:

Definitie Bestandsnaam variabelen Algemeen (voor bijvoorbeeld user id, datum en dergelijke)
Definitie Bestandsnaam variabelen Inkooporder
Definitie Bestandsnaam variabelen Verkooporder / Orderbevestiging / Pakbon
Definitie Bestandsnaam variabelen Uitgaande Factuur
Definitie Bestandsnaam variabelen Keuringsrapport

Zoiets?  Daarin dan een "20-tal" voor de hand liggende variabelen opnemen die in de kontaktomschrijving een rol kunnen spelen. Dan is een formele raadpleeg functie in Profit zelf niet nodig, de info haal je bij gelegenheid dan maar van het forum.

Ik zoek nu eigenlijk die van ORDERREF, de orderreferentie van de klant om te gebruiken bij de definitie bestandsnaam / kontaktomschrijvng van de (verkoop)orderbevestigingen. Men wil deze graag terug zien in het onderwerp. (= definitie bestandsnaam / Kontakt omschrijving)

Gewoon vragen op het forum wat je wilt lijkt me handiger (eh, voor ons).

ORDERREF ? Ga er maar vanuit dat die niet kan werken. In het algemeen (en voor zover te begrijpen) : denk aan "Sleutelvelden" naar de betreffende entiteit. Nou, daar kom je al niet uit denk ik, maar je moet bijvoorbeeld maar niet proberen een Inkoopordernummer te gebruiken voor een print die domeweg over een Relatie gaat (zou zo'n print bestaan).

Misschien moet je dit ook niet te mooi willen maken en als een soort "raadpleeg funktie" gaan zien. Dus bijvoorbeeld, een Verkooporder heeft 1 werkelijke sleutel, en daaronder dien je de print op te slaan. Alleen dan ben je ervan gegarandeerd dat e.e.a. uniek is en niet elkaar overschrijft. Dat je het ding graag terug wilt vinden (vandaag !) onder de Order Referentie snap ik, maar juist (werken) is het niet. Er zit wat mij betreft dan ook maar 1 ding op, en dat is in het systeem het Ordernummer opzoeken via de Orderreferentie (en dan eerst hopen dat dat kan natuurlijk).

sylfpawy van de (verkoop)Orderbevestiging

"Orderbevestiging_%LORD_RID_W%_%LOVO_OID_P%"
dat staat er nu, ik wil daar

"Orderbevestiging_%LORD_RID_W%_%LOVO_OID_P% ??%LOVO_ORDERREF%?? "
van maken. Waarbij %LOVO_ORDERREF% iets anders moet zijn, zodat daar de orderrefentie van de klant komt te staan. En dat dit geen sleutel is, prima.... Ik snap ook dat je dat veld later kunt wijzigen (iets wat je met het Verkoopordernummer niet zonder meer zal lukken) Het gaat mij er om dat de orderreferentie van de klant in het onderwerp van de email komt te staan, de mail waarmee de PDF naar de klant toe moet gaan.

:swoon:

Vertel mij nu eerst eens (voor mijn eigen goede gevoel) waar ik gisteren heb "gezien" dat je het over een titel van een email zou kunnen hebben (ik was niet zeker, maar voelde dat je dat zou kunnen willen/bedoelen). Ik bedoel, ik kan het niet meer terugvinden.


Jaa, *nu* wel natuurlijk.
Hoe dan ook, als je het niet over de filenaam zelf hebt maar over een titel van een email, gooi dan alle posts in dit topic maar even weg ... (die van jezelf ook dus :wink:) <-- niet echt doen natuurlijk.

Hier zal ik het wel uit hebben gehaald. Hoe snap ik nog steeds niet, maar ik ben ook raar natuurlijk. :yes:

Ik heb het in het begin over "Definitie Bestandsnaam ". Die wordt voor meerdere doeleinden gebruikt, de filename én komt ook in het subject (onderwerp) van de mail te staan en is daarmee ook de contactomschrijving. Kortom 3 doeleinden.

Oké ik zal de vraag dan even anders stellen:

Als ik een E-mail vanuit Profit stuur, met als bijlage een PDF, hoe kan ik dan het "onderwerp" subject van de mail beïnvloeden?  (ik vermoed via Definitie Bestandsnaam, maar hopelijk zit ik mis)

Neu, in principe heeft die definitie bestanden daar niets mee te maken. In principe, of helemaal niet eigenlijk. De mechanismen bestaan echter wel, maar dan zit je in de hoek van de Workflow (automatische) emails. Even een voorbeeldje zoeken ...

Dit bedoelde ik : Formattering Emailbericht Funktietrigger uitbreiden met definitie HTML bericht (http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=21682.0) (waar deze ook bij hoort : Formattering Emailbericht Funktietrigger (http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=21657.0).

Zie je ? alles kan. Alleen nu moet je email met mooie PDF (die in jouw geval wellicht altijd ABC.PDF kan heten) ineens via Workflow aangezwengeld worden. Let wel, dit is van belang, omdat de plaats (in het pakket) waar de email wordt getriggered bepalend is voor de beschikbaar gestelde variabelen.

Ik kom even niet verder dan : kan wel maar is er niet.
of zoiets

Aanvullend : het lijkt erop dat jouw "Definitie Bestandsnaam" eerder soelaas biedt en dan vooral kijkend naar de link in mijn eervorige post (die naar jouw eigen topic). Edit : zie volgende post !! Maar het punt is hier dat denk ik bar weinig mogelijk is met die Order Referentie in de bestandsnaam - om te beginnen omdat die niet uniek is. Dat daargelaten moet het system het bestand ook nog kunnen vinden, maar wordt het weer eens knap onoverzichtelijk als jouw ingang feitelijk een Kontakt is (met titel) en eigenlijk niemand iets met bestandsnamen heeft te maken (ook al moeten ze eigenlijk wel uniek zijn i.v.m. overschrijven) omdat de Kontakt titel daar voor zorgt.

Ik wil best aanbieden voor drie kwartier om de Orderreferentie beschikbaar te stellen (voor alleen deze situatie) maar het komt erop neer dat het aan jou is om te vinden dat het werkt (het liefst op voorhand natuurlijk) en dat het ook ècht moet werken. Voorbeeld van het laatste wanneer het niet werkt : iedereen die geen Orderreferentie meegeeft krijgt een spatie (door jullie verkoophanden toegewezen) of een A. Dat werkt dus nooit. Een willekeurig getal dan maar ? dat wordt ook niets.

Snap je ? Je geeft drie kwartier uit onder ons "advies" om het (weer eens) niet zo te willen. Nou, dan moet je op z'n minst oppassen (en de faktuur betalen moet je natuurlijk wel ! :swoon:)

het lijkt erop dat jouw "Definitie Bestandsnaam" eerder soelaas biedt en dan vooral kijkend naar de link in mijn eervorige post (die naar jouw eigen topic)

:oops: Ik kom er net achter dat ik bij deze nooit op "Post" had gedrukt. Maar de onder genoemde link naar jouw eigen topic bedoelde ik dus :

---

Via deze ben je er wellicht zelf opgekomen : Facturen mailen: Hoe stel je een bestandsnaam, onderwerp en variabele body in? (http://ha1.heartprofit.nl/profit/index.php?topic=23507.msg37788#msg37788). Maar daar vind je het antwoord niet in.

Aha, ja ik heb die workflow module niet, wij werken met aktie's, en richten kontaktpersonen waarbij we aangeven of ze orderbevestigingen/ facturen e.d. ook per mail zouden willen ontvangen.

ONderstaand gewoon even een voorbeeld van een vanuit Profit gestuurde email. De body van het bericht kan ik niet (variabel) beinvloeden, het onderwerp tot op zekere hoogte wel, en ook de bestandsnaam is gelijk aan het onderwerp. (de drie eerder genoemde doeleinden).

In dit voorbeeld is het een factuur, en ja, als dat een verzamelfactuur zou zijn, kun je moeilijk 1 order refentie gaan noemen. Stel je nu even 1 orderbevestiging voor...

Moraal van het verhaal: Je kunt alleen échte sleutelvelden gebruiken, je kunt dus geen relatienaam, adresgegevens, maar ook geen orderreferenite en dergelijke gebruiken in bestandsnaam of onderwerp van een e-mail, omdat alles wat ná het invoeren van een order wijzigbaar is, dus niet uniek is. Moet ik het zo begrijpen?

Het is iets ingewikkelder (uitleggen);

Je kan dus op zich iets met die bestandsnaam doen, want daarmee werkt het eigenlijk zoals je wilt. Dit zijn dus die bestandsnamen zoals ze uiteindelijk voor jullie zijn ontwikkeld ("opslaan print" om het zo maar te zeggen). Maar een bestandsnaam moet natuurlijk uniek zijn en niet (geïmpliceerd door elders in het pakket) aan verandering onderhevig zijn. Het laatste daargelaten, kan de bestandsnaam no best uniek worden gemaakt door naast een niet uniek deel (Orderreferentie) tevens een uniek deel op te nemen (Ordernummer). Dus eigenlijk kan je er zo toch nog komen ? misschien wel ...

Als dan later de Orderreferentie zou wijzigen is het jammer, en kan *jij* dus het printbestand niet meer terugvinden. Je kan je alleen afvragen of het daar wel om gaat. Immers, het gaat (zou ik toch denken) om de herkenbaarheid voor jouw klant.
Als je dan ook nog het Ordernummer voor (links ervan) de Orderreferentie opneemt, kan je ook nog eens zelf het bestand terugvinden.

Heb ik het nou zo gel*ld dat het allemaal toch werkt ?

Moet je alleen nog die Orderreferentie beschikbaar hebben. Dit mag voor jou net lijken op iets als een Layoutvariabele, maar dat is toch niet het geval. Zie het maar zo dat sleutelvelden altijd beschikbaar zijn, maar de rest nooit. Daar moeten we dus iets voor maken, en dat kan niet algemeen zijn (lees : als we Orderreferentie hebben gemaakt werkt Relatienaam ook wel -> niet dus). Ook heb je te maken met (wanneer) de Orderreferentie wordt gevuld; voor sleutelvelden is dit een standaard mechaniek, maar voor de rest moet het in het betreffende programma worden gemaakt. Welk programma ? nou, die waar je op F1 drukt om de gegevens terug over te halen na een zijstap (ik hoop dat he begrijpt wat ik bedoel). *Nu* is het zo dat als je een order maar raakt op de e.o.a. manier (lees : maakt niet uit welke Raadpleegfunktie) de betreffende sleutelvelden worden geaktualiseerd. Moet dit voor een ander veld dat moet dit expliciet worden ingebouwd in alle funktie die jij wilt gebruiken om "te raken". En gebruik je eens een andere dan gaat er niets merkbaar mis, maar hoort je Orderreferentie (niet geaktualiseerd) niet bij het Ordernummer (wel geaktualiseerd). Het zou aldus zo maar een dag kunnen kosten om dit enigszins werkbaar te maken.

Je kan natuurlijk ook stellen dat het toch al niet werkt bij meerdere Orderreferenties, zoals je zelf aangaf ...